Bien que la numérisation de documents ne date pas d’hier, de nombreuses entreprises continuent d’utiliser le scan et fonctionnent encore au format papier. La raison ? Le manque de temps pour se former aux solutions logicielles innovantes…
Pourtant bien souvent, leur prise en main est plus rapide qu'on ne le pense et leur utilisation facilite grandement le quotidien des PME et TPE. Laissez-nous vous présenter dans cet article 3 outils d'assistance pour la numérisation de documents que vous pouvez intégrer à votre chaîne de process pour gagner du temps.
Les origines de la numérisation de documents
Débutons par un peu d’histoire !
La numérisation des documents fut rendue possible pour la première fois en 1957 grâce à l’invention du tout premier scanner informatique. Le premier document numérisé représentait le portrait photo d’un nourrisson, fils du talentueux chercheur Russell A. Kirsch dont les recherches ont permis d'aboutir à cette invention.
Mais ce que Russell ignorait, c’est que le fruit de son travail allait mener à une véritable révolution numérique qui renégocierait le mode d’organisation des PME et des TPE. Aussi appelé numériseur à balayage, le scan fait la plupart du temps aussi office d’imprimante et de fax.
Mais aujourd’hui, trop lourd, trop encombrant et long à paramétrer, il se voit délaissé au profit d’outils digitaux plus pratiques et performants.
C’est quoi un outil de numérisation de documents ?
L’outil de scan, ou logiciel de numérisation, est un outil qui permet de numériser à l’aide de votre téléphone, et notamment de la fonction appareil photo, des documents de votre quotidien professionnel et d'améliorer ainsi la gestion des notes de frais ou des tableaux.
L’outil, utile pour gagner du temps, vous permet d’échapper à une saisie manuelle fastidieuse.
Tout ce que vous avez à faire est de capturer une photo du document à numériser après vous être connecté sur l’application. Automatiquement, le document numérisé se stockera dans votre cloud ou en local. A ce sujet, vous pouvez paramétrer vos préférences de numérisation comme :
le format et la taille des fichiers,
le lieu de stockage,
la couleur d’affichage (avec ou sans filtre)
les espaces d’annotations,
la gestion des accès,
etc.
7 avantages d’un outil de numérisation de documents pour les PME et TPE
Nous avons relevé pour vous 6 avantages majeurs à l’utilisation d’un outil de scan.
Gain de place assurée dans vos locaux…
Au sein des entreprises, l’outil de scan est devenu un incontournable qui permet de faciliter le stockage des données, et donc d’économiser de la place dans vos locaux. La numérisation de documents permet d’avoir tout sous la main et d’y accéder avec un simple ordinateur.
Les versions papiers quant à elles, peuvent être stockées dans une pièce dédiée à cet effet sans envahir les espaces de travail.
Et sur vos serveurs de stockage !
Le gain de place au sein de votre structure n’est cependant pas le seul avantage car un tel outil permet aussi de réduire le poids des dossiers.
Numériser un document s’avère bien différent que le prendre en photo. Pour la simple et bonne raison qu’un document numérisé pèse bien moins lourd qu’une photo, cette dernière devant souvent être compressée avant d’être transférable.
Etre alerté en cas d’anomalie
L’outil d’un scan amélioré s’apparente davantage à une GED. La GED, ou gestion électronique des documents, est un outil très puissant capable d’aller au-delà de la simple fonction de scan en assurant une veille et une gestion complète de vos données numériques.
L’outil peut par exemple vous prévenir en cas d’activité suspecte, au moyen d’une notification sur votre smartphone :
doublons de documents,
archivage dans le cloud suite à une action de suppression,
dépassement du solde autorisé (en cas de connexion à des logiciels de pré comptabilité pour la gestion des notes de frais),
etc.
Déléguer les tâches de mise en forme
L’ajustement automatique du format du document numérisé, de par la reconnaissance intelligente, vous permet de ne plus passer des heures à essayer de rogner le document pour en optimiser la taille ou le rendre plus lisible… L’outil de numérisation se charge seul de son optimisation.
En outre, la qualité des documents numérisés n’a rien à envier à celle des scans… Elle est d’ailleurs souvent bien supérieure, du fait de la puissance des appareils photos qui ne cessent d’augmenter au fil des années !
