Société de prestation de service administratif : comment s’y retrouver ?

Vous avez envie de faire appel à une société de prestation de service administratif ? Ce n’est pas nous qui vous dirons de ne pas y aller. 😉 

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Sans faire les louanges de notre cœur de métier, il est évident que l’externalisation de vos tâches administratives chronophages est LA solution idéale pour vous concentrer de nouveau sur le développement de votre entreprise.

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Sachant cela, il serait dommage de s’en priver ! 

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Mais la route à parcourir est parfois longue avant d’atteindre le partenaire idéal…Comment s’y retrouver parmi la litanie d’offres et de sociétés proposant leurs services pour vous aider à vous organiser sur le plan administratif ?

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3 grands types de sociétés de prestations de service administratif se distinguent

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Essayons d’abord de distinguer les différents acteurs présents sur le marché. 

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1. Les sociétés de mise en relation freelance (ou marketplace)

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Comme leur nom l’indique, ces sociétés ont pour objectif de vous mettre en relation avec un assistant freelance, un développeur, un traducteur, un secrétaire comptable, un product owner, ou tout professionnel susceptible d’exercer sous un statut d’indépendant.

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Si vous espérez bénéficier, en plus d’un intervenant freelance au sein de votre entreprise, d’un suivi personnalisé et de conseils adaptés à vos besoins, sachez que cela ne sera guère possible. 

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Vous prenez le risque du recrutement …

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Ces plateformes n’ont pas vocation à vous accompagner sur le long terme. Elles se contenteront de mettre en avant des profils qui, a priori, pourraient collaborer avec vous de manière ponctuelle.

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• Si le feeling passe, tant mieux. Vous avez peut-être gagné un allié et votre relation aura des chances de se pérenniser.
• Si, une fois la mission terminée et le freelance rentré chez lui, vous êtes de nouveau seul avec vos soucis de gestion, c’est que la solution n’était pas la plus adaptée à votre entreprise.

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2. Les sociétés de prestation de service administratif off-shore

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Nous en avions déjà parlé dans cet article de notre blog. Les sociétés de prestation de service administratif de type off-shore ont le mérite d’être peu coûteuses, de disposer de nombreuses ressources et de mettre en place une assistance disponible 24/24H ! 

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Mais ce sont sans doute là les seuls avantages. 

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Car si ces solutions sont si abordables, c’est qu’elles ont des limites. 

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Tout d’abord, la barrière de la langue, ou du moins l’accent de vos interlocuteurs, peut être un frein à votre relation-client, bien que la plupart des assistants s’avèrent aujourd’hui bilingues, trilingues voire multilingues. 

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Pour contourner cet aspect, ces sociétés de prestation vous proposent une parade… La prise en charge de vos dossiers clients par un assistant virtuel !

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Or, si vous recherchez un accueil personnalisé, l’assistant virtuel aura du mal à vous donner entière satisfaction. Les discours, bien rodés, ne remplaceront jamais un accueil sur mesure, imprégné de votre ADN, ni un assistant prévenant et conscient des problématiques de vos clients.

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3. Les sociétés de prestation de service administratif de proximité

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Typiquement, notre réseau de prestataires freelance se classe dans cette troisième catégorie. 😊 Les caractéristiques de ce dernier type de société d’assistance administrative sont : 

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La proximité

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En étant géographiquement situés près des entreprises qu’elles accompagnent, ces sociétés peuvent ainsi offrir un service rapide et sur mesure ! L'assistant missionné prend entièrement connaissance des problématiques dès son arrivée. Certaines sont d’origine organisationnelle… 

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Parfois, c’est la faute des locaux, trop étroits ou encombrés. Il peut aussi s’agir de variations de votre connexion Wi-Fi. Dans ce cas, l’assistant établit un diagnostic précis de la situation et vous orientera en définissant les urgences à traiter en priorité ! 

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Quelle que soit la contrainte, un assistant freelance pourra plus facilement établir une relation stable et de confiance avec le reste de vos équipes en étant sur place. Plus besoin de patienter des heures pour échanger sur les projets dans le pipe.

