Comment prévenir le risque d’impayés ?

Dans le rapport annuel de l’Observatoire des délais de paiement paru en 2018, il a été  estimé que les PME pourraient jouir d’une trésorerie complémentaire de près de 19 milliards d’euros si les délais de paiement étaient respectés par tous leurs clients.

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En 2017, et en BtoB, c’est 85 000 dossiers de demandes de réaménagement de dettes qui ont été déposés.

Prévenir le risque d’impayés doit donc être au cœur des préoccupations de tout dirigeant d’entreprise digne de ce nom !

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Quels sont les risques pour votre entreprise en cas d’impayés récurrents ?

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En cas de factures non réglées, une entreprise subit bien sûr une perte de son chiffre d’affaires qui peut la contraindre à revoir sa stratégie pour y faire face.

A la perte financière engendrée par les impayés eux-mêmes peuvent s’ajouter des frais de recouvrement importants (honoraires huissiers de justice, courriers recommandés multiples, …)

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Véritable fléau des entreprises, les impayés compromettre leur développement et conduisent à des prises de décisions drastiques, faute de trésorerie suffisante, comme :

⦁ des suppressions de postes,

⦁ des salaires non versés ou versés en retard (interdit par la loi),

⦁ la demande d’un prêt bancaire,

⦁ des annulations de commande produits,

⦁ voire une cessation d’activité temporaire ou définitive dans les cas graves.

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Une entreprise subissant de nombreux impayés voit également sa capacité d'investissement ralentir.

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4 solutions pour prévenir le risque d’impayés

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Devant des clients paresseux dès qu’il s’agit de régler une dette, une entreprise peut vite se sentir démunie.

Le temps passé à gérer les impayés constitue un stress supplémentaire qui s’ajoute aux autres tâches quotidiennes de l’entreprise. Sans parler de la frustration éprouvée et du sentiment démoralisant d’avoir travaillé pour rien !

Des solutions doivent être mises en place avant chaque vente pour éviter de se retrouver confronté à ces situations :

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1. Vérifier la solvabilité d’un client

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Face à une possibilité de faire affaire, une entreprise peut se retrouver coincée dans un paradoxe :

⦁ entre signer un contrat et générer du profit

⦁ et risquer de ne pas être payé pour la prestation réalisée ou l’offre vendue à cause d’un client non solvable.

Vérifier la solvabilité d’un client permet de se rassurer avant même de s’engager.

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2. Demander le versement d’arrhes

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Pour vous prémunir du risque d’impayés, la DGCCRF (Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes) conseille fortement de demander à vos clients le versement d’arrhes, soit 10 % du montant total de la facture à régler.

Un client ayant déjà réglé une partie de la somme sera davantage enclin à acheter votre offre. Il s'agit d’une garantie d’engagement intéressante.

Elle n’est pas obligatoire mais vous assure de percevoir au moins une partie de la somme due en cas de non-retour de votre client, dans la mesure où les arrhes versées ne sont pas remboursables. Sauf si bien sûr, vous n’avez de votre côté pas honoré votre part du contrat.

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3. Instaurer un barème de pénalités de retard

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Aux grands maux les grands remèdes… Prévenir vos clients qu’ils auront à payer des pénalités de retard en cas de dépassement des délais peut s’avérer très dissuasif !

Pour calculer le montant des pénalités de retard à appliquer, vous pouvez vous fier à la formule suivante :

(Montant TTC ou HT x taux applicable sur la période) x (nombre de jours de retards /365).

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4. Informer votre client de l’indemnité forfaitaire de frais de recouvrement

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Depuis le 2 octobre 2012, chaque facture non réglée à temps fera l’objet d’une majoration forfaitaire de 40 euros, correspondant à une indemnité liée aux frais de recouvrement. Cette loi a pour objectif de protéger les professionnels des risques d’impayés.

Informer vos clients en notifiant cette information sur les factures permet donc d’anticiper ces risques. N’oubliez pas de le faire : il s’agit d’une obligation légale !

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Que faire si ces solutions n’ont pas suffi à prévenir le risque d’impayés ?

