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Externalisation administrative : Top 5 des meilleures solutions !

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L’externalisation administrative est bien souvent LA solution pour permettre à une entreprise de reprendre le contrôle sur son activité. Peu importe le secteur d’activité !

En déléguant des missions relatives à l’administration de sa société, il est possible de faire valoir son expertise sur des actions à plus forte valeur ajoutée, comme le cœur même de son activité.

En tant que dirigeant d’entreprise, la multitude des tâches à prendre en main est loin d’être une mince affaire... Impossible de se dédoubler, vos clients et fournisseurs vous réclament et l’administratif passe souvent après le reste.

En confiant à un professionnel externe la gestion de tâches chronophages, vous vous octroyez un temps supplémentaire nécessaire au développement de votre entreprise. Faire appel à un profil compétent est la clé pour être mieux entouré sans prendre de risque et  vous faire gagner du temps.

1. Si vous souhaitez savoir, comment profiter au maximum de nos offres d’externalisation, c’est par ici !

2. Si vous préférez d’abord comprendre quelle est la solution la plus adaptée pour votre entreprise et pourquoi, restez avec nous…

Voici notre top 5 des meilleures solutions pour redevenir flexible rapidement !

Top 1 : Le choix d’une externalisation administrative à la carte.

L’externalisation administrative via un réseau de prestataires freelances !

Notre solution Nec Plus Ultra en tête de ce top consiste à confier la gestion de vos tâches administratives comme :

⦁ la rédaction de vos courriers et comptes-rendus,

⦁ la facturation et le recouvrement,

⦁ le rassemblement de vos pièces comptables,

⦁ la gestion de vos stocks et l’approvisionnement,

⦁ la gestion RH de vos salariés…

A un réseau de prestataires freelance comme 3h18.

Les avantages de l’externalisation administrative à la carte

Bien qu’ils soient très nombreux, nous avons choisi de vous en lister quelques-uns :

⦁ L’assurance d’un expert qualifié et stable pour les missions à exécuter au sein de votre entreprise ; c’est 3H18 qui vous fait passer les entretiens et valide le profil adapté à votre besoin. Pas satisfait ? 3H18 vous trouve un autre professionnel sans surcoût.

⦁ La possibilité de choisir une offre entièrement modulable en fonction de vos flux réels d’activité. Vous ne payez que les heures productives.

⦁ Votre assistante est en congé ? Nous vous trouvons un back up gratuitement.

⦁ L’obtention d’un audit diagnostic vous permettant de mieux cerner vos besoins et de définir l’organisation et le profil le plus adapté en tirant parti de plusieurs années d’expérience et de centaines de missions réussies.

⦁ Une réponse rapide, sous 48 heures. Ce qui n’est pas toujours le cas lorsque l’on contacte un freelance indépendamment d’un réseau de prestataires.

⦁ La possibilité de rompre à tout moment la prestation : pas d’engagement !

En plus de services d'assistanat, ce type de réseau peut mettre à disposition des entreprises des professions cadres, comme des DAF ou DRH, pour la supervision de vos différents services. Des freelances disposant souvent d’une longue expérience de plusieurs années que 3H18 a sélectionné et vous propose en temps partagé.

TOP 2 : L’externalisation administrative par le freelance de votre choix

Une recherche personnelle

Si vous souhaitez rester entièrement libre sur le choix du profil pour votre projet d’externalisation administrative, vous pouvez choisir de contacter un professionnel freelance par vous-même. Sur une plateforme comme Malt par exemple.

Que vous agissiez sur simple recommandation ou après avoir égrené les pages des moteurs de recherche, cette méthode permet de comparer différents profils avant de faire son choix définitif. Pour cela, n’hésitez pas à consulter les avis d’anciens clients.

Les risques d’une telle méthode

1. Un assistant administratif freelance référencé sur une place de marché ou disposant d’ un site web en première page de Google ne veut pas forcément dire qu’il est qualifié pour prendre en charge vos tâches administratives. Son site web dispose simplement d’un contenu bien optimisé pour le référencement naturel, ce qui le classe très haut sur les moteurs de recherche.

Son blog a beau être très intéressant, saura-t-il s’adapter au contexte de votre société ? Sera-t-il stable et disponible ?

2. N’oubliez pas que d’un freelance à un autre, les tarifs peuvent également varier… Il n’est pas toujours évident de savoir si ces prétentions salariales sont justifiées ou non. Prenez le temps nécessaire pour vous renseigner sur leur champ de compétences, au risque de ne pas tirer profit de votre externalisation administrative.

3. Savoir répondre aux mails, aux appels téléphoniques, s’annoncer comme étant polyvalent… ne garantit pas non plus que l’expertise de votre freelance s’étendra sur des missions plus pointues comme l’assistanat des ventes ou la gestion de trésorerie ou même la gestion des ressources humaines.

Le travail de recherche pour ce type de solution peut donc s’avérer fastidieux et mérite une attention particulière sur de nombreux critères de sélection. Des secrétaires, des assistants administratifs… il y en a foison. Encore faut-il être sûr(e) d’engager le bon / la bonne !

TOP 3 : Confier ses missions d’administration à un collaborateur en interne

Le choix d’une internalisation de ses process de gestion

Le temps passé à recruter peut être économisé en confiant votre gestion administrative à un collaborateur déjà engagé à vos côtés. Connaissant bien son environnement de travail, le contexte, la clientèle et vos offres, il devrait être normalement capable d’assurer la gestion financière, l’édition des bulletins de salaire, la facturation, la gestion commerciale, l’archivage de documents…

Pour cela, il lui faudra bien connaître les différents outils informatiques. Peut-être allez-vous devoir dispenser quelques formations pour faciliter le traitement de missions comme la gestion des relances impayées et/ou le suivi de la trésorerie ?

