Comment l’office manager peut aider à instaurer un climat de productivité (et doper votre productivité…) ?

Un climat social positif aidera votre entreprise à être plus productive.

Pour instaurer un tel climat, l’aide d’un office manager s’avère précieuse… Cet assistant est chargé d’atteindre vos objectifs de productivité en mettant les RH en priorité dans les leviers actionnables.

Polyvalent, il peut exécuter de nombreuses tâches administratives en lien avec vos services généraux, comptables ou encore l’administration de votre personnel tout en pilotant des projets à votre place !

Faisons le point sur le rapport direct entre ce collaborateur indispensable aux TPE et l’instauration d’un climat de productivité au sein de votre entreprise.

L’office manager facilite la digitalisation des tâches chronophages.

-      gestion des congés,

-      préparation des contrats,

-      coordination des équipes,

-      suivi des deadlines,

-      planification des réunions,

-      etc.

Pour cela, il utilise des outils de gestion spécifiques et des CRM, tels que :

-      Microsoft Office, notamment Excel pour la gestion de la comptabilité et la création de tableaux de bord.

-      Salesforce pour la gestion de la relation client (CRM).

-      Asana ou Trello pour la gestion de projets.

-      Google Suite pour la gestion de la communication interne et la collaboration en ligne.

-      Dropbox pour le partage de fichiers et la gestion de la documentation.

-      Slack ou Microsoft Teams pour la communication interne en temps réel.

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L’importance d’un climat de productivité au sein de l’entreprise

Un climat de productivité est un environnement de travail qui encourage et facilite l'efficacité, la motivation et l'engagement des employés.

Dans une PME productive, les employés ont une bonne compréhension de leurs rôles et responsabilités, sont soutenus par une communication claire et des outils appropriés, et sont encouragés à développer leurs compétences et à prendre des initiatives.

En revanche, un climat de non-productivité peut se caractériser par un manque de communication, une absence d'objectifs définis, une culture du travail acharné sans réelle reconnaissance, des managers inaccessibles et peu collaboratifs, une charge de travail trop importante, des processus inefficaces et peu automatisés, etc.

Dans un climat de non-productivité, les employés se sentent stressés, désengagés et peu motivés, ce qui affecte leurs performances et leur bien-être général. Cela peut entraîner une diminution de la qualité du travail, une hausse des erreurs et des retards, une augmentation des absences, une rotation du personnel, etc.

Un tel climat est crucial pour le succès de votre développement ! Il influence positivement la motivation, le moral de vos équipes et leur satisfaction. Tel un cercle vertueux, les retombées conduisent à une augmentation de la productivité et de la qualité du travail.

Un environnement de travail productif favorise en outre la créativité, l'innovation et la collaboration, entraînant ainsi la production de nouvelles idées... Un fait non négligeable qui vous permet d’accéder à des sources d’inspiration sur place pour élargir vos offres.

Il permet en outre de réduire le taux d'absentéisme et de turnover, ce qui réduit les coûts pour votre entreprise. Dans le même registre, un environnement de travail productif renforce la réputation de votre société et la rend plus attrayante pour les talents et les clients potentiels.

Si vos objectifs ne sont pas atteints, vous devez repenser votre organisation en priorité. L’office manager peut dans ce cas vous être très utile !

Quel rôle joue l’office manager dans la création d’un tel environnement ?

En effet, l’office manager, en tant que bras droit du CEO et levier de votre gestion RH, est un acteur important dans la mise en place d’un environnement propice au développement.

Plusieurs actions peuvent être menées par l’office manager :

1.  L’office manager met en place de nouveaux process pour fluidifier l’organisation et définit ceux à optimiser

Son sens des priorités l’amène tout d’abord à reconsidérer votre organisation et vos process de gestion dans leur ensemble. Sa vision large et cette prise de recul lui permettent d’identifier les freins à la productivité. Une fois cet inventoring terminé, il établit une stratégie d'optimisation pour supprimer les sources de ralentissement de votre productivité.

●    plan de formation,

●    recrutement,

●    externalisation des tâches chronophages,

●    changement de logiciels,

●    remplacement de matériel spécifique,

●    etc.

L’office manager se positionne comme le conseiller personnel de la direction. Son avis est donc régulièrement sollicité lors des prises de décisions importantes.

