La crise économique liée à la Covid 19 a permis de repenser les priorités. En effet dans un contexte économique incertain, la trésorerie doit être au centre des toutes les préoccupations car c'est l'élément déterminant de la survie de votre entreprise.
Une assistante de gestion peut-elle réaliser un plan de trésorerie prévisionnel pour ma TPE ?
Comment se faire aider sans prendre de risques ?
Comment attirer les bons profils, choisir la bonne solution à ma TPE ?
Vous n'avez pas besoin d'un DAF en CDI et encore moins d'un ERP long et complexe à mettre en place !
Le meilleur moyen pour prévoir et anticiper sa trésorerie et se prémunir des difficultés de trésorerie rencontrées par de nombreuses entreprises, est de mettre en place un plan de trésorerie prévisionnel.
« Plus facile à dire qu'à faire ! », vous me répondrez.
Si comme beaucoup de dirigeants d'entreprises vous ne savez pas par où commencer pour établir votre plan de trésorerie prévisionnel et vous prémunir contre d'éventuels creux dans votre trésorerie, lisez cet article et suivez tous les conseils de notre partenaire TurboPilot pour optimiser votre gestion de trésorerie.
Qui fera quoi dans ce travail ?
La plupart du temps, en complément de votre expert-comptable qui saura vous conseiller sur les choix stratégiques, un RAF ou une assistante de gestion en temps partagé fera l'affaire car elle a été formée aux simulations et à l'assemblage des multiples informations nécessaires.
Vous pourrez lui confier :
La recherche des informations bancaires quotidiennes
L'alimentation des factures et prêts en cours
La mise en forme des tableaux de bord extra comptables
La coordination avec votre expert comptable
La relation avec l'éditeur de votre application de pilotage de la trésorerie
Voici une interview d'une assistante de gestion qui vous donnera un avant goût de ce que vous pourriez bénéficier comme assistance.
Pourquoi confier un plan de trésorerie prévisionnel à une assistante de gestion ?
Le plan de trésorerie prévisionnel est un tableau de trésorerie qui vous permet d'avoir une vision d'ensemble sur vos flux de trésorerie c'est-à-dire les encaissements et des décaissements que vous avez réalisés et ceux que vous avez prévu de réaliser. Le plan de trésorerie permet de savoir à quel niveau sera votre trésorerie dans le futur grâce à une simple opération : recettes du mois – dépenses du mois.
Le plan de trésorerie vous sera très utile en différents aspects :
Pour prévoir votre trésorerie sur une période de temps donnée afin d'être en mesure de prévoir les potentielles difficultés qui pourront survenir. Il vous servira de manière préventive, vos clients n'ont pas payer leurs factures, il faut vite les relancer pour que vous ne soyez pas en découvert à la fin du mois. Mais aussi de manière prédictive pour calculer si vous pouvez embaucher ou investir le mois prochain par exemple.
Pour comprendre quels sont vos principaux postes de coûts et s'il est nécessaire savoir ou réaliser des coupes budgétaires.
Pour avoir une vision claire de vos futures commandes et des ventes que vous allez réaliser afin de vous adapter.
Pour négocier un prêt avec votre banquier. Cette période économique compliqué rend parfois nécessaire la demande d'un prêt. Or vous vous rendrez compte rapidement qu'aller voir votre banquier avec un plan de trésorerie prévisionnel bien ficelé le rendra plus enclin à vous accorder un prêt.
Que demander à votre assistante de gestion de mettre dans votre plan de trésorerie prévisionnel ?
Un plan de trésorerie prévisionnel est finalement assez simple à mettre en place, l'essentiel est de vous entourer d'une assistante en gestion compétente et capable de bien déterminer quels sont les encaissements et les décaissements de votre entreprise.
Dans un premier temps, réalisez la liste de toutes vos rentrées d'argents, pour cela n'hésitez pas à vous rendre sur vos différents comptes bancaires pour être sûr de n'oublier aucun encaissement.
