Rejoignez le live du jeudi
Chefs d’entreprise, découvrez l’externalisation des fonctions support et nos services en 30 mn chrono !
Chefs d’entreprise, découvrez l’externalisation des fonctions support et nos services en 30 mn chrono !
Chefs d’entreprise, découvrez l’externalisation des fonctions support et nos services en 30 mn chrono !
Chefs d’entreprise, découvrez l’externalisation des fonctions support et nos services en 30 mn chrono !
Chefs d’entreprise, découvrez l’externalisation des fonctions support et nos services en 30 mn chrono !
Chefs d’entreprise, découvrez l’externalisation des fonctions support et nos services en 30 mn chrono !
GO
Je m'inscris au webinaire
Curieux de découvrir nos services ? Fonctionnement, prix, retours clients...
Rejoignez le live du jeudi
GO
Rejoignez notre live du jeudi
Spécial freelance

Gestion des notes de frais et Spendesk - avis

Personnage Header
Icon

Vous manquez
de ressources ?

Nous vous trouvons la bonne personne, stable et motivée !

Icon

Votre budget
est contraint ?

Nous vous aidons
à le maitriser et vous ne payez que les heures nécessaires !

Icon

Vous avez besoin
de flexibilité ?

Nous adaptons notre intervention à vos besoins chaque mois !

Doctolib, Deezer, SeLoger, Ubisoft…

Ces entreprises ont toutes le même point commun. Elles utilisent, ou ont utilisé, Spendesk pour la gestion de leurs dépenses ! 

La gestion des dépenses est un aspect crucial de la gestion financière des entreprises. 

Dans cet article, nous avons choisi de vous parler du logiciel Spendesk, et plus précisément de ses fonctionnalités, de son public cible, des tarifs en vigueur… Car il s’avère particulièrement adapté pour assurer cette mission. 

Si le fait que des entreprises populaires, comme celles précédemment citées, prouvent de près ou de loin que l’outil est efficace et sérieux, nous avons souhaité vous apporter en complément d’information notre propre avis, ainsi qu’un résumé des avantages et inconvénients de la solution Spendesk ! 

À quoi sert le logiciel Spendesk ?

L’outil Spendesk cumule, de manière générale, de très bonnes notes sur de nombreux site d’avis en ligne ! La start-up à l’origine de son développement le définit comme un outil 7-en-1.

Précisons que Spendesk est un logiciel de gestion des notes de frais sorti en 2016 qui vise avant tout à simplifier et automatiser le processus de gestion des dépenses des entreprises. Il offre des fonctionnalités telles que : 

  • la numérisation des reçus, 
  • la catégorisation des dépenses, 
  • la gestion des approbations, 
  • le suivi des budgets, 
  • ou la génération de rapports.

À qui s’adresse Spendesk ?

Spendesk s'adresse aux grandes entreprises qui souhaitent rationaliser leur processus de gestion des notes de frais. 

Si vous êtes une PME bien développée, vous pouvez aussi prétendre à l’utilisation de l’outil. Un artisan aura probablement plus de mal à prendre seul l’outil en main, à moins de disposer d’une expérience antérieure et de compétences en lien avec le paramétrage de ce type de logiciels.

Spendesk offre véritablement des solutions adaptées aux différents besoins. 

Peu importe le secteur d’activité, le logiciel pourra convenir à votre entreprise. Il sera essentiellement utilisé par les métiers Achats, Communication, Administratif ou encore les RP.

On le retrouve aussi couramment au sein d’Administrations et les ONG.

Le saviez-vous ?

En 2022, l'entreprise est parvenue à lever près de 100 millions d'euros, ce qui lui a permis de devenir à l’époque la 26 ème Licorne en France ! 

Quels sont les tarifs de la solution Spendesk ?

Les tarifs de Spendesk varient en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise. Il existe trois forfaits disponibles, avec des fonctionnalités et des limites de dépenses variables : 

  • Deux offres sur trois proposent un nombre d’utilisateurs illimités. 
  • Si vous êtes une plus petite structure, vous pouvez opter pour l’offre starter, limitée à 7 utilisateurs.

Comme vous pouvez le voir sur cette capture issue du site de Spendesk, vous avez la possibilité de demander une démo, ce qui vous permet de le tester avant de vous engager sur un abonnement payant.

