Digiforma formation : démarrez la configuration de l’outil très simplement [Mini Tuto]

L’outil Digiforma est un logiciel efficace entièrement dédié à la gestion de formations professionnelles ! Il facilite les innombrables démarches dont sont victimes les organismes de formation. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment paramétrer l’outil et programmer vos toutes premières sessions de formation.

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Qui est Digiforma : l’outil de gestion à la formation par excellence ?

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1. Présentation de l’outil de formation Digiforma

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Cet outil de gestion de la formation professionnelle est une solution disponible en ligne qui ne nécessite aucun téléchargement ni installation. Entièrement développée par des experts de la formation, l’outil est utilisable 24h/24 et vous permet d’optimiser vos process pour gagner du temps.

De plus, de nombreux webinaires ont lieu plusieurs fois par mois pour bien appréhender l’outil Digiforma. Les liens d’inscription sont accessibles depuis la page d’accueil du site Digiforma.

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2. Les avantages principaux de l’outil de formation Digiforma

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Dans le secteur de la formation, encore plus qu’ailleurs, certains process peuvent s’avérer complexes et difficiles à mettre en œuvre. C’est notamment le cas de la facturation.

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Avec Digiforma, les process sont facilités et les saisies automatisées. La vitesse de traitement des tâches administratives est optimisée, ce qui impacte bien sûr positivement la productivité de l’organisme de formation.

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Côté apprenant, tous disposent, à chaque inscription aux sessions, d’un espace en ligne où chaque information relative à la formation, comme leur progression, est consultable.. Il est aussi possible d’émarger en ligne.

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Les grandes étapes de configuration de l’outil de formation Digiforma

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La configuration de l’outil débute par votre inscription.

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⦁ Tout d’abord, commencez par créer un compte gratuit depuis la page d’accueil (la version freemium de l’outil est disponible pendant 10 jours, ce qui permet de vérifier qu’il correspond bien à vos besoins).

⦁ Renseignez ensuite les différentes informations vous concernant comme le nom de votre organisme de formation et votre fonction. L’outil vous demandera où vous en êtes dans votre certification Qualiopi mais vous pouvez très bien lui répondre que vous n’êtes pas concerné.

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Une fois l’inscription validée, vous atterrissez sur l'interface d'accueil.

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⦁ Rendez-vous ensuite dans l’onglet Compte sur la colonne de gauche, puis dans la rubrique Organisme, et finissez de compléter les informations comme vos certifications obtenues ainsi que les coordonnées du possesseur du compte.

⦁ Pensez à bien configurez le taux de TVA sous configuration comptable (toujours dans la rubrique Organisme de l’onglet Compte)

⦁ Éditez votre date de clôture comptable (vérifiez que la case facturation active est bien cochée dans la catégorie déroulante organisation comptable.

⦁ Si vous disposez de diplômes, indiquez-les pour davantage de crédibilité sous l’avant-dernière étape.

⦁ Enfin, pour recevoir des paiements en ligne, n’oubliez pas de connecter votre compte Stripe (si vous en avez un) à l’outil Digiforma.

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⚠ Il est fortement recommandé, après avoir programmé votre compte, d'importer toutes les données relatives à votre organisme de formation (via l’onglet données) en important une matrice Excel.

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‍Astuce : Pensez à nettoyer vos bases (doublons, champs obligatoires complétés etc.) avant l’import afin de partir d’une base propre avec votre nouveau logiciel !

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Comment créer une session de formation sur l’outil Digiforma ?

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L’interface de création des sessions, accessible via l’onglet Sessions sur la colonne de gauche de l’outil Digiforma,  présente 4 catégories qui correspondent au statut de vos sessions :

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⦁ projets,

⦁ planification en cours,

⦁ planifiées,

⦁ terminées.

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Manuellement, il est possible de déplacer vos projets d’un bloc à l’autre.

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Notez qu’il est possible de filtrer les sessions en écrivant du texte dans le champ «contenant le texte» - d’où l’importance de choisir une nomenclature claire et simple pour les titres de vos sessions.

