Il n’y a pas si longtemps, vous avez entendu parler des possibilités d’externaliser certaines tâches et missions de votre entreprise à un office manager. Oui mais voilà, vous aviez jusqu’ici imaginé déléguer toute la gestion qui vous détourne de votre cœur d'activité principale à un Assistant de Direction.
Aujourd'hui, vous voilà face à un dilemme…
● Comment choisir ?
● Quelle est la différence entre un Office Manager et un Assistant de Direction ?
● Plus familièrement, “qui fait quoi” dans l’entreprise ?
Bien connaître les compétences de périmètre d’intervention de chaque métier est essentiel pour le bon fonctionnement de son entreprise. En cas de confusion, nous verrons au cours de cet article que des risques non négligeables peuvent en découler.
Rappel de ce qu’est un Office Manager
L’Office Manager est un terme bien connu des jeunes entreprises et startups, tandis que l’Assistant de direction est davantage associé aux entreprises de taille intermédiaire, voire aux grandes entreprises.
Néanmoins, il est possible de retrouver des Offices Manager au sein de grandes entreprises, mais son rôle sera alors proche de celui d’un secrétaire général.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, l’Office Manager est un collaborateur sur qui vous pouvez compter pour vous soulager de votre charge mentale d’entrepreneur débordé. 😉 Il est en mesure de piloter vos opérations administratives et de vous décharger de tâches essentielles à la croissance de l’entreprise comme la prospection commerciale.
Généralement issu d’une formation longue (Bac +3 - Bac +5) en management, l’Office Manager pilote, coordonne et accompagne vos équipes au changement. Un atout en phase de digitalisation de vos process !
Si certains Office Manager optent pour le statut de salarié, d’autres préfèrent exercer sous le statut de freelance, qui offre davantage de flexibilité (horaires, télétravail, choix clientèle…)
Ces derniers présentent l’avantage d’avoir un parcours riche et varié. Cette forte expérience les amène à identifier et traiter plus rapidement les problèmes d'organisation au sein des PME et TPE.
Fiche de poste de l’Office Manager
Gestion des opérations quotidiennes du bureau, y compris la gestion des fournitures de bureau, la maintenance des équipements et la coordination des services généraux.
Gestion de l'agenda du bureau, y compris la planification des réunions, la coordination des événements internes et externes, et la gestion des voyages.
Supervision de la gestion des stocks et des commandes de fournitures de bureau, en veillant à ce que les niveaux de stock soient adéquats et à ce que les coûts restent dans les limites budgétaires.
Traitement des demandes et des problèmes des employés liés aux installations, à l'équipement et aux services, en veillant à ce qu'ils soient résolus rapidement et efficacement.
Coopération avec les départements RH et finances pour des tâches telles que la gestion des congés, le suivi des dépenses du bureau et la gestion des contrats de services.
Assurer la conformité aux politiques et procédures de l'entreprise en matière de santé et de sécurité au travail.
3 différences entre Office Manager et Assistant de Direction
De nombreux dirigeants d’entreprise commettent un amalgame et confondent Office Manager et Assistant de Direction. Pourtant, la fiche de poste s’avère bien différente, même si des tâches communes demeurent.
1. Des missions de nature différente
➔ L’Assistant de Direction est chargé de la gestion des notes de frais, du suivi des courriers électroniques, de la mise à jour de votre agenda, du transfert d’appels… Ces missions sont généralement de nature exécutive. Elle n’est donc pas astreinte à des missions de management.
➔ L’Office Manager, quant à lui, joue le rôle de pivot entre le dirigeant et les autres collaborateurs de l'entreprise. Il effectue des reportings réguliers et prodigue des conseils visant à améliorer les conditions de travail des salariés (et parfois, l’acquisition de nouveaux talents). Sa fonction est parfois proche de celle d’un CHO (Chief Happiness Officer) dont le rôle est de répandre un climat social positif au sein des structures qui l'emploient.
2. L’Office Manager représente l’entreprise dans son intégralité
De manière générale, il convient de retenir que l’Office Manager représente l’entreprise dans son ensemble et non pas juste son dirigeant, à l’inverse de l’Assistant de Direction considéré comme le bras droit de ce dernier. Véritable interface du chef d’entreprise, l’Assistant de Direction joue le rôle d’interlocuteur direct. Il est tout aussi garant de l’image de marque mais sera bien moins exposé, contrairement à l’Office Manager susceptible d’organiser des événements marketing (salons, séminaires, …).
3. Des opportunités d’évolution différentes entre l’Office Manager et l’Assistant de Direction
Enfin, il lui sera en outre possible d’évoluer et d’être promu RAF (Responsable Administratif et Financier).
Un Assistant de Direction n’aura pas cette possibilité, à moins de décider d’évoluer comme Office Manager en premier lieu. Cette option impliquera de faire une croix sur la plupart de ses anciennes tâches à caractère immuable et de se former afin d’acquérir de bonnes compétences en pilotage de projets et encadrement d’équipes.
Rester vigilant dans la recherche de votre Office Manager ou de votre Assistant de Direction !
🔍 Pourvoir le poste d'assistant de gestion, que ce soit en PME, PMI ou dans une petite structure, requiert un profil polyvalent et opérationnel. Généralement, les candidats possèdent un BTS en assistanat de gestion ou en assistant manager, voire une licence professionnelle en gestion des entreprises.
Une expérience professionnelle, même en tant qu'intérimaire, doit être exigée afin de vous éviter d’avoir à former aux techniques de gestion courantes votre nouveau collaborateur et assurer une prise de poste fluide.