Juin 2023 - Source Spendesk : https://www.spendesk.com/fr/pricing/

Juin 2023 - Source Spendesk : https://www.spendesk.com/fr/pricing/

Chaque offre inclut : 

  • Un service client disponible par chat et email
  • Une application mobile pour saisir vos factures et reçus depuis votre smartphone
  • Une interface multilingue et disponible en français, italien, anglais, espagnol et allemand.

Les tarifs de Spendesk combinent un prix fixe pour l'accès à la plateforme et des frais variables en fonction de l'utilisation spécifique de chaque entreprise.

Notre avis sur Spendesk 

• Les avantages de Spendesk pour la gestion de vos notes de frais

1. Une grande facilité d'utilisation 

Spendesk offre une interface conviviale et intuitive, ce qui facilite l'adoption par les employés.

2. L’automatisation des processus de gestion

Spendesk automatise les tâches fastidieuses et à faible valeur qui sont liées à la gestion des notes de frais, ce qui permet de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité. Il permet par exemple d’automatiser la saisie de la TVA.

3. La centralisation de toutes vos notes de frais 

Le gros point fort de Spendesk réside dans sa capacité à centraliser l’ensemble des données de paiement effectué. Cela permet à tout dirigeant d’entreprise de valider et suivre les dépenses en temps réel

4. Un meilleur contrôle de vos dépenses

Le logiciel permet aux entreprises de mieux contrôler leurs dépenses en fixant des limites budgétaires et en générant des rapports détaillés.

L’outil permet par exemple de programmer des alertes en cas de dépassement du solde et d’éviter le paiement de commissions bancaires. En cas d’absence de justificatif, la relance est automatique. 

Quelques autres avantages que présentent Spendesk pour optimiser la gestion de vos notes de frais : 

  • Gestionnaire de compte attitré
  • Génération de reportings précis 
  • Historique mensuel et annuel de vos dépenses

• Ses inconvénients 

1. Le coût / l’absence de version gratuite chez Spendesk 

Certaines offres de Spendesk s’avèrent élevées pour certaines petites entreprises, en particulier si elles n'ont pas un volume de dépenses élevé. Si vous êtes dans cette situation, vous avez néanmoins la possibilité d’opter pour l’offre Starter, avec moins de fonctionnalité mais un tarif plus accessible. En revanche, il n’existe pas de version d’essai gratuite.

2. Une gestion de comptes multiples relativement complexe

Bien que Spendesk soit adapté aux grandes organisations, la gestion de comptes multiples peut devenir complexe et nécessiter une configuration plus poussée. Déléguer la tâche à des assistants freelances connaisseurs du logiciel peut dans ce cas s’avérer opportun. 

3. Une intercompatibilité encore trop réduite 

Spendesk offre des intégrations avec les principaux ERP et logiciels comptables du marché, tels que Xero, Netsuits et Quickbooks

Néanmoins, il est important de noter que Spendesk peut ne pas être compatible avec toutes les plateformes utilisées par votre entreprise. Si vous envisagez d'utiliser Spendesk, il est donc recommandé de vous renseigner sur l'intercompatibilité avec vos outils existants.

3 alternatives au logiciel Spendesk 

• Payfit 

Payfit est une plateforme de gestion des ressources humaines qui inclut également des fonctionnalités de gestion des notes de frais. En plus de la gestion des dépenses, Payfit propose des outils de paie, de gestion des congés, de suivi du temps de travail, et d'autres fonctionnalités liées à la gestion du personnel. Il s'adresse aux entreprises de différentes tailles et offre une intégration transparente avec la gestion des ressources humaines.

• Pennylane 

Pennylane est une solution de comptabilité et de gestion financière qui aide les entreprises à gérer leurs finances, y compris les dépenses et les remboursements. Pennylane offre des intégrations avec des outils de paiement et des systèmes de comptabilité populaires, et il fournit des rapports financiers détaillés pour une meilleure visibilité et analyse. 

→ Nous donnons notre avis sur Pennylane en détail dans cet article de notre blog ! 

• IpaidThat

IpaidThat est une alternative intéressante pour la gestion des notes de frais. 

Il propose un système de numérisation des reçus, de reconnaissance automatique des données, de catégorisation des dépenses, ainsi que des fonctionnalités avancées telles que la gestion des abonnements et la récupération automatique de la TVA. 

