Rejoignez le live du jeudi
Chefs d’entreprise, découvrez l’externalisation des fonctions support et nos services en 30 mn chrono !
Chefs d’entreprise, découvrez l’externalisation des fonctions support et nos services en 30 mn chrono !
Chefs d’entreprise, découvrez l’externalisation des fonctions support et nos services en 30 mn chrono !
Chefs d’entreprise, découvrez l’externalisation des fonctions support et nos services en 30 mn chrono !
Chefs d’entreprise, découvrez l’externalisation des fonctions support et nos services en 30 mn chrono !
Chefs d’entreprise, découvrez l’externalisation des fonctions support et nos services en 30 mn chrono !
GO
Je m'inscris au webinaire
Curieux de découvrir nos services ? Fonctionnement, prix, retours clients...
Rejoignez le live du jeudi
GO
Rejoignez notre live du jeudi

Télécharger notre dernier livre blanc

Comment déléguer et ne plus s'occuper de l'administratif de votre entreprise ?
Télécharger immédiatement
Icon Diag Gratuit
Spécial freelance

6 étapes clés pour votre projet d’externalisation !

Personnage Header
Icon

Vous manquez
de ressources ?

Nous vous trouvons la bonne personne, stable et motivée !

Icon

Votre budget
est contraint ?

Nous vous aidons
à le maitriser et vous ne payez que les heures nécessaires !

Icon

Vous avez besoin
de flexibilité ?

Nous adaptons notre intervention à vos besoins chaque mois !

L'externalisation des fonctions support offre des avantages reconnus comme la réduction des coûts, l'amélioration de l'efficacité et la flexibilité opérationnelle. 

La mise en œuvre d'un projet d'externalisation nécessite toutefois une planification et une gestion rigoureuses pour garantir son succès. En réalité, sa mise en place totalise six étapes clés que nous allons vous présenter en détail.

Pour favoriser la réussite de votre projet d'externalisation et maximiser ses avantages tout en minimisant les défis potentiels, nous vous invitons donc à poursuivre votre lecture sans plus attendre !

Etape 1 : l’identification de votre besoin d’externalisation

L'identification du besoin est la première étape cruciale d'un projet d'externalisation. En tant que chef d’entreprise, vous devez prendre le temps d’évaluer et recenser les missions que vous souhaitez déléguer, ainsi que les processus qui nécessitent d’être optimisés. 

Cette liste peut inclure : 

  • des tâches administratives comme la simple rédaction de courriers,
  • la gestion de votre service RH et la préparation de contrats de travail, 
  • la gestion des achats et des approvisionnements,
  • le support client, 
  • la mise à jour de votre CRM,
  • le rassemblement et le scan de vos pièces comptables
  • le développement de votre communication,
  • etc. 

Le temps étant une ressource rare lorsque l’on dirige une entreprise.

Si celle-ci vous fait défaut, confiez l’analyse de vos besoins à un réseau de prestataires freelances. L’avantage de cette méthode, c’est que les missions et tâches à externaliser seront classées par ordre de priorité ! 📑 

Votre besoin peut en effet être multiple et comprendre par exemple des retards dans votre facturation. Il pourrait aussi très bien inclure des problèmes opérationnels impliquant des oublis dans l’envoi ou le retour de commandes produits. À partir de là, difficile de déterminer les problématiques les plus urgentes et susceptibles de pénaliser votre réputation et/ou votre activité.

Clarifier ses objectifs demande du temps et une certaine organisation. Commencez par déterminer les avantages attendus de votre projet d'externalisation.

📕 LIRE AUSSI : Perdre du temps pour en gagner : établir un diagnostic de son organisation

Etape 2 : l’envoi de la proposition commerciale

Une fois que vous aurez identifié vos besoins en matière d'externalisation, vous devrez préparer une proposition détaillée. Cette proposition doit inclure : 

  • une description complète des tâches à externaliser, 
  • les attentes en termes de résultats
  • les délais
  • les exigences de qualité 
  • et les modalités financières. 

Il est primordial que la proposition définisse clairement vos objectifs et besoins spécifiques. Une proposition commerciale bien préparée facilite la communication et la compréhension mutuelle entre les différentes parties prenantes. 

