Gestion des notes de frais et Spendesk - avis

Doctolib, Deezer, SeLoger, Ubisoft…

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Ces entreprises ont toutes le même point commun. Elles utilisent, ou ont utilisé, Spendesk pour la gestion de leurs dépenses ! 

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La gestion des dépenses est un aspect crucial de la gestion financière des entreprises. 

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Dans cet article, nous avons choisi de vous parler du logiciel Spendesk, et plus précisément de ses fonctionnalités, de son public cible, des tarifs en vigueur… Car il s’avère particulièrement adapté pour assurer cette mission. 

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Si le fait que des entreprises populaires, comme celles précédemment citées, prouvent de près ou de loin que l’outil est efficace et sérieux, nous avons souhaité vous apporter en complément d’information notre propre avis, ainsi qu’un résumé des avantages et inconvénients de la solution Spendesk ! 

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À quoi sert le logiciel Spendesk ?

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L’outil Spendesk cumule, de manière générale, de très bonnes notes sur de nombreux site d’avis en ligne ! La start-up à l’origine de son développement le définit comme un outil 7-en-1.

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Précisons que Spendesk est un logiciel de gestion des notes de frais sorti en 2016 qui vise avant tout à simplifier et automatiser le processus de gestion des dépenses des entreprises. Il offre des fonctionnalités telles que : 

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• la numérisation des reçus, 
• la catégorisation des dépenses, 
• la gestion des approbations, 
• le suivi des budgets, 
• ou la génération de rapports.

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À qui s’adresse Spendesk ?

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Spendesk s'adresse aux grandes entreprises qui souhaitent rationaliser leur processus de gestion des notes de frais. 

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Si vous êtes une PME bien développée, vous pouvez aussi prétendre à l’utilisation de l’outil. Un artisan aura probablement plus de mal à prendre seul l’outil en main, à moins de disposer d’une expérience antérieure et de compétences en lien avec le paramétrage de ce type de logiciels.

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Spendesk offre véritablement des solutions adaptées aux différents besoins. 

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Peu importe le secteur d’activité, le logiciel pourra convenir à votre entreprise. Il sera essentiellement utilisé par les métiers Achats, Communication, Administratif ou encore les RP.

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On le retrouve aussi couramment au sein d’Administrations et les ONG.

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Le saviez-vous ?

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En 2022, l'entreprise est parvenue à lever près de 100 millions d'euros, ce qui lui a permis de devenir à l’époque la 26 ème Licorne en France ! 

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Quels sont les tarifs de la solution Spendesk ?

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Les tarifs de Spendesk varient en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise. Il existe trois forfaits disponibles, avec des fonctionnalités et des limites de dépenses variables : 

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• Deux offres sur trois proposent un nombre d’utilisateurs illimités. 
• Si vous êtes une plus petite structure, vous pouvez opter pour l’offre starter, limitée à 7 utilisateurs.

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Comme vous pouvez le voir sur cette capture issue du site de Spendesk, vous avez la possibilité de demander une démo, ce qui vous permet de le tester avant de vous engager sur un abonnement payant.

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Juin 2023 - Source Spendesk : https://www.spendesk.com/fr/pricing/

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Chaque offre inclut : 

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• Un service client disponible par chat et email
• Une application mobile pour saisir vos factures et reçus depuis votre smartphone
• Une interface multilingue et disponible en français, italien, anglais, espagnol et allemand.

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Les tarifs de Spendesk combinent un prix fixe pour l'accès à la plateforme et des frais variables en fonction de l'utilisation spécifique de chaque entreprise.

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Notre avis sur Spendesk 

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• Les avantages de Spendesk pour la gestion de vos notes de frais

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1. Une grande facilité d'utilisation 

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Spendesk offre une interface conviviale et intuitive, ce qui facilite l'adoption par les employés.

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2. L’automatisation des processus de gestion

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Spendesk automatise les tâches fastidieuses et à faible valeur qui sont liées à la gestion des notes de frais, ce qui permet de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité. Il permet par exemple d’automatiser la saisie de la TVA.

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3. La centralisation de toutes vos notes de frais 

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Le gros point fort de Spendesk réside dans sa capacité à centraliser l’ensemble des données de paiement effectué. Cela permet à tout dirigeant d’entreprise de valider et suivre les dépenses en temps réel ! 

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4. Un meilleur contrôle de vos dépenses

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Le logiciel permet aux entreprises de mieux contrôler leurs dépenses en fixant des limites budgétaires et en générant des rapports détaillés.

