Mes conseils pour éviter la perte de temps administrative et mieux conseiller nos clients [Valérie, expert-comptable]

Comment résoudre le problème des clients non rentables, désorganisés ? Comment garder la motivation des équipes ? Comment ne pas passer un temps inutile à re former vos clients sur vos process et outils depre comptabilité et vous concentrer sur des missions àplus forte valeur ajoutée ?

Valérie, expert-comptable, nous raconte en quoi la désorganisation administrative de ses clients peut parfois porter préjudice à sa mission comptable. Et sur celle des jeunes collaborateurs du cabinet.

Pour elle, pouvoir faire appel à un assistant indépendant qui assiste ses clients dans la gestion de leurs paperasse est un réel atout, qui lui permet de gagner du temps et de se concentrer sur sa mission.

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Dans un contexte de dématérialisation fortement poussé par l'état et les institutions professionnelles, l'arrivée prochaine de la facture électronique et la poussée des outils d’OCR et d'intelligence artificielle ont pu faire croire à certains cabinets d’expertise comptable que la technologie seule permettrait de réduire fortement la dépendance aux équipes de collaborateurs comptables, en charge dela remontée et du traitement des pièces comptables.

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Malheureusement le ROI n’est pas encore au RDV dans la majorité des cabinets Français.

Marc Le Vernoy - CEO de3H18

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Malheureusement force est de constater que les clients dans leur grande majorité n‘ont pas décidé encore d’adopter l'usage de ces technologies dont le bénéfice ne leur a pas toujours été clairement expliqué ; de plus ces outils finissent par coûter de plus en plus cher au cabinet.

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Les coûts informatique et Télécom, selon une étude l’Ordre des Experts comptables dépassent souvent les 7% du chiffre d'affaire contre 3% dans les années 2000.

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Tout naturellement et en conséquence à la fois de ces départs, de l'augmentation des coûts de recrutement et de l'inflation du ratio chiffre d'affaires par effectif dans les cabinets comptables, la productivité à baissé depuis les années 2015 de 2 à 3% au sein des cabinets comptables.

De plus en plus de cabinets ont fait le choix d'externaliser la pre comptabilité chez leurs clients et de réduire ainsi la désorganisation engendrée par des PME en retard ou mal organisées.

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Voici le témoignage de Valérie Kreff, expert comptable chez Action et Gestion dans le 78.

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Quelles solutions alors se présentent aux experts comptables souhaitant mettre fin à cette spirale de coûts infernale ?

Globalement, 5 pistes se présentent aux cabinets :

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1.      Se tourner vers la délocalisation et sous-traiter la tenue comptable à du personnel certes moins qualifié mais aussi moins coûteux. Certains cabinets ont réussi, en particulier ceux ayant mis un effort très important dans la gestion de projet des transferts de dossiers, dans la formation et l'animation du personnel local avec parfois la création nécessaire d'une structure locale.

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2.      Se séparer des clients les moins rentables et en particulier les petits clients facturés 250€ HT par mois et responsables de nombreux mali, actes non rentables, nécessitant un front office pour de nombreuses tâches administratives non facturables.

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3.      Diversifier les sources de recrutement en standardisant les processus de façon à ne plus être obligé de recruter du personnel comptable diplômé.

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4.      Repenser l'organisation du cabinet en mettant en place, par exemple un front office ou plus exactement une équipe en charge de la relation client et des paramétrages initiaux ainsi que du déploiement des outils de pre comptabilité.

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5.      S'appuyer sur un partenaire de confiance capable de réaliser pour le compte du cabinet, en partenariat ou en marque blanche, de nombreuses tâches de pré comptabilité, de numérisation des pièces comptables, de secrétariat courant 3 petits ... permettant aux collaborateurs de se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.

En conclusion, la profession comptable dispose d'un énorme potentiel de marché et d'opportunités fantastiques pour transformer les enjeux qui se présente à elle en opportunités de business et de restauration de marge.

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Encore faut-il faire face à plusieurs contradictions :

Plus précisément :

1.      Une augmentation des coûts de main-d'œuvre et une rareté de professionnels formés, motivés et disponibles

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2.      Des logiciels dont le coût est en augmentation et insuffisamment déployés chez les clients des cabinets et donc des gains de productivité non capturés.