Numériser des documents où bon vous semble
Sachez que vous pouvez numériser des documents où que vous vous trouviez, pourvu que vous ayez votre téléphone en main. Une révolution difficilement imaginable avec un scan des années 90… 😅
Comme les outils de numérisation sur smartphone sont collaboratifs, il est tout à fait possible pour un salarié de capturer ses notes de frais tout en étant en déplacement. Le document est immédiatement numérisé, stocké, analysé. En cas de perte du format papier, les données sont conservées.
Faire un geste pour la planète
La numérisation de document est une avancée majeure pour l’environnement depuis l’invention du scan et surtout, du Cloud... Cela permet de réduire le nombre de photocopies à embarquer dans chaque service, et donc d’éviter une distribution de papier à outrance ou une consommation d’encre exagérée.
Le partage de données et de documents se fait en ligne et en temps réel !
Et bien sûr… Réduire les coûts !
Evidemment, qui dit gain de place, dit aussi réduction des coûts. Pas d’achat de fournitures qui se multiplient, ne conservez que les documents papiers obligatoires. Vos locaux peuvent de plus être de moins grande superficie.
En revanche, gardez en tête que certaines solutions de numérisation peuvent représenter à l’année une part de charges importante, d’où l’intérêt de comparer.
Quel outil de numérisation de documents choisir pour sa PME - TPE ?
Côté comparaison, voici 3 outils très populaires au sein des entreprises et appréciés des assistants indépendantsqui peuvent vous aider à mieux vous organiser. Ces logiciels avantageux présentent des caractéristiques plutôt similaires.
Notez qu’il existe bien sûr beaucoup d’autres outils de numérisation sur le marché dont la plupart disposent d’une version gratuite très complète et bien souvent largement suffisante. Votre choix dépend donc avant tout de la richesse des fonctionnalités recherchées pour assouvir vos besoins.
Genius Scan : le petit génie de la numérisation
Le mode autofocus permet de scanner rapidement un document tout en garantissant sa netteté.
Solution simple d’utilisation et appréciée, Génis Scan est capable de détecter automatiquement les bords des documents numérisés pour les resizer.
Il est possible de retravailler les couleurs ou les noirs et blancs.
Les documents numérisés peuvent se télécharger en format JPEG ouPDF.
Vous pouvez diffuser les pièces sur le canal de votre choix (mail, réseau social, SMS, messenger, slack, etc.)
CamScanner : le plus populaire
La solution est freemium et tourne aussi bien sous iOS qu’Androïd.
Réputée pour son efficacité, CamScanner séduit de nombreuses entreprises pour sa vitesse de prise en main.
L’application détecte les frontières de vos documents et les redimensionne en toute autonomie. Il est toutefois possible de ressaisir à la main les dimensions en cas d’insatisfaction.
Le design de l’interface est simple et agréable !
On regrette toutefois la présence d’un filigrane “generated by CamScanner” en bas de chaque page numérisée sur la version gratuite.
Office Lens : pour les fans de Microsoft !
Il vous faudra créer un compte Microsoft pour bénéficier de la solution.
Le gros plus d’Office Lens : il est compatible avec tous les outils de la suite Microsoft. Vous pouvez exporter vos documents numérisés vers Word, Powerpoint ou Onenote pour les éditer, ou bien les stocker sur votre OneDrive.
Le mode selfie n’est pas possible, la numérisation ne peut se faire que vers l’avant.
3 modes de prises sont disponibles (photo, documents et tableaux blancs)
Les zones de texte sont reconnues intuitivement par l’outil et peuvent être éditées par la suite.
Ce qu’il faut retenir de cet article
Les outils de numérisation sont disponibles sous forme d’application et vous permettent de numériser n'importe quel document juste avec un smartphone, sans avoir à retourner dans vos locaux d’entreprise pour accéder au bon vieux scan d’autrefois…
Le gain de temps et l’optimisation de la productivité sont les deux principaux facteurs de motivation qui poussent les PME et le TPE à s’orienter vers ce type de solution.
Il est aussi possible d’équiper son assistante de gestion d’un de ces outils pour faciliter le traitement des tâches administratives.
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