Assistance administrative : 15 documents sur lesquels compter pour animer une formation

Vous préparez une session de formation ? 

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• Vous êtes un organisme de formation ? 
• Le service formation d’une entreprise ?
• Ou une université d'entreprise ? 

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Quel que soit votre statut, en tant qu’organisateur de formation professionnelle (qualifiante ou diplômante), il peut être bon de vérifier que vous êtes bien en règle sur les documents administratifs à délivrer aux candidats à la formation. Il est en effet important de toujours répondre aux exigences et obligations réglementaires de la formation professionnelle.

Même en étant certifié Qualiopi, vous êtes toujours à risque. La DREETS peut venir vous contrôler (anciennement la DIRECCTE).

Et vous n’avez pas envie qu’on vous retire votre agrément. 😉

• Vous pouvez faire cela seul,
• Ou choisir de vous faire accompagner par des experts en formation.

Chez 3H18, nos intervenants sont issus du secteur de la formation professionnelle. Ils sauront auditer vos documents administratifs et les mettre à jour afin qu’ils répondent aux exigences de la DRIEETS.

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Découvrons ensemble quels sont les documents administratifs à prévoir et à délivrer, depuis le début de la formation jusqu’à son dénouement. 

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Les premiers documents d’assistance administrative à prévoir  

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1. La convention ou le contrat 

Si votre client est une entreprise, vous allez établir une convention de formation. 

S’il s’agit d’un particulier ou une personne physique qui finance sa propre formation, vous contractualisez via un contrat de formation.

Les deux servent à officialiser les relations entre l’organisme de formation et son client. Chacune des parties conserve un exemplaire du contrat, daté et signé.

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Ce que doit contenir la convention :

- La raison sociale des cocontractants

- La nature de l’action (actions de formation, bilans de compétences, validation des acquis de l’expérience ou formation par apprentissage)

- L’intitulé, l’objectif pédagogique et le contenu de l’action

- Les moyens prévus pour la réalisation de l’action (par exemple : formateurs, effectifs concernés, lieu exact de la formation…)

- La durée et la période de réalisation

- Les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action

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Ce que doit contenir le contrat :‍

- Le numéro de déclaration d’activité de l’organisme de formation

- La raison sociale de l’organisme et l’identité du stagiaire

- La nature, la durée, le programme et l’objet des actions de formation

- Les personnes concernées

- Le niveau de connaissances requis pour suivre la formation et obtenir la qualification préparée

- Les conditions et modalités de la formation

- Les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre 

- Les modalités de contrôle des connaissances et la nature de la sanction éventuelle de la formation

- Les diplômes, titres ou références des formateurs

- Les modalités de paiement et les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d’abandon en cours de stage

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Source : GUIDE À L’USAGE DES ORGANISMES DE FORMATION PROFESSIONNELLE FRANCILIENS (Juin 2022), Direction régionale et interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DRIEETS)

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L’ajout de vos CGV au contrat / à la convention vous permet de définir clairement et de limiter la responsabilité de chaque partie en cas de litige.

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Astuce : Pensez à ajouter la phrase à votre convention / contrat :  « La signature de cette convention / ce contrat vaut acceptation des CGV. »

2. Le contrat de sous-traitance 

Afin de proposer les meilleures compétences, vous vous entourez de formateurs externes à votre organisme de formation ? Pour sécuriser votre relation, établissez un contrat de sous-traitance. Celui-ci doit contenir :

• La nature, l’objet et la durée du contrat.
• L’intitulé, la période, les horaires et lieux d’intervention.
• Les modalités financières.
• Les obligations du donneur d’ordre et du sous-traitant.
• Les droits de la propriété, règles de confidentialité, etc.

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Astuce : Vous pouvez contractualiser avec un contrat-cadre, contrat annuel et missionner le formateur via un contrat de convention ou un bon de commande.

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L’organisme de formation est obligé de transmettre les informations suivantes aux stagiaires avant la formation voire avant la finalisation de l’inscription : 

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3. Le programme de formation

Le programme, élément central de la formation, contient :

o   Les objectifs pédagogiques, le public visé, les prérequis, la modalité pédagogique, la durée, les horaires, le tarif.

o   Les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre.

o   Les modalités de suivi, d'exécution, d'évaluation et d’appréciation des stagiaires.

o   La progression pédagogique sous forme séquentielle : durée, déroulement… Et sous forme de contenu pédagogique.

o   La liste des formateurs avec mention de leur titre ou qualités.

4. Le règlement intérieur de l’organisme de formation

Ce document est indépendant du règlement intérieur applicable aux salariés de votre organisme de formation. Il définit :

o   Les principales mesures en matière de santé et de sécurité au sein de votre organisme.

o   Les règles qui concernent la discipline ainsi que la nature et l’échelle des sanctions applicables aux stagiaires et leurs droits.

o   Les modalités selon lesquelles sont assurées la représentation des stagiaires (pour une formation > 500 heures. En cas de non-respect des mentions obligatoires ou d’une infraction, les articles L.6355-8 et 9 du Code du Travail prévoient des sanctions pénales - amende de 4 500 €. À titre complémentaire, une interdiction temporaire d’exercer l’activité de dirigeant d’un organisme de formation peut être décidée.

o   Les coordonnées de toute personne chargée des relations avec les entités commanditaires de la formation (entreprise, OPCO, Pôle emploi).