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L’outil permet par exemple de programmer des alertes en cas de dépassement du solde et d’éviter le paiement de commissions bancaires. En cas d’absence de justificatif, la relance est automatique. 

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Quelques autres avantages que présentent Spendesk pour optimiser la gestion de vos notes de frais : 

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• Gestionnaire de compte attitré
• Génération de reportings précis 
• Historique mensuel et annuel de vos dépenses

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• Ses inconvénients 

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1. Le coût / l’absence de version gratuite chez Spendesk 

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Certaines offres de Spendesk s’avèrent élevées pour certaines petites entreprises, en particulier si elles n'ont pas un volume de dépenses élevé. Si vous êtes dans cette situation, vous avez néanmoins la possibilité d’opter pour l’offre Starter, avec moins de fonctionnalité mais un tarif plus accessible. En revanche, il n’existe pas de version d’essai gratuite.

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2. Une gestion de comptes multiples relativement complexe

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Bien que Spendesk soit adapté aux grandes organisations, la gestion de comptes multiples peut devenir complexe et nécessiter une configuration plus poussée. Déléguer la tâche à des assistants freelances connaisseurs du logiciel peut dans ce cas s’avérer opportun. 

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3. Une intercompatibilité encore trop réduite 

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Spendesk offre des intégrations avec les principaux ERP et logiciels comptables du marché, tels que Xero, Netsuits et Quickbooks. 

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Néanmoins, il est important de noter que Spendesk peut ne pas être compatible avec toutes les plateformes utilisées par votre entreprise. Si vous envisagez d'utiliser Spendesk, il est donc recommandé de vous renseigner sur l'intercompatibilité avec vos outils existants.

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3 alternatives au logiciel Spendesk 

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• Payfit 

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Payfit est une plateforme de gestion des ressources humaines qui inclut également des fonctionnalités de gestion des notes de frais. En plus de la gestion des dépenses, Payfit propose des outils de paie, de gestion des congés, de suivi du temps de travail, et d'autres fonctionnalités liées à la gestion du personnel. Il s'adresse aux entreprises de différentes tailles et offre une intégration transparente avec la gestion des ressources humaines.

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• Pennylane 

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Pennylane est une solution de comptabilité et de gestion financière qui aide les entreprises à gérer leurs finances, y compris les dépenses et les remboursements. Pennylane offre des intégrations avec des outils de paiement et des systèmes de comptabilité populaires, et il fournit des rapports financiers détaillés pour une meilleure visibilité et analyse. 

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→ Nous donnons notre avis sur Pennylane en détail dans cet article de notre blog ! 

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• IpaidThat

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IpaidThat est une alternative intéressante pour la gestion des notes de frais. 

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Il propose un système de numérisation des reçus, de reconnaissance automatique des données, de catégorisation des dépenses, ainsi que des fonctionnalités avancées telles que la gestion des abonnements et la récupération automatique de la TVA. 

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IpaidThat s'intègre également à différentes applications comptables, ce qui facilite la synchronisation des données.

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• L’avis de 3h18 : 

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Ces trois alternatives, offrent des fonctionnalités de gestion des notes de frais, mais se concentrent également sur d'autres aspects de la gestion des ressources humaines (dans le cas de Payfit) et de la comptabilité (dans le cas de Pennylane). 

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Il est important d'évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise et de comparer les fonctionnalités et les tarifs de chaque solution pour prendre la meilleure décision.

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Un assistant freelance pourra faire l’arbitrage à votre place et étudier quelle solution s’avère la plus adaptée au regard de votre situation. Contactez un conseiller 3h18 pour en savoir plus ! 🤵

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En résumé

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• Spendesk est un outil idéal pour améliorer la gestion des notes de frais. Il offre une interface conviviale et intuitive, ce qui facilite l'adoption par vos employés. L’outil permet d’automatiser les tâches à faible valeur et de gagner du temps et en efficacité. (Exemple : saisie TVA).

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• Spendesk possède une fonctionnalité puissante de centralisation des données de paiement, ce qui permet à tous les dirigeants d'entreprise de valider et suivre les dépenses en temps réel. Il offre aussi des fonctionnalités avancées comme la programmation d’alertes en cas de dépassement du solde.

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• En plus de ces avantages, Spendesk propose bien d'autres fonctionnalités pour optimiser la gestion de vos notes de frais (comme un gestionnaire de compte attitré), à un coût jugé relativement accessible.

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• Des alternatives existent pour la gestion de vos notes de frais, notamment Payfit, Pennylane ou IpaidThat. Nous vous recommandons d’évaluer vos besoins spécifiques avant de prendre une décision. Un assistant freelance peut vous fournir des conseils personnalisés.

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