Voici quelques exemples pour vous guider :
Les factures payées par vos clients
Les prêts réalisés auprès de votre banque
Les aides gouvernementales et subventions
Potentiellement le remboursement du crédit de TVA
Notre conseil pour être bien organisé est de trier vos factures clients en fonction de votre activité. Cela dépendra par exemple de la modalité de règlement ou du type de facture de vos clients.
Dans un second temps, réalisez la liste de toutes vos sorties d'argents. Voici une liste pour vous aider à les identifier. Cependant gardez en tête que chaque entreprise est différente vous allez donc adapter cette liste à vos besoins.
Les différents salaires
Les différents fournisseurs
Les charges sociales et patronales
Le loyer ainsi que l'eau et l'électricité
Les souscriptions à internet, au téléphone ainsi qu'à des outils informatiques
Les prestations externes (votre expert-comptable, votre avocat etc.)
L'assurance
Les impôts et taxes
La TVA
Les banques avec notamment les remboursements de prêts
Et bien d'autres encore selon votre entreprise
Comment réaliser les prévisions de trésorerie les plus justes possibles ?
Une fois cette première étape d'identification des encaissements et décaissements actuels passés, la partie la plus compliqué arrive. Il faut désormais mettre en place un prévisionnel de vos encaissements et décaissements futurs. Pour cela, votre objectif est de calculer vos flux de trésorerie.
Vous allez commencer par noter votre solde de trésorerie initial qui correspond à la trésorerie que vous avez au début du mois. Puis pour réaliser des prévisions, vous allez tout d'abord vous baser sur les encaissements et décaissements qui sont fixes. En effet en regardant les encaissements et décaissements des mois passés vous allez rapidement identifier des charges fixes. Vous payez votre loyer et votre assurance tous les mois, les échéances du prêt que vous remboursez sont fixés à l'avance, les taxes et impôts sont eux aussi assez prévisibles etc.
Concernant vos recettes et charges variables, je vous l'accorde elles sont un peu moins prévisibles. En temps normal, hors crise économique, selon votre modèle économique vous pourrez prévoir certaines recettes. Par exemple si vos clients sont récurrents et vous payent tous les mois, vous n'aurez qu'à calculer un taux d'abandon afin de vous prémunir mais à priori vous pourrez anticiper vos recettes. Nous vous conseillons de vous baser sur les recettes réalisées lors des précédentes années afin d'avoir des prévisions le plus fiable possible. Vous adapterez les charges variables prévisionnelles aux recettes que vous avez prévu puisqu'une grande partie sera composée des factures payées à vos fournisseurs et des frais de transports des marchandises ou personnes.
Cependant vous me répondrez qu'il n'y a pas de « temps normal » et vous aurez raison, on ne peut jamais anticiper ce qu'il va se passer dans les mois à venir et personne n'avait vu venir la crise que nous vivons actuellement. C'est pourquoi vous devez vous montrez très prévenant et intégrer à votre plan de trésorerie prévisionnel un matelas de sécurité.
De plus nous vous conseillons de suivre précautionneusement les encours de vos clients et les paiements des commandes à vous fournisseurs. Si vous clients vous paient en retard cela sera un imprévu dans votre plan prévisionnel, vous serez en difficultés de trésorerie et risquerez de payer des frais bancaires.
L'idéal est donc de créer non pas un plan de trésorerie prévisionnel mais plusieurs avec différentes hypothèses pour vous prémunir des potentielles difficultés que vous pourrez rencontrer.
Éviter les erreurs et gagner du temps : utiliser un logiciel de gestion de trésorerie qui réalisera ce travail pour vous
Comme nous vous l'avons décrit dans cet article, la réalisation d'un plan de trésorerie prévisionnel n'est pas impossible. Cependant cela demande beaucoup de rigueur, une grande concentration et surtout beaucoup de temps.
