Secrétaire RH

‍Le rôle et les missions d’une secrétaire RH 

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Qu’elle soit une entreprise privée, une association, une institution publique ou encore une agence gouvernementale, une organisation doit se structurer autour d’un service Ressources Humaines performant pour une gestion du personnel efficiente et un développement pérenne.

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Au cœur de ce service et fort de la polyvalence nécessaire dans l’environnement actuel des entreprises, le métier de secrétaire des Ressources Humaines, aussi appelée assistante RH, émerge. 

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D’autant que les logiciels de paie et les portails RH dans les entreprises se développent rapidement et qu’il manque souvent d’un “chef d’orchestre” pour animer la digitalisation RH et l’administratif inhérent à la fonction.

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Lien entre la Direction et les collaborateurs, la secrétaire RH occupe un poste fondamental. Zoom sur ses missions, son rôle dans l’entreprise et les compétences demandées pour devenir une secrétaire RH efficace. 🤜

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Le rôle d'une secrétaire RH

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Le métier de secrétaire RH est avant tout un poste administratif. Toutefois, en tant que jonction entre la Direction des Ressources Humaines et les employés de l’entreprise, la secrétaire RH occupe également un poste à dimension sociale très importante. 

Véritable bras droit du Directeur Ressources Humaines, la secrétaire RH l’assiste dans ses fonctions. 

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Dans une PME sans DRH, la secrétaire RH se charge des demandes du personnel et du traitement administratif des sujets touchant la paie et la gestion du personnel mais aussi les questions réglementaires telles que la médecine du travail ou l’affichage réglementaire.

Elle assure non seulement la gestion du personnel, mais également tout le processus de recrutement ou la gestion des plans de formation, ou encore les plans d’action liés à la motivation des équipes. En lien avec le DRH, elle conduit et met en place les actions RH dans le respect de la stratégie et de la politique globale de l’entreprise.

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Dans certaines entreprises, la secrétaire RH est en charge du calcul et de la validation des primes variables des commerciaux et managers.

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Les missions d’une secrétaire RH 

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Au centre du département des Ressources Humaines, la secrétaire RH a à sa charge d’un grand nombre de missions qui peuvent être divisées en 3 pôles majeurs : 

1. la gestion administrative 
2. la paie 
3. et la gestion opérationnelle du personnel.

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 1. La gestion administrative

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Les secrétaires assistantes RH aident à gérer la paperasserie et les processus administratifs liés aux ressources humaines. Cela inclut : 

• la tenue de dossiers des employés, 

• la gestion de la documentation liée à l'embauche, 

• la gestion des feuilles de temps, 

• la préparation de rapports RH comme le bilan social, 

• ou encore la rédaction des comptes-rendus des réunions (Comité Social Économique ; Comité d’Entreprise ; Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail ; Délégués du Personnel). 

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La secrétaire RH est en charge de gérer la paie et d’établir les bulletins de paie. Dans ce cadre, elle doit suivre les demandes de congés, congés maladie et congés familiaux, tout en s'assurant que les politiques de l'entreprise sont respectées et en maintenant à jour les registres de présence des employés.

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Il revient, par conséquent, au secrétaire assistante RH de procéder aux déclarations auprès des organismes sociaux. 

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2. La paie 

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La secrétaire adjoint RH est chargée de veiller à ce que les employés soient rémunérés de manière précise et en conformité avec les lois du travail en vigueur. Cela implique de calculer les salaires, de réduire les cotisations sociales et fiscales, et de s'assurer que les employés reçoivent leurs salaires à temps.

En outre, la secrétaire RH doit également gérer les déclarations de revenus et les paiements aux organismes sociaux, contribuant ainsi à garantir le respect des obligations légales de l'entreprise en matière de rémunération. Une gestion efficace de la paie est essentielle pour maintenir la satisfaction des employés et assurer le bon fonctionnement de l'entreprise !

3. La gestion opérationnelle du personnel

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En fonction de la taille de l’entreprise et de son organisation, la secrétaire RH peut être impliquée dans le processus de recrutement en aidant à publier des offres d'emploi, à trier les CV, à planifier des entretiens d'embauche, et à effectuer des vérifications de références. 

Elle aide également à l'intégration des nouveaux employés en les aidant à remplir les formulaires nécessaires, en organisant des sessions d'orientation, et en veillant à ce qu'ils disposent des informations et des ressources nécessaires pour bien s'acclimater à leur nouveau poste. 

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Il revient à la secrétaire RH de gérer les compétences des salariés. Elle contribue notamment à l'organisation de programmes de formation pour les employés et au suivi de leur développement professionnel. 

Soutien aux collaborateurs, elle répond à leurs questions sur les politiques, les avantages et les procédures de l'entreprise, et peut aider à résoudre les problèmes liés aux RH.

