Office Manager freelance : comment recruter le vôtre ?

Comment recruter un office manager freelance tout en étant certain de retenir immédiatement le bon profil ? C’est l’un des enjeux du recrutement : trouver le profil qui s’intégrera parfaitement bien dans la culture de l’entreprise.

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Qu’est-ce qu’un freelance ?

Le freelance est un professionnel indépendant qui travaille à son propre compte. Il peut donc travailler pour plusieurs clients. Un freelance peut être spécialisé dans un domaine particulier ou dans plusieurs. Dans le cas de l’office manager, le domaine de prédilection est avant tout la gestion des opérations administratives, voire commerciales.

Pourquoi recruter un office manager freelance ?

1.  Optimiser les coûts liés à votre masse salariale

Qui dit freelance, dit plus grande flexibilité et diminution des coûts. Les coûts fixes que représente un salarié (salaire et cotisations) n’ont en effet pas lieu d’être dans le cadre d’un recrutement de freelance. Vous ne payez que les heures travaillées par votre prestataire freelance et la rémunération s’arrête dès que la mission s’achève. La contrainte liée à un contrat de travail longue durée est supprimée.

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2. Se libérer des tâches administratives récurrentes

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Recruter un office manager freelance permet avant tout de vous soulager des tâches administratives chronophages. Ce poste peut s’adresser à une personne déjà expérimentée ou à un.e jeune diplômé.e souhaitant se lancer sur le marché de l’emploi. Tout dépendra alors de vos préférences sur le sujet. 

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L’objectif étant pour vous de gagner du temps pour mieux vous focaliser sur les missions nécessitant votre savoir-faire et votre passion.

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3. Accompagner la montée en autonomie des équipes 

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Un des gros avantages à externaliser certaines tâches par le biais d’un office manager freelance est le plus grand pouvoir de concentration que cela octroie sur l’accompagnement des équipes.

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La montée en autonomie des équipes est une tendance forte aujourd’hui : leur donner les clés pour travailler plus efficacement et accroître leur capacité de travail permet d’obtenir des résultats plus rapidement. 

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L’office manager freelance pourra accompagner à votre place la montée en compétences de vos collaborateurs et les former sur de nouveaux process tout en prenant en charge les tâches opérationnelles. 

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Comment faire pour recruter le meilleur office manager freelance ?

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De prime abord, le recrutement d’un freelance est une tâche qui peut être assez difficile. Il faut trouver le bon profil, celui qui répondra à vos besoins et qui saura travailler avec vous dans les meilleures conditions. Deux solutions s’offrent à vous : 

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1. Passer une petite annonce d’emploi

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Vous pouvez choisir de croire en votre bonne étoile et lancer votre ligne en espérant que le profil idéal morde à l’hameçon. De nombreux freelances épluchent les offres d’emploi en ligne pour repérer d’éventuels besoins et offrir ainsi leurs services en contrepartie d’une tarification qu’ils établissent eux-mêmes. 

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Cette méthode vous permet de rester totalement maître de la situation. Bémol : elle vous oblige à y passer beaucoup de temps. Vous devrez penser à rédiger l’annonce, la publier et contrôler régulièrement les candidatures avant de choisir quels candidats vous souhaitez recevoir. 

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Le risque de manquer de clairvoyance lors de l’entretien est grand. Et l’incompétence d’un freelance fraîchement missionné ne transparaît pas toujours les premières semaines. C’est seulement une fois que la prestation réalisée s’avère incomplète que vous comprenez alors votre erreur. Trop tard, hélas.

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Heureusement, il est possible d’économiser du temps en éclipsant la phase recrutement et tout en étant certain de faire appel à un professionnel aguerri avec un bagage reconnu (diplômes et expériences). 

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2. Prendre contact avec un réseau de prestataires freelances

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Dans ce cas de figure, inutile de vous embarrasser avec la mise en ligne d’une offre d’emploi. Quant aux références de votre futur office manager, vous pouvez d'ores et déjà les consulter via les nombreux témoignages et avis clients bien souvent disponibles sur les sites de ces réseaux experts en externalisation administrative. 

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L’avantage ? Vos besoins sont étudiés par un conseiller pour être certain que le meilleur profil, celui habitué à des problématiques comme les vôtres, soit missionné. Cela vous évite d’avoir à craindre les risques d’une mauvaise gestion de vos services et missions administratives. Il est de plus possible de trouver des offres sans engagement, comme sur notre site. Si vos besoins d’externalisation diminuent ou s’arrêtent, vous êtes libre d’arrêter à tout moment la prestation !

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Les prérequis nécessaires pour profiter d’un office manager freelance sans effort 

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Disposer de l’enveloppe budgétaire adéquate

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Il est évident que l’intervention d’un freelance doit vous amener à réfléchir à votre capacité de financement. Si vous disposez d’un budget serré et comme nous l’avons évoqué plus haut, il est préférable de faire appel à un freelance plutôt qu’à un salarié afin d’optimiser les coûts.

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💰 Voici un aperçu des tarifs proposés sur notre site : 

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Rencontrer un besoin d’externalisation pressant

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L’avantage du réseau de prestataires freelance, c’est qu’il est capable de déployer très rapidement, sous quelques jours, un assistant ou un office manager en renfort au sein de votre entreprise ! Si vous ne disposez pas de l’espace nécessaire, celui-ci pourra tout aussi bien intervenir à distance, depuis son domicile en télétravail. 

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Nul besoin que votre besoin d’externalisation soit pérenne. Il peut s'agir d’un besoin ponctuel. Auquel cas, la mission sera de courte durée.

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Faire preuve de réactivité en cas d’évolution

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La réduction de la mission ou une éventuelle insatisfaction doit impérativement conduire à un échange entre chaque partie afin de clarifier la situation. Plus vous serez réactif et communiquant, plus nous pourrons rapidement déployer une nouvelle solution ou y mettre un terme. 

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Il est tout à fait possible de vous entretenir directement avec votre assistant freelance ou votre office manager qui nous fera remonter chaque information relative à votre dossier. 

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Ce qu’il faut retenir de cet article

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• Un office manager est le collaborateur parfait pour vous aider à vous décharger des tâches opérationnelles qui vous détournent de votre métier. Il sera aussi bien capable de piloter des projets que d’encadrer des équipes ou traiter des missions obligatoires comme de la saisie informatique ou du suivi de courrier.

• Trouver un bon office manager freelance nécessite de la vigilance. Pour être certain de ne pas vous tromper, le mieux est de vous tourner vers un réseau d’assistants et de profils niveau cadre spécialisés dans l’externalisation administrative. 

• Pour pouvoir prétendre à un service d’externalisation, 3 conditions suffisent : être prêt à échanger en cas de besoin, disposer d’un budget suffisant et bien sûr, être concerné par un besoin d’assistance urgent, qu’il soit ponctuel ou récurrent.

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⏳ À ce titre, nous vous proposons nos services pour vous aider à gagner du temps ! Contactez un conseiller 3h18 dès aujourd’hui.‍