Si vous avez plusieurs comptes bancaires par exemple, vous verrez à quel point c'est chronophage d'aller récupérer les différentes informations sur vos encaissements et décaissements sur les différents sites de vos banques. De plus réaliser plusieurs hypothèses de prévision nécessite la création de plusieurs plans prévisionnel de trésorerie, ce qui prend du temps et maximise le risque d'erreur. Or le temps est l'élément qui manque le plus aux dirigeants d'entreprises complètement dirigés qui dorment des nuits de plus en plus courtes. Concernant la rigueur, vous l'avez c'est certain mais il est tellement facile de recopier le mauvais chiffre dans son tableau Excel … Et une erreur d'un chiffre peut avoir des conséquences catastrophiques sur vos prévisions de trésorerie.
C'est pourquoi nous vous conseillons d'utiliser un logiciel de gestion de trésorerie comme Agicap, Spendesk ou TurboPilot. Il vous suffit d'une simple connexion internet pour avoir sous les yeux vos flux de trésorerie en temps réel, toutes vos données bancaires sont agrégées dans un tableau et vous pouvez en quelques clics modifier vos hypothèses pour faire des prévisions. Vous gagnez un temps précieux à consacrer à des tâches pour lesquelles vous avez une vraie valeur ajoutée !
Les entreprises les plus performantes en 2020 externalisent leur assistance de gestion
Elles externalisent et ensuite se mettent à automatiser, à digitaliser certains process chronophages dans leurs entreprises.
Maintenant si vous avez décidé de vous faire accompagner, d'éviter l'erreur de casting, de ne pas vous retrouver dans 6 mois « au milieu du gué » sans avoir réalisé les gains de productivité souhaités, sans avoir libéré votre agenda des tâches à faible valeur ajoutée, voici ce que nous pouvons pour vous aider.
La nouvelle externalisation est en marche et elle reposera sur les 5 piliers suivants :
La méthode 3H18 et son offre pour vous entourer d'une assistance de gestion et gagner jusqu'à 20% de productivité
Vous vous dites à présent que vous devriez vous lancer dans l'externalisation des fonctions support mais vous ne savez pas par où commencer ?
Vous avez peur de l'erreur de casting et vous ne voulez pas vous retrouver submergé de travail ?
Laissez-moi vous présenter ce que 3H18 peut faire pour vous aider à réussir l'externalisation « intelligente » qui convient aux petites structures.
Voici une méthode simple largement déployée auprès de centaines d'entreprises, de cabinets d'avocats, de TPE et de start up, qui en quelques étapes vous fera gagner jusqu'à 20% de productivité et vous offrira 2 jours par mois à consacrer à des missions vraiment stratégiques pour le développement de votre entreprise :
Analyse des besoins : entretien téléphonique de 30 minutes.
Nous analyserons votre contexte, votre organisation, vos tentatives passées sont autant de facteurs permettant de mieux adapter notre proposition. Un formulaire puis un entretien conseil gratuit de 30 minutes avec un consultant sera la première étape de notre méthode.
Vous pouvez demander cet entretien dès maintenant en réservant l'heure et la date qui vous conviennent en cliquant sur ce lien.
Envoi devis personnalisé à retourner signé.
Sous 4H00 vous recevez un devis personnalisé qui vous décrit la prestation.
Recherche du meilleur profil pour réaliser la mission.
Nos équipes de sourcing vont trouver le profil le plus adapté à votre besoin au sein de notre base de données comprenant plus de 600 experts indépendants.
Nous veillerons à ce qu'ils connaissent les usages et pratiques de votre secteur et de votre métier.
Dernier point, notre plateforme localise toutes nos missions de façon à proposer à votre assistant pro 3H18 de se déplacer à maximum 30 minutes de son domicile. Ainsi, vous vous donnez les moyens de vous faire accompagner longtemps par un expert qualifié et HYPER MOTIVE !