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Si malgré vos efforts, vous avez été confronté à de nombreux impayés, il va falloir récupérer ce qui vous est dû et vous montrer moins conciliant pour éviter que cela ne se reproduise.

Relancer le client pour non-paiement

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La première des choses à faire en cas de non-respect des délais de paiement est de relancer votre client. Il se peut que celui-ci ait simplement oublié de vous régler, sans être forcément quelqu’un de mal intentionné ! Cette première étape aboutit à un paiement dans

Selon l'article L. 441-6 du code du commerce, une première relance s’effectue 30 jours après le début d’une prestation ou de la livraison d’une commande.

La rédaction d’un courrier type ne s’improvisant pas, faites appel à une assistante administrative au fait des normes rédactionnelles en vigueur appliquées dans ce type de process. Elle saura qu’il faut par exemple ajouter sur chaque relance :

⦁ la date de la relance,

⦁ le numéro de facture concerné,

⦁ les coordonnées du client,

⦁ le montant dû,

⦁ etc.

Si votre client éprouve des difficultés de paiement mais s’avère de bonne foi, n’hésitez pas à trouver des solutions amiables, comme la mise en place d’un échéancier par exemple.

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Rédiger une mise en demeure pour impayés

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Cette étape est obligatoire avant toute procédure judiciaire. Vous devez impérativement consigner vos propos dans un courrier recommandé avec accusé de réception pour que la mise en demeure soit recevable.

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Le créancier qui reçoit une lettre de mise en demeure peut, à ce stade de la procédure, très bien refuser de régler sa dette. Auquel cas, il pourra répondre en motivant son refus de paiement dans une réponse écrite ou tout simplement décider de ne pas répondre.

Cette dernière étape intervient AVANT le lancement d’une procédure exécutoire, ce qui explique que certains clients préfèrent ignorer les relances.

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Conscients des frais engendrés par une action en justice et du préjudice subi par l’entreprise victime, beaucoup comptent sur cet aspect et espèrent que l’entreprise abandonnera les démarches… Le jeu n’en valant parfois pas la chandelle.

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Lancer une action de recouvrement en justice

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Cette dernière étape, plus formelle, nécessite de compléter un document CERFA et à l‘envoyer au service de greffe compétent pour traiter votre cas.

Attention, plusieurs documents types existent pour formuler une requête d’injonction de payer ! Veillez à choisir celui qui correspond à votre situation.

Vous pouvez aussi vous entourer de professionnels experts pour être certain de respecter la procédure.

⦁ Dans ce cas, contactez un cabinet spécialisé dans le recouvrement.

⦁ Ou bien un huissier de justice (aujourd’hui appelé commissaire de justice).

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Le rassemblement des différentes preuves en lien avec la dette à régler peut quant à lui être réalisé par un assistant freelance pour vous faire gagner du temps dans ces démarches.

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Et si le problème des impayés ne venait pas seulement du client ?

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Des mauvais payeurs à répétition doivent vous mettre la puce à l’oreille… Bien que le fait de régler ses factures soit une obligation légale, il peut exister une explication à de nombreux impayés.

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⦁ La qualité de la prestation réalisée qui laisse à désirer,

⦁ le non-respect des délais de livraison annoncés,

⦁ les vices cachés,

⦁ une modification du contrat dont le client n’a pas eu connaissance (changement de produit ou de prestataire… )

⦁ etc.

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Ces différents facteurs peuvent expliquer que vos clients n’aient guère envie d’honorer leur engagement si, de votre côté, vous n’avez pas pris soin de faire de même…

Si tel est le cas, et s’il est avéré dans un cadre légal que le client a subi un préjudice dû au non-respect du contrat, la juridiction peut lui délivrer une dérogation spéciale ajournant l’obligation de paiement.

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Ce qu’il faut retenir sur la gestion des risques d’impayés

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Une trop forte concentration d’impayés au sein d’une entreprise, et plus particulièrement dans les PME et TPE, s’avère très pénalisante.

Anticiper les risques de non-paiement au moyen d’actions concrètes est primordial.

Attendre que les créances s’accumulent, faute de temps pour agir, n’est pas une solution ! Ce problème peut être résolu avec l’aide d’un partenaire extérieur qualifié pour l’exécution de ces missions.‍