Si lors de l’étape 1, vous avez bénéficié d’un accompagnement sur mesure dans l’étude de vos besoins, vous devriez recevoir une proposition commerciale de la part du partenaire qui vous a assisté. Cela vous permettra d’économiser un temps précieux en sautant une étape plutôt longue à mettre en place.

Le saviez-vous ?

→ Avec 3h18, vous pouvez obtenir une analyse de vos besoins et un contrat de mission en quelques heures !

Etape 3 : la recherche du bon profil métier

La recherche du bon profil est une étape critique pour garantir le succès de votre projet d’externalisation. Le métier recherché doit correspondre à la proposition et disposer bien sûr des compétences requises pour traiter la mission. 

Si sur le papier, tout est clair, dans la réalité, les choses se corsent.

Vous pouvez décider de mener la recherche vous-même, ce qui sera fastidieux mais rassurant, car vous aurez l’impression de garder le contrôle lors de la sélection du profil. 

Cette impression, précisons-le, ne garantit nullement que le candidat retenu sera bien celui qu’il vous faut ! 😉 S’il est évident qu’un assistant commercial ne traite pas les mêmes missions qu’un office manager, il peut être par exemple plus difficile de choisir entre DRH et un office manager

📕 LIRE AUSSI : Avez-vous besoin d’un DRH ou juste d’une assistance RH ?

→ En vous appuyant sur un réseau organisé comme 3h18, vous vous affranchissez de cette étape en accédant directement à un pool de professionnels qualifiés et pré-évalués !

Etape 4 : le staffing de l’intervenant freelance

Une fois le profil du prestataire bien défini, place à son recrutement ! 

Si vous souhaitez relever ce défi et avez l’âme d’un recruteur, pensez à vous dégager du temps pour la publication d'annonces d'emploi, la réception de candidatures, l'examen des CV, les entretiens et les différentes évaluations à mener. La recherche indépendante est souvent difficile pour un chef d’entreprise dont l’emploi du temps s’avère chargé. Vous devrez filtrer les candidatures, vérifier les références et prendre des décisions au risque de commettre des erreurs de jugement…

Pour votre recherche et attirer des candidatures plus facilement, pensez à utiliser divers canaux ; tels que votre compte LinkedIn, des plateformes d’emploi en ligne, des agences de recrutement, des réseaux professionnels comme Codeur, etc.

Cela vous permettra de gagner un peu de temps.

Trouver le bon prestataire peut être complexe, car il faut prendre en compte plusieurs facteurs comme : 

  • la réputation du prestataire freelance, 
  • l'expérience antérieure, 
  • la disponibilité, 
  • les tarifs 
  • et les garanties de qualité (Exemple : remplacement en cas d’absence).

Vous aurez également à charge les négociations (modalités contractuelles, tarifs, délais, conditions de travail, …). Il vous faut parvenir à un accord mutuellement bénéfique qui établit les bases de la collaboration. Une fois que les modalités ont été convenues et acceptées, le prestataire est engagé et prêt à commencer à fournir les services externalisés demandés.

→ En s'appuyant sur un réseau organisé comme 3h18, vous bénéficiez d'une sélection rigoureuse de prestataires de confiance, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires pour trouver le bon intervenant ! Celui-ci pourra intervenir sur site à distance, en fonction de vos préférences.

Etape 5 : la facturation de la prestation d’externalisation

Une fois que l'assistant est en place, vous devrez mettre en place un système de facturation rigoureux. Assurez-vous que les termes financiers sont clairement définis dans le contrat pour éviter toute confusion ou litige ultérieur. La gestion des paiements doit être la plus fluide possible. Préférez une offre : 

  • sans engagement afin de pouvoir suspendre la prestation dès que votre besoin s’arrête. 
  • sans charge fixe ni paiement des heures improductives ! 

