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Process on-boarding : Embarquez vos salariés sereinement et favoriser leur engagement

Découvrez les étapes incontournables pour accueillir de manière optimale les nouveaux collaborateurs au sein de votre entreprise.

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L'onboarding est une étape du rerutement souvent négligée ou sous-estimée. Cette phase revêt pourtant une importance capitale dans la construction d'une relation solide et durable entre l'employeur et le nouvel arrivant. 

Découvrons ensemble les réponses à ces questions et comment garantir l'engagement et la productivité des nouveaux salariés dès leur arrivée dans l’entreprise.

Quand commence l’onboarding d’un collaborateur ?

L'onboarding d'un collaborateur ne commence pas seulement le jour de son arrivée, mais bien avant. En réalité, il débute dès le moment où le candidat est reçu en entretien pour une offre d'emploi. Cette période préliminaire vous offre l’opportunité de présenter les valeurs de votre entreprise et de convaincre votre nouvelle recrue qu’il est au meilleur endroit pour s’épanouir professionnellement.

Il est important que vos salariés se sentent valorisés et écoutés dès la première prise de contact.

Pourquoi mettre en place un processus d’onboarding au sein de votre entreprise ?

Mettre en place un processus d'onboarding présente de nombreux avantages significatifs, tant pour les nouveaux employés que pour votre organisation dans son ensemble. Un onboarding bien conçu réduira le taux de rotation du personnel.

Il permettra également à vos salariés de devenir opérationnels immédiatement et de contribuer de manière significative à l’atteinte des objectifs.

Qui dit onboarding réussi, dit aussi réduction des coûts. 💰 Une meilleure rétention du personnel signifie en effet une baisse des dépenses liées au recrutement de remplacements.

Vous pensez avoir échoué dans l’onboarding de votre nouveau collaborateur ?

“Seulement 12 % des employés estiment que leur entreprise accueille efficacement les nouveaux arrivants.”

Un démarrage difficile dans un nouveau poste a des conséquences coûteuses. En effet, selon les données, près d'un quart du turnover se produit dans les 45 premiers jours suivant l'embauche. Des départs précoces qui représentent un véritable fardeau financier, avec des coûts pouvant atteindre jusqu'à 200 % du salaire annuel de la personne recrutée, selon le poste…

Ces chiffres sont d'autant plus préoccupants que seulement 12 % des employés estiment que leur entreprise accueille efficacement les nouveaux arrivants*. 

Ces démissions rapides sont largement imputables à un processus d'onboarding inadapté. 

… Peuvent rapidement entraîner une baisse de motivation et d'engagement chez les nouveaux employés. Sans un processus d'onboarding solide et efficace, les entreprises risquent de perdre non seulement des talents prometteurs, mais aussi une part de budget conséquente.

*source : https://culture-rh.com/onboarding-2024-tendances-enjeux/

Qu'est-ce qu'un bon processus d'onboarding ?

Les chiffres font, certes, froids dans le dos, mais ne sont pas pour autant immuables. Le problème réside dans le manque d’implications et de moyens investis par les entreprises pour fidéliser leurs employés.

Un bon processus d'onboarding est celui qui permet à un nouvel employé de s'intégrer rapidement et durablement dans une entreprise. Le processus doit prendre en compte les besoins individuels de chaque salarié, quels que soient son statut et ses responsabilités.

Il doit pour cela être correctement structuré et se présenter sous la forme d’un plan d’action détaillé recensant les étapes de l’intégration. 

Quelles sont les différentes étapes d’intégration d’un salarié ?

Les différentes étapes d'intégration d'un salarié comprennent généralement :

Étape 1 du processus d’onboarding

⏳Un temps de préparation avant l'arrivée impliquant de communiquer régulièrement avec le candidat retenu dans le cadre de l’offre à pourvoir pour lui fournir toutes les informations nécessaires sur son premier jour et sa fiche de poste, telles que l'heure et le lieu de rendez-vous, les documents à apporter, les équipements éventuels, etc.

Étape 2 du processus d’onboarding

🕺Le premier jour / l’accueil : Le premier jour de travail équivaut à une seconde première impression pour vos salariés. L’accueil doit être chaleureux et organisé, avec une présentation détaillée de l'entreprise et des bureaux / locaux / ateliers / etc., de l'équipe et des principales personnes avec lesquelles il interagira dans le cadre de ses missions.

Étape 3 du processus d’onboarding

🚀Formation et familiarisation : Le nouvel employé doit recevoir une formation adaptée à son poste et à ses responsabilités, ainsi qu'une présentation des outils, des systèmes et des processus utilisés dans l'entreprise. Votre entreprise doit avoir défini une politique de formation continue permettant d’assurer la montée en compétences des équipes. Cette évolution leur garantit en outre l’amélioration, à terme, de leur rémunération et possiblement de leurs conditions de travail. 