Voici des exemples de freins à la productivité sur lesquels il convient de rester vigilant :

-      Une charge de travail excessive,

-      Un manque de clarté dans les attentes et les cela peut entraîner une perte de temps et d'énergie,

-      Des processus inefficaces,

-      Des outils obsolètes, absents ou inadaptés,

-      Un manque de reconnaissance,

-      Des problèmes de gestion,

-      …

2.  L’office manager encourage la prise de parole et la résolution des conflits

Afin d’éviter que le climat social de votre entreprise se dégrade et impacte la productivité de l’entreprise, il est préférable de solutionner chaque litige dès leur apparition.

L’office manager est un partenaire de médiation idéal !

Il peut se charger de réunir vos salariés afin de résoudre les conflits potentiels. La compréhension mutuelle entre chaque département s’en trouvera grandement améliorée.

La promotion d’une communication ouverte sera également bénéfique pour votre image de marque et aura plus de chances d’apporter à vos campagnes de recrutement une issue favorable.

3.  L’office manager favorise la création d’un environnement de travail collaboratif et dynamisant

Pour gagner du temps et intégrer tous les salariés à votre stratégie de développement, quel que soit leur mode de travail (télétravail), il est important de choisir des outils collaboratifs. Ces derniers facilitent les échanges entre vos collaborateurs, même à distance. L’actualisation en temps réel des fichiers améliore aussi la prise d’information et le travail en équipe.

Des outils de gestion de projets en équipe sont souvent proposés et installés par l’office manager. Voici une liste des principaux outils que l’on retrouve en entreprise :

-      Trello

-      Tasks

-      Notion

-      Whimsical

-      Etc.

Attention : le stockage de documents importants doit être fait dans une solution cloud par mesure de sécurité. Évitez au maximum de conserver des fichiers confidentiels et des données sensibles sur votre ordinateur…

Un office manager vous apportera toute l’expertise nécessaire pour adopter les bonnes pratiques au sein de votre entreprise.

4.  L’office manager aide à délimiter le périmètre des projets

Pour finir, sachez que l’office manager joue un rôle clé dans la clarification des projets à mener. Il s’assure que tous vos employés aient saisi les enjeux et les priorités.

L'office manager encourage les employés à se concentrer sur les tâches qui ont un impact concret sur les résultats de votre entreprise. Il aide à fournir les outils et ressources nécessaires et accompagne chaque employé dans le suivi de leur progression.

Si une erreur se produit en phase de cadrage ou de développement, il dresse la liste des incidents et événements ayant freiné la productivité et définit pourquoi ils ont eu lieu. (L’objectif étant bien sûr d’apporter des solutions concrètes pour éviter que le problème ne réitère).

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L’organisation de réunions régulières permettra à l’office manager de discuter des progrès et des difficultés rencontrées avec vos employés.

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🤵Si vous êtes intéressé pour en savoir plus sur le rôle et les missions de l’office manager, nous vous invitons à consulter cette page entièrement dédiée au métier.

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L’office manager du réseau 3h18 est formé pour « doper »la productivité au sein de votre entreprise

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Pour vous éviter d’avoir à chercher une solution d’externalisation trop longtemps, sachez que notre réseau propose le déploiement rapide d’assistants freelance au sein des PME et TPE comme la vôtre. Si vous cherchez un profil d’assistant particulier, stable et ultra motivé, vous êtes au bon endroit !

Chez 3h18, nous travaillons avec des assistants de gestion polyvalents, des assistants paie et RH, des offices managers, des responsables de recrutement, des responsables administratifs et financiers, des assistants commerciaux… et bien d’autres encore !

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📰 Pour connaître les spécificités de ces différents profils, lisez cet article. Il est en effet important de distinguer les missions de chacun de ces assistants pour répondre avec justesse à vos besoins.

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Nos assistants interviennent à la demande et sur étude de vos besoins au sein de vos locaux ou à distance. Vous bénéficiez ainsi d’une assistance commerciale administrative et RH sans engagement en quelques jours ouvrés seulement.

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En résumé

●    L'office manager peut vous aider à instaurer un climat de productivité en mettant en place des processus et des systèmes efficaces. Une bonne organisation est en effet indispensable pour permettre à votre société de croître de manière exponentielle sans aléa.

●    L’office manager encourage une communication ouverte et veille à ce que les employés disposent des outils et des ressources nécessaires pour remplir leurs tâches de manière efficace.

●    Enfin, il vous aide à développer des objectifs clairs et à entretenir une culture de résultats au sein de votre entreprise. Il vous aidera à motiver vos employés et à maintenir une bonne cohésion de groupe.

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