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La flexibilité 

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Les services proposés par 3h18 peuvent être personnalisés pour répondre spécifiquement à vos besoins. Il est ainsi possible de faire appel à une assistante sans engagement en cas d’activité fluctuante ou saisonnière. Si vos besoins d’externalisation administrative sont rares, vous pouvez très bien prétendre à nos offres d’assistance une à deux fois par semaine ! Cette solution reste ainsi plus flexible qu’un CDI et moins coûteuse que de l’intérim. 

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La sécurité 

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Les sociétés de prestation de service administratif de proximité, comme 3h18, prennent toutes les mesures de sécurité pour protéger vos données digitales des hackers. La confidentialité est respectée, au moyen de solutions cloud efficaces. Concernant vos documents papiers, nos assistants apprécient tout particulièrement de classer, trier, archiver, réorganiser tous vos documents papiers. 😉

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Le support client 

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Une société de prestation de service administratif comme la nôtre s’engage à vous proposer une assistance ultra réactive ! Par exemple, en cas d’arrêt maladie de votre assistant freelance, nous assurons son remplacement en moins de 48 heures pour vous éviter une baisse de productivité et une prise de retard dans vos missions et projets. 

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Principal inconvénient des sociétés de prestation de service administratif comme 3h18

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Evidemment, ce type de société rencontre aussi des inconvénients. Nous avons à coeur d’être le plus transparents possibles ! Notre solution est un peu coûteuse que les deux précédentes. Le prix d’une qualité de service irréprochable que beaucoup sont bien sûr prêts à payer pour se libérer de leur charge mentale quotidienne. 🤗

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Une charge mentale qui s’élimine en ciblant les rouages de votre organisation qui freinent le développement de votre PME / TPE.

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• Désengorgement de votre standard téléphonique,
• Amélioration de vos parcours de vente (commandes, livraisons, SAV…)
• Réalisation de comptes rendus, devis, reportings,
• Suivi de vos indicateurs,
• Relances de vos impayés,
• …

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La liste des tâches que vous pouvez déléguer à nos assistants est longue ! Le mieux est d’en parler directement. 😉

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Le cas du freelance solitaire (évoluant hors les sociétés de prestation de service administratif)

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L’assistant freelance évoluant tel un loup solitaire est aussi une alternative que vous pouvez envisager.  Bien qu’il travaille seul, sans support client à ses côtés pour vous protéger en cas de litige, il dispose bien du même statut que celui d’une entreprise, mais sous le régime de la micro-entreprise. 

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Pour faire appel à ses services d’aide administrative et de gestion de projets, vous pouvez le contacter via son site internet, même si peu de freelances parviennent dans les faits à se faire correctement référencer sur les moteurs. 

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Ou partir à la recherche du meilleur profil sur les réseaux sociaux comme LinkedIn !

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Il est aussi possible de publier une offre d’emploi et de préciser que vous recherchez un freelance pour vous accompagner plutôt qu’un salarié. 

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Les tarifs dépendent bien souvent de lui / elle. Et vous n’aurez pas d’autres choix que de vous y plier. Si la mission ne lui correspond finalement pas (trop complexe, trop courte ou au contraire trop longue), vous risquez de perdre beaucoup de temps et de revenir au point de départ…

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Si l’assistant freelance répond positivement à vos sollicitations, il n’y aura plus qu’à espérer que rien ne lui arrive durant toute la durée de la mission. 😅 Un assistant freelance, non rattaché à une société de prestation de service administratif, ne pourra évidemment pas être remplacé… Vous aurez donc à charge cette tâche supplémentaire. 

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En résumé

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Finalement, 4 grands types de sociétés de prestation de service administratif sont à distinguer : 

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1. La société de mise en relation avec un freelance

2. La société de prestation de service offshore

3. La société de proximité, comme 3h18.

4. Le freelance, qui évolue comme micro-entrepreneur sans faire partie d’un réseau d’assistants. 

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Chaque solution présente des avantages et des inconvénients. En fonction de ce qu’elles offrent, les tarifs diffèrent. Si vous avez besoin de faire le point sur vos besoins réels, contactez un conseiller 3h18 ! 

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