Exemple d’un processus d'onboarding sous forme de tableau

Étapes du processus d'Onboarding Responsable Action à réaliser Délai
1. Préparation de l'arrivée Service RH Envoyer une lettre d'acceptation de l'offre etc. Dès l'acceptation de l'offre
2. Accueil le premier jour Responsable RH ou Manager direct Accueillir le nouvel employé à l'entreprise. Présenter l'équipe, les locaux, etc. Premier jour de travail
3. Introduction à l'entreprise Responsable RH ou Manager direct Présenter la mission, la vision et les valeurs de l'entreprise. Expliquer l'organisation et les différents départements. Informations sur les itinéraires de formation et les politiques internes. Première semaine
4. Formation et familiarisation Service de formation ou Mentor désigné Fournir une formation sur les outils et logiciels utilisés. Premières semaines
5. Clarification des attentes et des objectifs Manager direct - Clarifier les responsabilités et les attentes liées au poste.
- Fixer des objectifs et des indicateurs de performance.
- Planifier des réunions régulières pour suivre la progression.
Premières semaines
6. Suivi et évaluation RH ou Manager direct - Effectuer des entretiens réguliers pour évaluer la performance.
- Répondre aux questions et résoudre les éventuels problèmes.
- Proposer des formations complémentaires si nécessaire.
Premiers mois

Il existe bien sûr plusieurs modèles de process possibles pour onboarder vos salariés dans les règles de l’art. Si vous souhaitez optimiser l’accueil de vos nouvelles recrues, faites appel à un expert RH indépendant de notre réseau !

👀 Sur le même sujet : 

Comment réussir l’onboarding de vos salariés en seulement 5 étapes ?

3 bonnes pratiques à respecter dans le process de votre onboarding ! 

  1. L’accueil de vos salariés doit être chaleureux. Vous devez créer une expérience positive tout en clarifiant les attentes et les responsabilités.
  1. Veillez à fournir les informations nécessaires en matière de culture d’entreprise, de valeurs et de politiques, de procédures et de ressources disponibles. Plus vos salariés seront conscients de leur environnement, plus ils s’y intégreront vite.  
  1. Enfin, prévoyez un suivi régulier pour évaluer la progression et le degré de satisfaction de chaque nouveau collaborateur. L’objectif étant d’intercepter à temps les signes évoquant une possible rupture de contrat, faute d’une intégration réussie. 

Notez qu’un salarié estimant ne pas être à sa place ne se voit pas forcément comme le nez au milieu de la figure, 👃 d’autant plus lorsqu’ils sont des dizaines, voire des centaines, et qu’en tant que chef d’entreprise, vous avez déjà bien d’autres choses à gérer. 

Prévoyez si besoin un expert RH que vous désignerez comme le médiateur de votre relation ; l’organisation de points réguliers entre lui et les nouveaux salariés préviendra tout départ brutal insoupçonné. 

Les 4 “C” de l’onboarding : de quoi s’agit-il ?

Pour faciliter l’onboarding des salariés au sein de votre entreprise, sachez qu’il existe une méthode très connue et largement adoptée : celle des 4C.

Cette méthode représente les piliers d'un onboarding efficace et réussi. 

La méthode des 4C offre un cadre structurant permettant de guider vos processus d'onboarding.

Conformité 

La première étape consiste à s’assurer que le nouvel employé est en règle sur le plan administratif. En bref, qu’il a bien signé son contrat de travail et pris connaissance de la documentation RH associée à son recrutement. 

Clarification 

Une fois les aspects administratifs réglés, le salarié doit avoir saisi les objectifs du poste pourvu et avoir une vision fine des tâches à accomplir et des résultats attendus.

Culture 

L'intégration réussie d'un nouvel employé ne se limite pas seulement à des documents administratifs ou des tâches opérationnelles. Pour être pleinement intégré, le salarié doit  partager les valeurs et la vision de l'entreprise. Une forte culture d'entreprise favorise le sentiment d'appartenance de vos salariés et renforce leur engagement.

Connexion 

Enfin, le dernier C - pour Connexion - souligne le fait que pour réussir un onboarding et bénéficier de collaborations durables, vous devez entretenir le climat social de l’entreprise. Nous conseillons de promouvoir au sein de votre entreprise les interactions sociales au moyen d’ateliers, de séminaires, de déjeuners, etc. Permettez à vos équipes de se découvrir dans un cadre moins formel afin d’établir la connexion émotionnelle et sociale.

Qui peut gérer l’onboarding de mes salariés ?

L'onboarding des salariés, lorsqu’il est internalisé, peut être géré par différents acteurs au sein de l'entreprise :

Certaines grandes entreprises désignent parfois un parrain aussi appelé “buddy” chargé d’accompagner le nouvel employé pendant sa période d'intégration. La pratique, venue des États-Unis, permet au candidat de s’appuyer sur son mentor pour obtenir plus rapidement des conseils pratiques et un soutien personnalisé.

Si vous préférez externaliser l’onboarding de vos salariés, sachez que 3h18 est là pour vous accompagner.

Découvrez notre webinaire sur l’onboarding ! 

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