Comment mettre en place un service ressources humaines pour PME
Il n'est pas concevable qu'une entreprise en pleine croissance soit totalement dépourvue de service ressources humaines. Il y va de la fluidité de sa gestion comme de sa crédibilité sur son segment.
Les salariés sont les premiers partenaires de l'entreprise, il faut donc qu'ils se sentent soutenus, accompagnés dans leurs diverses démarches, et encouragés à évoluer régulièrement pour un bénéfice mutuel.
Bien sûr, ce besoin ne se fait pas ressentir de la même manière selon que vous être une entreprise de 5 ou de 25 salariés. Mais il est important, même au stade de 5 salariés de structurer les process et de se mettre en conformité avec la règlementation sociale.
Pourquoi créer un service Ressources Humaines pour son entreprise ?
Avant de créer un service RH, les dirigeants généralement font appel à un cabinet social et paie. Mais il arrive un moment ou le besoin se fait sentir de disposer d'un professionnel RH dans l'entreprise afin d'apporter une réponse de proximité aux salariés et prendre en charge des projets RH de fond.
Le service RH prend d'ordinaire un certain nombre de choses en charge relatives à la masse salariale de l'entreprise. Il peut continuer à coordonner un servie paie externe.
La gestion se fait non seulement sur un plan administratif, mais également au niveau social puisqu'il s'agit d'accompagner chaque salarié durant tout le temps où il fait partie de l'entreprise, de son embauche, en passant par la phase d’intégration du candidat ou d’on boarding, jusqu'au terme de son contrat.
Il y a souvent un besoin de forte réactivité dans les questions de salariés.
La période de recrutement, tout d'abord, nécessite de la part des ressources humaines une première phase de sourcing, suivie d'une phase d'entretien durant laquelle le parcours professionnel et le cursus de formation du candidat sont étudiés.
Le recruteur doit également veiller à ce que les prétentions salariales du candidat auditionné rentrent dans le budget dédié à la gestion du personnel. Il est souvent demandé aux RH de mettre en place après quelques années une politique RH qui fixera les "bonnes pratiques" de l'entreprise.
Une fois la sélection effectuée et un profil retenu, le service des ressources humaines s’attèle à la DPAE et aux formalités déclaratives auprès des différents organismes sociaux.
La rédaction du contrat de travail, ainsi que l'accueil et l'intégration du nouveau venu au sein de son équipe sont des tâches à ne pas négliger pour permettre à chaque nouvelle recrue de se sentir à l’aise et devenir productif dans les plus brefs délais. Une coordination avec l'avocat sera nécessaire dans certains cas.
Il faut donc veiller à ce que ledit contrat satisfasse les règles à appliquer en matière de droit du travail. Il ne faut pas négliger non plus l'importance du respect des conditions de travail auxquelles sont soumis au quotidien tous les salariés.
Le non-respect de ces conditions peut entraîner un impact sur les risques liées à la sécurité du personnel, ainsi que des risques psycho-sociaux pouvant affecter la santé mentale des équipes et occasionner une hausse de l'absentéisme au sein de l’entreprise.
Il faut ensuite administrer la paie et effectuer le suivi social de chacun, qu'il s'agisse des demandes de congés ou de formations, des absences qu'elles qu'en soient les raisons, etc.
Par ailleurs, chaque membre de l'entreprise étant en droit d'évoluer selon ses attentes et ses capacités, il convient de le lui permettre par des formations adéquates et adaptées, de communiquer à ce sujet et ainsi de le fidéliser, en quelque sorte, par des perspectives d'évolution.
Un personnel régulièrement formé verra de plus ses connaissances mises à jour et sera plus performant pour le compte de l’entreprise, notamment sur des logiciels et outils de gestions innovants. Tout ceci participe en outre au développement de la marque, dans une démarche marketing attrayante.
L'étendue de ces prérogatives laisse entrevoir l'importance du service RH, ainsi que l'intérêt qu'il y a à être scrupuleux quant à sa mise en place en bonne et due forme.
Il est véritablement question d'un service social, et pas seulement administratif, d'où la rigueur du droit du travail et les sanctions qui peuvent tomber en cas de non-respect des prescriptions qui s'imposent.
Comment s’assurer du respect du droit du travail au sein de votre gestion RH ?
Le droit occupe une part importante de la gestion des ressources humaines, d'autant plus que la législation du travail est de plus en plus complexe. La crise sanitaire y est d'ailleurs pour beaucoup.
Aujourd'hui, grâce à des procédés comme l'externalisation RH ou le recours à des logiciels adaptés, les services RH sont mieux à même de faire face aux changements, de faire preuve de réactivité et de prioriser les actions en conséquence.
Les domaines les plus sensibles au strict respect du droit du travail dans l'entreprise sont :
- la gestion de la paie du personnel
- la gestion administrative
- la préservation de la santé des équipes salariées
- la préservation de la sécurité au travail
Pour ce qui est de la paie, l'entreprise contrevenante s'expose à un redressement de la part de l'URSSAF, et éventuellement à payer des dommages et intérêts à la personne ou l'entité lésée. Le DRH doit s'assurer que les mentions légales en vigueur sont bien présentes sur les fiches de paie.
