L'externalisation administrative est une solution efficace pour les entrepreneurs et les chefs d'entreprise qui cherchent à se concentrer sur leur cœur de métier tout en gérant les tâches administratives de leur entreprise.
Dans cet article, nous allons nous concentrer sur les 10 bonnes raisons pour lesquelles faire appel à une assistante de direction freelance peut être bénéfique pour votre entreprise. Lisez la suite pour en savoir plus sur les avantages de l'externalisation administrative !
1. L’externalisation administrative offre une meilleure gestion du temps
De manière générale, externaliser vos différentes fonctions support peut vous aider à gagner du temps. Par exemple, une assistante de direction sera en mesure de gérer pour vous votre emploi du temps, en organisant des réunions, des rendez-vous, des déplacements et en vous rappelant les échéances importantes.
Ainsi, plus besoin de veiller vous-même à la planification de tâches ou de meetings importants ! Une assistante externalisée vous apporte davantage de sérénité et une amélioration de votre organisation.
2. Réduire la charge de travail des équipes avec l’externalisation administrative…
En déléguant certaines tâches administratives à une assistante de direction, vous réduisez votre charge mentale et celle de vos équipes. L’externalisation administrative s’avère particulièrement intéressante en période de fort développement ou lors de la sortie de nouvelles offres.
Vos équipes seront davantage susceptibles d’atteindre leur plein potentiel si vous leur libérez du temps et les soulagez de certaines tâches.
Quant à vous, vous pourrez mieux vous concentrer sur les tâches importantes pour votre entreprise comme la recherche de nouveaux clients ou la mise en place de nouveaux leviers d’acquisitions.
3. L’expertise administrative au rendez-vous !
Une assistante de direction externalisée dispose d’une formation et d’une expérience professionnelle solides dans la gestion administrative. Elle peut vous aider à repérer des failles dans votre organisation et améliorer vos processus internes. Elle peut aussi vous challenger sur des sujets en lien avec vos méthodes de travail afin de vérifier que tout est calculé pour optimiser votre gestion du temps.
Par exemple :
Êtes-vous certain d’utiliser les outils les plus adaptés à vos besoins ?
Vos outils sont-ils connectés entre eux afin de vous permettre de gagner du temps et d’éviter des doubles saisies ?
Êtes-vous à jour dans votre facturation ?
Comment sont classés et stockés vos documents et pièces comptables ?
Êtes-vous en mesure de les rassembler rapidement en cas de contrôle fiscal ?
Etc, etc.
4. Externaliser votre assistante de direction offre une plus grande flexibilité
Une assistante de direction peut être embauchée à temps partiel ou à temps plein selon vos besoins, ce qui vous permet de bénéficier d'une assistance administrative ultra-flexible !
Vous n’avez pas à établir de contrat de travail puisque votre assistante de direction est indépendante et non salariée. Seul un contrat de mission est établi, comprenant le nombre d’heures prévues à effectuer et dont vous avez besoin pour vous délester de certaines tâches.
L’avantage de l’externalisation administrative, c’est que seules les heures réellement travaillées sont facturées ! Ainsi, vous ne subissez aucune perte de productivité comme cela peut parfois être le cas avec un salarié en CDD ou en CDI…
5. La confidentialité de vos données est garantie par votre assistante de direction externalisée !
Une assistante de direction est tenue au secret professionnel. Autrement dit, toutes les informations sensibles de votre entreprise seront entre de bonnes mains ! Votre assistante indépendante veillera à ce que vos documents et données clients soient correctement archivés, au format papier comme au format numérique…
Elle pourra également vous conseiller sur des solutions clouds collaboratives et sécurisées afin de fluidifier les transferts de pièces tout en garantissant le contrôle des accès.
6. Renforcer la communication interne et externe avec l’aide de votre assistante de direction
Pour ce qui est de trier, répondre ou transmettre les courriers électroniques qui vous sont adressés, une assistante de direction externalisée s’avère également compétente !