Organisation du 1er rendez-vous client & votre assistant.
Votre interlocuteur dédié se charge de coordonner le premier rdv.
Démarrage chez vous sous 48h.
Le besoin peut être urgent. Nous savons à quel point il peut être clef de disposer rapidement de la « perle rare » afin de ne pas laisser le travail s'accumuler. Sous 48H00 en moyenne la mission peut démarrer.
Votre assistant opérationnel dès la 1ère heure
Vous ne cherchez pas une ressource qu'il faudra former. Vous n'avez pas de temps à perdre. Nos équipes sont des professionnels expérimentés, tous aguerris et capable de s'adapter aux contextes de leurs clients. D'ailleurs ils ont choisi ce métier pour cette raison et 3H18 leur permet de travailler simultanément pour 4 à 5 clients simultanément.
Vous avez un besoin spécifique RH nécessitant un avocat / DRH ? Pas de problème, vous avez accès à nos experts conseils pour un montant forfaitaire sous 24H00.
Audit ARMA de vos process administratifs et RH.
Souvent, les missions commencent par un audit flash et des recommandations réalisées par votre assistant administratif.
Pourquoi ?
Parce qu'il est nécessaire de prendre du recul et profiter d'un œil extérieur et expérimenté.
Parce que parfois le problème n'est pas qu'un problème de ressources mais bien d'organisation et d'outils absents ou mal utilisés.
Parce que vous ne savez pas toujours quel sera le périmètre exact de la mission et le temps à consacrer nécessaire. Un audit permettra de caractériser le besoin plus finement.
Pas de panique, nous avons tout prévu ! Notre audit ARMA a été conçu à la suite de centaines de missions délivrées chez nos clients. Il permet en quelques heures de clarifier la situation, produire une recommandation synthétique avant de lancer l'externalisation administrative ou RH à proprement parler.
Mis en place facultative d'outils digitaux
Vous cherchez à automatiser vos process, à gagner du temps, pas à vous faire plaisir.
On vous aide à choisir le bon outil et comme on est avec vous dans les processus de l'entreprise, on vous aide à les mettre en place, à les paramétrer correctement.
Facturation sur les heures réellement effectuées en fin de mois.
Vous n'avez pas voulu recruter un CDI pour ne pas prendre de risque, nous n'allons pas vous obliger à nous confier vos prestations sur 3 ans !
Chez 3H18 nous sommes « l'anti-opérateur téléphonique » et nous pensons que la satisfaction client est le seul critère qui doit vous guider.
C'est pourquoi vous n'êtes pas engagé dans la durée, nous ne facturons chaque mois que les heures effectuées. Vous pouvez vous arrêter quand vous le souhaitez et surtout moduler à la hausse ou à la baisse, à tout moment, votre externalisation.
Pilotage de la prestation de A à Z par 3h18.
Comme nous l'avons vu, le coût du pilotage de votre externalisation peut être élevé, surtout si vous choisissez l'externalisation offshore.
Nous avons choisi de vous dédier un responsable client suivra de A à Z, pendant les années de prestations la qualité et la performance de votre prestation. Il sera aussi le point de contact de votre assistant de gestion.
Des enquêtes de satisfaction et entretiens téléphoniques réguliers permettront de piloter au mieux notre qualité de service.
Vous avez les cartes en main pour faire de la trésorerie et du pilotage votre priorité N°1 cette année !
✓ Des professionnels opérationnels chez vous en 48H00 ✓ Pas de recrutement, pas de gestion du personnel, pas de risque... ✓ Vous ne payez que le temps nécessaire et êtes enfin bien entourés !
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Découvrez Aurélie, freelance depuis un peu moins de deux ans. Elle est spécialisée en gestion administrative, comptabilité et finances, RH et Juridique ! Aurélie a rejoint le réseau 3h18 en septembre 2022.
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