Office Manager polyvalent

Optimisez votre temps de travail en externalisant vos tâches administratives, RH et la gestion des bureaux grâce à la collaboration avec un Office Manager polyvalent.

Icon BackGroundIcon BackGround

Quel est le rôle de l'Office Manager polyvalent ?

L’Office Manager polyvalent assure la liaison entre l’entreprise et ses différents partenaires. Rouage essentiel au sein de votre entreprise, sa principale force réside dans sa polyvalence.

Multitâches, il est notamment capable de prendre en charge la gestion de tâches administratives courantes telles que la facturation, le recouvrement, la collecte d’éléments de paie, la gestion d’un standard téléphonique, la rédaction de courriers et de comptes-rendus… Il doit donc savoir faire face à tous types de situations et s’adapter aux différentes missions que le chef d’entreprise souhaite lui confier.

Véritable bras droit du dirigeant, l'Office Manager polyvalent intervient également sur des dossiers plus complexes tels que la gestion des ressources humaines, la facturation et la mise à jour de la comptabilité.

Le développement d’une stratégie de prospection commerciale peut aussi faire partie intégrante de sa fiche de poste.

Ses responsabilités sont généralement liées à la taille de l’entreprise au sein de laquelle il évolue.


Icon BackGroundIcon BackGround

Les prestations 3h18

Icon Déléguer

Secrétariat

  • Gestion du standard téléphonique
  • Prise de rendez-vous
  • Gestion du fax
  • Commandes de fournitures
  • Permanence
  • Suivi de la boite mail
  • Accueil des visiteurs
Icon Déléguer

Gestion du personnel interne

  • Gestion des congés
  • Remise des bulletins de salaire
  • Gestion du planning
  • Gestion des compteurs RTT
  • Impression de documents de fins de contrat
Icon Déléguer

Gestion des services généraux

  • Relai de l'information entre les services
  • Veille au partage de l'information
  • Exactitude lors des retranscriptions
  • Hiérarchisation des priorités
  • Respect de la confidentialité
Icon Déléguer

On-boarding

  • Prise en charge des DPAE
  • Accueil des nouveaux collaborateurs
  • Préparation des codes et badges d'accès
  • Présentation des locaux et services
  • Elaboration du contrat de travail
  • Enregistrement des coordonnées salariales
Icon Déléguer

Documentation

  • Mise en page de vos documents
  • Rédaction de vos contenus texte
  • Impression et édition
  • Diffusion et partage
  • Stockage de vos données digitales
  • Maîtrise des principaux logiciels de bureautique
Icon Déléguer

Gestion budgétaire

  • Prise en charge de la facturation
  • Encaissement des prestations
  • Rapprochement des factures clients
  • Relances de vos dossiers d'impayés
  • Inventaire des stocks et commandes produits
  • Archivage des factures et des bons de livraisons

Gagnez du temps, Maitrisez votre budget, redevenez agile.

Votre diagnostic gratuit
Icon

Quel est le profil d’un Office Manager polyvalent chez 3H18 ?



Pas facile de recruter un profil réellement polyvalent qui saura s'adapter à vos équipes, à la culture de votre entreprise.

Nos Offices Managers sont tous des professionnels soignant leur présentation, leur manière de s’exprimer, leur élocution, que ce soit en présence du client ou par téléphone. En effet, l’Office Manager est à l'avant-poste concernant l’accueil réservé aux visiteurs. Il est donc normal de renvoyer une image présentable digne de ce nom aux clients de votre entreprise. 

Chez 3H18, nous mettons un point d’honneur à respecter l’entretien de votre réputation et de votre image de marque !

Afin de vous garantir que l’efficacité sera au rendez-vous, nous nous engageons à ce que tous nos Offices Managers possèdent les compétences relatives aux techniques de secrétariat, telles que la sténographie et la dactylographie. 

