Une assistance administrative à la certification Qualiopi

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Après le DATADOCK, bienvenue dans le monde QUALIOPI !

Vous vous dites :

  • “encore du travail administratif !”
  • “encore des tâches administratives qui vont me prendre des heures précieuses !”

C’est vrai mais vous n’avez pas le choix, il faut être certifié et passer le cap !

  • Vous ne voulez pas perdre de temps en administratif ?
  • Vous voulez un pro immédiatement opérationnel en TPE/PME ?
  • Pas question de passer à côté de la certification de votre formation
  • Mais vous trouvez que ça coûte cher pour beaucoup de travail administratif

3H18 peut vous aider à réduire les coûts et vous donner toutes les chances de franchir les étapes de la certification.

Il est bien sûr nécessaire de bien s’entourer pour obtenir une certification.

Un bon consultant d’abord, capable de vous faire une proposition « ajustée » et habitué à des audits est indispensable. Nous les avons sélectionnés et savons que les facteurs clés de succès sont nombreux pour une certification nouvelle.

Mais pour baisser les coûts de cette prestation et disposer d’un système documentaire classé et ordonné, pour que le jour de l’audit les documents appuyant votre process de formation soient disponibles il est très utile de s’appuyer sur une assistante administrative spécialisée en formation qui saura vous aider et vous accompagner pendant le travail préparatoire, la certification et même au-delà.

A distance ou chez vous, il sera nécessaire de s’y prendre tôt et de commencer par un état des lieux.

Sommaire

Pourquoi vous faire accompagner par une assistance administrative dans votre parcours de certification QUALIOPI ?

Vous optimisez vos chances de succès

Vous êtes plus réactif

Que recherchez vous en vous entourant d’une assistance administrative externalisée ?

Des prestations d’aide administrative sur mesure

Des assistants de gestion 100 % opérationnels pour répondre à tous vos besoins

La problématique des TPE et PME françaises : le poids de l’administratif

Recruter une assistance polyvalente ou de gestion ? trop risqué

Une assistance administrative pour des besoins ponctuels comme être certifié QUALIOPI c’est possible ?

Quels bénéfices tirer de l’externalisation administrative ?

Quelles missions de gestion administrative peuvent être facilement externalisées ?

Assistant de gestion et RH

  • Gestion administrative
  • Gestion des achats et fournisseurs
  • Pré comptabilité
  • Suivi de trésorerie et gestion financière
  • Gestion des ressources humaines et paie

Secrétariat

  • Secrétaire comptable
  • Secrétariat à distance
  • Assistance administrative
  • Assistante de direction

Administration des ventes

  • Gestion commerciale
  • Externalisation administration des ventes

La méthode 3H18 pour externaliser sans risque votre administratif

Pourquoi vous faire accompagner par une assistance administrative dans votre parcours de certification QUALIOPI ?

Vous optimisez vos chances de succès

Dans un précédent article nous vous donnions nos 3 clefs pour réussir une externalisation progressive de votre gestion administrative, sans risques.

Quand on a besoin d’aide administrative pour gérer un process de formation il vaut mieux trouver un professionnel motivé, organisé et qui saura s’adapter à votre environnement rapidement mais sans rechercher un CDI car vous n’avez pas besoin de quelqu’un à plein temps !

Vous pouvez aussi en théorie confier à vos equipes en interne le choix de la personne en charge de documenter les process, effectuer des tests, …

Mais si vous décidez d’externaliser l’office management administratif couplé au travail d’un consultant spécialisé, vous optimisez vos chances de succès.

Voici deux raisons pour lesquelles il est utile de vous faire accompagner par une assistance administrative dans votre processus de certification :

  • Les premiers retours d’expérience du déploiement de la certification Qualiopi, avant le déclenchement de la crise, ont montré que le chemin à parcourir était, souvent, plus long que prévu.
  • L’acte 2 de la qualité, inscrit dans la réforme de la formation professionnelle, invite les organismes de formation à dépasser la simple mise en conformité avec la réglementation et les engage à optimiser leurs process et à adopter des méthodes d’amélioration continue.

Autant d’atouts déterminants pour réussir la reprise d’activité dans un contexte économique tendu.

Vous êtes plus réactif

Anticipez et engagez-vous dès maintenant dans la démarche de certification Qualipoi, prenez le temps nécessaire à la préparation administrative et “métier” de votre audit.

Comptez entre 3 et 6 mois entre le début de votre préparation et la délivrance de la nouvelle certification Qualité.

Attention de ne pas vous retrouver dans le goulot d’étranglement en ce début d’année 2021 :

  • Obtenir une date d’audit à moyen terme peut être compliqué selon les certificateurs.
  • Prévoir du temps pour interroger vos pratiques, verbaliser et cartographier vos processus de formation, concevoir, mettre en conformité les éléments de preuves, rédiger et classer les documents, mettre en pratique et s’entrainer à démontrer.

Obtenir une date d’audit à moyen terme peut être compliqué selon les certificateurs.