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3.      Mais un marché en forte demande, des opportunités de facturation complémentaire très nombreuses mais ne pouvant être capturées faute de bras et de personnel disponible

En conséquence, les cabinets ne parviennent pas dans leur grande majorité à réaliser la transformation et le virage stratégique vers la vente de services à forte valeur ajoutée et vers le Conseil.

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La productivité des collaborateurs décroit et la rémunération de l'expert-comptable aussi…

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Les clients du cabinet sont de plus en plus souvent insatisfaits faute d'interface avec un collaborateur formé. En particulier les petits dossiers de PME qui sont pourtant le potentiel de croissance le plus important d’un cabinet.

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Les périodes fiscales ce succèdent année après année avec le même stress, la même difficulté à boucler les dossiers en temps et en heure et la même insatisfaction client ne comprenant pas les délais induits par toutes ces conséquences.

Une solution pour les cabinets comptables : externaliser la remontée des pièces comptables.

Parce qu'il est certain que la stratégie du full service va redevenir d'actualité et que la tenue comptable, telle que nous la connaissons depuis de nombreuses années disparaitra probablement dans 5 ans, de nombreux cabinets ont décidé de prendre leur avenir en main et de se tourner vers l'externalisation administrative en partenariat.

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Ceci étant, confronté à la difficulté d'embauche de comptable et à la difficulté de recruter des gens polyvalent, ils ont choisit de déléguer l'assistance administrative chez leurs clients pour quelques heures par semaine ou plus à des professionnels compétents maîtrisant leur processus, connaissant leurs outils et leurs équipes.

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« Je ne voulais pas me charger de gérer moi-même une equipe d’assistants administratifs. Formation, gestion des interventions, facturation…ce n’est pas le cœur de métier du cabinet »

Stéphane Robert Expert comptable Action et Gestion(78)

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Ces sociétés d'assistance administrative ont constitué depuis plusieurs années un réseau d'intervenants spécialisé essentiellement dans le secrétariat comptable, l'assistance administrative polyvalente, l'administration des ventes, l'assistanat RH ...

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Le bénéfice pour les experts-comptables souhaitant s'adosser à ce type de partenaire est essentiellement un gain de temps, d'argent d’aussi puisqu'il serait long et fastidieux de sélectionner, valider, former des intervenants capables de se déplacer quelques heures ou quelques demi-journées par semaine chez chacun de leurs clients partout sur le territoire français.

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Et comme nous avons vu que près d'eux 60% des clients des cabinets en moyenne n'avaient pas totalement déployés dans leur entreprise les outils digitaux de pré comptabilité et de gestion proposée par leur expert-comptable, le bénéfice induit de ces prestations externalisées est de disposer de personnes formées à ces mêmes outils et capables de réinitialiser et re former aux outils les clients du cabinet à ces plateformes digitales.

Qui sont les clients acceptant d’externaliser leur pré-comptabilité pour le cabinet ?

La plupart des petites entreprises ne dispose pas d'un service administratif interne structuré, ils sont donc le cœur des clients des sociétés proposant l'externalisation de la pré comptabilité.

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Il n'est pas rare de rencontrer des chefs d'entreprise de SASU faisant un à 2 M d'euros dans les services et réalisant encore eux-mêmes la numérisation les pièces comptables, le pointage et l’imputation, la gestion des notes de frais, la facturation, le recouvrement ...

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Externaliser le scandes pièces comptables et potentiellement d'autres services peut devenir un véritable atout pour un cabinet souhaitant à la fois proposer un nouveau service qui va décharger pour quelques heures par semaine ou par mois le chef d'entreprise.

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De nombreuses entreprises dans le conseil (pour qui le temps est de l’argent !), la formation, les services informatiques, les artisans, professions libérales , la restauration, l'hôtellerie… ont fait le choix de déléguer quelques heures par semaine la remontée des pièces comptables à leur cabinet.

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Plus que les critères de chiffre d'affaires qui se situe généralement autour de 1 à 2millions d'euros de chiffre d'affaires, la taille de l'entreprise et le nombre de fonctions supports existants sont des critères plus pertinents.

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« Dans une petite Sasu, le seul service administratif c'est souvent l'expert-comptable »

Stephane Melloul Expert comptable (75)

Il n’est pas rare devoir des entreprises déjà structurées réalisant entre 5 et 15 M d'euros de chiffre d'affaires renforcer leurs services administratifs par une personne dédiée à la pré comptabilité, au pointage, au règlement. Cet interlocuteur devient inévitablement « l'ambassadeur du cabinet comptable chez son client » à même de répondre en urgence aux demandes des collaborateurs comptables.

