Office manager : fiche de poste d’un métier utile aux PME

L’office manager fait partie de ces métiers indispensables au développement des entreprises. Peu importe le secteur d’activité ! Il peut intervenir partout où les besoins d’externalisation de tâches administratives et de missions stratégiques sont présents.

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Mais quelle est la fiche de poste exacte d’un office manager et quelles missions pouvez-vous lui assigner ?

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Coup de projecteur sur un métier à la mode et fort utile aux entreprises…

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Histoire du métier d’office manager

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Le terme office manager (OM) fait référence à une profession et est relativement récent. On dénombre aujourd’hui plus de 50 000 profils d’office manager sur le réseau social LinkedIn. 

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Or, dans les années 2000, le métier n’existait pas encore. 

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C’est dire si la complexité et la plurivalence du métier, à défaut d’être un frein, sont porteuses de motivation ! 

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Les offices managers sont généralement déployés dans de petites structures. Leurs fonctions sont à la fois une assistante de direction de haut niveau et une responsable administrative et/ou événementielle et/ou comptable.

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La demande exponentielle des entreprises contribue au nombre d’office manager formés. Les marques, de plus en plus agiles, espèrent aujourd’hui recruter une main-d'œuvre “tout-terrain”, capable de les accompagner dans le cœur même de leur stratégie de développement. 

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Ce qui n'était pas vraiment le cas il y a encore 30 ans de ça, où on ne mélangeait guère les torchons et les serviettes… 

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Pourquoi déléguer la gestion de son entreprise à un office manager ?

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Ce collaborateur est chargé de veiller au bon fonctionnement de la structure. De ce fait, son métier est très diversifié entre la gestion, la comptabilité, la gestion des ressources humaines, la coordination d'équipes ainsi que la supervision de diverses fonctions. 

En étroite coopération avec le directeur général, son travail consiste à le décharger de certaines tâches afin que ce dernier puisse se concentrer davantage sur ses stratégies de gestion pour développer son activité.

L’office manager doit assurer des tâches de coordination et de contrôle. Il s'occupe également de l'essentiel du travail administratif. Pour cette raison, le rôle d’un office manager est parfois défini comme un lien entre l'administration, la comptabilité, les gestionnaires du personnel et les secrétaires.

Déléguer les tâches d’un office manager à d'autres départements peut être bénéfique en période de réduction des coûts, mais ce poste est indispensable pour les organisations qui osent anticiper et se développer.

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Zoom sur l’office manager et sa fiche de poste 

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L’office manager, à l’inverse d’une assistante de direction, doit avoir une vision périphérique de l’entreprise qu’il accompagne pour être au plus proche de sa stratégie. Voyons ensemble 5 arguments solides à son recrutement et quelles sont les missions figurant sur sa fiche de poste.

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‍1. L’office manager détient une maîtrise parfaite de la structure où il travaille

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L’office manager connaît donc sur le bout des doigts l’histoire et l’ADN de l’entreprise pour laquelle il travaille. S’il exerce en tant que freelance, il est évident qu’il aura, en amont de sa prestation, pris le temps de soigneusement étudier le contexte dans lequel se situe l’entreprise cliente.

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Cette prise de conscience sur votre marché lui permet de mieux cerner la répartition budgétaire et de vous accompagner dans la gestion de votre trésorerie. 

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Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez donc lui confier la gestion de votre budget, c'est-à-dire son élaboration et son suivi. Il gérera pour vous la pré comptabilité, la planification et supervisera l'exécution des mouvements de fonds.

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Il est également responsable du suivi de l'avancement des projets.

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2. La vision transversale de l’office manager lui permet d’intervenir au sein de chaque département de l’entreprise

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A l’inverse de l’assistant de direction, l’office manager gère l’ensemble des services et effectue un reporting régulier de la situation générale de l’entreprise. Il est par conséquent en relation constante avec :

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• les ressources humaines, 
• le service commercial,
• le service administratif,
• le service informatique, 
• le service comptabilité, 
• la recherche et développement, 
• l’accueil,
• le magasin, 
• etc.‍

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3. La gestion logistique de l’entreprise fait partie intégrante de la fiche de poste d’un office manager

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L’office manager étant polyvalent, il est aussi actif “sur le terrain” ! 

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Ce qui le conduit à :

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• de la prise d’appels téléphoniques, 
• du renseignement en clientèle,
• de la rédaction d’emails, 
• l’organisation de réunions ou de voyages d’affaires, 
• la préparation de dossiers confidentiels… 

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Tout doit être parfait ! 

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Tel est le leitmotiv de l’office manager qui ne ménage pas ses efforts pour fluidifier :

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• chaque processus comme la facturation,
• chaque meeting (client, fournisseur, partenaires sociaux, banques, investisseurs, ...)
• votre futur événement commercial, 
• l’onboarding éventuel de vos salariés, 
• etc.

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4. Un focus tout particulier sur les tâches administratives

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Une des missions essentielles de l’office manager est d'épauler le responsable chargé de toutes les tâches administratives (RAF). 

