L’assistante administrative indépendante est avant tout une partenaire clé des entreprises, notamment des PME - TPE qui croulent sous la charge des démarches administratives en tout genre !
Nous la désignerons ici au féminin, mais bien des hommes occupent aujourd’hui ce poste et ce dernier n’est pas aussi genré qu’il y a 30 ans. D’ailleurs, le métier d’assistante administrative a-t-il toujours été considéré comme majoritairement féminin ?
Les origines de l’assistante administrative
La profession remonte bien au-delà des années 90 ! Il y a plus de 3000 ans, l’écriture voyait le jour en Mésopotamie, embarquant avec elle la création de nouveaux moyens de communication, encore bien loin des traditionnels Facebook et Tik-Tok…
La profession de scribe
Retracer les origines des métiers permet de mieux comprendre leur rôle et leur importance. Autrefois, et plus exactement dans l’Egypte Antique, les assistantes administratives n’existaient pas vraiment. Mais le profil s’en rapprochant le plus serait celui de scribe. Et la plupart du temps, il était exercé par des hommes.
Les scribes faisaient en effet partie des rares à maîtriser l’art de la littérature. Cet avantage leur conférait un certain pouvoir qui suscitait l’envie parmi les populations, en plus d’être recherché par les monarques pour traiter toutes sortes de tâches ! Des tâches qui leur étaient impossibles de faire eux-mêmes :
⦁ soit par manque de temps (on ne doute pas du fait que diriger un royaume est chronophage).
⦁ soit par manque de compétences (la plupart des pharaons était analphabète… Moins de 5% de la population savait lire.)
Les missions du scribe
“C’est une bonne situation, ça, scribe ?” *
*Réplique tirée du film Astérix & Obélix, Mission Cléopâtre, sorti le 30 janvier 2002.
Les talents du scribe lui permettaient de traduire de nombreux documents ou d’en rédiger d’autres comme des résumés de réunion (rappelant les comptes rendus d’aujourd’hui 😉).
Souvent très proches de leurs souverains, les scribes occupaient une place importante au sein de la société et étaient donc régulièrement consultés lors des prises de décision ou assignés à des missions de retranscription.
Le scribe assurait également le suivi des stocks ! La tenue et la mise à jour des registres encadrant les denrées alimentaires comme le blé ou les produits frais lui revenait de ce fait.
Lors des événements organisés au Palais, ses compétences rédactionnelles lui permettaient de contrôler la liste des invités et d’alerter les gardes en cas d’intrusion.
Quel est le rôle d’une assistante administrative ?
Plus de 3000 ans plus tard, qu’est-ce qui a changé, en dépit de la forme ?
⦁ Les assistantes administratives épaulent les dirigeants des entreprises dans leur quotidien professionnel.
⦁ Elles veillent à la gestion des documents, de la même façon que le scribe au temps des pharaons !
⦁ Elles rédigent, classent, numérisent, traitent des demandes, clôturent des dossiers…
⦁ Mais aussi, elles règlent des conflits, offrent leur point de vue, gardent un œil assidu sur le suivi de la trésorerie et optimisent la gestion des stocks.
⦁ Elles peuvent de plus organiser des événements et assurer la communication de la marque.
2 différences qui distinguent les assistantes administratives des scribes d’autrefois
Les deux seules différences notoires résident en fait dans :
1. Les outils de travail utilisés
L’arrivée de la technologie a de fait, refaçonné le paysage des entreprises et avec lui, les missions de l’assistante administrative, qu’elle soit indépendante ou non. 😉
2. La réputation accordée au métier
Les scribes étaient souvent craints car leurs missions les amenaient à collecter les impôts et faire l’inventaire des têtes de bétail du peuple. Ce qui n’est pas le cas aujourd’hui de l’assistante administrative, qui, de nature bienveillante, a davantage tendance à être affectionnée. 😉
Anecdote :Quelques années après la fin de la révolution française, en 1833, la dactylographie s’invite au sein des firmes et cabinets professionnels avec l’arrivée sur le marché des toutes premières machines à écrire… Le métier de secrétaire dactylographe, aujourd’hui disparu, s’apparente aujourd’hui à celui d’assistante administrative. Ces femmes salariées, sous la dictée de leur employeur ; de sexe masculin la plupart du temps, saisissaient de nombreux textes à la machine comme :
⦁ des ordonnances médicales,
⦁ des comptes rendus,
⦁ des factures,
⦁ différentes notes à destination des clients,
⦁ etc.
L’arrivée des premiers ordinateurs 150 ans plus tard annonce la fin de la profession mais permet en contrepartie aux assistantes de gagner du temps lors des travaux de rédaction.
Il y a quelques milliers d’années, les outils utilisés pour prendre des notes étaient assez limités… Oubliez le Mac ! 😉 Les premiers scribes apposaient toutes leurs annotations sur des supports en bois ou en pierre à l’aide d’un calame (sorte de crayon confectionné à partir de roseau taillé). L’encre, quant à elle, était fabriquée à partir d’argile et de plantes.
Par la suite, les techniques se modernisèrent et la feuille de papyrus fit son apparition, ce qui pour l’époque, constituait une avancée majeure.
Malheureusement pour eux, aucun scribe ne connut jamais le bonheur de stocker ses données dans une solution cloud. Un mal pour un bien me direz-vous, la solution s’apparentant très certainement à un objet divin en ce temps-là.
- La plupart des outils (comme le cloud) utilisés par l’assistante administrative freelance sont aujourd’hui de nature digitale. Un simple ordinateur posé sur son bureau, et connecté aux principaux hardwares tels une souris et un clavier, suffit pour qu’elle puisse dispenser son activité.
- La plupart du temps, elle travaille sur la suite Office, Word ou Google. Elle intervient régulièrement sur la boîte mail de l’entreprise et peut aussi prendre la main sur le CMS (outil de gestion du site internet) pour publier de nouveaux contenus.
Les secteurs d’activité de prédilection de l'assistante administrative
A l’inverse des scribes qui se cantonnaient plutôt aux Palais et aux Temples, l’assistante administrative peut intervenir partout où les besoins d’optimisationde l’organisation se font sentir. Elle peut donc aussi bien se rendre dans une entreprise du bâtiment pour :
⦁ réorganiser l’archivage des documents tels que les devis, les contrats, les déclarations fiscales, etc.
⦁ que dans un cabinet d’huissier pour y mettre de l’ordre parmi les factures…
Elle peut de plus avoir un statut salarié ou freelance. En tant que freelance, la flexibilité pour elle sera plus importante en termes d'horaires. Du point de vue de l’entreprise, cette flexibilité sera très appréciable pour adapter la prestation au flux d’activité.
Enfin, l’assistance administrative peut très bien assister des dirigeants de toutes petites entreprises (TPE)… A contrario, le scribe, lui, ne se voyait que très rarement contacté par les petits marchands (sauf en cas de grandes richesses et donc, de moyens…).
Ce qu’il faut retenir
Le métier d’assistante administrative indépendante ne date pas d’hier... Les monarques de l’ancien Empire faisaient déjà appel à une assistance administrative -les scribes- pour les aider, bien avant les entreprises du monde moderne telles que nous les connaissons aujourd’hui.
Si les moyens et les outils ont grandement évolué, les objectifs restent principalement les mêmes : déléguer la charge de travail à un partenaire qualifié pour gagner du temps et se concentrer sur des missions à plus forte valeur.
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