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A quoi ressemblera votre secrétaire administratif dans le futur ?

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D’ici quelques dizaines voire centaines d’années, le monde du travail tel qu’on le connaît actuellement aura encore évolué. 

Vous l’avez sans doute constaté autour de vous ; le futur est en réalité déjà là.

D’un point de vue architectural, on mise sur des buildings de plus en plus haut, au design de plus en plus moderne et épuré, faits entièrement de verre et de métal pour un maximum de clarté et de solidité.

Les matériaux choisis aujourd’hui par les constructeurs sont donc soigneusement étudiés puis choisis en fonction de leur poids, leur coût, leur résistance dans le temps… Les architectes d’aujourd’hui façonnent ainsi le paysage urbain de demain.

Nos véhicules sont électriques, nos camions deviennent autonomes. Le mythe de la voiture volante existe d’ailleurs bel et bien : la version finalisée du prototype de la société Jetson dont la sortie fût prévue officiellement en 2023. Avis aux amateurs…

Dirigeant d’entreprise : saviez-vous que le futur s’invite aussi au sein des entreprises ? 

Cela démarre dès la constitution de vos équipes !

Non, nous ne ferons pas dans cet article l’éloge des bureaux conçus au sein de metaverse ni d’IA collaboratives remplissant parfaitement les fonctions de votre futur secrétaire administratif. 

En revanche, nous allons vous aider à comprendre à quoi il pourrait ressembler dans les prochaines années et quelles sont les solutions disponibles déjà disponibles aujourd’hui pour futuriser votre entreprise.

Un secrétaire administratif freelance pour la mise en place de votre futur numérique ?

Si elles ne cessent de s’adapter pour répondre à la demande de plus en plus pressante des usagers, l’arrivée régulière sur le marché d’innovations technologiques nécessite l’actualisation permanente de ses connaissances afin de rester compétitif. 

Ces outils digitaux contribuent à la modernisation et à la transformation numérique des sociétés. 

Ils garantissent leur sécurité et leur efficacité en termes de production, d’optimisation de leur process, de communication interne puis externe auprès de leurs différents partenaires

Ces nombreux changements dans le monde du travail impactent évidemment le contexte économique global dans lequel évoluent les TPE - PME, ainsi que leurs process de gestion, la stratégie de l’entreprise, les parcours utilisateurs et les différents acteurs internes partie prenante de l’entreprise.

Mais qu’en est-il de ses prestataires externes ?

Plusieurs questions sont à soulever :

  • Comment s’adaptent les freelances à ces évolutions majeures ? 
  • Quelles sont les solutions leur permettant de rester concurrentiel ?
  • A quoi ressembleront les méthodes de travail de votre futur secrétaire administratif ?
  • Seront-ils plus performant dans la gestion des tâches administratives ? 
  • Vous permettront-ils de gagner davantage de temps
  • La prise en charge de vos services administratifs, tel que votre service RH ou de comptabilité, par un freelance expert en administratif sera-t-elle toujours opportune à l’avenir ?

Rassurez-vous sur ce dernier point : l’emploi de freelance en France constituant déjà une (r)évolution en soi, avec son taux de progression de 145%, le secteur est en effet plus que florissant et cela n’est pas prêt de s’arrêter !

La flexibilité qu’offre la possibilité d’exercer en freelance, ainsi que le télétravail, séduit de plus en plus de français à opter pour un statut de micro entrepreneur. 

Mais une des conséquences directes de ce phénomène de plus en plus répandu réside dans l’obligation pour les freelances d’être de plus en plus qualifiés et de proposer des expertises à plus forte valeur ajoutée, au risque de ne plus être concurrentiel. 

Des freelances de plus en plus exigeants envers eux-mêmes, et des entreprises pouvant ainsi se permettre de sélectionner leur candidat en raison du choix disponible.

Mais avez-vous réellement davantage de chance de dénicher aujourd’hui de bons profils ? 

Oui.

A condition d’y consacrer du temps.

Secrétaire administratif : les dispositifs pour une meilleure transition numérique

Si vous sous-traitez votre gestion RH ou administrative, alors vous êtes déjà un fin connaisseur des différents avantages de l’externalisation :

  • gain de temps vous permettant de vous recentrer sur votre cœur d’activité
  • diminution des coûts relatifs aux charges patronales
  • solutions modulables (à temps plein ou à temps partiel)
  • prise en charge de votre gestion par des profils experts

De nombreux outils numériques pour assister votre secrétaire administratif 

S’il est difficile aujourd’hui de visualiser avec précision quand les secrétaires indépendants pourront projeter leur hologramme dans vos bureaux ou votre espace de coworking, 

Il est en revanche aisé d’imaginer l’omniprésence de nouveaux outils et machines informatiques capables de les seconder dans la gestion des process.