IpaidThat s'intègre également à différentes applications comptables, ce qui facilite la synchronisation des données.

• L’avis de 3h18 : 

Ces trois alternatives, offrent des fonctionnalités de gestion des notes de frais, mais se concentrent également sur d'autres aspects de la gestion des ressources humaines (dans le cas de Payfit) et de la comptabilité (dans le cas de Pennylane). 

Il est important d'évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise et de comparer les fonctionnalités et les tarifs de chaque solution pour prendre la meilleure décision.

Un assistant freelance pourra faire l’arbitrage à votre place et étudier quelle solution s’avère la plus adaptée au regard de votre situation. Contactez un conseiller 3h18 pour en savoir plus ! 🤵

En résumé

  • Spendesk est un outil idéal pour améliorer la gestion des notes de frais. Il offre une interface conviviale et intuitive, ce qui facilite l'adoption par vos employés. L’outil permet d’automatiser les tâches à faible valeur et de gagner du temps et en efficacité. (Exemple : saisie TVA).

  • Spendesk possède une fonctionnalité puissante de centralisation des données de paiement, ce qui permet à tous les dirigeants d'entreprise de valider et suivre les dépenses en temps réel. Il offre aussi des fonctionnalités avancées comme la programmation d’alertes en cas de dépassement du solde.

  • En plus de ces avantages, Spendesk propose bien d'autres fonctionnalités pour optimiser la gestion de vos notes de frais (comme un gestionnaire de compte attitré), à un coût jugé relativement accessible.

  • Des alternatives existent pour la gestion de vos notes de frais, notamment Payfit, Pennylane ou IpaidThat. Nous vous recommandons d’évaluer vos besoins spécifiques avant de prendre une décision. Un assistant freelance peut vous fournir des conseils personnalisés.

Des professionnels opérationnels chez vous en 48H00
Pas de recrutement, pas de gestion du personnel, pas de risque...
✓ Vous ne payez que le temps nécessaire et êtes enfin bien entourés !

Etre rappelé pour un diagnostic gratuit >
Développer son organisme de formation / son CFA en se déchargeant de l'administratif
Icon Déléguer
Je le télécharge >
8 raisons de ne SURTOUT pas changer d'expert comptable !
Icon Déléguer
Je le télécharge >
15 documents incontournables pour animer une action de formation
Icon Déléguer
Je le télécharge >

Il est temps d'agir

Grâce à nos conseillers experts, obtenez en moins de 24h, une analyse de votre
besoin et un devis sur mesure.

Ces articles pourraient vous intéresser

Image Blog

Aurélie, Office Manager Freelance

Découvrez Aurélie, freelance depuis un peu moins de deux ans. Elle est spécialisée en gestion administrative, comptabilité et finances, RH et Juridique ! Aurélie a rejoint le réseau 3h18 en septembre 2022.

Lire l'article
Image Blog

Sous-traitance de capacité et sous-traitance de spécialité : quelle différence ?

Deux types de sous-traitance se distinguent. Qu’est-ce qui les différencie ? Comment en faire profiter votre entreprise sans risque ?

Lire l'article
Image Blog

Nos meilleurs conseils pour déménager votre entreprise sereinement !

Déménager son entreprise est source de stress et d’une montagne de tâches à réaliser ! Voici nos solutions pour piloter avec efficacité cette transition.

Lire l'article
Image Blog

Gestion des notes de frais et Spendesk - avis

La gestion de vos notes de frais enfin simplifiée avec l’outil Spendesk ? Voyons si c’est le cas ! Nos assistants ont testé pour vous la solution !

Lire l'article
Image Blog

Externalisation secrétariat médical : redevenez disponible pour vos patients

Noyé·e dans les démarches administratives ? Vous ne voyez plus vos patients ? Ceux-ci se plaignent de votre secrétariat ? Devenez un professionnel de santé exemplaire !

Lire l'article
Image Blog

Comment mieux manager pour mieux soigner ?

L’absence de temps pour mener les tâches administratives d’un cabinet médical affecte la qualité des soins et le management des équipes paramédicales. Comment y remédier ?

Lire l'article
Image Blog

6 étapes clés pour votre projet d’externalisation !

Déléguer nécessite un minimum de préparation. Quelles sont les étapes à suivre pour construire et mettre en place un projet d’externalisation qui tienne la route ?

