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Externalisation RH : guide pratique des documents RH obligatoires pour votre PME

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DUERP, DUE, RI, BS, RP, FE, etc … autant d'acronymes incompréhensibles pour les néophytes.

Vous êtes patron de PME, votre projet est de faire grandir votre entreprise, gagner de nouveaux clients, recruter votre second salarié … mais pas vous transformer en DRH ! Vous n'avez pas de temps à perdre sur des tâches chronophages qui vous éloignent de votre métier et de votre projet stratégique.

Mais recruter n'est pas à l'ordre du jour. Ce n'est adapté ni à votre besoin, ni à votre budget. Et les conseils sont des conseils, ils ne remplacent pas des opérationnels qui pourront prendre en charge votre problème de A à Z.

Nous vous proposons dans cet article de faire le point sur les différents documents RH que vous devez fournir et mettre à jour. Et pour leur rédaction, nous avons la solution qu'il vous faut : déléguez à un DRH en temps partagé ! Quelques heures ou quelques jours par semaine, notre office manager vous accompagne dans la gestion RH de votre entreprise au rythme de ses besoins.

Externalisation RH, les bonnes questions à vous poser pour chaque document RH

  • Toutes les entreprises sont-elles concernées ?
  • Faut-il un support papier ou informatique ou les deux ?
  • Que doit-on y faire figurer ?
  • Comment le classer ?
  • A qui le communiquer ?
  • Combien de temps faut-il le garder ?
  • Et bien évidemment il serait trop simple de pouvoir répondre par « oui » ou par « non » et d'énoncer une règle unique et claire pour tous les documents.

    A chaque document sa particularité, sa spécificité : le nombre de salariés, l'activité exercée, la nature des locaux sont autant d'éléments à prendre en compte pour répondre à ces questions.

    Commençons par le commencement avec l'adage « qui peut le plus peut le moins », et passons en revue les différents documents auxquels vous pouvez être confrontés dans la gestion de votre PME.

    Liste des documents incontournables pour une externalisation RH réussie : contenu et règles de mise à jour

    Nous avons repris la liste des documents que tout entreprise, même avec un seul salarié, quelle que soit son activité,doit obligatoirement tenir à jour.

    • Registre du personnel incluant les stagiaires
      Registre où sont consignées les entrées et sorties de tous les salariés CDI et CDD, mais également des stagiaires. Le registre peut-être informatique si imprimé.

    • Registre des conventions de stage
      Registre où sont conservées les conventions de stage signées des deux parties.

    • Fiche entreprise
      Fiche établie par le médecin du travail suite à une visite des lieux de travail, et qui doit être mise à jour annuellement.
    • Classeur avis d'aptitude
      Suite à la visite d'information et de prévention (anciennement visite médicale d'embauche), un volet d'aptitude est remis au salarié et un autre à destination de l'employeur. Il faut conserver cet avis et le mettre à jour périodiquement.
    • Classeur DUE + titre de séjour
      Toute embauche nécessite une déclaration unique d'embauche qui doit être conservée et classée. La DUE s'effectue sur le site internet dédié et permet d'alerter tous les organismes sociaux, c'est un point d'entrée unique. Si le travailleur est étranger, il faut conserver une partie des titres de séjour.
    • Classeur fiches de contrôle/décompte du temps de travail sur 12 mois
      Un suivi du temps de travail doit être effectué dans les entreprises : baigneuses ou émargement papier. Cela permet de vérifier le temps de travail effectif, la réalisation ou non d'heures supplémentaires, le respect des repos journaliers et hebdomadaires. Ces éléments de contrôle doivent être tenus à disposition sur les 12 derniers mois.
    • Document unique d'évaluation des risques professionnels
      Le DUERP recense les risques liés à l'exécution du travail et les mesures préventives et/ou correctrices mises en oeuvre dans l'entreprise. Il doit être mis à jour annuellement.
    • Accord / Document de mise en place de mutuelle + adhésions / dérogations
      La mise en place d'une couverture santé minimale est obligatoire dans les entreprises. Il faut pouvoir justifier de sa mise en place, et de son caractère collectif. Si des dérogations à l'adhésion sont prévues (dans le respect des dispenses légales), celles-ci doivent être documentées et mises à jour annuellement.
    • Convention collective
      Sauf rares exceptions, toute entreprise dépend d'une convention collective. Le code NAP communiqué lors de l'immatriculation de la société permet de connaitre son rattachement. Un exemplaire de la convention collective doit être tenue à disposition, la version informatique est acceptée.
    • Bulletins de salaires
      Les bulletins de salaire doivent être conservés par l'employeur, sous forme papier ou informatique. L'employeur a l'obligation de fournir au salarié une copie de son bulletin de salaire à tout moment.
    • Affichage obligatoire
      L'entreprise doit veiller à l'affichage dans ses locaux d'un certain nombre d'informations obligatoires (adresse de l'inspection du travail, services d'urgence, convention collective applicable, …)

    Externalisation RH et obligations : comment gérer les règles attenantes aux documents RH ?

    Les documents et registres à tenir obligatoirement à jour et à disposition dans l'entreprise sont pourtant une figure imposée. Impossible de s'y soustraire.

    Vous vous dites que le département social de votre expert-comptable va vous aider ou que vous pouvez vous renseigner sur des blogs professionnels ? Vous avez raison.

    Mais vous voulez un « DOER », une aide opérationnelle pas juste un conseil. Vous ne souhaitez pas non plus former quelqu'un car vous n'avez pas de temps à consacrer à cela.

    Se faire aider sans recruter un CDD ou faire appel à un avocat ? Oui c'est possible. Faites appel à DRH en temps partagé : https://3h18.fr

    L'externalisation RH convient parfaitement aux TPE et PME qui ne peuvent pas s'engager, ni recruter. Mais qui souhaitent un profil expérimenté, chez eux ou à distance, capable de réaliser des missions récurrentes ou ponctuelles très opérationnelles. Vous ne voulez pas juste un conseil mais un cerveau et des bras !

    “Vous souhaitez un coup de main pour vous mettre « au carré » et disposer d'une assistance administrative ou d'un expert à la carte et sans engagement ? Nos Offices Managers et le service SVP RH 3H18 sont en mesure de vous accompagner et de veiller à votre mise en conformité sur le sujet. Si vous souhaitez approfondir le sujet, nous pouvons en discuter pendant un entretien conseil, prenez rendez-vous en cliquant ici.

    Marc Le Vernoy – Fondateur de 3H18 .

     

    Article par Marc Le Vernoy, fondateur de 3H18 et Sandrine Chevalier, DRH à temps partagé membre du réseau 3H18.

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