Par exemple, des outils novateurs capables de n’obéir qu’à une seule et même personne, sur reconnaissance vocale, faciale ou par détection d’empreinte digitale

C’est déjà le cas depuis longtemps pour l’usage quotidien de smartphones des particuliers. 

Ces fonctionnalités pourront à l’avenir, permettre à votre secrétaire administratif de déléguer lui-même ses missions à des programmes entièrement indépendants. 

Il pourra s’agir d’applications telles que des éditeurs de texte automatisés, permettant par exemple une mise en forme entièrement intuitive de vos documents sur simple demande orale. 

Votre futur secrétaire pourrait donc bien être votre bras droit administratif et jouer le rôle d’un superviseur.

De nombreux autres process d’archivage et de sauvegarde de vos datas devraient donc se généraliser dans les prochaines années, représentant en termes de sécurité une énorme plus-value pour votre entreprise !

D’autant plus lorsque l’on sait qu’aujourd’hui, un mot de passe est crackable en quelques heures, contre quelques semaines il y a encore dix ans… Alors quid de l’après ?

Imaginez votre future secrétaire administrative signer vos devis et contrat à votre place par simple contact digital ou reconnaissance vocale, vous n’aurez qu’à autoriser les accès à tous vos dossiers. 

La délégation de service pourra, grâce à l’évolution des technologies, franchir un niveau en statuant sur des actions à plus forte responsabilité. 

La formation de vos équipes pour rester compétitif

Pour maintenir vos équipes en ébullition, réduire votre time to market, et ne pas nuire à la productivité de votre société, vous devez garantir le développement des compétences de par un apprentissage continu

C’est cet enseignement qui permettra à vos salariés d’être de plus en plus efficaces et de répondre au mieux aux attentes des utilisateurs. 

Enfin, dans la version d’un monde idéal ! 

Car malheureusement, les formations dispensées au sein des entreprises sont trop souvent reportées voire jamais instituées.

Elles représentent en effet un coût pour l’entreprise qui souhaite pourtant voir évoluer son personnel en vue d'accroître la qualité de ses prestations et services.

Former, cela signifie :

  • remplacer le personnel en formation
  • mettre en place des actions nécessitant le prêt de locaux
  • mener une campagne d’information
  • prendre en charge la gestion des inscriptions et du programme
  • établir des devis comparatifs et dresser des tableaux de bords
  • allouer un budget consacré aux intervenants et formateurs extérieurs
  • s’acquitter de frais inhérents à la formation, tels que des frais de repas, de séjours et de transports…

Ainsi, ce sont près de 60% des entreprises qui, face à toutes ces contraintes, refrènent leurs envies de former leurs équipes.

Or, c’est la clé pour une transition vers notre nouveau monde digital !

Pour embarquer vos équipes dans la transformation digitale de votre société, il est donc nécessaire de repenser en interne votre système de délégation des tâches. 

Les freelances 3h18 : des prestataires du futur déjà dans votre entreprise ?

Si vous recherchez des secrétaires administratifs permettant d’alléger votre quotidien tout en réduisant vos coûts, et avec lesquels instaurer une relation de confiance pouvant s’avérer pérenne dans un futur proche, vous êtes au bon endroit. 

Choisir de déléguer son administration à un prestataire extérieur déjà formé et opérationnel, plutôt que de former ses équipes et ainsi économiser du temps et du budget, est une excellente initiative qui permet de s’affranchir des contraintes liées à des embauches classiques en CDD ou en CDI.

Encore faut-il être certain de bien choisir son réseau de prestataire freelance et ne pas jeter son dévolu sur n’importe qui.

Chez 3h18, afin d’être certains que nos secrétaires administratifs offrent encore plus de savoirs faires dans l’avenir et permettent aux entreprises de mener à bien leur transition numérique dès aujourd’hui, nous avons mis en place un centre de formation innovant,  l’Académie 3h18, pour son réseau de prestataires freelance.

Les freelances du réseau 3h18 n’en sont pas à leur début de carrière et disposent tous d’une solide ancienneté et d’une formation de secrétaire souvent longue de plusieurs années. 

Ainsi que de nombreuses qualités requises pour pouvoir intervenir dans la gestion des ressources humaines.

