Comment choisir le bon profil d’assistance administrative ?

Il n’est pas simple de choisir le bon profil d’assistant administratif pour son entreprise. 

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Sachez que vous n'êtes pas seul à vous questionner et à hésiter longuement avant de passer à l’action et choisir enfin d’externaliser vos fonctions support. De nombreux dirigeants se trompent parfois et misent sur le mauvais assistant… Faute de bien faire la différence entre chaque métier.

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Entre les assistants freelances RH, les assistants de communication, les assistants commerciaux, les assistants de précomtabilité, les assistants de gestion polyvalents, les offices managers… Mais aussi les responsables (RH, RAF, de recrutement, etc.), le niveau d’expertise s’avère différent. Les compétences, les qualités et les logiciels maîtrisés également.

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• Qui contacter pour enfin se concentrer pleinement à son cœur de métier ? 

• Selon le profil retenu, quelles tâches pourront être (ou non) déléguées ?

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On vous aide à sélectionner et choisir le professionnel qu’il vous faut !

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L’assistant administratif spécialisé RH

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Plusieurs profils métiers se distinguent parmi ceux que l’on désigne comme les pros de l’assistance administrative aux entreprises ! Si l’on a tendance à souhaiter déléguer toutes ses tâches et missions de gestion administrative à un assistant “administratif”, il est important de garder à l’esprit que certains assistants sont experts dans un domaine bien précis. 

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Les Ressources Humaines sont une fonction support clé des entreprises. Sans elle, pas de gestion optimisée de son personnel ni de la paie !

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Son rôle

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L’assistant administratif spécialisé dans les Ressources Humaines est un maillon essentiel de votre chaîne d’équipe. 

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Son rôle consiste à faire le lien entre le direction et les employés, qu’ils soient en contrat longue durée ou à durée déterminée. Il traite les demandes entrantes et qui concernent les besoins en formation, en aménagement d’horaires, en requalification de poste, etc. Il s’occupe de la paie des salariés et collabore avec les différents Organismes Sociaux dès que cela s’avère nécessaire (arrêts maladie, départs en retraite, …).

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L’assistant RH doit être sollicité si par exemple : 

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• vous peinez à gérer seul les emplois du temps de vos salariés,

• vous êtes en retard dans le versement des salaires et l’édition des fiches de paie,

• vos équipes rencontrent un besoin d’accompagnement à la montée en compétence,

• vous cherchez à recruter davantage de personnel ou à assurer vos remplacements de façon plus fluide.

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Quelle différence avec le RRH ?

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Si vous êtes concerné par ces différents besoins et l’externalisation de votre service RH, vous pouvez alors vous retrouver face à un choix difficile : qui d’un assistant RH ou d’un Responsable RH choisir ? 🙄

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En fait, bien que ces deux profils évoluent dans le même domaine de compétences, leurs missions sont différentes : 

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- Un Responsable RH sera en charge de votre stratégie RH dans son ensemble. Il pourra encadrer les gestionnaires si un service RH interne est déjà en place.

- Trait d’union avec la direction, il sera porteur de conseils d’optimisation et vous alertera sur la non-conformité de certains process… 

- Le RRH est un manager tandis que l’assistant RH a davantage une fonction d'exécutant. 

- Il n’est pas impossible qu’un Responsable des Ressources Humaines prenne la main sur des tâches administratives anodines comme de la saisie informatique, mais l’intérêt d’un tel profil au sein de votre société est ailleurs.

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Tableau récapitulatif des tâches

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L’assistant de Gestion Polyvalent

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L’assistant de gestion polyvalent est, comme son nom l’indique, polyvalent. Il peut donc prendre en charge tout un tas de missions administratives, mais n’aura pas en revanche assez de compétences pour vous conseiller dans votre stratégie de développement. 

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Si tel est votre souhait, nous préconisons de faire appel à un Responsable Administratif et Financier, dont l’expertise lui permet d’avoir une vision périphérique de votre marché. Le savoir-faire du RAF lui permet de piloter votre stratégie financière. 

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Son rôle exact dans l’entreprise

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L’assistant de gestion polyvalent est capable de gérer vos pièces comptables et leur imputation. Il assure la liaison avec le cabinet d’expertise comptable. Vous pouvez lui confier :

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• la gestion de votre facturation,
• vos relances pour impayés, 
• les rapprochements bancaires, 
• du classement et de la veille documentaire.

