Optimisez votre temps de travail en externalisant vos tâches administratives, RH et la gestion des bureaux grâce à la collaboration avec un Office Manager polyvalent.
L’Office Manager polyvalent fait partie de ces nouveaux métiers intervenant dans la gestion des process d'une entreprise. Son rôle est d’assurer la liaison entre cette dernière et ses différents partenaires.
Rouage essentiel au sein de votre société, sa principale force réside bien sûr dans sa capacité à traiter plusieurs missions administratives de front et à décharger les dirigeants d’entreprise, ainsi que les différents responsables de service de la charge mentale imputable au travail.
Multitâche, il est notamment capable de prendre en charge la gestion de tâches administratives et de bureau courantes telles que :
● la facturation,
● le recouvrement,
● la collecte d’éléments de paie,
● la gestion d’un standard téléphonique,
● la rédaction de courriers et de comptes-rendus…
Il doit savoir faire face à tous types de situations et s’adapter aux différentes missions que le chef d’entreprise souhaite lui confier.
Véritable bras droit du dirigeant, l'Office Manager polyvalent intervient également sur des dossiers plus complexes tels que la gestion des ressources humaines, la facturation et la mise à jour de la comptabilité. C’est là l’une de ses principales qualités !
Le développement d’une stratégie de prospection commerciale peut aussi faire partie intégrante de sa fiche de poste, tout comme les tâches de recrutement du personnel.
Ses responsabilités sont généralement liées à la taille de l’entreprise au sein de laquelle il évolue.
Comment déléguer et ne plus s'occuper de son administratif dans votre petite entreprise ?
Quel est le profil d’un Office Manager polyvalent ?
A mi-chemin entre les métiers de secrétaire et de responsable, l’office manager fait partie de ces collaborateurs pouvant piloter plusieurs projets stratégiques tout en traitant en parallèle des tâches administratives à faible valeur.
En plus d’être polyglotte, l’Office Manager arbore un profil curieux, rigoureux, méthodique et fait preuve d’une certaine discipline.
Ses compétences s'étendent au delà de l'assistance de direction et vous permettent de déléguer:
● la pré comptabilité,
● vos tableaux de bord,
● la gestion RH de proximité,
● la gestion de vos fournisseurs et des locaux,
● ...
Bref, tout ce qui permet d’évoluer dans un cadre de travail serein et de gagner en productivité.
Un Office Manager polyvalent possède une grande maîtrise des principaux logiciels de bureautique. De manière générale, l’Office Manager polyvalent est familier à l’outil informatique (ordinateur, imprimante, fax et Internet) qu’il apprend à maîtriser dès les débuts de sa formation au métier.
Qui peut prétendre aux services d’un Office Manager freelance ?
Cet assistant, s’il exerce en tant que freelance, peut choisir ses clients et en cumuler plusieurs. Il interviendra alors aussi bien au sein de Grandes Entreprise, que d’ETI ou de PME. On le retrouve moins souvent au sein des TPE où les moyens sont moins importants et le métier d’Office Manager encore peu connu.
Dès lors que des problèmes d’organisation au bureau apparaissent, il convient de se tourner vers une solution d’externalisation de son administratif.
Quelle est la formation idéale pour devenir Office Manager ?
Si vous êtes étudiant et venez d’obtenir votre BAC, sachez qu’il est possible de devenir Office Manager grâce à un BTS SAM (Support à l’Action Managériale) ou Gestion de la PME. Le BTS MCO (Management Commercial Opérationnel) ou d’assistant de direction sont également envisageables.
Pour les futurs Offices Managers avides de découvrir le monde de l’entreprise et d’obtenir leur propre bureau, il est possible de suivre la formation enalternance. Les chances d’obtenir un emploi rapidement et de réduire le temps de recherche au démarrage de la vie active sont d’ailleurs plus élevées dans le cadre d’une alternance. Ces formations rassurent souvent les directions d’entreprise.
Au vu du nombre de candidats empruntant ces filières et de la tension qui règne actuellement sur le marché de l’emploi, il est vivement conseillé de pour suivre ses études jusqu’à l’obtention d’une Licence, voire d’un Master en management, pour prétendre plus rapidement à un poste de responsable.
Si vous disposez d’un niveau BAC mais de nombreuses années d’expérience, il est toutefois possible de faire valoir votre savoir-faire par le biais d’une VAE (Validation d’Acquis d’Expérience).
Quel est le salaire d’un Office Manager ?
Le salaire de cet assistant bien utile est varie en fonction de son expérience mais aussi de son statut :
➔ Pour un Office Manager freelance, comptez environ 40 euros de l'heure en début de carrière, puis parfois plus de 60 euros de l'heure en fin de carrière.
➔ Pour un Office Manager salarié en CDI ou CDD, prévoyez de verser un salaire brut de 2500 à 3500 euros par mois en fonction de l’avancée de la carrière.
Il est possible de souscrire à notre pack Office Manager pour seulement 1800 euros HT par mois. Ou bien d’établir un devis personnalisé et sur mesure pour ne pas s’astreindre à un coût fixe.
Pourquoi faire appel à un Office Manager du réseau 3h18 ?
Pas facile de recruter un profil réellement polyvalent qui saura s'adapter à vos équipes et à la culture de votre entreprise.
Chez 3h18, nos Offices Managers sont tous des professionnels diplômés avec un haut niveau de compétences !
Ces assistants freelances sont habitués à soigner leur présentation, leur manière de s’exprimer, leur élocution, que ce soit en présence du client ou par téléphone ! En effet, l’Office Manager est à l'avant-poste concernant l’accueil réservé aux visiteurs. Il est donc normal de renvoyer une image présentable digne de ce nom aux clients de votre entreprise.