Veillez, si vous choisissez de recruter vous-même un assistant ou un office manager en CDD ou CDI à ce que les compétences professionnelles requises soient diverses. De bonnes connaissances en bureautique sont à privilégier, notamment sur les outils de la suite Office.
Le candidat doit avoir une parfaite connaissance en gestion des ressources humaines ainsi qu’en relation client. Un bon niveau d'anglais est appréciable, voire indispensable, si votre entreprise travaille avec des clients ou fournisseurs étrangers et met en place une stratégie internationale.
Assurez-vous que toutes ces tâches, (sans exception !) pourront lui être déléguées :
Il devra également faire preuve de discrétion et d'une bonne capacité à travailler en équipe.
Pourquoi l’Office Manager est particulièrement adapté aux PME ?
L’Office Manager est un partenaire très agile avec une capacité d’adaptation idéale pour le mode de fonctionnement des PME et startups. Il encaissera parfaitement une croissance rapide et permettra l’instauration de process et de techniques de gestion plus appropriés à un développement exponentiel. Un Assistant de Direction conviendra moins aux structures vouées à “grandir” en un laps de temps très court.
Sa marge de manœuvre est en effet réduite et sa place dans l’entreprise bien dessinée, avec peu de possibilités d’extrapoler le champ des missions.
Les risques d’une confusion entre Office Manager et Assistant de Direction
Le terme d’Office Manager étant d’origine anglo-saxonne et récent en France, il laisse parfois perplexe certains dirigeants d’entreprise. Son évocation leur rappelle ainsi à tort le métier d’Assistant de Direction !
Pourquoi à tort ?
Parce que l’Office Manager assure le pilotage et suivi de votre stratégie RH…Ce qui n’est pas le cas de l’Assistant de Direction. ❌ Si vous recrutez ce dernier avec l’idée d’optimiser vos ressources RH, vous risquez non seulement de ne pas être pleinement satisfait, mais aussi de décevoir l’ensemble de vos équipes…
🤷♀️ Pour le salarié ou le freelance
- Un Office Manager engagé pour traiter uniquement des tâches de nature administrative ou comptable aura tendance à s’ennuyer rapidement. Il pourrait même s’estimer payé en dessous du seuil de revenus habituellement versés aux individus de sa profession.
Se sentant victime d’une injustice, il y a fort à parier que votre Office Manager quittera votre entreprise, faute d’éprouver le sentiment de satisfaction propre au salarié épanoui en fin de journée. Côté recrutement, il s’agit d’un retour à la case départ !
Pour éviter de choisir le mauvais profil, pensez à bien identifier vos besoins !
- A l’inverse, un Assistant de Direction employé pour mener votre stratégie RH et réorganiser des process ne sera pas assez qualifié pour l’ampleur des missions, ce qui occasionnera :
● des erreurs de pilotage ou de saisie,
● un retard dans le traitement des tâches,
● un ralentissement général de la productivité en fonction de l’importance des projets,
● une augmentation du risque de burn-out chez l’Assistant de Direction.
Le saviez-vous ?
Le diagnostic de votre situation peut se faire à l’aide d’un partenaire spécialisé dans l’externalisation de fonctions support. Vous permettez ainsi à votre société de bénéficier de solides compétences, réellement adaptées aux besoins.
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🏢 Pour l’entreprise
- De votre côté, une mauvaise analyse de vos besoins ne permettra pas à l’entreprise de se développer. Les projets ne seront pas menés correctement ou comprendront trop de vices de formes, vous obligeant à intervenir. Vous perdrez inévitablement du temps en vous consacrant à des tâches que vous ne maîtrisez peut-être pas.
- Côté équipe, mieux vaut miser sur un encadrement optimal... Le contexte économique actuel et instable favorise un climat anxiogène au sein des entreprises. Un Office Manager rassure ses collaborateurs, accompagne la montée en compétences et prend les meilleures décisions au regard de la situation vécue. Il est formé à des techniques de management dont ne disposent pas un Assistant de Direction…
Les avantages de l'externalisation pour les PME et TPE
En tant que dirigeant d'une petite ou moyenne entreprise, externaliser certaines fonctions telles que la gestion administrative peut apporter des avantages significatifs. Cela permet non seulement de réduire les charges administratives internes, mais également d'accéder à des compétences spécialisées sans avoir à embaucher du personnel à plein temps.
Avoir recours à un Office Manager ou n’importe quel autre profil d’Assistant indépendant externalisé permet à votre entreprise de s'adapter plus rapidement aux fluctuations du marché et de concentrer ses ressources sur ses activités principales.
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Ce qu’il faut retenir
- L’Office Manager est l’Assistant de Direction ne doivent pas être confondus ! En aucun cas, l’Office Manger est une extension ou une variante d’une métier d’Assistant de Direction. D’un point de vue hiérarchique, il est d’ailleurs placé “un cran au-dessus” du fait de missions à responsabilités variées qu’il mène au sein de votre entreprise.
- Sa présence est très appréciable pour vous comme pour vos équipes ! L’Office Manager dispense en effet un climat social chaleureux propice à la productivité. 🚀
- Ses multiples compétences lui permettent de vous remplacer dans le pilotage de nombreux projets, principalement RH mais aussi commerciaux ou administratifs afin que vous puissiez vous concentrer sur votre cœur de métier. Mais gare à ne pas vous tromper dans le choix de votre partenaire idéal !
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