Cela comprend :

• la gestion du courrier, 
• l'organisation des ordres du jour et des réunions, 
• la préparation des commandes de fournitures de bureau, 
• l'organisation et la gestion de l'emploi 
• et l'exécution de tâches administratives dans divers départements.

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C'est à l'office manager de gérer, recevoir et trier les appels pour son supérieur hiérarchique. Une fois qu’il a priorisé les points importants, il rédige et envoie les réponses les plus pertinentes possibles. 

L’OM rédige également des résumés, des rapports et des bilans.

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5. L’office manager possède de grandes compétences en informatique

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Son parcours de formation et ses différentes expériences profitent bien souvent à l’office manager qui fait preuve d’une grande maîtrise de nombreux outils saas (pré comptabilité, erp, crm, ged…) et bureautiques. La suite office n’aura bien évidemment aucun secret pour lui. 

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Et même si l’office manager n’est  pas spécialement chargé de la stratégie de communication des marques, il est possible qu’il vous surprenne avec quelques talents bien cachés en logiciels de création (canva, GIMP, Pixlr, …)

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Comment devenir office manager : les indispensables à savoir

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Les postes d'office manager se retrouvent principalement dans les TPE, PMI et PMI. Les commerciaux, les cabinets d'avocats et les entreprises exerçant dans le domaine des nouvelles technologies sont les principaux recruteurs qui ont besoin des qualités et compétences comme suit :

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Des compétences techniques

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• L’office manager doit maîtriser parfaitement les logiciels de bureautique, généralement la suite bureautique de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, etc.). 
• Un haut niveau de français est requis tant à l'écrit (pour la rédaction de courriers et documents divers) qu'à l'oral (pour diverses interventions, appels téléphoniques, négociations, accueil des visiteurs, etc.).
• Comme une secrétaire, les offices manager doivent souvent parler plus d'une langue étrangère (généralement l'anglais). L'anglais n'est pas seulement un plus, c'est aussi un prérequis. 

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Au fur et à mesure de ses expériences, l’office manager acquiert davantage de compétences.

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Des qualités personnelles

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• L'OM doit démontrer d'excellentes qualités relationnelles. Bien qu'il puisse avoir une personnalité différente, il doit être capable de s'adapter à une variété de situations et d'interlocuteurs. 
• La diversité en mission nécessite un sens des priorités, une bonne réactivité et une rigueur organisationnelle.
• La polyvalence et l'autonomie sont également essentielles. 
• Dans cette situation, écoute et discrétion vont de pair. Car un office manager est la liaison entre les employés et les gestionnaires. On lui pose de ce fait régulièrement des questions liées aux finances, à la fonction publique, aux ressources humaines, à l'événementiel ou à l'administration.
• Le dynamisme, le bon sens et la débrouillardise sont des qualités personnelles que doit posséder un bon office manager. Il doit être prêt à enlever beaucoup de poids au directeur général, à la coordination des services, à l'organisation globale de l'entreprise, à la diffusion de l'information.

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Le salaire d’un office manager

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Le salaire d'un office manager se compose d'une première partie fixe et d'une seconde partie variable. Ce dernier est principalement constitué de primes, qui représentent environ 30 % de ses revenus. Un OM gagne au total entre 1 500 à 2 200 euros par mois. Cette estimation dépend des responsabilités, de l'expérience et des missions qui lui sont confiées.

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• Les offices managers débutants peuvent prétendre à un salaire brut de 25 000 € à 30 000 € par an. 
• Tandis que les offices managers expérimentés (ayant au moins travaillé pendant 5 ans dans le domaine) peuvent gagner entre 30 000 € et 60 000 € par an.

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En bref, voici les grilles salariales les plus courantes en France en 2021 :

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• Un total de 25 000 à 32 000 € par an pour les débutants,
• Un total de 32 000 à 35 000 euros par an pour un OM ayant plusieurs années d'expérience,
• Un total de 35 000 à 60 000 euros par an pour un office manager en fin de carrière.

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Si vous ne souhaitez pas recruter en CDI, on a des packages qui peuvent vous intéresser…

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Les évolutions professionnelles d’un office manager 

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Les offices managers profitent de la perspective de développement d'un large éventail de compétences dans leur carrière. Ils peuvent se spécialiser dans une mission précise dans le but d'accéder à une position hiérarchique supérieure en tant que chef des services généraux.

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Ils peuvent accéder à des fonctions supplémentaires avec suffisamment d'expérience, à savoir : 

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• gestionnaire des finances et de l'administration, 
• secrétaire général, 
• ou même chef d'équipe juridique. 

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Ce qu’il faut retenir de la fiche de poste d’un office manager

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L’office manager est plus qu’un simple “preneur de messages téléphoniques”... Son poste lui vaut d’avoir de nombreuses responsabilités. En plus, des tâches administratives récurrentes, il est très régulièrement amené à piloter des projets et à conseiller la direction dans ses prises de décisions stratégiques. 

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Sa fiche de poste ne le cantonne donc pas à des missions d’exécution mais aussi à de réelles prises de décisions au sein de chaque service, pas seulement de la direction.

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