Vous cherchez à recruter une secrétaire ADV pour votre entreprise ? Avant de vous lancer, il est important de bien réfléchir aux compétences et qualités nécessaires pour cette fonction clé.
Quelques questions peuvent vous aider à déterminer vos besoins et orienter votre recherche :
Avez-vous besoin d'une personne déjà expérimentée ou pouvez-vous former en interne ?
Quel niveau de communication avec vos clients et fournisseurs est requis ?
Quels logiciels et outils votre secrétaire ADV devra maîtriser ?
Une fois que vous avez réfléchi à ces questions, il est temps de passer à la recherche d'une secrétaire ADV compétente ! Vérifiez les informations clés sur son CV, notamment son expérience professionnelle, ses compétences linguistiques et sa connaissance des logiciels de gestion commerciale.
Si vous ne souhaitez pas recruter en interne, il existe également des alternatives, telles que l'externalisation de la fonction de secrétaire ADV. Attention ! La fiche de poste d’une secrétaire ADV est différente de celle d’une assistante commerciale. Avant de choisir le bon profil, définissez correctement vos besoins.
Secrétaire ADV ou assistance commerciale : qui choisir et quelles différences ?
Si vous hésitez entre recruter une assistante commerciale et une secrétaire ADV, sachez que bien que leurs rôles soient similaires dans une entreprise, il existe quelques différences entre ces deux postes !
Une assistante commerciale est responsable de l'administration des ventes, ce qui implique de soutenir les ventes de l'entreprise en effectuant des tâches telles que la gestion des commandes, la facturation et la coordination de la logistique. Elle peut également aider les commerciaux en effectuant des tâches administratives liées à la vente, comme la préparation de propositions commerciales.
Une secrétaire ADV, quant à elle, est spécialisée dans la gestion des activités d'exportation d'une entreprise, c'est-à-dire la gestion de la relation client pour les activités internationales. Elle est responsable de la coordination des livraisons et des transports, de la gestion des paiements internationaux et de la communication avec les clients et les fournisseurs étrangers.
Bien que les deux postes puissent partager des responsabilités similaires en matière d'administration et de gestion de la relation client, l'assistante commerciale se concentre principalement sur les ventes nationales, tandis que la secrétaire ADV se concentre sur les activités internationales. 🌍
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Secrétaire ADV : les points clés à vérifier avant de recruter !
Avant de dire “oui, je le veux” à un candidat, il est primordial de se poser les bonnes questions. Certaines qualités, comme le dynamisme et la sympathie, sont faciles à évaluer lors de l’entretien de recrutement. Une fois en poste, si les choses se corsent, il convient d’être certain que l’arsenal de qualités à dégainer sera bien en possession de votre secrétaire ADV.
Pour s’en assurer, préparez au mieux votre florilège de questions :
1. Votre secrétaire ADV en cours de recrutement maîtrise-t-elle la gestion des relations étrangères ?
La gestion des relations étrangères est une compétence importante pour une secrétaire ADV, car elle peut être amenée à communiquer avec des clients ou des fournisseurs étrangers.
2. Comment la candidate gère-t-elle les situations stressantes et les imprévus ?
Le poste de secrétaire ADV peut être très stressant et impliquer la gestion de situations imprévues... Il est important de savoir comment la candidate gère le stress et réagit aux imprévus et de s'assurer qu'elle est capable de faire face à ces situations dans le cadre de ses fonctions.
3. Comment la candidate gère-t-elle les relations conflictuelles avec les clients et fournisseurs ?
Votre secrétaire ADV sera en contact régulier avec vos clients et fournisseurs. Il est essentiel pour elle, comme pour l’entreprise, d'interagir positivement avec ces parties prenantes et d’endiguer les éventuels litiges.
4. Comment la candidate gère-t-elle les tâches administratives et organisationnelles ?
Le poste de secrétaire ADV implique souvent des tâches administratives et organisationnelles telles que la gestion des plannings, la rédaction de rapports et la tenue de dossiers. Il est donc important de savoir comment la candidate gère ces tâches et si elle est organisée et méthodique.
5. Comment la candidate s'adapte-t-elle à un environnement de travail en constante évolution ?
Le monde des affaires est en constante évolution et le poste de secrétaire ADV peut impliquer des changements fréquents dans les processus et les procédures. Il est donc important de savoir comment la candidate s'adapte à ces changements et si elle est capable de travailler dans un environnement de travail en constante évolution.
Etc, etc…
Quelles infos repérer sur le CV d’une secrétaire ADV ?
Lorsque vous recevez une candidate pour le poste de secrétaire ADV à pourvoir, vous prenez bien sûr connaissance en amont des différentes informations sur son CV.
Celui-ci vous indique dans les grandes lignes si la candidate au poste de secrétaire ADV est qualifiée… ou non. Il permet de répondre partiellement à l’ensemble des questions à se poser.
Votre secrétaire ADV doit être en mesure de communiquer avec la clientèle étrangère
Essayez de miser sur un profil de secrétaire plutôt épicurien, ayant si possible voyagé… Le voyage ouvre l’esprit, dit-on. Il apporte aussi de la confiance en soi et une bonne dose d'organisation !
Évidemment, choisissez de préférence une secrétaire ADV trilingue ou multilingue.A minima, elle devra être bilingue. La maîtrise de l’anglais est indispensable pour espérer conquérir les marchés étrangers et vous développer à l’échelle internationale ou européenne.
Cela parait bête, mais ne vous faites pas avoir par un CV listant une dizaine de pays sans donner de détail sur ces voyages ! Il peut très bien s’agir de séjours organisés dans un but uniquement touristique, et sur une durée trop courte pour avoir permis d’enrichir véritablement les connaissances linguistiques de votre secrétaire ADV.
L’expérience professionnelle de votre secrétaire ADV en dit long sur son adaptabilité…
En fonction de son vécu professionnel, une secrétaire ADV n’aura pas forcément la même façon d’appréhender un litige ou un dossier sensible. De même, les logiciels maîtrisés peuvent s’avérer totalement différents selon les entreprises qu’elle aura fréquentées. Certains outils sont en effet conçus pour des PME et d’autres, souvent plus onéreux, rassemblent des fonctionnalités qui correspondent davantage aux Grandes Entreprises.
Renseignez-vous bien sur les techniques, méthodes et solutions logicielles connues de votre secrétaire ADV !
Les alternatives possibles au recrutement d’une secrétaire ADV
Vous l’aurez compris, la technique du recrutement n’est pas le meilleur moyen de gagner du temps ! Mieux vaut faire appel à un réseau de prestataires freelances spécialisés dans la gestion administrative, RH et commerciale pour économiser vos ressources (temps, budget, énergie…).
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