Comment répondre à un appel d’offres en 7 étapes ?

Les appels d'offres sont une opportunité précieuse pour les entreprises de remporter de nouveaux contrats et de développer leur activité. Cependant, pour maximiser vos chances de succès, il est essentiel de savoir comment bien répondre à un appel d'offres. 

Dans cet article, nous vous fournirons des conseils pratiques pour vous aider à préparer et soumettre une proposition convaincante qui vous démarquera de la concurrence.

Pourquoi apprendre à répondre à un appel d’offres ? 

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Répondre à un appel d'offres est un processus complexe qui demande une maîtrise des différentes étapes et une compréhension approfondie des attentes du client. 

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Cela nécessite en outre des compétences en rédaction, en analyse des besoins, en gestion de projet et en communication. Apprendre à répondre efficacement à un appel d'offres permet de maximiser vos chances de remporter de nouveaux contrats plus facilement. 

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Pour cela, il est indispensable et évident de se démarquer de la concurrence. Ce n’est qu’en saisissant de nouvelles opportunités commerciales que vous contribuez au développement et à la croissance de votre entreprise.

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Qu’est-ce qui empêche les petites entreprises de répondre aux appels d’offres des marchés publics ?

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Vous pensez que vous n’avez ni les moyens, ni le temps, ni l’énergie de remporter un appel d’offres ? Remporter un appel d’offres public n’est pas réservé aux Grandes Entreprises !

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La dimension psychologique s’avère être un frein redoutable dans la conquête des marchés publics. 

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De plus, l’une des principales raisons pour laquelle une petite entreprise ne parvient pas à atteindre cet objectif, c’est qu’elle ne cherche pas au bon endroit. Une autre raison très souvent observée ; elle s’autocensure ! C’est-à-dire qu’elle se prive elle-même de cette manne, par manque de confiance. 

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Il est cependant juste de dire qu’une petite entreprise manque de savoir-faire. 

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Pour votre information, 50 milliards de fonds publics sont dépensés chaque année et TOUS les secteurs sont concernés (communication, marketing digital (SEO, SEA, design UI / UX), automobile, conseil en accompagnement…) ! Quelque que soit la taille de votre entreprise, du moment que vous disposez d’un historique justifiant votre expérience, vous êtes éligible aux marchés publics. Il existe de réelles opportunités à prendre, ne les laissez plus passer ! 

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Apprenez comment remporter un appel d’offres, même en étant une petite entreprise ! 

Nos experts vous expliquent les erreurs les plus courantes et vous font part des “indispensables” à connaître. 

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Où aller pour répondre à des appels d’offres ?

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Tout d’abord, ayez en tête de rechercher des sources adaptées à votre domaine d'activité. Ensuite, étudiez ces principaux canaux :

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Les appels d’offres des sites web gouvernementaux 

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Les organismes gouvernementaux, qu'ils soient locaux, régionaux ou nationaux, publient fréquemment des appels d'offres sur leurs sites web officiels. Ces appels d'offres couvrent souvent une grande variété de domaines, tels que les travaux publics, les services publics, les fournitures, etc. 

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Les plateformes d'appels d'offres en ligne 

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Il existe bien sûr des plateformes dédiées aux appels d'offres en ligne où les entreprises peuvent publier et trouver des opportunités de contrats. Certaines sont très populaires, notamment aux USA, comme Ariba ou Tenders Electronic Daily (TED). D’autres, comme Codeur, sont davantage spécialisées. 

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Côté marché français, voici quelques adresses qui pourront vous être utiles : 

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• Achatpublic.com 
• Klekoon 
• Marchés Online
• E-Marchés Publics
• PLACE (Plateforme des Achats de l'État).

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Des organisations internationales 

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Les organisations internationales telles que les Nations Unies, la Banque mondiale, l'Union européenne, etc., publient également des appels d'offres pour des projets dans divers pays. Leurs sites web officiels fournissent des informations sur les opportunités de contrats disponibles.

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Les chambres de commerce et associations professionnelles 

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Ces deux acteurs sont une source d’information importante qui ne manqueront pas de vous renseigner sur les différents appels d'offres en cours. Elles peuvent aussi publier des annonces ou fournir des références vers des opportunités d'affaires pour les personnes membres.

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Le réseautage professionnel

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“Réseauter” avec d'autres entrepreneurs, fournisseurs et professionnels de l'industrie peut vous aider à découvrir des appels d'offres non publics. Pour cela, vous devrez participer à des événements comme des conférences ou des afterworks. 