Astuce : la mise à disposition d’un livret d’accueil permet de donner de la visibilité sur le déroulé et l’organisation de la formation ainsi que sur les solutions logistiques et techniques mises à disposition. C’est aussi une bonne manière d’informer sur votre façon d’accueillir des personnes en situation de handicap et à qui elles peuvent s’adresser en amont de la formation.

5. Le document de positionnement  

Chaque formation répond à un besoin opérationnel qui se décline en objectifs pédagogiques. Afin de mieux connaître vos stagiaires et vous adapter à leurs niveaux de compétences, vous pouvez vous référer au document de positionnement. Il permet de vérifier en fin de formation la progression de chacun et donc l’efficacité du dispositif pédagogique.

Quels documents d’assistance administrative prévoir durant la formation ?

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1. La feuille d’émargement ou de présence

La feuille de présence, ou d’émargement, qu’elle soit au format papier ou dématérialisée, pour une formation en présentiel, à distance ou en situation de travail, constitue la preuve juridique de la réalisation de la formation. Elle doit être signée par toutes les personnes présentes à chaque début de demi-journée.

Votre feuille d’émargement doit mentionner :

• Les noms et prénoms des stagiaires,
• Coordonnées de l’organisme de formation ou du formateur indépendant,
• Intitulé du stage et du module,
• Lieu,
• Date et heure,
• Nom et prénom des formateurs.

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2. L’évaluation des acquis

Chaque stagiaire est évalué en continu et à l’issue de la formation afin de définir le niveau de ses compétences voire la progression pendant la formation et l’atteinte des objectifs définis en amont. Ces évaluations des acquis sont en lien direct avec les objectifs pédagogiques du programme de formation et se présentent sous des formats variés : questionnaires, quiz, QCM, travail à rédiger, bilans…

3. L’évaluation de la satisfaction à chaud des participants

A la fin d’une session de formation, les stagiaires sont interrogés sur leur ressenti en lien avec l’organisation, le rythme, le niveau du formateur, etc. Cette évaluation doit être recueillie “à chaud”. Elle vous permet, ainsi qu’au formateur, de recueillir la satisfaction des stagiaires et d’éditer des statistiques liées à votre organisme et vos contenus ainsi que de déterminer les axes d’amélioration.

Quels sont les documents d’assistance administrative de fin de formation ?

1. L’attestation de fin de formation 

Optionnelle et toujours d’actualité, l’attestation de (fin de) formation reste un incontournable et est souvent demandée par les stagiaires et les entreprises. Elle atteste non seulement de la participation à la formation mais surtout de l’acquisition des compétences.

2. Le certificat de réalisation

Le certificat de réalisation est un document déclaratif où vous certifiez que le stagiaire a bien suivi la formation. Il contient :

• La durée et les dates de formation.
• La nature de l’action (Action de formation, VAE, bilan de compétences, apprentissage).

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Astuce : vous trouverez le modèle officiel ici : https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/certificat_de_realisation.pdf 

Pensez à y ajouter votre logo !

Intégrez les informations de l’attestation de fin de formation (par exemple : acquis, non-acquis, en cours d’acquisition). Ainsi, le certificat vous permet d’éditer un seul document et de répondre aux exigences des financeurs, de la qualité et des stagiaires.

3. L’attestation d’assiduité

Les formations ouvertes et/ou à distance (FOAD) s’appuient sur l’e-learning, les MOOC, etc. Dans le cadre d’une formation e-learning, vous devez fournir une attestation d’assiduité qui permet de suivre les temps de connexion et donc la complétion de la formation.

4. L’évaluation de la satisfaction à froid des stagiaires

Cette évaluation peut être effectuée un à six mois après la fin de la formation. En fonction du contenu de la formation suivie, celle-ci permet de vérifier dans quelles mesures le stagiaire a modifié son savoir-être, sa façon de travailler et quels apprentissages il a su intégrer à son quotidien/son poste de travail. 

Le résultat donne de la visibilité sur l’intérêt, la qualité de la formation et l’acquisition de nouvelles compétences sur le moyen terme et donc sur la progression individuelle.

L’intérêt est la fixation des objectifs et l’évaluation tout au long de la formation car on va interroger l’objectif en amont, pendant, à la fin et six mois après la formation ce qui donne des KPI. Les résultats sont intéressants autant pour l’organisme, que pour le stagiaire et l’entreprise.

5. La facture 

Elément indispensable, il est important que votre facture contienne toutes les mentions obligatoires telles que :

• la date de facturation,
• le chrono,
• le nom de votre organisme et de votre client (voire du payeur si la formation est financée par un tiers),
• la date de formation avec le descriptif/l’intitulé,
• le prix HT, le taux de TVA et le montant, le montant TTC,
• etc.

En résumé

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La formation professionnelle, qu’il s’agisse de formation :

• d’adultes déjà en poste, en recherche d’emploi ou en reconversion professionnelle, 
• ou bien de jeunes en apprentissage,

a pour but le maintien de l’employabilité de chaque personne. Avec en conséquence, le développement des compétences afin que celles-ci correspondent aux besoins opérationnels des entreprises, aujourd’hui puis à l’avenir.

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Les fonds alloués sont importants. La réglementation et la documentation sont donc strictes afin de cadrer ce secteur et d’éviter la fraude. 

Le recours à une assistance administrative peut vous aider à mieux gérer votre session de formation du début à la fin.

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