Afin de vous garantir une efficacité optimale, nous nous engageons à ce que tous nos Offices Managers possèdent les compétences relatives aux techniques de secrétariat, telles que la sténographie et la dactylographie.
Gestion du standard téléphonique
Prise de rendez-vous
Commandes de fournitures
Suivi de la boite mail
Prise en charge de la facturation
Rapprochement des factures clients
Relances de vos dossiers d'impayés
Prise en charge des DPAE
Elaboration du contrat de travail
Gestion des congés
Gestion du planning
Aide à la direction
Relai de l'information entre les services
Veille au partage de l'information
Mise en page de vos documents
...
La liste des avantages et des tâches traitées par votre Office Manager 3h18 n'en finit pas. 😉
Et c'est normal. Chez 3H18, nous mettons un point d’honneur à respecter l’entretien de votre réputation et de votre image de marque !
Est-il possible de faire appel à un Office Manager du réseau 3h18 en cas de clientèle étrangère ?
Votre clientèle est étrangère ou éprouve des difficultés avec la langue française ? Pas d’inquiétude !
Chez 3H18, nous vous offrons la possibilité de travailler avec des collaborateurs bilingues anglais, voire trilingues. Les compétences linguistiques de nos Offices Managers leur permettent de travailler sans être gênés par la barrière de la langue, depuis vos locaux à Paris, ou ailleurs en France !
Profitez de l’assistance administrative à la carte pour vous attacher les services d’un Office Manager afin de gérer toutes ces demandes et faciliter les échanges et la communication avec vos interlocuteurs étrangers.
Dans quels cas demander le déploiement d’un Office Manager dans son entreprise ?
➔ Vous souhaitez développer vos ventes export et n’avez pas les compétences appropriées en interne ? Le recrutement d’un salarié permanent est coûteux et dispensable en cas d’activité fluctuante.
➔ Il ne vous est pas possible d’organiser des formations internes pour pallier le manque de compétences ? Il n’est pas nécessaire d’en arriver là ; nos Offices Managers freelances sont déjà formés et habitués aux problématiques telles que les vôtres.
➔ Vous désirez mener des négociations avec des fournisseurs étrangers ? L’aide d’un assistant bilingue s’avère indispensable pour gagner du temps.
➔ Vous avez besoin de "passer un cap" et structurer votre gestion mais vous n'avez pas les moyens de recruter un Responsable Administratif fort d’une expérience satisfaisante, ni assez de temps à consacrer à cette recherche ? L’emploi d’un Office Manager peut convenir pour la gestion de missions administratives récurrentes mais aussi l’encadrement du service administratif de manière ponctuelle.
➔ Il vous faut installer rapidement des outils logiciels comme Dext, Quickbooks, RCA, Slack, Trello, Monday, … ? Un Office Manager de notre réseau est parfaitement apte à vous accompagner pour paramétrer toutes vos solutions digitales.
Peut-on profiter des compétences d’un Office Manager quelques heures par mois seulement ?
Oui !
Temps plein ou temps partiel, vous décidez de l’organisation et du rythme en fonction de vos besoins. Vous avez ainsi la garantie de maîtriser le coût des prestations de votre Office Manager freelance sans avoir à gérer un CDD ou un CDI et sans les problèmes de compétences souvent rencontrés avec l’intérim.
Avec quinze années de collaboration au sein de PME, nos Offices Managers, nos assistants comptables, nos secrétaires de direction, nos assistants communication, et tous nos profils métiers vous offrent la possibilité d'accéder à de multiples retours d'expériences.
La digitalisation : l’enjeu crucial des petites entreprises
Vous en êtes encore à gérer des montagnes de paperasse administrative et vous perdez un temps précieux dès qu’il faut retrouver un document sur votre bureau, une pièce comptable ou fournir un justificatif depuis vos dossiers papiers ?
La digitalisation est aujourd’hui un enjeu de taille pour les petites entreprises. Le passage aux outils numériques constitue une réelle opportunité d’améliorer l’efficacité opérationnelle.
Grâce à sa parfaite maîtrise des outils informatiques, un Office Manager du réseau de freelances 3h18 peut assurer l’implémentation de processus de numérisation de pièces comptables à destination de votre cabinet comptable.
- Il connaît les procédures d’archivage électronique.
- Plus généralement, il met en place des processus de gestion dans votre entreprise.
3H18 vous propose de bénéficier d’un service d’assistanat optimal. Nos offres sont modulables, sans engagement, et disponibles partout en France !
En tant que dirigeant de TPE ou responsable de la gestion d’une PME-PMI, vous savez à quel point une gestion administrative bien huilée est indispensable pour fluidifier le fonctionnement interne de l’entreprise. Cela permet à l’ensemble des collaborateurs de se concentrer sur leur métier ce qui est la clé de la performance et de la productivité.
Il en va de même pour le chef d’entreprise qui doit éviter de voir son quotidien pollué par des tâches administratives chronophages.
Saviez-vous qu’il est possible aujourd'hui de vous faciliter la vie en bénéficiant d’un Office Manager, sur Paris ou en province, sans avoir à embaucher ?
Nos conseillers 3H18 se tiennent à votre disposition pour répondre à toutes vos questions en ce qui concerne nos offres !
Et si vous faisiez appel à 3H18 pour être rapidement bien entouré et déléguer ces tâches quotidiennes qui vous prennent du temps et vous éloignent de ce qui est vraimentstratégique pour votre entreprise ?
