8 signes qui prouvent que votre assistante administrative est en difficulté

Vous avez décidé de confier la gestion de votre organisation à une assistante administrative* freelance ?

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Bonne idée ! Mais êtes-vous certain d’avoir fait le bon choix lors de votre sélection ? 

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De plus en plus de personnes choisissent de travailler avec le statut de freelance, qui offre plus de liberté et de souplesse dans les horaires. Ce statut, de par ses nombreux avantages, peut aussi conduire des profils manquants d’expérience à quitter leur vie de salarié pour rejoindre l’aventure de l'entreprenariat. 

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Ces professionnels présents sur le marché n’ont donc pas tous les mêmes compétences ni le même savoir-faire. Mais reconnaître un.e mauvaise freelance n’est pas toujours simple ! Bien souvent, lorsque vous vous apercevez de son manque de qualification pour les missions que vous lui confiez, il est déjà trop tard… 

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*(NB : Dans cet article, nous désignons la majorité du temps le métier d’assistante administrative au féminin et non au masculin, dans la mesure où la plupart du temps, ce sont des femmes qui occupent cette profession. Loin de nous l’idée de discriminer qui que ce soit pour autant ! Mais il fallait bien faire un choix lors de notre rédaction. 😉)

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Signe n° 1 : Votre assistante administrative n’est pas assez rapide

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Le but de l'assistante administrative est de vous faire gagner du temps. Lui déléguer vos tâches administratives chronophages comme le tri de courriers postaux ou le suivi de votre boîte mail doit vous permettre de vous détacher sur des missions à plus forte valeur ajoutée. 

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Mais comment y parvenir si, à l'inverse, vous vous retrouvez avec une collaboratrice qui vous freine dans votre travail au lieu de vous permettre d’accélérer votre cadence de production ? 

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Une assistante administrative, pour être véritablement efficace et rentable, doit être capable de traiter un maximum de tâches tout en sachant tenir des délais.

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Signe n° 2 : Votre assistante administrative commet souvent des erreurs de saisie comptable

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Une assistante administrative qui se trompe dans votre pré comptabilité risque de provoquer du retard dans votre facturation. Effectivement, ces erreurs devront faire l’objet de corrections pour ne pas risquer d’envoyer de fausses déclarations. 

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Autrement dit, il faudra tout reprendre depuis le début ! C’est votre expert-comptable qui ne va pas être content…

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Dès lors que vous externalisez votre gestion administrative, vérifier que votre trésorerie est à jour n’est (presque) plus de votre ressort ! Votre assistante comptable ou administrative doit absolument être autonome. 

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Signe n° 3 : Votre assistante administrative ne dispose pas d’une bonne présentation

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Ce point n’est pas toujours facile à déceler. Le jour de votre premier rendez-vous, votre assistante administrative peut très bien s’être mise sur son 31 sans que cela signifie pour autant qu’elle sera présentable les jours où elle accueillera du public au sein de votre entreprise. 

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En outre, l’attitude générale de votre assistante freelance pèse dans la balance de votre image de marque ! Être avenant signifie avant tout :

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• savoir sourire, 
• s’exprimer avec gentillesse et douceur, 
• être à l’écoute et patient… 

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Rien de pire que d’être confronté.e à une secrétaire désagréable mettant tout en œuvre pour ignorer votre présence. 

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Observez l’attitude de votre assistant ou assistante avec vos clients et fournisseurs : si certaines demandes sont ignorées, expédiées ou restent insatisfaites, c’est que vous avez un problème urgent à régler ! Est-ce que ce comportement est nouveaux ou traduit un mal-être plus profond ? A vous d'en juger. Mais soyez vigilant.

Une assistante administrative malheureuse sur son lieu de travail, ou n'importe quel autre salarié, est un avertissement sérieux à prendre en compte et le signe que le climat social de votre entreprise se dégrade. A moins qu'il ne s'agisse d'une charge de travail devenue trop importante ? Auquel cas, l'externalisation de certaines tâches et missions peut s'avérer salvatrice.

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Signe n° 4 : Votre assistante administrative ne connaît pas bien les outils informatiques

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Une assistante administrative qui maîtrise mal les différents outils digitaux devient très vite inutile. Le fait de devoir intervenir régulièrement pour la former petit-à-petit ne vous permet pas d’atteindre l’objectif que vous vous étiez fixé en faisant appel à ses services : gagner du temps et mieux vous concentrer sur le développement de votre activité.

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De plus, la transformation digitale est un enjeu majeur pour la plupart des entreprises aujourd'hui. La gestion administrative passe bien souvent par la numérisation et le stockage de données en ligne, qui requièrent la maîtrise de logiciels comme des outils Saas ou des solutions de cloud computing. 

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Signe n° 5 : Votre assistante administrative n’a pas beaucoup d’expérience professionnelle

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En creusant un peu le dossier, vous vous apercevez que votre assistant freelance n’a pas beaucoup d’expérience dans la gestion administrative. Bien que les profils trop jeunes soient plus susceptibles de rentrer dans cette case, ne vous laissez pas berner ! 

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Un candidat plus mature peut très bien manquer d’expérience et ne pas savoir quand ni comment réaliser votre pointage bancaire. 

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A l’inverse, un candidat jeune et passionné, bien qu’inexpérimenté, peut très bien manier les outils bureautiques et les logiciels de comptabilité mieux que vous. Si sa faible expérience ne vous effraie pas, vous pouvez envisager de faire confiance à un candidat jeune si celui-ci dispose de qualités professionnelles dont il serait dommage de se priver.