Tous possèdent une bonne maîtrise des principaux logiciels de bureautique. De manière générale, l’Office Manager polyvalent est familier à l’outil informatique (ordinateur, imprimante, fax et Internet).

Votre clientèle est étrangère ou éprouve-t-elle des difficultés avec la langue française ? Pas d’inquiétude ! Chez 3H18, nous vous offrons la possibilité de travailler avec des collaborateurs bilingues anglais, voire trilingues. 


En plus d’être polyglotte, l’Office Manager arbore un profil curieux, rigoureux, méthodique et fait preuve d’une certaine discipline.

Mais ses compétences s'étendent au delà de l'assistance de direction et vous permettent de déléguer la pre comptabilité, la gestion, vos tableaux de bord, la gestion RH de proximité, la gestion de vos fournisseurs et des locaux ...bref tout ce qui permet de travailler dans un cadre de travail serein et de gagner en productivité.

Quels bénéfices à faire appel à un Office Manager polyvalent au sein de votre entreprise ?

Vous souhaitez développer vos ventes export et n’avez pas les compétences appropriées en interne ? Vous désirez mener des négociations avec des fournisseurs étrangers ? Vous avez besoin de "passer un cap" et structurer votre gestion mais vous n'avez pas les moyens de recruter un Responsable Administratif dédié ?


Grâce à 3H18, profitez de l’assistance administrative à la carte pour vous attacher les services d’un Office Manager bilingue anglais ou trilingue afin de gérer toutes ces demandes et faciliter les échanges avec vos interlocuteurs étrangers.

Besoin de mettre en place ou d'utiliser au quotidien des outils comme DEXT, QUICKBOOKS, RCA, SLACK, TRELLO, MONDAY, … pas de problèmes ils sont formés et sauront vous aider.


Vous en êtes encore à gérer des montagnes de paperasse et vous perdez un temps précieux dès qu’il faut retrouver un document ou fournir un justificatif ? 


La digitalisation est aujourd’hui un enjeu de taille pour les petites entreprises. Le passage aux outils numériques constitue une réelle opportunité d’améliorer l’efficacité opérationnelle. 


Grâce à sa parfaite maîtrise des outils informatiques, votre Office Manager 3H18 est formé pour assurer l’implémentation de processus de numérisation de pièces comptables à destination de votre cabinet comptable. Il peut se charger de programmer pour vous un logiciel de suivi de votre trésorerie. Il connaît les procédures d’archivage électronique. Plus généralement, il met en place des processus de gestion dans votre entreprise.

3H18 vous propose de bénéficier d’un service d’assistanat sans engagement.

Temps plein ou temps partiel, vous décidez de l’organisation et du rythme en fonction de vos besoins. Vous avez ainsi la garantie de maîtriser le coût des prestations de votre Office Manager freelance sans avoir à gérer un CDD ou un CDI et sans les problèmes de compétences souvent rencontrés avec l’intérim.

Avec quinze années de collaboration au sein de PME, nos Offices Managers vous offrent la possibilité d'accéder à de multiples retours d'expériences.

En tant que dirigeant de TPE ou responsable de la gestion d’une PME-PMI, vous savez à quel point une gestion administrative bien huilée est indispensable pour fluidifier le fonctionnement interne de l’entreprise. Cela permet à l’ensemble des collaborateurs de se concentrer sur leur métier ce qui est la clé de la performance et de la productivité.

Il en va de même pour le chef d’entreprise qui doit éviter de voir son quotidien pollué par des tâches administratives chronophages. Saviez-vous qu’il est possible aujourd'hui de bénéficier d’un Office Manager sans avoir à embaucher ?

Nos conseillers 3H18 se tiennent à votre disposition pour répondre à toutes vos questions !

What’s a Rich Text element?

The rich text element allows you to create and format headings, paragraphs, blockquotes, images, and video all in one place instead of having to add and format them individually. Just double-click and easily create content.

Static and dynamic content editing

A rich text element can be used with static or dynamic content. For static content, just drop it into any page and begin editing. For dynamic content, add a rich text field to any collection and then connect a rich text element to that field in the settings panel. Voila!

