A tel point qu’on est parfois tenté d’aller un peu vite en besogne dans la sélection de sa future secrétaire indépendante pour se recentrer au plus vite sur son cœur d’activité. Or, le choix d’un futur partenaire avec qui collaborer est toujours une tâche stressante qui prend du temps et nécessite la vérification de points essentiels.
Si vous avez déjà repéré une secrétaire vous paraissant qualifiée pour les missions à exécuter, êtes-vous cependant certain que son profil match avec toutes les cases de votre checklist pour pouvoir lui confier la gestion de votre secrétariat ?
Si ce n’est pas le cas, ou si vous doutez de vos critères de recherche, nous vous invitons à consulter sans tarder notre checklist que nous avons spécialement mis au point pour les dirigeants d’entreprise. Elle traite des 8 points à vérifierabsolument avant de faire appel à une secrétaire indépendante, afin de vous éviter des déconvenues et une perte de temps précieux.
Checkpoint n°1 : Vérifier l’expérience professionnelle de sa secrétaire
Avant de confier l’ensemble de votre gestion administrative, avez-vous pensé à vérifier que votre future secrétaire indépendante disposait bien d’un solide bagage de compétences professionnelles qu’elle aurait pu mettre à profit au sein de grandes entreprises sur Paris ou autour de la métropole ? Un CV est un document aisément falsifiable.
Si votre future secrétaire indépendante a travaillé de nombreuses années à Paris, cela lui permettra de mieux connaître le contexte géographique au sein duquel votre entreprise évolue en comparaison avec une secrétaire connaissant mal la capitale.
Or, une secrétaire doit pouvoir renseigner votre clientèle et assurer la gestion fournisseurs, notamment sur votre localisation géographique et les environs de l’entreprise. (Quartier embouteillé, proximité d'hôtels et restaurants, zone industrielle, travaux et déviations…)
Lancer son activité de freelance administratif est désormais à la portée du plus grand nombre. N’hésitez pas à exiger des références et à contacter les différentes sociétés au sein desquelles votre future secrétaire indépendante a travaillé en tant que salarié dans sa vie d’avant freelance.
Demandez-lui aussi si elle dispose d’un site web. Dans l'affirmative, allez le visiter et recherchez d’éventuelles études de cas que vous pourrez étudier à votre guise.
Vous pouvez aussi lui demander de vous fournir un portfolio, si celle-ci vous indique être à l’aise avec la gestion de la communication de l’entreprise et la création éventuelle de visuels pour tous vos événements marketing.
Checkpoint n°2 : Demander les diplômes en secrétariat et les certifications de sa secrétaire à Paris
Beaucoup de freelance sont autodidactes. Cela ne veut absolument pas dire qu’ils sont dépourvus de compétences intéressantes.
Mais dans un contexte où n’importe qui peut prétendre n’importe quoi, la présentation d’un diplôme rassure et vous évite de vous tromper dans la sélection d’un candidat. Vous obtenez ainsi l’assurance que votre secrétaire indépendante est opérationnelle et qualifiée.
Il est évident que le diplôme doit de préférence être en lien avec le domaine d’activité. En fonction des responsabilités à tenir et du degré de difficulté lié aux tâches à exécuter, il est parfois préférable d’engager un freelance avec un niveau d’études supérieures, tel l’obtention d’un master en économie-gestion, par exemple.
En règle générale, pour la bonne tenue d’un secrétariat au sein d’une entreprise, le minimum syndicale est d’avoir aujourd’hui un BTS SAM (Support à l’Action Managériale) ou un BTS en Gestion de la PME. Vous pouvez aussi demander à votre secrétaire les options choisies durant son parcours de formation. (Management, marketing, communication, ressources humaines, comptabilité…)
Il n’est pas nécessaire que le diplôme, la scolarité et la poursuite d’études aient été suivis au sein de la capitale parisienne.
En plus de diplômes, il existe bon nombres de certifications utiles pour justifier des compétences de votre secrétaire. Si vous souhaitez une qualité rédactionnelle irréprochable, n’hésitez pas à orienter vos recherches vers des profils disposant de la certification Voltaire.
Si vous souhaitez un assistant bilingue Anglais, opter pour un profil possédant la certification TOEIC. Pour une secrétaire administrative, la certification TOSA et la PCIE sont également très appréciées : toutes deux justifient de la maîtrise d’outils bureautiques :
Checkpoint n°3 : S’assurer des qualités de votre future secrétaire
Plus difficile à vérifier qu’un diplôme, une formation ou une expérience professionnelle, les qualités d’organisation et de gestion de votre secrétaire indépendante ne doivent pourtant pas être laissées pour compte.
Sans la rigueur indispensable à l’archivage de documents et un bon esprit de synthèse, votre secrétaire administrative risque de ne pas vous fournir un travail de qualité.
En outre, son intégration au sein de vos locaux pourrait même nuire au climat social de l’entreprise si vous n’êtes pas certain de son amabilité une fois en poste. Intéressez-vous, si le terrain de conversation le permet, à ses loisirs et à ses domaines d’expertise.
Vous en saurez davantage sur ses qualités. En effet, une secrétaire comptable présente un intérêt pour les chiffres indéniable tandis qu’une secrétaire médicale aura peut-être davantage tendance à s’intéresser aux autres.