Lire l'article
Image Blog

Comment répondre à un appel d’offres en 7 étapes ?

Nous vous expliquons où, quand, comment et pourquoi répondre à un appel d’offres... Remportez de nouveaux contrats plus facilement !

Lire l'article
Image Blog

Comment établir un budget de recrutement avec votre office manager ?

5 stratégies efficaces pour réduire les dépenses liées au recrutement. Attirer enfin les meilleurs talents pour assurer la croissance et la réussite de votre entreprise !

Lire l'article
Image Blog

Comment une assistante commerciale aide à trouver de nouveaux marchés étrangers ?

Identifiez des opportunités sur des marchés étrangers, établissez des objectifs clairs, boostez la croissance de votre entreprise à l’internationale… Le tout accompagné d’une assistante commerciale.

Lire l'article
Image Blog

Comment remplacer un assistant absent pour maladie ?

Découvrez comment prévenir l'absentéisme au travail ! Programmes de gestion du stress, remplacement du salarié absent, externalisation des tâches…

Lire l'article
Image Blog

Trello ou Notion ? Voici la solution que nos offices managers préfèrent !

Qui de Trello ou Notion est le plus adapté pour améliorer l’organisation de votre entreprise ? Nos offices managers ont l’habitude d’utiliser les deux. Voici leur avis sur la question…

Lire l'article
Image Blog

7 conseils pour améliorer la gestion des déplacements professionnels

La gestion des déplacements professionnels peut être optimisée en suivant les conseils de nos assistantes administratives ! Découvrez 7 astuces de leur sélection.

Lire l'article
Image Blog

8 compétences obligatoires à retrouver chez un Office Manager

Les compétences d’un office manager peuvent s’avérer très intéressantes pour votre entreprise ! Tâchons de voir quels sont les skills indispensables de cet assistant.

Lire l'article
Image Blog

Freelance office manager : pourquoi faire confiance au réseau 3h18 (candidats + PME) ?

Pourquoi choisir d’externaliser vos fonctions support avec un office manager freelance ou un assistant du réseau 3h18 ? Pour la qualité de service, bien sûr !

Lire l'article
Image Blog

Sous-traitance de capacité et sous-traitance de spécialité : quelle différence ?

Deux types de sous-traitance se distinguent. Qu’est-ce qui les différencie ? Comment en faire profiter votre entreprise sans risque ?

Lire l'article
Image Blog

Nos meilleurs conseils pour déménager votre entreprise sereinement !

Déménager son entreprise est source de stress et d’une montagne de tâches à réaliser ! Voici nos solutions pour piloter avec efficacité cette transition.

Lire l'article
Image Blog

Externalisation secrétariat médical : redevenez disponible pour vos patients

Noyé·e dans les démarches administratives ? Vous ne voyez plus vos patients ? Ceux-ci se plaignent de votre secrétariat ? Devenez un professionnel de santé exemplaire !

Lire l'article
Image Blog

6 étapes clés pour votre projet d’externalisation !

Déléguer nécessite un minimum de préparation. Quelles sont les étapes à suivre pour construire et mettre en place un projet d’externalisation qui tienne la route ?

Lire l'article
Image Blog

Comment répondre à un appel d’offres en 7 étapes ?

Nous vous expliquons où, quand, comment et pourquoi répondre à un appel d’offres... Remportez de nouveaux contrats plus facilement !

Lire l'article
Image Blog

Comment établir un budget de recrutement avec votre office manager ?

5 stratégies efficaces pour réduire les dépenses liées au recrutement. Attirer enfin les meilleurs talents pour assurer la croissance et la réussite de votre entreprise !

Lire l'article
Image Blog

Sous-traitance de capacité et sous-traitance de spécialité : quelle différence ?

Deux types de sous-traitance se distinguent. Qu’est-ce qui les différencie ? Comment en faire profiter votre entreprise sans risque ?

Lire l'article
Image Blog

Nos meilleurs conseils pour déménager votre entreprise sereinement !

Déménager son entreprise est source de stress et d’une montagne de tâches à réaliser ! Voici nos solutions pour piloter avec efficacité cette transition.

Lire l'article
Image Blog

Gestion des notes de frais et Spendesk - avis

La gestion de vos notes de frais enfin simplifiée avec l’outil Spendesk ? Voyons si c’est le cas ! Nos assistants ont testé pour vous la solution !