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Les associations, fondations et ONG sont aussi des clients très fréquents des sociétés d'externalisation administrative dans la mesure où comme les PME, elles souffrent d'une difficulté à recruter où stabiliser les fonctions administratives et support. En faisant appel à des professionnels capables d'intervenir dans leurs locaux, quelques heures par semaine, le traitement au fil de l'eau de leur comptabilité et la mise à disposition d'un reporting mensuel redevient possible.

Quelles prestations sont externalisées par les clients des cabinets comptables ?

La liste des taches permet de comprendre le champ précis d’intervention des assistants administratifs. Le cabinet comptable traitera neamoins au cas par cas le périmètre qu’il souhaite déléguer et ce qu’il souhaite garder.

-         Appel de l’intervenant au cabinet pour comprendre le dossier (calendrier, process, outils…)

-         Centraliser les pièces (BL, BC, Factures, …)

-         Numériser la pièce et l’envoyer au cabinet.

-         Pré imputer des pièces grâce aux outils de precomptabilité (si accord du cabinet).

-         Vérifier sur les relevés de compte les prélèvements. Soit dans la comptabilité, soit dans les relevés de compte.

-         Échanger avec le comptable sur les pièces manquantes.

-         Transmettre au cabinet les relevés de compte.

-         Garantir la complétude des pièces scannées.

En prestation optionnelle et avec accord du cabinet :

-         Facturation, recouvrement, …

-         Formalités administratives

-         Suivi administratif du personnel, OPCO, …

-         Secrétariat administratif

Quel est le panier moyen d’un client externalisant sa pré comptabilité ?

Tout dépend du volume de pièces comptables et donc de la taille de l’entreprise, de son activité (services, production, …). Le niveau d’équipement en outils de type Quickbooks, RCA, Ipaidthat, Pennylane, Sage, Dext, Regate… peut aussi faire changer le volume de travail.

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D’après une étude basée sur 78 contrats d’externalisation administrative en 2021, le volume moyen pour une petite SAS se situe autour de 3H00 par semaine soit 12H00 par mois. On observe, comme dans beaucoup de secteurs, une forte saisonnalité avec un pic d’activité en période fiscale.

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Dans ce volume horaire, il est fréquent que le client du cabinet ajoute, outre le scan des pièces comptables, des prestations complémentaires telles que le pointage bancaire, la facturation, des relances clients, du secrétariat administratif courant…

Comment se déroule une mission type ?

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Imaginez à présent la situation suivante :

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o   Et si votre cabinet disposait d'un réseau d'assistants administratifs attitrés, formés aux outils digitaux et aux processus du cabinet est disponible partout en France ?

o   Et si votre cabinet disposait d'une force de frappe capable d'intervenir quelques heures par semaine ou plus chez vos clients virgule à la demande et en fonction des besoins de ceux-ci

o   Et si votre cabinet disposait enfin d'une solution de proximité qui ne soit pas uniquement de la technologie afin de fluidifier les appro, accélérer la remontée des pièces comptables pour vous permettre de vous concentrer sur votre croissance et vos missions de conseil ?

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Les sociétés d'externalisation administrative vous permettent de faire de la pré comptabilité un véritable service à proposer à vos clients par l'intermédiaire d'un réseau de prestataires compétents et triés sur le volet.

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Processus opérationnel

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Une mission type pour une SASU de 2 M d'euros de chiffre d'affaires se déroule selon la séquence suivante :

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1.      Un contrat de partenariat est conclu avec le cabinet comptable qui souhaite déléguer aux partenaires l'intervention et la gestion hé administrative chez ses clients.

2.      Dès lors, en cas de besoin l'expert comptable présente via un mail d'introduction ou un appel son partenaire.

3.      Le partenaire en assistance administrative se charge alors d’organiser un entretien de cadrage afin de comprendre précisément les besoins. Des conseillers spécialisés, au téléphone, aident le client du cabinet à bien préciser les contours de la mission, à estimer selon des abaques qui lui sont propres les temps de travail prévisionnel ainsi que les compétences et savoir-faire clé pour réussir la mission.

4.      Une proposition est envoyée sous 48 h au client ainsi qu’ au cabinet en copie.

5.      Dès la signature du devis, le partenaire se met en recherche d'un intervenant disposant de l'ensemble des caractéristiques nécessaire à la réussite de la mission.