Avec la dématérialisation, le service RH doit aussi s'équiper des derniers outils informatiques (abonnements, cloud). Les derniers logiciels sur le marché tiennent précisément compte des toutes dernières subtilités juridiques à respecter.
La gestion administrative, elle aussi, prend de plus en plus appui sur les avantages informatiques et numériques.
Elle ne doit pas porter atteinte aux lois ou décrets, ni au code du travail ou à la convention collective, mais elle doit en outre, depuis trois ans maintenant, être en accord avec le RGPD (protections des données).
Notre DRH à temps partagé ou notre assistance administrative 3H18 est parfaitement formée à ces prérogatives.
Quant au volet santé, le texte de référence est le quatrième plan santé (2021-2025), que tout DRH doit être en mesure de bien répercuter au sein de son entreprise.
En outre, un registre de santé et de sécurité au travail doit obligatoirement être rendu accessible à chaque collaborateur, dans un souci de transparence.
Dans certains cas, le Comité Social et Économique (CSE) intervient en plus pour s'assurer de la bonne application de la législation. Voyons cela un peu plus en détail au travers d'une étude de cas.
Le cas de l'entreprise P : un licenciement, pas de CSE, une sanction aux prud'hommes.
Françoise est salariée de l'entreprise P et vient d'être déclarée inapte par le médecin du travail.
Son employeur voulait la licencier préalablement à son arrêt, mais personne ne l'a mise en garde sur la nécessité – suite à l'avis d'inaptitude – de tenter de la reclasser avant un licenciement éventuel.
Or, les propositions de reclassement et le possible licenciement doivent être discutées avec le CSE.
La société n'a pas consulté le CSE, mais comment le pouvait-elle puisqu'elle avait omis de procéder à son élection comme la loi le stipule !
Françoise a saisi les prud'hommes et son licenciement a été déclaré abusif. Elle a pu réclamer à son employeur non seulement des dommages et intérêts, mais aussi des arriérés de salaire pour toute la procédure.
Cerise sur le gâteau : le délit d'entrave a également été caractérisé.
Le délit d'entrave est l'action ou l'omission qui porte une atteinte à un représentant du personnel dans l'exercice de sa fonction, à la désignation d'une institution représentative du personnel ou à l'exercice du droit syndical.
Nous avons ici deux problématiques :
La première sur le licenciement en lui-même.
La procédure qui aurait pu le rendre légal n'a pas été suivie. Si le chef d'entreprise avait reçu des conseils juridiques, il l'aurait su et aurait ainsi pu procéder au licenciement sans s'exposer à une décision de justice défavorable.
Deuxième problématique : l'entreprise n'avait pas mis en place l'élection de son CSE, ce qui est contraire à la législation en vigueur.
Une erreur qui, elle aussi, aurait pu être évitée si l'entreprise avait été conseillée. Et oui ! Depuis le 1er janvier 2020, les DP, CE et autres ont « disparu » au profit du CSE – Comité Social et Économique. Les services d'inspection du travail ont été missionnées pour s'assurer de cette bonne mise en place.
Quels sont les critères pour bien organiser les élections de son CSE ?
Il appartient à l’employeur d’organiser les élections d’instances représentatives du personnel et d’informer par note de service chaque membre de l’entreprise sur l'exactitude des dates.
L’employeur ne pourra pas participer aux élections lui-même.
Les syndicats organisateurs doivent eux-mêmes être avertis par courrier.
Attention, les salariés souhaitant se présenter aux élections du CSE doivent impérativement être majeur et ne pas entretenir de liens familiaux avec le dirigeant de l’entreprise (fils, fille, père, mère, conjoint, conjointe).
Les listes électorales recensant le nombre de candidats doivent impérativement être communiquées dans un délai supérieur à 4 jours avant le déroulé des élections.
Attention à ne pas afficher un nombre de candidats sur vos listes supérieur au nombre de sièges à pourvoir au sein de votre CSE.
Vous devez être vigilant et respecter le principe de parité pour l’organisation de vos élections : les candidats inscrits doivent de façon alterné être de chaque sexe.
Si votre entreprise dénombre plus d’hommes que de femmes, par exemple, alors la liste des inscrits doit observer ce principe de parité jusqu’à ce que le nombre de femmes se présentant soit totalement épuisé et ne plus permettre leur inscription.
Les électeurs du CSE peuvent voter dès l’âge de 16 ans, s’ils disposent d’une ancienneté supérieure à 3 mois au sein de l’entreprise.
Cette durée peut de facto être réduite en accord avec l’inspection du travail. Ils doivent être en plein possession de leur droit de vote politique et ne pas en avoir été destitués.
Ce qui a changé au sein des entreprises avec la mise en place du CSE
En pratique, pour les entreprises de moins de 50 salariés, seul le nom de l'institution change. La fréquence des réunions est la même – mensuelle – et les attributions des représentants du personnel demeurent aussi identiques. Voyons ensemble les différents cas recensés :
Cas n° 1 : vous avez moins de 11 salariés.
Dans ce cas, vous n'êtes pas concernés.