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Certains forums privés peuvent vous mettre en contact avec des clients potentiels ou des partenaires commerciaux. 

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Ne négligez jamais votre réseau. Il s’agit d’un levier d’acquisition très puissant et parfois à tort sous-évalué.

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Existe-t-il une période plus favorable pour répondre à un appel d’offres ?

Sachez qu’il peut y avoir des périodes plus favorables pour répondre à un appel d'offres. Une affirmation qui varie en fonction du secteur d'activité, du type d'appel d'offres et de la région. 

Voici quelques points essentiels à considérer :

Le délai de réponse : Les appels d'offres ont généralement une période spécifique pendant laquelle les soumissions sont acceptées. Il est important de respecter ce délai et de soumettre votre proposition à temps ! Assurez-vous de disposer d'une marge de manœuvre suffisante pour préparer votre réponse de manière adéquate.

L’effet de saisonnalité : Certains secteurs d'activité peuvent avoir des périodes de pointe ou de ralentissement, ce qui peut influencer le moment où les appels d'offres sont publiés. 

Par exemple, dans le secteur de la construction, les appels d'offres peuvent être plus fréquents pendant la saison estivale lorsque les travaux sont plus actifs. Il est donc impératif de connaître ces tendances saisonnières pour mieux planifier votre participation aux appels d'offres.

Les budgets annuels : De nombreuses organisations publiques ou privées allouent leurs budgets annuels pour des projets spécifiques. 

En connaissant les cycles budgétaires des clients potentiels, vous pouvez identifier les périodes où ils sont plus susceptibles de publier des appels d'offres. Cela vous permettra de vous préparer en amont et d'être prêt à répondre lorsque ces opportunités se présentent. 🐱‍🏍

Les événements sectoriels : Certains événements sectoriels, comme les foires commerciales, les conférences ou les salons professionnels, peuvent être propices à la publication d'appels d'offres ou à la recherche de nouveaux fournisseurs. Participer à ces événements vous aidera à vous connecter avec des clients potentiels et à découvrir des opportunités d'appels d'offres. Si vous n’avez pas le temps pour ça, engagez un assistant. 

De manière générale, il est essentiel de surveiller régulièrement les sources d'appels d'offres pertinentes pour votre entreprise, quelle que soit la période de l'année.

Comment gagner à coup sûr votre premier marché public ? 

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1. Comprendre les besoins du client

Avant de commencer à rédiger votre réponse, prenez le temps de bien comprendre les besoins du client. Analysez attentivement les documents de l'appel d'offres, les spécifications techniques et les exigences. Identifiez les objectifs du client et les critères d'évaluation. Plus vous aurez une compréhension approfondie des attentes du client, plus vous pourrez adapter votre proposition pour répondre à ses besoins spécifiques.

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2. Connaître les procédures et documents

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Si vous ne connaissez pas les délais associés aux procédures ni les documents, vous ne serez pas sélectionné et votre réponse ne sera pas qualifiée. 

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3h18 peut vous aider à acquérir les compétences nécessaires pour y parvenir en déployant au sein de votre entreprise et en moins de 48 heures un assistant freelance. Ce dernier peut vous former, ou former l’un de vos collaborateurs pour acquérir toute la connaissance administrative nécessaire. 

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3. Organisez-vous efficacement

La réponse à un appel d'offres nécessite une planification minutieuse et une organisation efficace. 

- Créez un calendrier clair qui définit les étapes à suivre et les délais à respecter.

- Identifiez les membres de votre équipe qui contribueront à la réponse et assignez-leur des responsabilités spécifiques. 

- Assurez-vous également d'avoir accès à toutes les ressources nécessaires, telles que les données et les informations pertinentes, pour construire une proposition solide.

4. Personnalisez votre réponse

Chaque appel d'offres est unique, il est donc essentiel de personnaliser votre réponse en fonction des besoins spécifiques du client. Évitez de donner des réponses génériques ou de simplement copier-coller des sections d'autres propositions. Mettez en évidence vos forces, votre expertise et votre expérience pertinente pour le projet en question. Montrez au client que vous comprenez ses défis et que vous êtes la meilleure entreprise pour y répondre. 🥇

5. Mettez l'accent sur la proposition de valeur

La proposition de valeur est un élément clé pour convaincre le client que vous êtes le bon choix. Mettez l’accent sur les avantages spécifiques que votre entreprise peut offrir, tels que des compétences spécialisées, une approche novatrice ou une réduction des coûts. Expliquez clairement en quoi votre offre se distingue de celles de vos concurrents et comment elle répondra aux besoins du client de manière efficace et rentable.