Lire l'article
Image Blog

Externalisation secrétariat médical : redevenez disponible pour vos patients

Noyé·e dans les démarches administratives ? Vous ne voyez plus vos patients ? Ceux-ci se plaignent de votre secrétariat ? Devenez un professionnel de santé exemplaire !

Lire l'article
Image Blog

Comment mieux manager pour mieux soigner ?

L’absence de temps pour mener les tâches administratives d’un cabinet médical affecte la qualité des soins et le management des équipes paramédicales. Comment y remédier ?

Lire l'article
Image Blog

6 étapes clés pour votre projet d’externalisation !

Déléguer nécessite un minimum de préparation. Quelles sont les étapes à suivre pour construire et mettre en place un projet d’externalisation qui tienne la route ?

Lire l'article
Image Blog

Gestion des notes de frais et Spendesk - avis

La gestion de vos notes de frais enfin simplifiée avec l’outil Spendesk ? Voyons si c’est le cas ! Nos assistants ont testé pour vous la solution !

Lire l'article
Image Blog

Comment une assistante commerciale aide à trouver de nouveaux marchés étrangers ?

Identifiez des opportunités sur des marchés étrangers, établissez des objectifs clairs, boostez la croissance de votre entreprise à l’internationale… Le tout accompagné d’une assistante commerciale.

Lire l'article
Image Blog

Trello ou Notion ? Voici la solution que nos offices managers préfèrent !

Qui de Trello ou Notion est le plus adapté pour améliorer l’organisation de votre entreprise ? Nos offices managers ont l’habitude d’utiliser les deux. Voici leur avis sur la question…

Lire l'article
Image Blog

5 formalités douanières qu’un assistant commercial export gère pour vous

De l'obtention du votre numéro EORI à la dématérialisation de vos déclarations douanières, faites confiance à un assistant commercial export de notre réseau 3h18 pour optimiser votre logistique des ventes à l’internationale !

Lire l'article
Image Blog

9 outils d’assistante commerciale pour augmenter vos ventes

Hubspot, Mailchimp, Axonaut… Nous vous présentons 9 outils indispensables pour augmenter vos ventes ! Une assistante commerciale vous aidera dans la prise en main.

Lire l'article
Image Blog

Quel est le coût de traitement d’une facture fournisseur par plateforme dématérialisée ?

Vos factures fournisseurs sont envahissantes et coûteuses à gérer ? La dématérialisation de celles-ci via une plateforme est une solution efficace pour optimiser votre gestion de la facturation.

Lire l'article
Image Blog

Comment mieux manager pour mieux soigner ?

L’absence de temps pour mener les tâches administratives d’un cabinet médical affecte la qualité des soins et le management des équipes paramédicales. Comment y remédier ?

Lire l'article
Image Blog

7 conseils pour améliorer la gestion des déplacements professionnels

La gestion des déplacements professionnels peut être optimisée en suivant les conseils de nos assistantes administratives ! Découvrez 7 astuces de leur sélection.

Lire l'article
Image Blog

8 compétences obligatoires à retrouver chez un Office Manager

Les compétences d’un office manager peuvent s’avérer très intéressantes pour votre entreprise ! Tâchons de voir quels sont les skills indispensables de cet assistant.

Lire l'article
Image Blog

Externalisation administrative : 10 bonnes raisons de faire appel à une assistante de direction

En quoi faire appel à une assistante de direction externalisée s’avère bénéfique pour votre entreprise ? Flexibilité augmentée, réduction des coûts, meilleure répartition de la charge de travail… Etc.

Lire l'article
Image Blog

Candidature spontanée (spécial assistant commercial) : comment réagir en tant que chef d’entreprise ?

Vous êtes chef d’entreprise et avez reçu une candidature spontanée ? Plus précisément celle d’un assistant commercial ou d’un freelance ? Cet article vous donne des pistes sur la conduite à tenir.

Lire l'article
Image Blog

Assistant administratif indépendant : tendances des tarifs 2023 !

Les tarifs de l’assistant administratif indépendant sont soumis à de nombreux facteurs, à l’origine même de leur diminution ou revalorisation. Quelle est la tendance actuelle du marché en France ?

Lire l'article