Elle peut créer des modèles de réponses types pour les questions fréquemment posées afin de gagner du temps. Les appels sans importance pourront être filtrés par ses soins. Le genre de distraction qui, avant son arrivée, détournait constamment votre attention !
Si votre entreprise utilise les réseaux sociaux pour communiquer avec vos clients ou partenaires, sachez que votre assistante de direction pourra éventuellement gérer vos comptes et fils d’actualité et publier du contenu pour fédérer une communauté.
→ Si l’optimisation de votre communication digitale vous intéresse, consultez notre page dédiée aux assistantes des réseaux sociaux !
Enfin, une assistante de direction peut organiser des réunions internes en prenant en charge l’envoi d’invitations Teams ou Meet, la réservation de salles, la préparation de documents ou encore la rédaction de comptes rendus.
7. Améliorer la gestion de projet en externalisant votre assistance de direction
Une assistante de direction vous aide à lancer vos projets en programmant les échéances et les réunions d’information. Elle améliore la coordination entre vos équipes et assure par ailleurs la liaison avec vos clients et fournisseurs.
Résultats ?
Votre gestion devient plus fluide.
Vos clients ont le sentiment d’être mieux considérés.
Et votre entreprise profite d’un service de proximité indispensable pour une croissance rapide !
8. Externaliser votre assistante de direction permet de profiter d’un support clé à la prise de décision
Une assistante de direction peut vous aider à recueillir les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées et à évaluer les options qui s'offrent à vous.
Elle vous offre une perspective objective sur les défis et les opportunités auxquels votre entreprise est confrontée. Elle peut en outre vous aider à évaluer les options qui s'offrent à vous en vous fournissant des informations précises et des analyses factuelles.
En externalisant votre assistante de direction, vous bénéficiez en somme d'un support administratif complet pour votre entreprise ! Cela vous permet de vous concentrer sur les aspects stratégiques tout en laissant votre assistante de direction gérer les tâches administratives et opérationnelles.
Avec 3h18, ajustez le niveau de soutien que vous désirez en fonction de l'évolution de vos besoins !
9. Bénéficier de compétences en moins de 48 heures avec la solution d’externalisation 3h18
Une assistante de direction du réseau 3h18 sera rapidement disponible et vous permettra de profiter de compétences sur site ou à distance, en fonction de vos préférences.
Quel que soit votre besoin, nous disposons de profils d’assistants qualifiés pour y répondre.
10. L’externalisation de votre assistante de direction permet une réduction des coûts non négligeable
En déléguant les tâches administratives de votre entreprise à une assistante de direction externalisée, vous évitez des coûts de recrutement et de formation importants. Vous n'avez pas non plus à supporter les coûts additionnels liés au paiement de charges sociales et fiscales… Enfin, vous n’avez pas à vous acquitter des coûts inhérents aux avantages sociaux ! Comme les assurances maladie, les congés payés et les régimes de retraite…
N’oublions pas qu’en externalisant votre assistante de direction, vous ne paierez QUE pour les heures réellement prestées, ce qui, comme nous l’avons dit, représente une économie significative par rapport à l'embauche d'un employé à temps plein ou à temps partiel.
En résumé
En plus de vous permettre de gagner du temps et de réduire votre charge de travail et celle de vos équipes, une assistante de direction vous apporte son expertise, sa flexibilité, ses compétences en communication ainsi qu’en gestion de projet. Elle vous aide à prendre des décisions éclairées tout en réduisant les coûts de votre entreprise…
Véritable pilier sur lequel vous reposer, l’assistante de direction peut intervenir en fonction de vos besoins. Ceux-ci pouvant varier en fonction de la saison, du marché et de votre activité, nous vous conseillons de faire appel à une assistante de direction externalisée.
L’externalisation administrative est une solution idéale pour bénéficier de compétences rapidement sans avoir à recruter !
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Découvrez Aurélie, freelance depuis un peu moins de deux ans. Elle est spécialisée en gestion administrative, comptabilité et finances, RH et Juridique ! Aurélie a rejoint le réseau 3h18 en septembre 2022.
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