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🖱 Cliquez ensuite sur la case "créer une session" .

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Vous pouvez maintenant :

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⦁ nommer les sessions de formation,

⦁ ajouter des gestionnaires,

⦁ un type de client (intra ou inter entreprise),

⦁ choisir le domaine le plus adapté,

⦁ ajouter un diplôme d’obtention visé,

⦁ etc.

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La session, une fois créée, génère un code session (AF...), visible en dessous du nom de la formation.  😉

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Les autres fonctionnalités utiles de l’outil de formation Digiforma

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Une fois la session planifiée, vous pouvez la customiser à votre guise.

Par exemple, en renseignant :

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⦁ le prix (par jour, par heure, par client, les options sont multiples !),

⦁ les modalités pédagogiques (présentiel, e-learning, etc.)

⦁ le nombre de modules,

⦁ la liste des clients inscrits,

⦁ les dates de formation,

⦁ etc.

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Côté financement, il est tout à fait possible de :

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⦁ sélectionner le moyen de paiement (direct ou indirect) en ajoutant éventuellement des sources de paiement externes de type CPF,

⦁ générer des devis,

⦁ concevoir et signer tout type de documents électroniques,

⦁ dupliquer les programme des formations et en créer de nouveaux,

⦁ générer des quizz, mais aussi les diplômes obtenus par les candidats directement via l’outil !

⦁ suivre l’historique de vos emails,

⦁ ajouter des intervenants, générer des conventions collectives et individuelles d’interventions mais aussi les signer électroniquement depuis le 13 octobre 2022 ! 😊

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Pour information, l’outil dispose d’une FAQ riche en ressources (accessible via l’onglet bibliothèque) et d’un chatbot ultra réactif.

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Digiforma et 3h18 : un binôme de choc à votre service

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Digiforma est l’éditeur partenaire de 3h18. Notre réseau d’assistants freelance s’est engagé dans la lutte contre l’obsolescence des process en entreprise et organismes de formation, ainsi que dans leur transformation digitale.

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Nous sommes partenaires certifiés Digiforma, ce qui nous permet de vous accompagner au mieux dans l’optimisation de vos méthodes de travail pour plus de rentabilité.

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Sachez qu’il est possible de faire appel à nos services pour : ‍

 
• Mener les étapes de création de votre OF !
 
• Intégrer et paramétrer l’outil Digiforma de A à Z pour que toute votre documentation soit conforme aux exigences de l’administration.
 
• Etre accompagné sur la prise en main de l’outil Digiforma.

• Vous accompagner dans la préparation à l’obtention de la certification Qualiopi pour autant pour l’audit initial, de surveillance que de renouvellement.
 

‍MAIS AUSSI :

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⦁ Déléguer vos tâches de pré comptabilité et administratives à un assistant freelance,

⦁ Bénéficier d’un RRH ou d’un RAF externalisé (à temps complet ou partagé),

⦁ Profiter des conseils sur la digitalisation de votre entreprise.

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Pas totalement convaincu ?

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Lisez l’avis de Michel Zylbermann, Directeur Général d’Erudia, entreprise de conseil en développement ayant fait appel à 3h18 pour la transformation digitale de son organisme de formation via l’outil Digiforma.

Grâce à l’expertise de 3h18 et la valeur ajoutée apportée par l’outil Digiforma, Erudia a obtenu le renouvellement de sa certification Qualiopi avec les compliments de l’auditeur (qui n’en revenait pas !). 😉

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En prime, consultez la vidéo ci-dessous !

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Résumé :

Marie-Florence, notre consultante associée, vous fait part des bénéfices de l’outil Digiforma via la prestation 3h18. Vous découvrirez en outre ce que pense l’organisme de formation Personnalité de sa collaboration avec notre réseau, et de son expérience avec l’intégration de l’outil Digiforma à sa chaîne de process…

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🚀 Envie d’aller plus loin ?

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-> En savoir plus sur la prestation d'externalisation administrative dispensée par 3h18.

-> Découvrir la fiche métier de nos assistants administratifs.

-> Contactez un conseiller pour l’étude de mes besoins.‍