Freelance office manager : pourquoi faire confiance au réseau 3h18 (candidats + PME) ?

Vous vous interrogez sur le réseau 3H18 ? Laissez-nous vous décrire notre entreprise d’externalisation ainsi que son fonctionnement !

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Spécialisés dans l’office management et l’externalisation des fonctions supports auprès des TPE et PME en France, nous sommes en activité depuis avril 2019. Notre siège social se situe dans les Yvelines à Saint- Germain-en-Laye. 

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Très rapidement et partout en France, nous avons déployé des offices managers freelances et des assistants indépendants spécialisés dans la gestion administrative et commerciale, la communication, le recouvrement, les RH, etc.

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Nous comptons aujourd’hui plus de 300 clients ayant choisi notre solution d’assistance administrative pour gagner du temps ! Et bien évidemment pour être accompagnés par des experts…

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3H18 en une phrase ? 

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Une entreprise de service structurée, organisée autour de processus qui garantissent un niveau de qualité exemplaire pour nos clients.

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Des freelances offices managers sélectionnés en fonction de vos besoins et de la pertinence de leur profil

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Quand vous faites appel aux services du réseau 3H18, vous choisissez une entreprise qui mise avant tout sur l’humain et fait la promesse de vous accompagner sans engagement !

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Aucun intérêt à vous envoyer un office manager résidant à plus d’une heure de chez vous ou maîtrisant mal votre domaine ! Nous prenons grand soin de sélectionner le meilleur profil d’assistant pour répondre à tous vos besoins d'externalisation. Et dans la mesure du possible, à moins de 30 minutes du lieu d’implantation de votre entreprise !

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Un 1er rendez-vous de cadrage

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Le premier rendez-vous de cadrage vous offre l’opportunité d’exprimer vos besoins, qu’ils soient ponctuels ou permanents. 

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Ce temps d’échange avec un conseiller nous permet d’évaluer quelle offre vous conviendrait le mieux. Nous sommes l’antithèse même d’une plateforme de recrutement ou de freelance où un client choisit seul son intervenant sur le web ! 😅

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Votre 1er échange est très important ! Il nous permettra de bien cadrer le périmètre de la mission, son contenu et de convenir des modalités (jours, horaires, lieu d’exécution, etc...).

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Des garanties de remplacement

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Tout au long des missions, l’équipe 3H18 reste à votre écoute pour répondre à vos problématiques… Sachez que nos assistants sont ponctuels et fidèles au poste ! 

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Si toutefois, votre office manager freelance n’était pas en mesure de se présenter dans vos locaux pour une quelconque raison (arrêt maladie, accident de trajet, obligation familiale, …)  nous vous garantissons son remplacement immédiat par un profil similaire afin d’assurer la continuité de la mission.  

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Nous prenons soin de garantir la passation entre les deux intervenants pour que votre entreprise ne subisse aucune pénalité du fait de ce changement d’assistant !

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Des missions juridiquement encadrées et des offices managers freelances transparents à toute heure !

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Ca yest, nous avons établi le contrat de mission avec votre office manager ou assistant freelance sur lequel figure, entre autres, l’objet de l’intervention, son format, les tarifs et le nom de votre entreprise.

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La mission peut désormais officiellement démarrer ! Quoi, déjà ? Oui ! Notre objectif est d'intervenir le plus rapidement possible afin de vous permettre de profiter d’une assistante ou d’un office manager externalisé en maximum 48 heures.

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Des contrats validés par un grand cabinet juridique 

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Nos contrats sont validés par un grand cabinet juridique, garantissant à nos assistants et offices managers la perception de leur rémunération. Nous offrons ainsi une sérénité et des conditions de travail optimales à nos prestataires qui peuvent alors se consacrer sans crainte aux tâches administratives, RH, commerciales, etc. que vous choisissez de leur confier. 

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Des reportings réguliers réalisés par nos offices managers freelances

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Toutes les interventions réalisées, ou planifiées, sont saisies dans notre outil de déclaration des temps au plus tard dans les 24 heures par votre assistant de gestion ou offices manager. 