6. Soignez votre présentation

La présentation visuelle de votre proposition est tout aussi importante que son contenu. Utilisez une mise en page professionnelle, des graphiques clairs et des illustrations pertinentes pour rendre votre réponse attrayante et facile à comprendre. 

Assurez-vous que votre proposition est bien structurée, sans fautes d'orthographe ou de grammaire. Relisez-la attentivement avant de la soumettre pour vous assurer qu'elle est claire, cohérente et persuasive.

7. Mettre en place une veille des marchés 

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La veille est systématique. Elle incarne la bonne exécution de votre stratégie. Sans stratégie, vous serez tenté de jouer sur tous les tableaux ! La veille permet de segmenter

vos forces en fonction : 

• de vos concurrents, 
• de ce que vous avez observé, 
• et de ce que vous voulez gagner. 

Les documents indispensables pour bien répondre à un appel d’offres

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Les quatre premiers documents listés ci-dessous sont ceux vous trouverez en ouvrant le cahier des charges.

L’avis de marché 

Ce document qui annonce la procédure de passation du marché et qui précise les caractéristiques essentielles du besoin à satisfaire, les conditions de participation et les modalités de remise des candidatures et des offres.

Le règlement de la consultation 

Il s’agit du document qui fixe les règles du jeu applicable à la procédure et qui détaille le contenu, ainsi que la présentation des dossiers de candidature et d’offre.

Le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) 

Le CCAP définit les conditions administratives du marché, comme le mode des paiements, les pénalités, les garanties ou encore les modalités de résiliation.

Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP)  

Ce document décrit les spécifications techniques du besoin à satisfaire, comme les normes à respecter, les performances attendues ou encore les contrôles à effectuer. Il est également présent dans les marchés privés.

L’acte d’engagement

L’acte d’engagement est le document par lequel le candidat s’engage à exécuter les prestations aux conditions fixées par l’acheteur public. Il doit être signé par le candidat retenu avant la notification du marché. C’est dans ce document que l’on observe le plus d’erreurs (acte non signé, erreurs de calcul, acte non dimensionné au produit, etc.) ! Il nécessite une vigilance accrue.

Le bordereau de prix

Il indique le prix unitaire ou forfaitaire des prestations proposées par le candidat. Il sert de base au calcul du montant du marché. Là encore, les erreurs sont fréquentes. Exemple : un prix non renseigné et à zéro ! 

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À qui faire appel pour répondre à vos appels d’offres à votre place et gagner du temps ?

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Dès qu’il s'agit de répondre à des appels d'offres et de gagner du temps, faites appel à une entreprise comme la nôtre ! Nous sommes spécialisés dans la gestion administrative et commerciale. Ainsi, nos assistants commerciaux peuvent vous venir en aide pour répondre à vos appels d’offres à votre place.

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Notre réseau est composé d'experts avec une connaissance approfondie du processus d'appel d'offres ; de l'analyse des exigences à la soumission de la proposition. Ils peuvent donc préparer des réponses de haute qualité, complètes et compétitives.

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Nos prestataires freelances vous aideront à : 

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• Comprendre les exigences du client, 
• Développer une stratégie de réponse efficace,
• Rédiger une proposition convaincante. 

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Le service d’externalisation 3h18 vous sera particulièrement utile si vous ne disposez pas des compétences internes suffisantes.

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Nos assistants freelances peuvent aussi, et si besoin, travailler à distance pour répondre à des besoins spécifiques. 

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Pour résumer 

• Répondre à un appel d'offres peut être un processus complexe, mais en suivant les conseils de cet article, vous augmenterez vos chances de réussite. 

• Comprendre les besoins du client, s'organiser efficacement, personnaliser votre réponse, mettre l'accent sur la proposition de valeur et soigner la présentation sont des étapes essentielles pour convaincre le client que votre entreprise est la meilleure pour répondre à ses attentes !

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• En engageant des professionnels expérimentés comme ceux de notre réseau d’externalisation administrative, vous pourrez vous concentrer sur d'autres aspects de votre entreprise. Ainsi, vous vous assurez que les réponses à vos appels d’offres sont bien rédigées et optimisées, ce qui maximise vos chances de succès.

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N’attendez plus, demandez votre diagnostic gratuit ! 

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