A l'heure où la numérisation des TPE/PME françaises piétine, l'assistant administratif se doit de maîtriser le sujet pour accompagner au mieux le chef d'entreprise dans ce domaine, réel levier de développement. C'est pourquoi il s'agit d'un élément central dans la formation continue de nos assistants administratifs et le thème de notre session d'octobre 2019 de l'Académie 3H18.
La digitalisation des TPE/PME piétine
Une nouvelle étude réalisée par OpinionWay pour la Confédération des PME et Sage (éditeur de logiciels) révèle que moins d'une TPE sur trois a entamé sa transformation numérique.
Si la transformation digitale est perçue comme une réelle opportunité pour ces entreprises voire un enjeu important pour la moitié d'entre elles, son déploiement reste encore très limité : une grande majorité de très petites entreprises a conscience de la nécessité de se transformer, mais peu ont passé le cap. Les autres mettent en avant les trop nombreux freins.
C'est pourtant un enjeu essentiel, cette transformation permettant d'accélérer l'activité. Une étude du cabinet TERA affirmait en 2018 que 500.000 emplois pourraient être créés si la France rattrapait la Suède en matière de numérisation des entreprises.
Mais les freins invoqués sont nombreux. Parmi eux, l'étude révèle que les TPE craignent de faire face à des problèmes au niveau des process (fonctionnement au quotidien, 43%), des équipes (41%) et du financement (40%).
D'où la nécessité pour les chefs d'entreprise de s'entourer d'assistants formés et compétents dans le domaine qui lèveraient les freins et les appréhensions sur le sujet.
Les chefs de TPE/PME ont besoin d'assistants opérationnels sur le numérique
Quelle que soit sa taille, l'entreprise doit aujourd'hui intégrer la dématérialisation dans ses relations avec l'administration (Télédéclaration, accès au portail Chrorus, réponse à appel d'offres public,…), son expert-comptable (échange sécurisé des pièces comptables & bilans…), ses clients/fournisseurs (factures électroniques, signature électronique de devis…) et doit préserver son patrimoine documentaire (contrat, bulletins de paie…) de plus en plus numérique.
L'assistant de gestion 3H18 doit maîtriser quelques notions, fonctionnelles, techniques, juridiques pour accompagner le Chef d'entreprise dans le choix et la mise en œuvre des outils productifs et qui doivent répondre aux différents cadres réglementaires. C'était là l'objectif de cette nouvelle journée de formation.
Les assistants 3H18 formés à la dématérialisation
Notre intervenant, Jérôme Mendelia, consultant en transformation digitale bénéficie de 21 ans d'expérience professionnelle, de plus de 100 projets (Archivage, facture électroniques, appels d'offres, échanges certifiés, numérisation…). Entre théorie et exercices pratiques, il est intervenu sur :
- Les notions de la dématérialisation (Le cadre réglementaire général, Le certificat électronique, La signature électronique, Un original électronique, Différences entre stockage, GED, SAE et Coffre-fort numérique, Une copie fidèle et durable)
- La conformité avec le numérique (Garantir la valeur probatoire de ses documents, Recevoir ou émettre un accord par voie électronique, Le RGPD & La CNIL, Les durées de conservation, La comptabilité informatisée)
- La facture électronique client (Le cadre réglementaire, Les 3 modalités pour émettre ou recevoir une facture électronique, La facture de confort, La facture EDI, La facture signée électroniquement, Les nouveaux formats (Factur-X), Le portail Chorus)
- La facture fournisseur (Accepter des factures électroniques conformes fiscalement, Produire de la copie fidèle pour détruire le papier, La piste d'audit pour la conformité fiscale)
- Utiliser la signature électronique (Le cadre réglementaire, Prendre un certificat, Signer un document, Signer dans une télé-procédure)
- Les appels d'offres publics (Le cadre réglementaire, Les exemples de plateformes)
- L'archivage électronique (La GED , Le Système d'archivage électronique à valeur probatoire, Le coffre-fort numérique)
L'Académie 3H18, qu'est ce que c'est ?
Chez 3H18, l'humain est au centre de nos préoccupations. Nous voulons être plus qu'une simple plateforme, et avons à cœur d'accompagner nos assistants pro, tant dans la gestion courante de leur micro-entreprise que dans leur développement professionnel. C'est pourquoi, lorsqu'ils intègrent notre réseau, ils intègrent également l'Académie 3H18 et son programme de formation.
Construit et mis en œuvre en collaboration avec des professionnels du conseil et de la formation, ce programme s'articule autour de quatre modules :
Comprendre la dématérialisation pour répondre aux besoins de l'entrepriseL'environnement juridique du chef d'entrepriseDevenir un assistant de gestion efficaceDe la pièce comptable au tableau de bord, perfectionnement à la gestion (connaître les fondamentaux de la gestion, passer d'exécutant à un rôle de conseil, présenter un tableau de bord, émettre des préconisations et les présenter)
La prochaine session de perfectionnement de l'Académie 3H18 traitera du poste client et des méthodes et outils d'optimisation du cash en TPE/PME.
“Cette nouvelle session de formation a été l'occasion de réunir une nouvelle fois les équipes d'assistants pro, tous désireux de se perfectionner et d'exposer des cas concrets rencontrés en TPE/PME chez leurs clients. Ces moments d'échanges et de perfectionnement sont les clés pour garantir la qualité de service à nos clients et une vie de réseau riche en rencontres et en apprentissages à nos assistants.”
Marc Le Vernoy – Président fondateur de 3H18.
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