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De votre côté, vous avez accès à un Extranet d’où vous pouvez consulter en temps réel les déclarations d’heures. Ce point de transparence est essentiel dans la confiance que nous souhaitons instaurer entre nous. Nous vous conseillons également de communiquer régulièrement avec votre assistant ou votre office manager pour lui faire part de feedbacks éventuels. 

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Nos assistants et office manager vous informeront systématiquement s’ils estiment une fois sur place qu’un dépassement du temps sera probablement à prévoir. Auquel cas, vous avez bien sûr la possibilité de refuser.

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Si toutefois, vous constatez que la mission “déborde” et pensez ne pas en avoir été informé, nous vous invitons à privilégier un temps d’échange avec nos conseillers et votre assistant pour mieux comprendre la raison éventuelle et éviter ainsi toute incompréhension surprise en fin de mois lorsque vous recevrez votre facture. 

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Voici un schéma détaillant les 3 étapes principales et relatives au démarrage de la prestation d’externalisation :

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3h18 accompagne tous ses freelances, office manager and co, dans leur montée en compétences

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L’Académie 3H18 propose chaque mois un module développant la polyvalence de nos office managers et assistants, ce qui leur permet de se familiariser avec des outils de digitalisation. 

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Notre groupe Whatsapp offre également la possibilité à nos office managers d’échanger avec tous les assistants du réseau afin de bénéficier de conseils et d’inputs précieux. Notre réseau met également à l’honneur ses prestations au sein de sa newsletter et de ses webinaires regorgeant de trucs et astuces pour favoriser la réorganisation des processus de gestion. 

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3H18 organise, enfin, des afterworks qui permettent dans chaque grande ville de France de mieux se connaître au sein même du réseau.

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Une grande famille unie par un seul et même leitmotiv : vous aider à vous recentrer sur le cœur de votre business ! 💖

Comment sont recrutés les freelances office manager du réseau 3h18 ?

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Notre réseau 3H18 travaille exclusivement avec des prestataires en statut indépendant, quelle que soit la forme juridique. 

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Une adhésion au réseau 3h18 minutieusement encadrée 

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Tous nos assistants et offices manger ont fourni les documents suivants avant d’avoir accès aux missions : 

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• Extrait-Kbis ou Attestation d’affiliation Urssaf de moins de 3 mois (si en cours d’immatriculation, document CFE l’attestant ou avis Insee).
• Attestation de vigilance Urssaf de moins de 6 mois (si pas de salaire ni charges, statuts le mentionnant ou attestation sur l’honneur).
• Attestation de Responsabilité civile et professionnelle valide.
• Extrait de casier judiciaire de moins de 3 mois.
• Copie de la carte d’identité.

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Ces documents réglementaires et attestant du sérieux de nos assistants et office managers ont tous été déposés sur la plateforme Provigis selon une procédure strictement encadrée.

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Des profils d’assistants et d’office managers freelances étudiés à la loupe !

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Si un assistant ou un freelance office manager souhaite rejoindre notre réseau et que son profil répond aux expertises proposées par 3H18, nous lui demandons en tout premier lieu de s’enregistrer sur notre site carrière Recrutee.

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Dès que nous recevons la notification du rdv, nous lui adressons un lien Zoom pour l’entretien en visio conférence. Nous échangeons alors sur son parcours, ses expériences, son expertise et ses attentes afin de définir ensemble les profils de mission susceptibles de lui convenir. 

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Des tests complémentaires peuvent lui être demandés pour compléter son dossier. 

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A la fin de l’entretien, si nous décidons de l’intégrer au réseau, nous lui transmettons des documents complémentaires à nous retourner signés et son mail est ajouté à notre liste de diffusion afin qu’il soit officiellement considéré comme membre à part entière du Réseau 3h18 ! Et voilà, vous savez tout de nos process de recrutement… 😉 

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Envie de profiter de nos assistants et office managers freelances ?

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• TPE et PME de tous secteurs (services, BTP, informatique,...) 
• professions libérales (avocats, professionnels de santé,...) 
• entrepreneur,
• cabinets d’experts-comptables,
• organismes de formation…

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Vous voilà conquis par notre prestation d’externalisation ?

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