Un bordereau de saisie comptable est le document à utiliser pour enregistrer les opérations financières de votre entreprise de manière ordonnée et systématique. Il s'agit d'un outil de base de la comptabilité. Grâce à lui, tous les mouvements de fonds et les transactions commerciales sont tracés.
Le bordereau de saisie comptable facilite la tenue des registres comptables, l'établissement des états financiers et le suivi des performances financières. Il peut également vous aider lors des audits, de la préparation de vos déclarations fiscales et de la gestion globale de la comptabilité.
Quel est le bon format à respecter pour établir vos bordereaux de saisie comptable ?
Les bordereaux de saisie comptable se présentent sous la forme d'un tableau ou d'un formulaire.
Les débits et les crédits doivent absolument être enregistrés de manière à ce que l'ensemble des écritures soit équilibré, conformément au principe comptable de la partie double. Cela garantit que les comptes comptables sont cohérents.
Le bordereau de saisie comptable peut être créé manuellement en utilisant des formulaires papier ou électroniquement à l'aide de logiciels de comptabilité.
Les informations devant obligatoirement figurer sur un bordereau de saisie comptable
Le bordereau de saisie comptable contient généralement les informations suivantes :
Date de la transaction : Indique la date à laquelle la transaction a eu lieu.
Libellé : Décrit brièvement la nature de la transaction ou de l'opération effectuée.
Comptes concernés : Indique les comptes comptables impliqués dans la transaction, généralement sous forme de codes ou de numéros de compte.
Débit et crédit : Spécifie le montant de la transaction à débiter et à créditer pour chaque compte impliqué. Le débit représente les montants sortants, tandis que le crédit représente les montants entrants.
Référence : Il s'agit d'une référence ou d'un numéro unique attribué à la transaction, qui peut faciliter le suivi et la référence ultérieure.
Quels sont les risques d’un bordereau de saisie incorrect ?
Un bordereau de saisie incorrect comporte plusieurs risques pour une entreprise :
Des erreurs dans l’analyse et la prise de décision
Tout d’abord, l’inexactitude des informations financières saisies peut entraîner une mauvaise représentation des transactions de l'entreprise, ce qui fausse alors les états financiers, les rapports de gestion et les analyses.
Ces erreurs de saisies conduisent à des erreurs d’interprétation dans le calcul des résultats financiers, tels que le bénéfice net, le chiffre d'affaires, les marges, etc. Cela peut fausser l'image de la performance de l'entreprise et avoir un impact sur la prise de décision et la confiance des parties prenantes.
Un bordereau de saisie incorrect mènera le suivide vos opérations plus difficile ! Ce qui à terme, peut provoquer une désorganisation dans la gestion quotidienne de vos finances ou la réconciliation des comptes, la gestion des factures fournisseurs et clients, etc.
Une non-conformité fiscale et le risque de sanctions disciplinaires
Ensuite, toute erreur dans le bordereau de saisie entraîne également une non-conformité avec les obligations légales et fiscales. Par exemple, des erreurs dans la déclaration de TVA ou l'enregistrement des transactions vous exposeront à des sanctions fiscales ou des problèmes lors d'audits ou de vérifications fiscales.
Notez qu’un bordereau de saisie incorrect prolongera le processus d’audit et le complexifiera. Les erreurs nécessiteront des corrections qui entraîneront à leur tour des retards et des coûts supplémentaires…
Déléguer pour améliorer la gestion de vos bordereaux… Une idée à saisir !
La solution d'externalisation de notre réseau de freelances 3h18 est une option intéressante pour améliorer la gestion de vos bordereaux de saisie comptable. En faisant appel à un assistant comptable qualifié, vous pouvez bénéficier des avantages suivants :
Plus de compétences et de temps pour votre entreprise
les compétences et les connaissances nécessaires pour effectuer des tâches comptables précises et conformes aux normes en vigueur (saisie de transactions, classement des dépenses et des revenus, réalisation de calculs si nécessaire…) !
Un gain de temps précieux ! Au lieu de vous consacrer aux tâches comptables fastidieuses, vous pouvez vous concentrer sur les aspects stratégiques de votre entreprise et sur les activités qui développeront votre expertise.
Davantage de rigueur et de précision et l’élimination du risque d’erreurs lors de votre saisie comptable.
Une flexibilité accrue…
En faisant appel à un assistant de notre réseau de freelances, vous bénéficiez de plus d'une flexibilité accrue. Vous pouvez ajuster les besoins en fonction de la charge de travail, ce qui est particulièrement utile pour les périodes de pointe ou pour la gestion des tâches spécifiques.
… À moindre coût !
Notez qu’externaliser vos tâches comptables peut souvent être plus louable que d'embaucher un employé à temps plein. Vous n'avez pas à assumer les frais liés à l'embauche, aux avantages sociaux et aux formations. Vous payez uniquement pour les services effectués.
Lorsque vous externalisez vos bordereaux de saisie comptable à un assistant comptable, il est important de toujours clarifier les attentes, les délais, les tarifs et les conditions contractuelles. Assurez-vous de choisir des professionnels compétents et fiables, comme 3h18, en vérifiant leur expérience et références.
La conservation des bordereaux de saisie : pourquoi et comment ?
Pourquoi conserver vos bordereaux de saisie ?
Parce que c’est la loi. 😉
Il est en effet important de conserver ces bordereaux de saisie comptable et les pièces justificatives associées, conformément aux réglementations fiscales en vigueur. Vous éviterez ainsi des problèmes avec l’administration… La bonne conservation de ces pièces comptables vous permet par exemple de les présenter en cas de contrôle fiscal !
Définissez avec soin la méthode de votre archivage pour éviter de perdre du temps le jour J et d’énerver le contrôleur !
Pendant combien de temps conserver vos bordereaux ?
La durée de conservation des bordereaux de saisie en France est de 10 ans.
Si ces documents comptables vous encombrent, optez pour leur dématérialisation ! Une assistante administrative indépendante pourra vous aider pour la numérisation de vos bordereaux et leur classement au sein de dossiers dédiés.
Elle facilitera les futures recherches et le suivi des documents en définissant un système de classement approprié (par ordre chronologique de production, par exemple).
Au format numérique + papier (recyclé), de préférence !
Conserver une copie numérique de vos bordereaux de saisie vous évitera de les perdre et minimisera le préjudice subi en cas de destruction des formats papier. Assurez-vous de mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les données et garantir leur intégrité.
Pensez en outre à conserver toutes les pièces justificatives liées aux bordereaux de saisie, telles que les factures, les reçus, les relevés bancaires, les contrats, etc. Ces pièces justifient les transactions enregistrées et fournissent des détails supplémentaires en cas de besoin.
Les documents archivés doivent être facilement accessibles.
En résumé
La gestion des bordereaux de saisie comptable est essentielle pour une entreprise. Il est crucial de respecter un format précis, d'éviter les erreurs et d'envisager des solutions telles que l'externalisation pour améliorer leur gestion.
De plus, la conservation adéquate des bordereaux de saisie et des pièces justificatives est nécessaire pour répondre aux obligations légales, faciliter les audits et éviter des problèmes lors de contrôles fiscaux. En veillant à la précision, à la conformité et à une gestion efficace, vous pourrez mieux contrôler vos finances et prendre des décisions éclairées pour votre entreprise.
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