Qu’il soient assistant de direction, secrétaire-comptable ou assistant en gestion du personnel, un bon freelance en gestion administrative doit déjà, pour l’heure, savoir : 

  • transmettre des pièces justificatives
  • créer un tableau d'avancement ou un prévisionnel
  • assurer le suivi des commandes de fournitures
  • réaliser des comptes-rendus
  • faire preuve de discrétion
  • disposer de bonnes capacités rédactionnelles
  • rédiger des courriers
  • prendre en charge l’accueil physique et les appels téléphoniques
  • réceptionner les candidatures en provenance des campagnes de recrutements
  • connaître les outils bureautiques

Si vous recherchez un assistant de communication, sachez qu’ils devront quant à eux maîtriser au moins 3 réseaux sociaux.

Les missions et les tâches administratives d’un secrétaire de direction sont donc diverses et variées et les outils à disposition pour y répondre nécessitent d’être régulièrement retravaillées pour ne rien perdre de leur maîtrise.

Si nos consultants 3h18 mènent à bien ce suivi administratif, c’est en grande partie parce qu’ils ont acquis une expérience professionnelle non négligeable, que ce soit dans le secteur public ou privé, mais aussi parce qu’ils poursuivent l’approfondissement de leurs aptitudes professionnelles au sein de notre académie de formation.

Quelles seront les conditions pour devenir secrétaire administratif dans le futur ?

Les évolutions du monde professionnel n'impactent pas seulement les missions du secrétaire.  

Elles font basculer tout un écosystème en place actuellement qui nous amène à nous interroger sur les évolutions de carrière possibles pour le poste de secrétaire, ainsi que sur les moyens déployés pour prétendre à des emplois encore aujourd'hui qualifiés comme agent de catégorie B dans la fonction publique.

A une époque pas si lointaine, le baccalauréat permettait d’exercer le métier relativement tôt. Il est aujourd’hui toujours un diplôme requis suffisant pour envisager de passer le concours de secrétaire administratif.

Aujourd'hui pourtant et au sein de grandes entreprises, il est de plus en plus fréquent d’envisager du personnel ayant au moins cinq années d’études à son actif, la complexité des process demandant davantage de compétences et beaucoup de méticulosité.

Les responsabilités accordées au secrétaire administratif, que ce soit au sein de l'Éducation nationale, de la police nationale ou d’établissements publics, sont de plus en plus lourdes de conséquences en cas d’erreurs. 

Ces mêmes responsabilités sont d’ailleurs plébiscitées au sein de notre société puisqu’elles garantissent une gratification financière, le plus souvent au sein du secteur privé, sous forme de primes et permet d’accéder, en dépit du stress que cela génère, à une reconnaissance stimulante pour le salarié.

La volonté des entreprises d’amener le risque d’erreurs à se réduire au fil des années en votant pour une politique d’automatisation et de formation de son personnel est largement constatée, malgré une baisse des moyens.

En conséquence de quoi, le poste de secrétaire administratif, finalement relativement accessible aujourd’hui, pourrait d’une part :

  • se fermer à de nombreux profils, handicapés par une incapacité à s’adapter si les moyens développés par les ministères pour sensibiliser les jeunes et les seniors à la formation s’avèrent être insuffisants.

  • Mais d’autres part, permettre de percevoir dès le démarrage des carrières des salaires plus rémunérateurs, ainsi que des évolutions des statuts à plus forte responsabilité.

Heureusement, en partenariat avec Pôle Emploi, les sociétés déploient dès leur process de recrutement de plus en plus de stratégies permettant de garantir dans le futur l’accès pour tous à ces postes administratifs, tels que la mise en situation des candidats avec des jeux de rôle, ou MRS (méthode de recrutement par simulation). 

La validation des acquis d’expérience ou VAE représente elle aussi une alternative très intéressante pour permettre à ses équipes en place de monter en grade et obtenir une équivalence du diplôme aujourd’hui requis pour exercer le métier de secrétaire administratif.

Conclusion

Afin de tenir la promesse d’un futur plus performant pour les entreprises françaises, il est essentiel de poursuivre la délégation de ses tâches administratives tout en assurant la transition numérique de sa société.

L’Académie 3h18 est un dispositif de formation permettant aux freelances du réseau de rester à jour dans la maîtrise des process, l’enrichissement de leurs compétences en bureautique et l’intégration de nouvelles innovations. 

L’objectif étant de permettre aux entreprises de pouvoir compter sur des profils qualifiés sur le long terme.

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