Assistante de gestion

Quel est le rôle d’une assistante de gestion polyvalente ?

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Afin de se concentrer sur le développement de l’entreprise, d’un projet spécifique ou de la gestion opérationnelle, un chef d’entreprise doit pouvoir compter sur des personnes de confiance. En déléguant certaines tâches à une assistante de gestion polyvalente, il devient possible pour lui de se concentrer sur son travail, et sur ce qui compte vraiment pour le développement de sa société.

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Parce que dans une PME il n'est pas question de recruter des spécialistes de chaque domaine, l'assistante de gestion polyvalente agit comme "plaque tournante" de votre organisation et peut agir dans les différents domaines dont vous avez besoin.

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De la gestion des commandes au suivi de la trésorerie en passant par la relance de factures impayées, l’assistante de gestion est apte à intervenir dans plusieurs secteurs d’activité spécifiques et ses tâches sont très diversifiées. Elle ne connaît pas la routine.

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Cette touche-à-tout est une collaboratrice précieuse puisqu’elle est capable aussi bien d’organiser un voyage d'affaires, réaliser la pré-comptabilité de votre entreprise que de s’entretenir avec les fournisseurs de l’entreprise pour laquelle elle travaille.

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Dès le début de sa journée, elle planifie les différents événements et organise les tâches en priorisant méthodiquement. Ses connaissances en informatique et en droit de l’entreprise sont avérées. Elle peut s’exprimer en anglais sans difficulté, ce qui représente un atout majeur dans les cas où l’entreprise est une multinationale. 

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Grâce à sa polyvalence, le dirigeant d’entreprise peut compter sur elle pour prendre les appels entrants, rédiger des courriers, faire circuler l’information entre les différents services, gérer des commandes, facturer des prestations ou lancer des procédures de recouvrement.

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Certaines assistantes de gestion font le choix de se spécialiser : Tourisme, Immobilier, Transport, BTP…

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Les missions menées par une assistante de gestion

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Gestion administrative

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• Préparation et envoi des devis
• Facturation
• Pré comptabilité
• Relance des factures impayées
• Classement des documents administratifs
• Gestion des notes de frais
• Suivi des formalités administratives...

Gestion financière

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• Suivi des paiements et des encaissements
• Gestion de l'affacturage
• Élaboration des tableaux de bord de trésorerie
• Mise en place d’outils de contrôle de gestion
• Analyse des risques et optimisation des coûts
• Communication avec les services fiscaux...

Gestion des achats

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• Passation et suivi des commandes
• Gestion des contrats d’achat
• Négociations des conditions commerciales
• Analyse des risques et optimisation des coûts
• Collecte des avis clients...

Pré-comptabilité

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• Pointage comptable
• Préparation des pièces comptables
• Rapprochements bancaires
• Suivi de l’activité (bilan prévisionnel, compte de résultat)
• Numérisation et archivage des documents comptables
• Liaison avec l’expert-comptable...

Ressources Humaines

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• Veille et respect des obligations légales de la gestion du personnel
• Calcul des traitements, salaires et cotisations sociales
• Gestion du temps de travail des salariés
• Suivi des contrats de travail et des avenants
• Gestion des formations (inscriptions et financement)
• Relations avec l’Urssaf, les caisses de retraite et la mutuelle...

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En quoi consistent les prestations 3H18 ?

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Les missions qui peuvent être confiées à nos experts sont vastes et englobent la relance des factures impayées, la gestion des commandes, ou encore la gestion des pièces comptables par une secrétaire comptable.

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D’autres compétences, telles que celles relatives aux métiers d’assistante RH, constituent votre ticket vers la liberté d’esprit et l’augmentation de la fluidité de votre entreprise. Tous ces services de gestion et d’administration ont l’avantage de pouvoir faciliter l’organisation de votre société.

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Parmi tous les métiers qui peuvent vous être utiles, il y a, bien entendu, le management et les ressources humaines, mais on peut également évoquer tout ce qui touche au suivi de trésorerie. 

