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Vous êtes à la tête de votre entreprise mais vous croulez sous le poids des démarches administratives ? Le stress qu'imposent les nombreux délais à respecter, les tâches de saisie comme les déclarations fiscales, et les documents multiples ne permettent pas de rester concentré sur le développement de votre activité.

Des solutions existent pourtant bel et bien ! Nées pour vous faciliter la vie, les ignorer serait dommage, dans la mesure où elles permettent de mieux gérer son organisation administrative.

C’est quoi l’assistance administrative ?

L’assistance administrative est une solution utile, voire idéale, pour quiconque souhaitent délaisser les tâches les plus chronophages du quotidien. Des tâches administratives ou de l’ordre de la pré comptabilité pour la plupart, et obligatoires la majorité du temps. Des tâches qu’on ne peut guère délaisser, mais qui, chaque jour, occupent une grande partie du temps des dirigeants d'entreprise (artisans, professionnels de santé, CEO, professions libérales, etc.)

→ En d'autres termes, l’assistance administrative signifie s'entourer d'un partenaire de confiance pour assurer la gestion des tâches et missions qui vous empêchent de vous concentrer sur le cœur même de votre activité.

Comment trouver un partenaire d’assistance administrative sans vous ruiner ?

  • Ce partenaire de confiance peut être recruté en CDD ou en CDI, dans ce cas, on parle d’internaliser la gestion des tâches administratives. 
  • Il est aussi possible de faire appel à un intérimaire. Toutefois, cette solution n’est pas forcément la moins coûteuse à terme ni la plus  flexible.
  • Une autre solution consiste à faire appel un freelance pour combler vos besoins d’assistance, variables en fonction du flux d'activité.

Trouver une freelance n'est pas toujours une tâche aisée. La recherche du parfait profil prend du temps. 

Passer par une solution d’assistance administrative en ligne

Un bon moyen de gagner du temps, ou du moins de ne pas en perdre, est de vous connecter sur internet et de vous mettre en quête d’un réseau de prestataires freelances. Ce type de réseau regroupe un ensemble de profils divers et variés, tous aptes à vous “porter assistance” ! 

Les avantages de ces réseaux ? 

  • L’étude gratuite et personnalisée de vos besoins, 
  • l’identification du profil idéal corrélant avec votre situation,
  • le démarrage rapide de la prestation d’externalisation administrative,
  • l’opérationnalité immédiate des assistants freelance, 
  • la possibilité d’arrêter quand on veut la mission,
  • le fait que l’intervention soit sans engagement ! 

Assistance administrative : des profils de métiers variés 

L’assistante administrative signifie, par définition, faire appel à un acteur extérieur pour gérer ses tâches administratives. En fonction de la fonction support que vous souhaitez externaliser et des missions que vous pensez déléguer, plusieurs types de profils s'offrent à vous.

Une secrétaire comptable

Vous pouvez par exemple faire appel à une secrétaire comptable pour effectuer des tâches liées à votre pré comptabilité. Il s'agira notamment du rassemblement de pièces comptables, de la numérisation, de leur archivage et de leur envoi au cabinet d’expert-comptable.

Une secrétaire comptable sait gérer vos tableaux de bord et utilise des outils de gestion comptables efficaces qui lui permettent de gagner du temps (Cegid, Sage, IpaidThat, Spendesk, …).

Enfin, elle assurera la saisie de la TVA, elle éditera les bulletins de salaire, elle relancera si besoin vos clients pour impayés… Votre expert-comptable n'aura plus à se soucier de documents manquants ou délivrée en retard. 

Un assistant administratif 

Vous pouvez aussi faire appel à un assistant administratif ou une assistante administrative… Capable de prendre en charge l’intégralité de vos tâches administratives, elle pourra même aller plus loin en pilotant certains projets… Et donc se voir attribuer des responsabilités en plus ! Comptez sur ce collaborateur pour assurer votre gestion administrative simple mais aussi complexe, avec notamment :

  • la rédaction de devis et d'offres, 
  • la réception de bons de commande, 
  • la commande de fournitures bureautiques, 
  • la numérisation de documents, 
  • la prise d'appels téléphoniques, 
  • la gestion de votre messagerie sécurisée, 
  • le tri de courriers postaux,
  • etc.

Si vous ne souhaitez pas que votre partenaire travaille dans vos locaux, vous pouvez très bien prendre une télésecrétaire qui opérera à distance.

Un responsable d'équipe pour l'encadrement de vos salariés et le pilotage de votre stratégie

Si vos besoins consistent :

  • à manager vos équipes à votre place, 
  • à encadrer les futurs stagiaires, 
  • à mettre en place des plans de formation, 
  • ou tout simplement que vous ressentez le besoin d’être accompagné sur votre stratégie, 

Le mieux est de faire appel à un Responsable des ressources humaines ou un Responsable administratif et financier. Il est aussi possible de confier vos campagnes de recrutement à un Responsable en recrutement si vos besoins en main-d'œuvre sont fréquents et importants.

Habituées à intervenir au sein de petites et moyennes entreprises (TPE / PME), ces fonctions cadres vous permettront de développer une vision long-termiste en anticipant les coûts et les ressources nécessaires. Ils pourront décider d’ajuster ou non vos process de gestion si cela s’avère nécessaire. 

Il est préférable de conserver un esprit ouvert et d’être disponible les premiers jours de la prestation d’externalisation, le temps d’échanger avec votre nouveau collaborateur. Une fois que les missions exactes seront déterminées, vous pourrez profiter de cette nouvelle liberté pour vous adonner pleinement à ce que vous savez faire le mieux !

Un assistant de communication 

Il existe d'autres métiers encore trop souvent ignorés des dirigeants d'entreprise et qu’il est désormais possible d’externaliser. Un bon moyen de développer votre image de marque et renforcer le lien qui vous unit à vos clients. 

Par exemple, vous pouvez contacter un assistant de communication ou de gestion des réseaux sociaux. Ces professionnels travaillent sur votre communication et valorisent votre territoire de marque, notamment sur votre site internet et vos réseaux sociaux.

Vous pouvez leur demander de créer des visuels, par exemple sur l’outil de création graphique Canva, et de faire la promotion de vos nouveaux produits ou services directement sur Facebook, Instagram ou LinkedIn. 

Vous pouvez aussi demander à votre assistant freelance de gérer votre chaîne YouTube et de l'alimenter au fur et à mesure de vos événements commerciaux. Un bon moyen de développer le référencement de votre site et de recueillir les insights de vos utilisateurs en commentaire…

Un assistant des ventes

Enfin, sachez que vous pouvez faire appel à un assistant des ventes pour effectuer le suivi des commandes et des achats. En cas de litige avec un client, votre assistant sera l’interlocuteur privilégié de vos clients. Il aura pour rôle de réparer le préjudice subi par la clientèle et donc de faire valoir votre SAV. 

Garant de votre réputation et de votre image, un assistant des ventes doit être rapide, organisé et doué en relationnel. Il gardera un œil vigilant sur les entrées et sorties de votre stock. L’assistant des ventes est en étroite relation avec vos fournisseurs, il peut, si vous le désirez, négocier les prix à votre place.

Ce qu’il faut retenir de l’assistance administrative 

L’assistance administrative permet de vous décharger du poids des tâches administratives quotidiennes en faisant appel à un partenaire extérieur. Ce partenaire peut intervenir dans vos locaux ou à distance en tant que freelance. Cette solution est de loin la plus flexible et la moins coûteuse. Elle est en outre sans engagement ! 

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