Etape 6 : le pilotage de la qualité, une composante essentielle de votre projet d’externalisation

En tant que chef d’entreprise, il est bien normal de vouloir mettre en place des mécanismes pour suivre et évaluer la qualité des services fournis par votre prestataire. Cela peut inclure des indicateurs de performance clés, des évaluations régulières, des réunions de suivi, des retours d'information et des ajustements si nécessaire. Assurez-vous que les résultats attendus sont atteints et que la prestation externalisée répond aux normes de qualité définies. 

→ 3h18 vous garantit le plus grand respect de vos règles de confidentialité ainsi que la conformité (ou mise en conformité) aux clauses RGPD. 

Pour conclure

En résumé, un projet d'externalisation comporte six étapes clés :

  • l'identification du besoin ou des besoins les plus urgents, 
  • l'envoi de la proposition, 
  • la recherche du bon profil,
  • le staffing de l’intervenant, 
  • la facturation de la prestation d’externalisation
  • et le pilotage de la qualité en continu. 

L'externalisation via un réseau organisé comme 3h18 permet de simplifier certaines étapes, telles que la recherche du profil approprié ou la facturation. Cela permet au client de se concentrer davantage sur les avantages de l'externalisation et de réduire les difficultés potentielles liées à la recherche indépendante de prestataires.

Avec 3h18, le démarrage de la prestation se fait 48h après la signature du contrat d’externalisation !

Des professionnels opérationnels chez vous en 48H00
Pas de recrutement, pas de gestion du personnel, pas de risque...
✓ Vous ne payez que le temps nécessaire et êtes enfin bien entourés !

Etre rappelé pour un diagnostic gratuit >
Bien piloter sa trésorerie : mode d'emploi
Icon Déléguer
Je le télécharge >
Comment l’IA va révolutionner le quotidien des équipes Finance ?
Icon Déléguer
Je le télécharge >
Les 5 fraudes financières qui touchent les TPE-PME : Nos conseils pour les éviter
Icon Déléguer
Je le télécharge >

Il est temps d'agir

Grâce à nos conseillers experts, obtenez en moins de 24h, une analyse de votre
besoin et un devis sur mesure.

Ces articles pourraient vous intéresser

Image Blog

Le recouvrement des créances grâce à l’IA enfin possible !

Optimisez le recouvrement de vos créances grâce à l'intelligence artificielle ! Découvrez comment l'IA révolutionne la gestion financière en offrant des solutions préventives inédites.

Lire l'article
Image Blog

7 conseils pour optimiser l’espace de vos locaux et bureaux !

Que ce soit par envie de moderniser vos locaux d’entreprise, gagner de la place ou améliorer les conditions de travail de vos équipes, ces 7 conseils sont faits pour vous !

Lire l'article
Image Blog

Aurélie, Office Manager Freelance

Découvrez Aurélie, freelance depuis un peu moins de deux ans. Elle est spécialisée en gestion administrative, comptabilité et finances, RH et Juridique ! Aurélie a rejoint le réseau 3h18 en septembre 2022.

Lire l'article
Image Blog

Sous-traitance de capacité et sous-traitance de spécialité : quelle différence ?

Deux types de sous-traitance se distinguent. Qu’est-ce qui les différencie ? Comment en faire profiter votre entreprise sans risque ?

Lire l'article
Image Blog

Nos meilleurs conseils pour déménager votre entreprise sereinement !

Déménager son entreprise est source de stress et d’une montagne de tâches à réaliser ! Voici nos solutions pour piloter avec efficacité cette transition.

Lire l'article
Image Blog

Gestion des notes de frais et Spendesk - avis

La gestion de vos notes de frais enfin simplifiée avec l’outil Spendesk ? Voyons si c’est le cas ! Nos assistants ont testé pour vous la solution !

Lire l'article
Image Blog

Externalisation secrétariat médical : redevenez disponible pour vos patients

Noyé·e dans les démarches administratives ? Vous ne voyez plus vos patients ? Ceux-ci se plaignent de votre secrétariat ? Devenez un professionnel de santé exemplaire !

Lire l'article
Image Blog

Comment mieux manager pour mieux soigner ?

L’absence de temps pour mener les tâches administratives d’un cabinet médical affecte la qualité des soins et le management des équipes paramédicales. Comment y remédier ?