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Bien entendu, il n’est pas seulement question de consulter le solde du compte de l’entreprise, mais bel et bien d’apporter de solides compétences en matière de finances. Une bonne rentabilité ne suffit effectivement pas, puisqu’une mauvaise gestion de la trésorerie peut malheureusement engendrer la faillite des entreprises. 

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Chez 3H18, nos assistantes de gestion touchent de nombreux domaines, à commencer par la gestion des pièces comptables. L’externalisation de votre comptabilité est en effet une clé qui va vous permettre de vous concentrer sur votre activité, et vous pourrez de facto vous consacrer au développement de votre société. 

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Si vous n’avez pas la possibilité d’embaucher une personne chargée de la comptabilité, l’externalisation est la solution ultime à vos besoins !

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N’hésitez pas aussi à faire confiance à l’une de nos expertes spécialistes à distance, comme par exemple une télésecrétaire administrative, pour ne pas subir la contrainte et les coûts supplémentaires d’une présence physique permanente au sein de vos locaux professionnels. 

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Les avantages des services à la carte proposés par 3H18

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Vous aimeriez intégrer de nouvelles compétences professionnelles au sein de votre structure pour améliorer l’organisation du travail et la maîtrise des flux administratifs ? Vous avez besoin de vous concentrer sur un projet spécifique ?

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Si vous n’avez pas la possibilité ni les moyens d’embaucher une assistante ressources humaines, un comptable, un pro de la gestion des achats, un spécialiste du management ou un contrôleur de gestion pour optimiser la trésorerie, nous avons une solution idéale à vous proposer : 

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• Grâce au réseau 3H18, vous allez pouvoir solliciter des experts dans les métiers qui vous intéressent, et ce, en fonction de vos besoins, et partout en France. 

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• Vous n’avez pas besoin de financer une formation coûteuse à l’un de vos salariés.

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• Il peut tout à fait s’agir d’une mission ponctuelle pour améliorer le recouvrement et la trésorerie de la société, ou même d’une mission régulière de plusieurs heures par semaine afin de traiter l’ensemble des formalités administratives et de vous fournir les conseils dont vous avez besoin.

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• Vous êtes libre de définir les contours de la mission de notre expert en gestion et administration au sein de votre entreprise. 

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• Nos experts s’intègrent parfaitement à votre personnel salarié déjà en place. 

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• En prenant contact avec nous, vous êtes rappelé sous 48 heures afin d’évaluer ensemble le candidat qui correspondra le mieux à vos besoins.

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• La cerise sur le gâteau ? Nos offres sont sans engagement ! 

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Une solution durable et efficace pour gagner du temps

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En résumé, la problématique du temps consacré à chaque tâche professionnelle prend souvent la forme d’un véritable challenge. Il en va de même pour les petites et les moyennes entreprises pour qui cette gestion peut s'avérer encore plus difficile à prendre en main.

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⏳Comment faire face au manque de temps en tant que chef d'entreprise ?

‍ Vous n’avez peut-être pas la possibilité de proposer une formation à votre personnel, et financer un nouvel emploi vous est impossible, c’est pourquoi vous pouvez tout à fait faire votre choix parmi les différentes prestations de gestion et d’administration de l’entreprise que nous vous proposons de découvrir.

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✨L'intérêt d'une assistante de direction externalisée ?

Votre organisation interne sera nettement améliorée, et vous pourrez vous concentrer sur votre principale activité.

🤔🤔Pourquoi choisir une assistante de direction du réseau 3H18 ?

Les experts avec lesquels nous travaillons agissent comme de véritables partenaires du chef d’entreprise : ils s’investissent pleinement dans leurs missions, et sont capables de prendre en charge des dossiers du début à la fin. Ils vous accompagnent dans la gestion et l’administration de votre entreprise et disposent d’une bonne culture générale ainsi que de sérieuses compétences leur permettant de s’adapter immédiatement au contexte de chaque secteur d’activités.

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--> Convaincus par nos prestations ?

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Contactez-nous sans plus attendre et gagnez en flexibilité !

Nos conseillers 3H18 sont à votre disposition pour remédier aux soucis d'organisation que vous rencontrez dans votre entreprise.