Loin d’être caricaturales, ces différentes informations constituent une astuce pour vous mettre la puce à l’oreille et orienter votre choix dans la bonne direction. Vous pouvez aussi lui demander si elle suit des MOOC en ligne, ces certifications n’ont certes aucune valeur diplômante en France actuellement mais elles vous donneront une indication sur les centres d’intérêt de votre future secrétaire indépendante ainsi que sur sa curiosité et sa capacité à s’informer.
Checkpoint n°4 : Contrôler la maîtrise d’outils bureautiques par votre secrétaire indépendante
Si vous choisissez d’externaliser votre secrétariat, c’est avant tout pour ne plus avoir affaire à la gestion d’un standard téléphonique, d’un fax, d’une imprimante et des nombreuses tâches informatiques quotidiennes chronophages.
Par conséquent, demandez lors de votre entretien avec votre future secrétaire indépendante si elle maîtrise les différents outils bureautiques et si oui, lesquels. Ainsi, vous vous rendrez mieux compte de l'étendue de son savoir-faire.
Il est préconisé de lui envoyer un petit test informatique, sous forme de quiz de connaissances ou d’actions à réaliser, comme par exemple la création d’un document Word, à compléter et vous retourner avant de lui confier la gestion de votre administratif.
Cette pratique est courante et permet de se rassurer quant à la maîtrise des techniques informatiques par votre secrétaire indépendante. De nombreux tests utilisés lors des process de recrutement sont disponibles en ligne.
Checkpoint n°5 : Opter pour l’externalisation à distance de son secrétariat
Le télétravail n’est plus à présenter. En tant que dirigeant d’entreprise, vous n’avez pas forcément envie d’une présence supplémentaire dans vos locaux qui vient alourdir vos coûts fixes et vos charges de manière inutile.
Fort heureusement, l'externalisation de son secrétariat à distance représente une excellente alternative pour la gestion de vos appels entrants et de votre messagerie sécurisée sans présence physique régulière dans vos locaux.
Lors des échanges avec votre future secrétaire, demandez-lui si elle accepte de travailler en home-office. De plus, si vous n’êtes pas implanté vous-même à Paris, mais que le profil que vous convoitez s’y trouve, le télétravail permet de gommer la contrainte liée à la distance vous séparant.
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Checkpoint n°6 : Récupérer les avis d’anciens clients de votre secrétaire
Le recueil et l’étude de feedback permet de se faire une plus ample idée de la satisfaction d’anciens clients de votre future secrétaire indépendante à Paris. Observez la note globale et les avis émis et cherchez ce qui pèche.
Si certains avis seront sûrement anonymes, contactez les dirigeants d’entreprise qui s’expriment à découvert pour vous permettre d’en savoir plus sur la prestation réalisée et retenez leur degré de satisfaction.
Recherchez les anciens clients sur LinkedIn ou contactez-les directement sur leur propre site web. Demandez-leur s’ils seraient prêts à faire appel de nouveau à la personne à qui vous souhaitez déléguer votre gestion des appels et de vos courriers d'entreprise.
Checkpoint n°7 : Se renseigner sur les tarifs de votre secrétaire indépendante
Parlons maintenant de ce point crucial qu’est la facturation de la prestation. Si déléguer vos tâches administratives représente un coût évident pour votre entreprise, il convient de s’assurer que le travail réalisé sera à la hauteur de votre investissement.
L’idéal dans ce cas est de ne pas s’engager dans des devis flous présentés sous forme de forfaits peu économiques. Vérifiez que votre secrétaire indépendante est d’accord pour une facturation au réel des heures prestées.
Renseignez-vous sur ces conditions générales de vente et de remboursement. Et comparez ses tarifs avec ceux de la concurrence ! Attention, qui dit moins cher veut parfois dire travail de qualité médiocre.
A l’inverse, des honoraires exorbitants ne témoignent pas toujours d’une prestation soignée et réalisée dans des délais défiants toute concurrence. A cet égard, il est important d’avoir validé le checkpoint précédent pour savoir si votre secrétaire située à Paris vaut la peine d’investir du budget.
Checkpoint n°8 : Exiger de sa secrétaire un temps de travail entièrement modulable
Vous êtes presque prêt à franchir le cap mais un détail vous tracasse. Que faire si votre activité connaît des fluctuations ascendantes ou descendantes ? C’est là tout l’intérêt de faire appel à une secrétaire indépendante à Paris !
Il est primordial que celle-ci puisse s’adapter à votre régime d’activité et vos besoins, en travaillant si besoin à temps partiel.
Cette souplesse vous permet de faire appel à elle en fonction de vos flux d’activité et de ne pas vous retrouver piégé dans un contrat longue durée sans missions à proposer à une secrétaire en CDD par exemple, qu’il faudrait par contre rémunérer à temps plein. 💰💰💰
Conclusion
Notre liste des 8 checkpoints à vérifier avant d’engager votre future secrétaire indépendante vous permet de mener dès aujourd’hui votre entretien sereinement et sans risquer de mettre des informations importantes avant le lancement d’une prestation.
Chez 3H18, nos secrétaires indépendantes, disponibles sur Paris et partout en France, cochent toutes ces cases.
Contactez-nous pour discuter avec nos conseillers de vos besoins en gestion administrative.
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