Chaque entreprise, quelle qu'en soit la taille, est dans l'obligation de tenir à jour sa comptabilité, ce dans le respect des règles en vigueur. Pour ce faire, deux solutions se présentent. Soit la comptabilité est faite au sein même de l'entreprise, auquel cas des employés sont assignés à cette tâche ; soit elle est gérée, de manière totale ou partielle, par une personne extérieure à l'entreprise, ou par une autre entreprise dont c'est le cœur de métier (cabinet d'expertise comptable). L'externalisation comptable séduit de plus en plus d'entreprises car elle présente de multiples avantages. C'est véritablement le mode d'assistance administrative qui a le vent en poupe. 3H18 fait le tour de la question pour vous accompagner dans vos choix comptables.
Voici tout ce qu'il vous faut savoir avant de vous lancer dans une externalisation comptable. Nous allons voir tout d'abord les raisons d'une telle démarche, les avantages et les inconvénients qu'elle comporte inévitablement.
Ensuite, nous détaillerons l'outsourcing comptable, soit la mise en place de la logistique nécessaire à l'externalisation à destination des sociétés nécessitant cette pratique.
Enfin, nous nous attarderons sur la manière dont il faut procéder, avec un focus sur le choix primordial de votre expert-comptable.
Pourquoi externaliser sa comptabilité ?
Un dirigeant décide d'externaliser sa comptabilité d'entreprise lorsque certains services deviennent trop envahissants en interne, aussi bien du point de vue du temps à leur accorder qu'au niveau financier.
Les principales missions comptables externalisées sont les suivantes : la gestion fiscale, celle des immobilisations, l'établissement des comptes annuels, les travaux d'inventaire. La saisie comptable peut également faire l'objet d'une externalisation, ce qui induit la délégation d'un certain nombre de choses à gérer, soit pêle-mêle : la paie, le bilan des achats et des ventes, les factures et notes de frais, l'administration bancaire, le tri et le classement de documents, les déclarations de TVA, la trésorerie et les frais généraux.
Dans le souci d'accroître la productivité de l'entreprise, ces diverses missions seront confiées à un expert-comptable qui, la plupart du temps, travaille au sein d'un cabinet d'expertise.
Les avantages et inconvénients
L'externalisation de la comptabilité comporte de nombreux avantages. Elle permet tout d'abord de consacrer moins de temps aux nécessités d'ordre administratif, et en conséquence davantage de temps au travail effectif et rentable. Le métier s'en trouve ainsi valorisé, rendu plus efficace.
Le secrétariat externalisé permet aussi de confier une partie de sa gestion d'entreprise à des professionnels du domaine qui eux, consacrent tout leur temps à ce genre de tâches. Lorsque chacun peut se concentrer sur la mission qui lui est dévolue, le résultat d'ensemble est, automatiquement, de meilleure qualité et la sécurité des comptes est assurée.
En outre, externaliser sa comptabilité permet de faire des économies non négligeables. En effet, le recrutement de personnel en interne engendre plus de frais, quelle que soit la taille de l'entreprise, en cotisations sociales en particulier. Libéré de celles-ci, l'employeur est gagnant.
En revanche, il faut aussi compter avec quelques inconvénients. Le chef d'entreprise doit prévoir des frais de prestation avec un coût horaire conséquent. Par ailleurs, les éléments de comptabilité externalisée sont mis à disposition d'un organisme extérieur aux intérêts directs de l'entreprise, ce qui entraîne à la fois un risque sur un plan stratégique et une absence de visibilité en temps réel.
Qu'est-ce que l'outsourcing comptable ?
Le Business Process Outsourcing consiste à permettre à une société demandeuse d'externaliser tout ou partie de sa comptabilité et de sa logistique. Cette entreprise souhaite ainsi pouvoir se recentrer sur son activité commerciale principale. En termes de processus métiers, l'outsourcing repose essentiellement sur le traitement, la digitalisation et l'indexation de documents afin d'alimenter une base de données informatives pérenne. Certains aménagements, notamment informatiques, sont donc requis de la part de l'entreprise cliente pour que l'automatisation puisse parfaitement être mise en place. L'outsourcing concourt ainsi à l'efficience de la société d'un point de vue technique.