Cas n°2 : vous avez déjà des DP ou un CE.
Peu importe, il vous faut organiser de nouvelles élections de toute urgence pour mettre en place le CSE, même si les mandats ne sont pas échus. Vous risquez une amende par l'Inspection du Travail pour délit d'entrave. En effet, vous auriez dû renouveler l'institution avant le 1er janvier 2020.
Cas n°3 : vous avez au moins 11 salariés depuis 12 mois consécutifs, et vous avez organisé des élections qui ont donné lieu à un PV de carence.
Dans ce cas-là, pas d'urgence. Il vous faudra néanmoins organiser de nouvelles élections (sous réserve d'avoir toujours au moins 11 salariés depuis 12 mois consécutifs) soit à l'issue des 4 ans du PV de carence, soit dans le délai d'un mois qui suit la demande d'une organisation syndicale ou d'un salarié de l'entreprise.
Exemple : pour un PV de carence en date du 15 novembre 2017, les nouvelles élections seront à organiser au plus tard le 14 novembre 2021.
Cas n°4 : vous avez au moins 11 salariés depuis 12 mois consécutifs mais n'avez pas organisé d'élections du personnel.
Là encore, vous devez organiser des élections du personnel de toute urgence sous peine d'amende par l'Inspection du Travail pour délit d'entrave.
Comment fonctionne un service RH au sein d’une entreprise ?
Un service RH travaille en général, au début de sa création dans une PME en coordinataion avec le cabinet de paie, de recrutement et le cabinet d'avocat conseil en droit social.
Progressivement il est possible de réinternaliser certaines fonctions.
La mise en place d'un portail RH permet de mieux faire circuler l'information, de réduire les erreurs et d'augmenter la satisafction des salariés. Le DRH de l'entreprise sera en charge de ce projet.
La relation avec les IRP (CE, DP, ...) peut prendre beaucoup de temps et d'energie au service RH. C'est une prerogative importante.
Mais un service RH peut aussi se construire progressivement en faisant appel à des profils experimentés dans les domaines suivants :
gestion du personnel
assistance RH
assistance recrutement
assistance formation
Responsable RH
Direction des ressources humaines
Ainsi, l'entreprise variabilise ses dépenses en faisant appel à des professionnels en temps partagé, pour quelques jours par mois ou par semaine.
Un intervenant RH attitré, stable et motivé vaut souvent mieux qu'un CDI qui n'est plus adapté aux enjeux de l'entreprise et dont les coûts pèsent sur les charges fixes de l'entreprise.
Quels salariés prendre en compte lors de l’organisation des élections de personnel et pour quel effectif (ETP, Équivalent Temps Plein) ?
Les règles générales sont les suivantes : il faut prendre en compte les salariés qui disposent d'un CDI à temps plein, ainsi que les salariés en CDD et les travailleurs intérimaires depuis au moins 12 mois qui ne sont pas en remplacement d'un salarié absent.
Il convient aussi de tenir compte des travailleurs à temps partiel, au prorata du temps de travail effectué.
En outre, les salariés absents ou malades doivent être aussi comptabilisés.
Que faut-il entendre par 12 mois consécutifs ?
Tout simplement que le calcul se fait au mois le mois, sur les 12 derniers mois. Si pour un mois donné au cours des 12 mois l'effectif passe en dessous de 11 salariés, le décompte des 12 mois consécutifs repart de zéro.
Comment créer un service RH adapté à la structure de son entreprise ?
Que vous fassiez le choix d'externaliser la gestion RH de votre société ou au contraire de recruter en interne des employés dédiés à cette tâche, il vous faudra prendre en compte le facteur temps et prioriser vos actions en usant de stratégie.
La première chose à effectuer est un état des lieux afin d'avoir bien à l'esprit vos points forts et ceux sur lesquels il va falloir travailler, que ce soit à court ou moyen terme.
Vous devez impérativement connaître l'ambiance, ou en prendre la température le cas échéant, et les problèmes récurrents rencontrés au sein de votre structure.
Ensuite, il vous faut réaliser un benchmark, ceci pour savoir quelles sont les bonnes pratiques mises en place par vos concurrents, puis éventuellement vous inspirer de celles-ci.
Vous serez alors en mesure de déployer votre propre politique RH, celle qui sera adaptée à la stratégie de votre entreprise.
Nous disposons de nombreux responsables RH et Directeurs RH ou même d'assistants paie de proximité.
Ils travaillent dans vos locaux ou à distance et peuvent réaliser rapidement un diagnostique RH afin de vérifier la bonne conformité de votre entreprise.
Venez découvrir Justine une DRH à temps partagé et la façon dont elle s'organise avec les petites entreprises (TPE et PME) dans lesquelles elle intervient :
Pour finir, n'hésitez pas à externaliser certaines activités en particulier, qui ne se font pas spécifiquement en interne, à savoir :
- le recrutement
- les tâches inhérentes au secrétariat
- le suivi de votre trésorerie
- la gestion de la paie et l'on boarding de salariés
En déléguant les tâches chronophages, vous pourrez ainsi concentrer votre énergie sur la qualité de l'expertise rendue et accroître votre notoriété.
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