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Pourquoi le poste de secrétaire RH est-il si important ?

Une secrétaire RH joue un rôle essentiel dans le département des Ressources Humaines d'une organisation. Sa mission est de soutenir les professionnels des RH et de contribuer au bon fonctionnement de toutes les activités liées à la gestion du personnel. 

La secrétaire RH aide à la mise en adéquation des besoins RH avec la stratégie de l’entreprise pour son développement et sa pérennité. 

Plus concrètement, la secrétaire RH s’assure que les collaborateurs sont bien pris en charge, de leur recrutement à l’onboarding, et suit leur évolution afin de garantir l’alignement de leurs compétences avec les besoins de l’entreprise. 

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Point d’entrée des collaborateurs, elle facilite et fluidifie les échanges entre chacune des parties prenantes de l’entreprise, tout en veillant au respect de la politique RH en place. 

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Soutien au Directeur ou Responsable des Ressources Humaines, elle l’aide à maintenir l’entreprise en conformité avec les lois et les réglementations en vigueur. 

La secrétaire RH est véritablement un élément pivot dans un service des Ressources Humaines, de par ses connaissances métiers, mais aussi de par ses connaissances de l’entreprise et de l’environnement dans lequel elle évolue.

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Les secteurs d’intervention du secrétaire RH 

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Quel que soit le secteur d’activité : commerce, industrie, banque, éducation, on retrouve la fonction de secrétaire RH en entreprise. 

Ses responsabilités varieront selon la taille de l’entreprise. 

À titre d’exemple, au sein d’une PME, la secrétaire RH pourra gérer seule les missions de recrutement de bout en bout, alors que dans une grande entreprise, voire un Grand Groupe, elle facilitera le travail du responsable Recrutement en sélectionnant les profils et fixant les entretiens.  

Compte tenue de sa polyvalence, la secrétaire RH sera souvent en charge de la collecte des éléments variables de paie et de l'émission du bulletin ainsi que de sa vérification. 

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Quelles sont les compétences recherchées chez une secrétaire RH ?

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Pour devenir une secrétaire ou une assistante en ressources humaines efficace, il est essentiel de posséder un ensemble de compétences et de qualités. Parmi lesquelles :

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Compétences

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• Sens de l'organisation : la gestion de multiples tâches et de dossiers d'employés nécessite une grande capacité d'organisation.

• Gestion du temps : les secrétaires assistantes RH doivent être capables de prioriser les tâches, de respecter les délais et de travailler de manière efficace.

• Communication : la secrétaire RH doit avoir d'excellentes compétences en communication écrite et orale pour interagir avec les employés, les candidats, et d'autres professionnels des RH.

• Esprit d'équipe : travailler en collaboration avec d'autres professionnels des RH, les gestionnaires et les employés est une composante essentielle du rôle.

• Confidentialité : la nature des informations auxquelles les secrétaires RH ont accès nécessite une grande discrétion et le respect de la confidentialité.

• Connaissance des lois du travail : comprendre les lois et les réglementations en matière de ressources humaines est crucial pour assurer la conformité légale. 

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Qualités personnelles

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• Empathie : comprendre et répondre aux besoins des collaborateurs en matière de Ressources Humaines nécessite de l'empathie et de la compassion.

• Polyvalence : la capacité à s'adapter aux changements et à prendre en charge diverses responsabilités est importante dans un environnement RH dynamique.

• Gestion du stress : les situations en RH peuvent être stressantes. La capacité à rester calme et à gérer le stress est un atout.

• Capacité d'apprentissage : étant donné que les lois et les pratiques en RH évoluent, la capacité à apprendre et à se tenir informé des dernières tendances est cruciale.

• Capacité à la résolution de problèmes : les secrétaires RH sont souvent confrontés à des défis et des situations délicates, et doivent être capables de les résoudre de manière professionnelle. 

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Quels sont les avantages à déléguer les missions de secrétariat RH à une intervenante indépendante ?

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Certains pics de saisonnalité dans le recrutement ou dans toute autre mission RH peuvent justifier le recours à une aide ponctuelle, qui n’est pas toujours facile et possible d’anticiper. 

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Aussi, faire appel à des expertes des Ressources Humaines en externe peut être une solution envisageable pour répondre à un besoin ponctuel, régulier voire pérenne.

En déléguant certaines tâches à une secrétaire RH externe, vous bénéficiez :

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• de son expertise de pointe et ses savoir-faire pour faire fonctionner votre service,

• d’un gain de temps précieux que vous pouvez consacrer à des missions stratégiques et à plus fortes valeurs ajoutées,

• d’une grande souplesse dans les délais : externaliser est beaucoup plus rapide qu’une embauche et ne crée pas de coûts fixes,

• d’une grande flexibilité dans la facturation de ces services : plusieurs formules vous sont proposées pour répondre à vos besoins.

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