Cette pratique est adoptée par toutes sortes d'entreprises, à partir du moment où certains services, essentiels à n'importe quelle société, en font la demande. Il peut aussi bien s'agir de la direction des achats que du service financier, de la direction des systèmes d'information elle-même, ou d'une externalisation RH. Il peut aussi être question de répondre à l'impossibilité d'embaucher une secrétaire comptable.
Le management par outsourcing se fait suivant trois schémas distincts, trois manières de procéder. Il y a tout d'abord la pratique offshore, lorsque la société émettrice décide de déléguer certaines de ses tâches administratives à une entreprise située à l'étranger. Il y a ensuite la pratique nearshore, c'est-à-dire le fait d'externaliser à l'étranger, mais dans un pays voisin, frontalier, voire simplement dans une autre région du même pays. Enfin, on rencontre également l'outsourcing onshore, consistant cette fois à faire appel à un prestataire étranger qui va missionner des employés pour travailler directement sur le site ou dans l'environnement proche de la société donneuse d'ordres.
Il faut néanmoins relever la crainte ressentie par certains dirigeants de perdre ainsi une partie de leur souveraineté d'entreprise. Confier la gestion des pièces comptables, de documents primordiaux et, parfois, confidentiels à une autre société, malgré que celle-ci en ait fait son champ d'expertise, peut en effet engendrer une certaine réticence à l'égard de l'outsourcing. Certaines craintes s'estompent toutefois au regard des économies de coûts rapidement obtenues, des avantages fiscaux ou d'un gain manifeste en flexibilité de fonctionnement. Ceci dit, la sécurité informatique demeure un élément à prendre en considération, car de plus en plus important à notre époque. Aussi faut-il bien choisir son prestataire pour ne pas avoir à le regretter : il doit être, certes compétent, mais aussi d'une éthique irréprochable.
Comment externaliser sa comptabilité ?
Afin de procéder à une externalisation comptable, la plupart des entreprises font appel à un prestataire spécialisé. Ceci implique la rédaction et la signature d'un contrat qui viendra sanctionner l'accord établi entre la société donneuse d'ordres et la société chargée de s'y conformer. Ce contrat est aussi appelé « lettre de mission ». Elle permet de formaliser la teneur des échanges entre les deux entreprises, le détail des missions confiées ainsi que les honoraires fixés.
Ce document, pour être valable, doit aussi mentionner un certain nombre d'éléments relatifs aux deux sociétés, et notamment à la société cliente. Il faut que soient indiqués : sa raison sociale et son statut juridique, son secteur d'activité, ses effectifs, sans oublier un inventaire des documents comptables mis à disposition de la société prestataire.
Ledit contrat établit également la différence à faire entre externalisation administrative et sous-traitance : la première concerne la délégation de tâches liées directement au fonctionnement de l'entreprise donneuse d'ordres, tandis que la sous-traitance a trait à la délégation de tâches relatives aux activités de production. Cette différence est très importante et il ne faut surtout pas omettre de préciser dans quel cadre se font l'accord et les échanges.
Le choix de l'expert-comptable
L'expert-comptable est un professionnel de l'expertise d'entreprise. Il intervient indistinctement lors de la phase de création d'une entreprise, lorsque celle-ci est en cours de développement, ou même lors d'une transmission. C'est donc un acteur majeur dans la vie de l'entreprise qui y a recours, et un atout de poids dans l'externalisation comptable.
L'expert-comptable est avant tout la personne qu'il est indispensable de faire intervenir lorsqu'une société est créée ou reprise. Il agit à plusieurs niveaux, que ce soit au plan comptable, fiscal ou juridique. Il détermine ainsi la structure juridique adéquate de l'entreprise en fonction de la nature de celle-ci. L'expert-comptable gère également le régime fiscal, rédige les statuts et peut aider à la construction d'un business plan.
En deuxième lieu, l'expert-comptable tient, comme son nom l'indique, la comptabilité externalisée de la société. Il procède à la saisie comptable et détient le monopole des comptes annuels. Il rédige aussi les contrats de travail, produit les bulletins de salaire et déclare l'ensemble des charges sociales. C'est lui qui se charge de la rédaction des procès-verbaux des assemblées générales.
Pour finir, l'expert-comptable possède un rôle de conseil auprès du dirigeant de l'entreprise relativement à la comptabilité, à la fiscalité, à la gestion d'ensemble ou sur tout dossier juridique. Le but est alors de concourir à l'optimisation économique de la société. Cette aide apportée se fait dans le cadre d'un code de déontologie qui lui est propre.
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