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5 domaines administratifs que votre entreprise doit gérer tous les jours !

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Les 5 domaines de compétences que nous allons vous présenter ont la particularité d’être partagées par toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. 

De nombreux professionnels maîtrisent ces savoir-faire avec une expertise, qu’en tant que dirigeant, vous ne pouvez raisonnablement acquérir rapidement. La complexité de ses tâches les rendent terriblement chronophages. En venir à bout chaque mois sans assistance extérieure relève du miracle ! Ou de l’utopie. 

C’est parti pour la lecture.

1. Le secrétariat 

Une assistante compétente, disponible et expérimentée, saura :

  • relancer vos impayés, 
  • prendre des nouvelles du devis d’un prospect, 
  • confirmer une date de livraison, 
  • sourcer un nouveau fournisseur, 
  • vous rappeler vos principales échéances… 

Souvent secrétaire de formation, ou titulaire d’un Brevet de Technicien Supérieur en gestion de management, assistance de direction ou gestion de PME / PMI, elle accueille vos visiteurs, partenaires et clients et permet la circulation de l’information au sein des différents services.

2. La pré comptabilité 

Un assistant comptable sera bien plus efficace que vous pour :

  • établir ou contrôler les notes de frais, 
  • gérer votre trésorerie et la banque, 
  • établir les tableaux de bord, 
  • vous informer de la réalité des marges, 
  • respecter les échéances administratives et fiscales… 

N’oubliez pas qu’une excellente gestion de sa trésorerie permet d’être en règle avec l’administration fiscale et de ne pas se retrouver en grande difficulté financière.

3. Le support commercial 

Avez-vous vraiment le temps et la personnalité pour traiter les appels téléphoniques, répondre aux sollicitations, les trier, prendre des rendez-vous avec des prospects, confirmer avec un devis par e-mail, relancer le client pour sa commande et ses règlements… ?

Votre force commerciale réside dans la régularité, l’innovation, le suivi et la mise en place d’actions concrètes. Un assistant commercial peut pleinement se consacrer aux activités de prospection et de maintien de la relation client.

4. Le marketing 

La vente est sans doute l’enjeu principal de votre succès. Elle est entourée de nombreux outils comme :

  • les emails, 
  • les réseaux sociaux, 
  • la publicité Google ou Facebook, 
  • les tarifs, 
  • la plaquette ou le catalogue, 
  • le site internet, 
  • l’e-réputation, 
  • le logo… 
  • et pourquoi pas une étude de concurrence ou un argumentaire élaboré ?

La définition d’une stratégie est une chose. Son suivi scrupuleux en est une autre. Ne soyez plus tenté de reléguer vos actions marketing au second plan et confiez-les à un assistant particulier !

5. Les Ressources Humaines

  • Etablir les contrats de travail et les bulletins de paie, 
  • planifier les entretiens d’embauche, 
  • évaluer vos salariés chaque année, 
  • organiser des plans de formation ou de reclassement, 
  • préparer les départs à la retraite et trouver des remplaçants, 

Administrer son personnel est une tâche si complexe qu’elle en devient vite contraignante ! Là encore, une assistante spécialisée dans les RH peut grandement faciliter la vie d’un dirigeant d’entreprise. 

Les autres compétences administratives dont une entreprise a besoin

Cette liste de compétences supplémentaires est presque sans fin : 

  • sourcing de fournisseurs, 
  • technicien qualité, 
  • droit social, 
  • contentieux commercial, 
  • logisticien, 
  • contrôleur de gestion, 
  • suivi de certification, 
  • conseil en stratégie, 
  • audit de risques… 

À chaque compétence « transversale » correspondent sur le marché du freelancing des professionnels expérimentés que vous pouvez faire intervenir selon vos besoins. Si vous passez par un réseau de prestataire freelance, vous bénéficiez d’un accompagnement dans la sélection des profils et dans le suivi de leur intervention. 

La solution d’externalisation administrative proposée par 3h18 en renfort !

assistante administrative qui rédige un email

Il est de fait peu probable que votre taille justifie un salarié à plein temps pour satisfaire vos besoins. C’est bien souvent le cas au sein des petites et moyennes entreprises.

De même, vos besoins ne sont pas suffisamment récurrents et stables pour justifier un emploi à temps partiel. Les entreprises assurant ces prestations recherchent des clients leur assurant un volume d’activité significatif, que vous ne pouvez hélas pas leur apporter. 

C’est pourquoi une société comme 3h18 propose de mettre à votre disposition des intervenants sélectionnés pour vous dans chaque domaine de compétence : 

  • sans minimum ni engagement
  • avec une facturation mensuelle 
  • correspondant uniquement au travail réellement effectué. 

Pourquoi vous ne devriez pas sous-estimer cette solution d’externalisation administrative ?

Bien qu’indispensable, l’organisation administrative est l’une des compétences « hors métier » qui va le plus démobiliser l’entrepreneur :

  • de son cœur de métier, 
  • de ce qui génère du profit, 
  • de ce qui fait vraiment la différence…

La tentation est d’assurer soi-même cette fonction (internalisation). 

  • D’abord, parce que certains pensent qu’eux seuls peuvent réaliser ces tâches de façon satisfaisante.
  • Ensuite, parce que le dirigeant veut réduire ses coûts. 
  • Enfin, parce que le volume de travail ne justifie pas une embauche, même à mi-temps. 

Résultat : Un chef d’entreprise qui se fatigue à effectuer des tâches sans rentabilité directe, sans compétence pour les réaliser vite et bien. L’énergie est le carburant de l’entrepreneur, veillons à la concentrer sur l’essentiel. 

  • Non, vous n’avez pas un stock d’énergie inépuisable. 
  • Non vous n’avez pas la compétence de réaliser toutes les tâches « transversales » pour lesquelles vous n’avez pas été formé. 
  • Non, vous ne réalisez pas d’économies vertueuses pour l’entreprise. 

Faire des économies, c’est :

  1. obtenir le même résultat avec moins de moyens. 
  2. obtenir plus de résultats avec les mêmes moyens. 

Votre temps, votre concentration intellectuelle, votre énergie physique, votre capacité de travail… ne sont pas gratuits pour l’entreprise. 

Chaque heure passée à des tâches non-essentielles coûte en manque à gagner sur les tâches à forte valeur ajoutée qui ont besoin de toute votre implication. 

Ce qu’il faut retenir

Toute entreprise qui se respecte combine plusieurs pôles de gestion administrative, tels que le secrétariat, la pré comptabilité, le support commercial, le marketing ainsi que d’autres compétences indispensables pour que l’entreprise puisse se développer.

Ces domaines d’expertise nécessitent des savoir-faire qu’un dirigeant d’entreprise, s’il les détient tous, n’a pas le temps d’appliquer au quotidien. En tentant d’internaliser l’ensemble de ces fonctions supports, le risque de compromettre la croissance de l’entreprise est bien réel.

Contactez un conseiller 3h18 au 01.84.28.07.19 pour clarifier vos besoins de compétences externalisées ou directement via ce formulaire.

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