Lire l'article
Image Blog

6 étapes clés pour votre projet d’externalisation !

Déléguer nécessite un minimum de préparation. Quelles sont les étapes à suivre pour construire et mettre en place un projet d’externalisation qui tienne la route ?

Lire l'article
Image Blog

Comment répondre à un appel d’offres en 7 étapes ?

Nous vous expliquons où, quand, comment et pourquoi répondre à un appel d’offres... Remportez de nouveaux contrats plus facilement !

Lire l'article
Image Blog

Comment établir un budget de recrutement avec votre office manager ?

5 stratégies efficaces pour réduire les dépenses liées au recrutement. Attirer enfin les meilleurs talents pour assurer la croissance et la réussite de votre entreprise !

Lire l'article
Image Blog

Comment une assistante commerciale aide à trouver de nouveaux marchés étrangers ?

Identifiez des opportunités sur des marchés étrangers, établissez des objectifs clairs, boostez la croissance de votre entreprise à l’internationale… Le tout accompagné d’une assistante commerciale.

Lire l'article
Image Blog

Comment remplacer un assistant absent pour maladie ?

Découvrez comment prévenir l'absentéisme au travail ! Programmes de gestion du stress, remplacement du salarié absent, externalisation des tâches…

Lire l'article
Image Blog

Trello ou Notion ? Voici la solution que nos offices managers préfèrent !

Qui de Trello ou Notion est le plus adapté pour améliorer l’organisation de votre entreprise ? Nos offices managers ont l’habitude d’utiliser les deux. Voici leur avis sur la question…

Lire l'article
Image Blog

7 conseils pour améliorer la gestion des déplacements professionnels

La gestion des déplacements professionnels peut être optimisée en suivant les conseils de nos assistantes administratives ! Découvrez 7 astuces de leur sélection.

Lire l'article
Image Blog

Sous-traitance de capacité et sous-traitance de spécialité : quelle différence ?

Deux types de sous-traitance se distinguent. Qu’est-ce qui les différencie ? Comment en faire profiter votre entreprise sans risque ?

Lire l'article
Image Blog

Nos meilleurs conseils pour déménager votre entreprise sereinement !

Déménager son entreprise est source de stress et d’une montagne de tâches à réaliser ! Voici nos solutions pour piloter avec efficacité cette transition.

Lire l'article
Image Blog

Externalisation secrétariat médical : redevenez disponible pour vos patients

Noyé·e dans les démarches administratives ? Vous ne voyez plus vos patients ? Ceux-ci se plaignent de votre secrétariat ? Devenez un professionnel de santé exemplaire !

Lire l'article
Image Blog

6 étapes clés pour votre projet d’externalisation !

Déléguer nécessite un minimum de préparation. Quelles sont les étapes à suivre pour construire et mettre en place un projet d’externalisation qui tienne la route ?

Lire l'article
Image Blog

Comment répondre à un appel d’offres en 7 étapes ?

Nous vous expliquons où, quand, comment et pourquoi répondre à un appel d’offres... Remportez de nouveaux contrats plus facilement !

Lire l'article
Image Blog

Comment établir un budget de recrutement avec votre office manager ?

5 stratégies efficaces pour réduire les dépenses liées au recrutement. Attirer enfin les meilleurs talents pour assurer la croissance et la réussite de votre entreprise !

Lire l'article
Image Blog

Sous-traitance de capacité et sous-traitance de spécialité : quelle différence ?

Deux types de sous-traitance se distinguent. Qu’est-ce qui les différencie ? Comment en faire profiter votre entreprise sans risque ?

Lire l'article
Image Blog

Nos meilleurs conseils pour déménager votre entreprise sereinement !

Déménager son entreprise est source de stress et d’une montagne de tâches à réaliser ! Voici nos solutions pour piloter avec efficacité cette transition.

Lire l'article
Image Blog

Gestion des notes de frais et Spendesk - avis

La gestion de vos notes de frais enfin simplifiée avec l’outil Spendesk ? Voyons si c’est le cas ! Nos assistants ont testé pour vous la solution !