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Si la préparation de la “paperasse” lui est familière, son objectif est avant tout de vous en débarrasser ! Par définition, un assistant de gestion polyvalent traite toutes les micros tâches qui prennent du temps et font souvent l’objet d’une procrastination pénalisante…

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Quelle différence avec un RAF ?

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Si le RAF peut à court terme accomplir des tâches de nature bureautique, sous Excel ou PowerPoint par exemple, son objectif à plus ou moins long terme sera toujours stratégique ! La construction de tableaux de bords peut lui être déléguée, de même que l’analyse de vos marges, ou la préparation de votre contrôle URSSAF.

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Besoin d’un expert pour vous conseiller et paramétrer un SI ? Aucun problème, un Responsable Administratif et Financier, habitué à ce genre d’opérations, peut s’en charger pour vous. 

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Tableau récapitulatif des tâches

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Assistant administratif et assistant de direction : est-ce le même métier ? 

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S’il y a bien deux métiers qui sont régulièrement confondus, ce sont ceux d’assistant administratif et assistant (ou secrétaire) de direction ! 

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Pourtant, là encore, des différences s’observent. 

• L’assistante administrative sera davantage compétente qu’une secrétaire de direction pour gérer votre pré comptabilité. 

• Une secrétaire de direction peut en revanche assurer les tâches relatives à la bonne tenue d’un secrétariat (permanence téléphonique, gestion des courriers et des documents électroniques, renseignements visiteurs, …).

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Tableau récapitulatif des tâches

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Le rôle de l’assistant administratif spécialisé dans la communication d’entreprise

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Il existe un profil d'assistant administratif légèrement différent de ceux susmentionnés. Les assistants de communication sont en charge de tout ce qui a attrait à la gestion de votre image de marque et ce qui vous lie à vos clients. 

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• Promotion événementielle,

• Présence sur les réseaux sociaux, 

• Référencement en ligne, 

• Opérations commerciales.

• Etc.

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L’assistant de communication peut donc aussi bien communiquer sur votre page Facebook pour témoigner de vos offres, que préparer un futur salon. Garant de votre image de marque, il met un point d’honneur à répondre à tous vos clients et faire valoir la transparence de votre entreprise.

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Il respecte votre ligne et calendrier éditorial, maîtrise de nombreux outils de création, et prend la parole régulièrement si vous le souhaitez dans le cas de webinaires, de lives, de podcast, etc.

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Si vous avez besoin d’un assistant pour renforcer votre notoriété et augmenter les volumes de ventes, c’est à lui qu’il faut s’adresser !

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Comment faire le bon choix parmi tous ces profils d’assistance administrative ?

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Il est aisé de reconnaître qu’une tâche RH doit être traitée par du personnel expert en gestion RH. Mais la frontière entre l’assistant et le responsable pouvant s’avérer poreuse, il convient donc de délimiter le périmètre des tâches que vous souhaitez soumettre à votre nouveau collaborateur freelance en amont de votre prestation d’externalisation.

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• Définir vos besoins exacts vous fera économiser du temps et de l’argent. Inutile de faire appel à un freelance niveau cadre si vous avez simplement besoin qu’on classe vos documents comptables. 
• En revanche, si vous avez pour projet d’optimiser vos coûts de production, il faudra envisager de vous faire assister plus en profondeur. ⛏️

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Le coût de certains partenaires d’outsourcing étant plus élevés (niveau cadre), soyez sûr de vous ou contactez-vous pour que nous vous aidions à définir vos objectifs !

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A retenir de cet article

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• Un assistant administratif n’a pas toujours le même niveau d’expertise ni les mêmes compétences. Certains sont spécialisés en bureautique, dans la gestion des Ressources Humaines ou la communication. 

• Parmi ces différentes fonctions supportés, plusieurs degrés de hiérarchie permettent de répondre à des besoins différents. 

• Délimitez un périmètre des tâches administratives et des missions à traiter avant d’engager votre futur assistant ! Il se peut en effet que vos besoins d’externalisation nécessitent un profil d’assistant différent de celui auquel vous pensiez.