Les limites de l’internalisation administrative

Cela étant, avez-vous songé au temps que la délégation de nouvelles tâches risque de prendre à votre salarié ? Assurez-vous qu’il ou elle dispose d’un agenda flexible pour que chaque mission puisse être menée à bien et dans les délais impartis !

Un travail effectué en urgence risque de voir sa qualité en pâtir… Le risque d’erreurs n’est pas négligeable, d’autant plus lorsque cela concerne votre facturation, le pilotage de votre trésorerie, vos déclarations fiscales ou la gestion de la relation-client.

Les tâches administratives à déléguer ne nécessitent que très rarement un plein temps dans une TPE PME. Pourquoi dans ces conditions payer le temps improductif en internalisant cette fonction quand elle peut être tenue par un professionnel quelques jours par semaine ? Attention, en CDI vous ne pouvez confier moins de 24 h par semaine à votre collaborateur.

Trop en demander à ses collaborateurs accroit le risque de développement d’un absentéisme nuisant à la productivité de votre entreprise. Des conditions de stress qui peuvent vous amener à augmenter votre taux de turn-over.

TOP 4 : Le recrutement d’un assistant de gestion en intérim

Une solution très connue

L’intérim est tellement répandu que c’est généralement la solution qui apparaît comme étant la numéro 1 dans l’imaginaire collectif ! Déléguer devient un jeu d’enfant avec l’intérim.

A condition d’avoir en tête les coûts relatifs à une telle solution. Car l’intérim s'apparenterait presque à une solution de luxe, que ne peuvent pas toujours s’offrir de petites structures.

Les inconvénients de l’intérim

En plus du salaire, il faut en effet s’acquitter des charges directes liées au salarié : charges patronales, formalités administratives, indemnités de fin de missions (10% de la rémunération brute), …

De nos jours, l’absentéisme est un fléau de plus en plus fréquemment rencontré par les entreprises. En 2020, les entreprises ont ainsi subi une hausse de 20 %, selon les chiffres dévoilés par le cabinet Gras Savoye Willis Tower Watson. La faute à un contexte sanitaire alambiqué.

Mais les arrêts à répétition et les abandons de poste ne concernent pas que des salariés permanents. Un candidat mandaté par une agence d’intérim pour intervenir au sein d’une société peut très bien ne pas se présenter le jour J ! Laissant ainsi un chef d’entreprise et des équipes en plein désarroi…

De plus, même dans le cadre de contrats intérimaires, l’employeur doit respecter une période d’essai comme suit :

⦁ 2 jours pour un contrat inférieur à un mois.

⦁ 3 jours pour un contrat entre 1 et 2 mois.

⦁ 5 jours pour un contrat de 2 mois ou plus.

Des durées très courtes ne permettant pas toujours de s’assurer des compétences réelles de l’intervenant.

Bref, l’intérim manque de flexibilité et par ailleurs ne dispose pas d’un vivier adapté aux exigences des PME TPE.

Top 5 : L’externalisation administrative par une tentative de recrutement

L’accueil d’un salarié sous contrat traditionnel

Enfin, il vous est possible de confier vos tâches de secrétariat à un nouveau profil, comme un Office Manager, que vous aurez recruté à la suite d’une annonce d’emploi.

Un recrutement en CDD ou CDI permet de constituer une équipe sur le long terme et d'accroître la masse salariale de votre entreprise. Ce dernier point permet de développer la notoriété de son entreprise et d’améliorer sa vitesse de production.

Les problématiques rencontrées :

⦁ L’arrivée d’un nouveau salarié influe grandement sur le budget salarial d’une entreprise.

⦁ En cas d’erreur de casting, et une fois la période d’essai arrivée à échéance, il est très difficile pour un dirigeant d’entreprise de rompre un contrat à durée indéterminée. Or, un profil incompétent n’est d’aucune utilité pour une entreprise et risque même de compromettre le bon déroulement de ses activités.

⦁ Le fait de vouloir former un employé en CDI reste évidemment possible. Mais là encore, cela nécessite l’attribution de fonds supplémentaires, parfois insuffisants et déjà considérés sur la création d’autres projets.

En revanche, pour un salarié en CDI, la multitude d’avantages que nécessitent le statut de salarié permanent peut inclure :

⦁ un 13ème mois,

⦁ des chèques vacances,

⦁ des primes,

⦁ une mutuelle d’entreprise,

⦁ le renouvellement régulier de matériel professionnel (tenue, badge d’accès, véhicule, téléphone, ordinateur portable, …)

En tant que chef d’entreprise, il faut garder en tête les coûts relatifs à l’accueil permanent d’un employé dans ses locaux. Mais également peser le pour et le contre des autres solutions.

L’objectif de l’externalisation administrative est de vous faire gagner du temps.

Notre solution de délégation des tâches proposée en TOP 1 permet une grande flexibilité, une qualité des profils sur qui vous pourrez vous appuyer demain et un ROI rapide pour une entreprise qui souhaite reprendre la gestion de son organisation en main ou se développer sans contrainte ni coût fixe.

Le saviez-vous ?

L’externalisation administrative par un intervenant du réseau 3h18 peut également se faire en home office (télétravail), ce qui permet de ne pas s’encombrer d’une présence régulière dans des locaux parfois exigus.

Pour reprendre le contrôle sur votre activité et être bien entouré dès maintenant, suivez ce lien.

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