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Signe n° 6 : Votre assistante administrative fait des fautes

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S’il y a bien un métier où l’orthographe doit être irréprochable, c’est bien celui d’assistante administrative… Imaginez-vous communiquer à vos clients des devis et factures truffés de fautes ? De quoi faire loucher sur vos courriers et décrédibiliser votre société. 

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Bien que ce détail puisse ne pas sembler important, il convient de confier l’ensemble des missions administratives à un ou une assistante à l’aise avec la langue française pour éviter de vous retrouver avec des documents manquant de professionnalisme.

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Signe n° 7 : Votre assistante administrative ne tolère plus l’autorité 

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Aïe… Vous venez de faire une remarque à votre nouvelle assistante et d’un revers de la main, vous l’avez vu se faire balayer en moins de temps qu’il n’en faut pour dire “outsourcing” ? Votre assistante doit avoir un problème personnel avec l’autorité… Qu'il soit récent ou non, cela n'est pas tolérable (si la remarque s'avérait bien sûr justifiée et formulée avec tact).

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Or, travailler en entreprise, même en tant que freelance, signifie devoir se plier à certaines règles et process de gestion pour garantir la fluidité de l’organisation !

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Si la relation qui vous lie à votre assistante est chaotique, n’espérez pas la rendre pérenne. Vous n’en tirerez rien et risquez même de vous épuiser, voire de faire subir au reste de l’équipe une ambiance de travail lourde et anxiogène. Si l'attitude de votre assistante administrative est récente, n'oubliez pas que celle-ci peut  s'avérer être le reflet d'une cause externe, comme du harcèlement ou du surmenage. Ne remettez pas tout sur le dos de votre assistante. Apprenez à décoder les signaux envoyés par vos équipes avant de prendre des mesures drastiques.

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Signe n° 8 : Votre assistante administrative est désorganisée

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C’est le comble ! 

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Pour compléter cette série noire tout droit sortie d’un mauvais rêve, vous constatez que plus votre collaboration avance, et plus votre assistante ne sait faire preuve d’organisation. Impossible pour elle de gérer convenablement les priorités… 

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Résultats des courses ? 

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• Les impayés s’accumulent, 

• les relances ne sont pas envoyées à temps, 

• les déclarations sociales vous restent sur les bras, 

• le stagiaire n’a pas encore son badge d’accès… 

• et vos salariés réclament leurs bulletins de salaire !

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Une véritable pagaille administrative règne au sein de votre entreprise, tout ça parce que vous n’avez pas été en mesure de retenir le bon assistant administratif quelques mois plus tôt… N’attendez pas que la situation s’envenime. Elle est heureusement réversible ! 😉

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Comment éviter à son service administratif de perdre en qualité ?

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1. En étant plus prudent dès la sélection de l'assistant en charge de votre gestion administrative

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Bien choisir son assistant freelance permet d’éviter d’avoir à rattraper son travail et à entrer en conflit avec lui par la suite. Pour bien sélectionner le prestataire freelance avec lequel vous souhaitez collaborer, il est important de toujours vérifier : 

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• ses capacités rédactionnelles et d’élocution,
• sa présentation générale lors d’un premier rendez-vous de préférence physique ou en visio (et non téléphonique),
• ses compétences en informatique et sa maîtrise des outils digitaux au moyen d’un test ! Par exemple, avec la réalisation d’un petit exercice chronométré comme la compression d’un fichier et son insertion en tant que pièce jointe sur la messagerie électronique de votre choix. Ou encore la mise en forme d’un compte rendu sur PowerPoint,
• les avis laissés par ses anciens clients (nombre d’avis témoignant de la durée d’expérience + note générale indiquant le degré de satisfaction).

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2. En délégant le recrutement de votre assistante administrative

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Pour être certain de ne pas vous tromper dans le choix de votre assistante administrative, sans non plus y passer des heures, vous pouvez faire appel à un réseau de prestataires freelances. 

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Ce type de réseau comporte de nombreux profils, tous qualifiés pour mener à bien les missions administratives que vous souhaitez externaliser. De l’assistante de gestion à l’assistante de communication en passant par la télésecrétaire, il y en a pour tous les secteurs ! 

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Chez 3h18, la sélection des candidats est rigoureuse et méthodique. 

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Ce qu’il faut retenir

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--> D’une bonne assistante administrative dépend toute l’organisation d’une entreprise. En cas d’incompétence, des erreurs, des retards, des conflits peuvent apparaître, pénalisant l’activité dans son ensemble. 

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--> Faire preuve de vigilance lors de la sélection de son assistante ne suffit hélas pas toujours. Il est en revanche possible de faire confiance à un réseau de prestataire freelance sur lequel de nombreuses compétences et divers profils sont disponibles. 

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--> L’avantage de cette solution d’externalisation ? Vos besoins sont étudiés afin que le prestataire qui corresponde le mieux au contexte de votre entreprise soit missionné. 

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• Pour comprendre comment sont retenus les profils de nos freelances, regardez le témoignage de Gwenaëlle, notre Responsable des Opérations ! 
• Pour en savoir plus sur l’externalisation administrative, lisez cet article ! 
• Pour prendre rendez-vous avec un conseiller de notre réseau 3h18, choisissez le créneau horaire qui vous convient le mieux.