6.      À l'issue du premier rendez-vous, le client en cas d'accord valide un planning avec son intervenant. Un reporting mensuel sur l'activité est envoyé au client ainsi qu’ au cabinet disposant d'une traçabilité sur l'ensemble des interventions.

7.      Une rémunération lié au partenariat se déclenche pour chaque nouveau client au bénéfice du cabinet comptable.

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Voici un témoignage d'une CEO de société dans la production audiovisuelle qui témoigne du fonctionnement avec son assistante 3H18 :

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Principaux bénéfices pour le cabinet :

1.      La remontée des pièces comptables digitalisées et plus physiques

2.      Les pièces remontent au fil de l'eau et pas en une fois avec retard.

3.      Le traitement comptable devient donc plus intéressant pour les collaborateurs ducabinet

4.      Finis les clients se présentant au cabinet avec la boîte à chaussures ou les enveloppes Kraft de pièces comptables non scannées !

5.      Le chef d’entreprise peut disposer de reporting chaque mois fiable puisque ses données sont à jour dans le système.

6.      Les heures de traitement de pré comptabilité n'étant plus sous la responsabilité du collaborateur, la productivité par dossier augmente.

7.      Finit les appels et mails pour vérifier si telle ou telle pièce a bien été reçue, traitée…

8.      La transmission des informations entre le chef d'entreprise et le collaborateur Comptable est fluidifiée, chacun gagne un temps précieux.

9.      La facturation, le recouvrement, la préparation des règlements se trouve facilitées chez le client

10.  Le cabinet dispose d'un interlocuteur stable et permanent pouvant répondre aux questions du cabinet et le cas échéant transmettre les documents nécessaires ou les réponses aux questions de l’expert comptable

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Témoignage d'un expert comptable

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Un cabinet comptable situé dans les Yvelines (78) a souhaité externaliser il y a déjà 3 ans le recours à un réseau d’assistants administratifs.

Ses besoins étaient de disposer rapidement d’une « force de frappe » formée et proche de ses clients.

‍Stéphane Robert témoigne dans cette vidéo de son expérience et des bénéfices sur le taux de fidélisation et motivation de ses collaborateurs.

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Visionnez son témoignage :

Pourquoi déléguer à un partenaire et ne pas faire seul en interne ?

Pour 4 raisons essentielles :

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1. pour éviter de charger le cabinet en couts fixes.

2. pour se concentrer sur des chantiers plus stratégiques.

3. pour disposer d'un reseau proche de chacun des clients du cabinet.

4. pour ne pas avoir à former et suivre la qualité de prestation des intervenants.

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Quel modèle de partenariat possible avec les experts comptables ?

Les sociétés d'externalisation en règle générale doivent être capables de proposer 2 modèles de partenariat :

-         la co traitance sous forme de partenariat affiché

-         la sous-traitance en marque blanche aux couleurs du cabinet

Les 2 modèles présentent des avantages respectifs. De nombreux cabinets préfèrent afficher le nom de leur partenaire et indiquer qu'il s'agit d'une société ayant été choisi compte tenu de leurs références, de leurs outils et des process mis en place.

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Il n'est pas rare non plus de rencontrer des cabinets préfèrent la marque blanche qui permet à l'expert-comptable d'intégrer dans sa lettre de mission la prestation du partenaire sans dévoiler le nom du partenaire.

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On vous explique notre fonctionnement chez 3H18 et les 2 modèles de partenariats avec les experts comptables dans cette vidéo :

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Conclusion

Qu'il s'agisse des difficultés de recrutement ou de fidélisation de collaborateur, tous les cabinets sont confrontés à des enjeux que la technologie seule ne peut résoudre.

Fluidifier les appros et la remontée des pièces comptables est une première prestation qui facilite les échanges, remets le rôle de conseil de l'expert-comptable face à son client et surtout fait gagner un temps précieux aux équipes en charge de la saisie des pièces comptables.

La question de déléguer à un prestataire externe ou de réaliser en interne ces prestations peut se poser et finalement dépend de la taille du cabinet et de l'importance des différents chantiers stratégiques qu'il a par ailleurs à mener.

Quoi qu'il en soit, confier la pré comptabilité et le scandes pièces comptables voir la pré imputation et la réalisation de certaines tâches administratives courantes permet de dépolluer des équipes comptables certaines tâches chronophages et d'augmenter significativement leur motivation.

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