Lire l'article
Image Blog

Externalisation secrétariat médical : redevenez disponible pour vos patients

Noyé·e dans les démarches administratives ? Vous ne voyez plus vos patients ? Ceux-ci se plaignent de votre secrétariat ? Devenez un professionnel de santé exemplaire !

Lire l'article
Image Blog

Comment mieux manager pour mieux soigner ?

L’absence de temps pour mener les tâches administratives d’un cabinet médical affecte la qualité des soins et le management des équipes paramédicales. Comment y remédier ?

Lire l'article
Image Blog

6 étapes clés pour votre projet d’externalisation !

Déléguer nécessite un minimum de préparation. Quelles sont les étapes à suivre pour construire et mettre en place un projet d’externalisation qui tienne la route ?

Lire l'article
Image Blog

Le recouvrement des créances grâce à l’IA enfin possible !

Optimisez le recouvrement de vos créances grâce à l'intelligence artificielle ! Découvrez comment l'IA révolutionne la gestion financière en offrant des solutions préventives inédites.

Lire l'article
Image Blog

Gestion des notes de frais et Spendesk - avis

La gestion de vos notes de frais enfin simplifiée avec l’outil Spendesk ? Voyons si c’est le cas ! Nos assistants ont testé pour vous la solution !

Lire l'article
Image Blog

Comment une assistante commerciale aide à trouver de nouveaux marchés étrangers ?

Identifiez des opportunités sur des marchés étrangers, établissez des objectifs clairs, boostez la croissance de votre entreprise à l’internationale… Le tout accompagné d’une assistante commerciale.

Lire l'article
Image Blog

Trello ou Notion ? Voici la solution que nos offices managers préfèrent !

Qui de Trello ou Notion est le plus adapté pour améliorer l’organisation de votre entreprise ? Nos offices managers ont l’habitude d’utiliser les deux. Voici leur avis sur la question…

Lire l'article
Image Blog

5 formalités douanières qu’un assistant commercial export gère pour vous

De l'obtention du votre numéro EORI à la dématérialisation de vos déclarations douanières, faites confiance à un assistant commercial export de notre réseau 3h18 pour optimiser votre logistique des ventes à l’internationale !

Lire l'article
Image Blog

9 outils d’assistante commerciale pour augmenter vos ventes

Hubspot, Mailchimp, Axonaut… Nous vous présentons 9 outils indispensables pour augmenter vos ventes ! Une assistante commerciale vous aidera dans la prise en main.

Lire l'article
Image Blog

Comment mieux manager pour mieux soigner ?

L’absence de temps pour mener les tâches administratives d’un cabinet médical affecte la qualité des soins et le management des équipes paramédicales. Comment y remédier ?

Lire l'article
Image Blog

7 conseils pour améliorer la gestion des déplacements professionnels

La gestion des déplacements professionnels peut être optimisée en suivant les conseils de nos assistantes administratives ! Découvrez 7 astuces de leur sélection.

Lire l'article
Image Blog

8 compétences obligatoires à retrouver chez un Office Manager

Les compétences d’un office manager peuvent s’avérer très intéressantes pour votre entreprise ! Tâchons de voir quels sont les skills indispensables de cet assistant.

Lire l'article
Image Blog

Externalisation administrative : 10 bonnes raisons de faire appel à une assistante de direction

En quoi faire appel à une assistante de direction externalisée s’avère bénéfique pour votre entreprise ? Flexibilité augmentée, réduction des coûts, meilleure répartition de la charge de travail… Etc.

Lire l'article
Image Blog

Candidature spontanée (spécial assistant commercial) : comment réagir en tant que chef d’entreprise ?

Vous êtes chef d’entreprise et avez reçu une candidature spontanée ? Plus précisément celle d’un assistant commercial ou d’un freelance ? Cet article vous donne des pistes sur la conduite à tenir.

Lire l'article
Image Blog

Assistant administratif indépendant : tendances des tarifs 2023 !

Les tarifs de l’assistant administratif indépendant sont soumis à de nombreux facteurs, à l’origine même de leur diminution ou revalorisation. Quelle est la tendance actuelle du marché en France ?

Lire l'article