L'externalisation des fonctions support offre des avantages reconnus comme la réduction des coûts, l'amélioration de l'efficacité et la flexibilité opérationnelle.
La mise en œuvre d'un projet d'externalisation nécessite toutefois une planification et une gestion rigoureuses pour garantir son succès. En réalité, sa mise en place totalise six étapes clés que nous allons vous présenter en détail.
Pour favoriser la réussite de votre projet d'externalisation et maximiser ses avantages tout en minimisant les défis potentiels, nous vous invitons donc à poursuivre votre lecture sans plus attendre !
Etape 1 : l’identification de votre besoin d’externalisation
L'identification du besoin est la première étape cruciale d'un projet d'externalisation. En tant que chef d’entreprise, vous devez prendre le temps d’évaluer et recenser les missions que vous souhaitez déléguer, ainsi que les processus qui nécessitent d’être optimisés.
Le temps étant une ressource rare lorsque l’on dirige une entreprise.
Si celle-ci vous fait défaut, confiez l’analyse de vos besoins à un réseau de prestataires freelances. L’avantage de cette méthode, c’est que les missions et tâches à externaliser seront classées par ordre de priorité ! 📑
Votre besoin peut en effet être multiple et comprendre par exemple des retards dans votre facturation. Il pourrait aussi très bien inclure des problèmes opérationnels impliquant des oublis dans l’envoi ou le retour de commandes produits. À partir de là, difficile de déterminer les problématiques les plus urgentes et susceptibles de pénaliser votre réputation et/ou votre activité.
Clarifier ses objectifs demande du temps et une certaine organisation. Commencez par déterminer les avantages attendus de votre projet d'externalisation.
Une fois que vous aurez identifié vos besoins en matière d'externalisation, vous devrez préparer une proposition détaillée. Cette proposition doit inclure :
une description complète des tâches à externaliser,
les attentes en termes de résultats,
les délais,
les exigences de qualité
et les modalités financières.
Il est primordial que la proposition définisse clairement vos objectifs et besoins spécifiques. Une proposition commerciale bien préparée facilite la communication et la compréhension mutuelle entre les différentes parties prenantes.
Si lors de l’étape 1, vous avez bénéficié d’un accompagnement sur mesure dans l’étude de vos besoins, vous devriez recevoir une proposition commerciale de la part du partenaire qui vous a assisté. Cela vous permettra d’économiser un temps précieux en sautant une étape plutôt longue à mettre en place.
Le saviez-vous ?
→ Avec 3h18, vous pouvez obtenir une analyse de vos besoins et un contrat de mission en quelques heures !
Etape 3 : la recherche du bon profil métier
La recherche du bon profil est une étape critique pour garantir le succès de votre projet d’externalisation. Le métier recherché doit correspondre à la proposition et disposer bien sûr des compétences requises pour traiter la mission.
Si sur le papier, tout est clair, dans la réalité, les choses se corsent.
Vous pouvez décider de mener la recherche vous-même, ce qui sera fastidieux mais rassurant, car vous aurez l’impression de garder le contrôle lors de la sélection du profil.
Cette impression, précisons-le, ne garantit nullement que le candidat retenu sera bien celui qu’il vous faut ! 😉 S’il est évident qu’un assistant commercial ne traite pas les mêmes missions qu’un office manager, il peut être par exemple plus difficile de choisir entre DRH et un office manager…
→ En vous appuyant sur un réseau organisé comme 3h18, vous vous affranchissez de cette étape en accédant directement à un pool de professionnels qualifiés et pré-évalués !
Etape 4 : le staffing de l’intervenant freelance
Une fois le profil du prestataire bien défini, place à son recrutement !
Si vous souhaitez relever ce défi et avez l’âme d’un recruteur, pensez à vous dégager du temps pour la publication d'annonces d'emploi, la réception de candidatures, l'examen des CV, les entretiens et les différentes évaluations à mener. La recherche indépendante est souvent difficile pour un chef d’entreprise dont l’emploi du temps s’avère chargé. Vous devrez filtrer les candidatures, vérifier les références et prendre des décisions au risque de commettre des erreurs de jugement…
Pour votre recherche et attirer des candidatures plus facilement, pensez à utiliser divers canaux ; tels que votre compte LinkedIn, des plateformes d’emploi en ligne, des agences de recrutement, des réseaux professionnels comme Codeur, etc.
Cela vous permettra de gagner un peu de temps.
Trouver le bon prestataire peut être complexe, car il faut prendre en compte plusieurs facteurs comme :
et les garanties de qualité (Exemple : remplacement en cas d’absence).
Vous aurez également à charge les négociations (modalités contractuelles, tarifs, délais, conditions de travail, …). Il vous faut parvenir à un accord mutuellement bénéfique qui établit les bases de la collaboration. Une fois que les modalités ont été convenues et acceptées, le prestataire est engagé et prêt à commencer à fournir les services externalisés demandés.
→ En s'appuyant sur un réseau organisé comme 3h18, vous bénéficiez d'une sélection rigoureuse de prestataires de confiance, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires pour trouver le bon intervenant ! Celui-ci pourra intervenir sur site à distance, en fonction de vos préférences.
Etape 5 : la facturation de la prestation d’externalisation
Une fois que l'assistant est en place, vous devrez mettre en place un système de facturation rigoureux. Assurez-vous que les termes financiers sont clairement définis dans le contrat pour éviter toute confusion ou litige ultérieur. La gestion des paiements doit être la plus fluide possible. Préférez une offre :
sans engagement afin de pouvoir suspendre la prestation dès que votre besoin s’arrête.
sans charge fixe ni paiement des heures improductives !
Etape 6 : le pilotage de la qualité, une composante essentielle de votre projet d’externalisation
En tant que chef d’entreprise, il est bien normal de vouloir mettre en place des mécanismes pour suivre et évaluer la qualité des services fournis par votre prestataire. Cela peut inclure des indicateurs de performance clés, des évaluations régulières, des réunions de suivi, des retours d'information et des ajustements si nécessaire. Assurez-vous que les résultats attendus sont atteints et que la prestation externalisée répond aux normes de qualité définies.
→ 3h18 vous garantit le plus grand respect de vos règles de confidentialité ainsi que la conformité (ou mise en conformité) aux clauses RGPD.
Pour conclure
En résumé, un projet d'externalisation comporte six étapes clés :
l'identification du besoin ou des besoins les plus urgents,
l'envoi de la proposition,
la recherche du bon profil,
le staffing de l’intervenant,
la facturation de la prestation d’externalisation
et le pilotage de la qualité en continu.
L'externalisation via un réseau organisé comme 3h18 permet de simplifier certaines étapes, telles que la recherche du profil approprié ou la facturation. Cela permet au client de se concentrer davantage sur les avantages de l'externalisation et de réduire les difficultés potentielles liées à la recherche indépendante de prestataires.
Avec 3h18, le démarrage de la prestation se fait 48h après la signature du contrat d’externalisation !
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