How to customize formatting for each rich text

Headings, paragraphs, blockquotes, figures, images, and figure captions can all be styled after a class is added to the rich text element using the "When inside of" nested selector system.

What’s a Rich Text element?

The rich text element allows you to create and format headings, paragraphs, blockquotes, images, and video all in one place instead of having to add and format them individually. Just double-click and easily create content.

Static and dynamic content editing

A rich text element can be used with static or dynamic content. For static content, just drop it into any page and begin editing. For dynamic content, add a rich text field to any collection and then connect a rich text element to that field in the settings panel. Voila!

How to customize formatting for each rich text

Headings, paragraphs, blockquotes, figures, images, and figure captions can all be styled after a class is added to the rich text element using the "When inside of" nested selector system.

Contact

Et si vous faisiez appel à 3H18 pour être rapidement bien entouré
et déléguer ces tâches quotidiennes qui vous prennent du temps
et vous éloignent de ce qui est vraiment stratégique pour
votre entreprise ?

Je demande un rendez-vous

Nos autres services de :

Assistance de direction

Image Work

Office Manager polyvalent

  • Accueil et permanence téléphonique
  • Gestion des locaux, des fournisseurs, suivi des travaux
  • Administratif et pré comptabilité
  • Gestion des plannings, collecte des time sheets
  • Veille commerciale
  • On boarding des salariés
  • Rédaction de documents
  • Mise en place d'outils numériques
En savoir plus >
Image Work

Télésecrétaire

  • Gestion de la boîte mail d'un dirigeant
  • Gestion des conflits d'agendas
  • Réponses aux appels entrants, aux réclamations
  • Traitement des courriers
  • Prise de rendez-vous
  • Organisation de rdv, de webinaires
  • Mise à jour des dossiers clients/patients

En savoir plus >
Image Work

Secrétaire de direction

  • Ouverture et scan du courrier
  • Gestion du secrétariat
  • Classement, archivage
  • Permanence téléphonique
  • Gestion budgétaire, mise en forme de tableaux de bords
  • Accueil des visiteurs
  • Suivi des fournitures de bureau, Office Management de bureaux
  • Veille documentaire
  • Numérisation, mise en place de GED
En savoir plus >
No items found.
No items found.
No items found.
Icon BackGround

Nos autres services de :

Assistance de direction

Image Work

Office Manager polyvalent

  • Accueil et permanence téléphonique
  • Gestion des locaux, des fournisseurs, suivi des travaux
  • Administratif et pré comptabilité
  • Gestion des plannings, collecte des time sheets
  • Veille commerciale
  • On boarding des salariés
  • Rédaction de documents
  • Mise en place d'outils numériques
Image Work

Conseil en organisation

  • Conseil en optimisation de productivité pour PME
  • Conseil en conformité RH
  • Conseil en optimisation de la fonction admin / finance
  • Conseil en performance commerciale / marketing digital
  • Coaching dirigeant TPE
  • Diagnostic flash entreprise (1J)
  • Pilotage et lancement du projet
  • Gestion déléguée d'un progiciel...

Image Work

Intégration de solutions digitales

  • Analyse des processus clients et recommandations
  • Aide au choix de solutions métiers (Gestion, LMS, ...)
  • Mise en place en lien avec l'editeur et intégration avec SI
  • Paramétrage et mise en service
  • Gestion du projet interne, gestion du changement
  • Développement d'outils de reporting spécifiques
  • Respect des protocoles de sécurité...
Image Work

Assistance numérisation

  • Mise en place d'une solution de scan de courrier quotidien
  • Numérisation de documents importants et sensibles
  • Indexation dans une GED
  • Scan des pièces comptables en cabinet d'expertise comptable
  • Paramétrage des outils de gestion principaux
  • Gestion des archives
  • Sauvegarde des données clients
  • Création d'un accès sécurisé