Selon les certificateurs, entre la réception du devis,  la signature du contrat, il peut s’écouler un certain laps de temps, et par expérience, nous pouvons vous dire que c’est stressant !

Quant à la date proposée pour l’audit sur site, elle est soumise au planning des certificateurs et plus vous attendrez pour vous lancer dans la démarche de certification,  plus il sera difficile d’obtenir une date à moyen terme.

S’il y a des non-conformités, ce qui arrive dans la plupart des cas, il faut compter encore du temps pour y répondre.

Vous devez prévoir du temps pour interroger vos pratiques, verbaliser et cartographier vos processus de formation, concevoir et mettre en conformité les éléments de preuves.

C’est une démarche qui prend du temps et qui demande un investissement de votre part en parallèle à votre activité.

En s’appuyant sur les critères et les indicateurs, l’auditeur va chercher à comprendre  comment fonctionne votre centre / société, sur quels processus vous vous appuyez, vos objectifs, votre plan de développement, comment vous vous inscrivez dans une démarche d’amélioration continue.

Avec bienveillance, Il vous questionnera, observera et vérifiera les éléments de preuves.

D’où l’importance d’avoir confié le travail administratif à une assistante qui aura classé, indexé, referencé, mis à la charte de votre entreprise etc…tous vos documents qui sont autant de “preuves” que vous maîtrisez le procesuss.

Pour obtenir (décrocher) votre certification vous devez l’anticiper, interroger vos pratiques, préparer, mettre en pratique, vous entrainer à démontrer et être au plus près de vos réalités. Le binôme 3H18 vous y aidera !

Que recherchez vous en vous entourant d’une assistance administrative externalisée ?

Des prestations d’aide administrative sur mesure

Outre la formation et être certifié QUALIOPI, le développement de votre société est votre priorité.

Vous cherchez donc à sous traiter les nombreuses tâches administratives qui alourdissent votre charge de travail quotidien et par exemple les éléments suivants :

  • Factures
  • Relances clients
  • Gestion du courrier
  • Notes de frais
  • Éléments de paie
  • Relances clients / fournisseurs

On vous donne un exemple d’office manager dans cette courte video et vous comprendrez mieux comment ils travaillent :

Des assistants de gestion 100 % opérationnels pour répondre à tous vos besoins

On a evoqué les besoins en assistance administrative pour la formation et les RH.

Mais vos besoins peuvent être d’ordre différents, ils ont en revanche tous un point commun : vous permettre de libérer votre capacité de développement.

  1. Des besoins ponctuels comme la certification QUALIOPI

Inutile de recruter quelqu’un et de risquer de vous tromper sur le candidat.

L’externalisation de vos tâches administratives et de la cerification QUALIOPI vous permet :

  • D’avoir la bonne personne au bon moment quand vous le souhaitez
  • De réaliser des opérations de recouvrement ou entreprendre des actions marketing par exemple.

  1. Des besoins de manière récurrente

Grâce à des services à la carte, une assistant polyvalent peut vous venir en aide plusieurs fois par semaine pour vous soulager et prendre en charge les missions annexes qui vous empêchent de vous concentrer sur l’essentiel de votre métier.

Il vous est par exemple possible de solliciter un assistant administratif avec une expertise de certification QUALIOPI, ou comptable, ou spécialisé en gestion de la formation.

  1. Des besoins à traiter sur place

En fonction de votre activité et de la configuration de votre espace de travail, il est possible de faire venir un assistant de gestion dans vos locaux.

  1. Des besoins à traiter à distance

Certains chefs d’entreprise ou libéraux préfèrent externaliser des tâches à distance, sans besoin de contact avec le prestataire recommandé. Ils se connectent à votre base documentaire QUALIOPI à distance.

C’est l’externalisation administrative de ces services qui vous permettront de vous concentrer sur l’essentiel dans votre activité ; en confiant tout ou une partie de la gestion administrative et commerciale à des professionnels opérationnels dès la première heure.

Si cela vous intéresse, regardons quelles seraient les missions externalisables ?

Mais avant cela, identifions vos contraintes.

La problématique des TPE et PME françaises : le poids de l’administratif

Une des plus grande problématiques rencontrées par les TPE et PME françaises est le poids de l’administratif.

Que cherchent les chefs d’entreprise ? Se libérer de la charge psychique et financière que représentent les tâches secondaires à faible valeur ajouté sans faire face aux contraintes et aux freins de l’externalisation.

Recruter une assistance polyvalente ou de gestion ? trop risqué

Le recrutement d’un assistant pour gérer vos tâches administratives ne vous convient pas ? Les solutions traditionnelles du CDD ou de l’intérim sont trop risqués ? Vous avez des difficultés à attirer des talents ?

En France, ils sont près de 900 000 à avoir opté pour le statut de freelance, et d’après une étude réalisée par Malt, 48% des clients des freelance sont des Start Up et des PME.

Mobiles, experts dans leur domaine et adaptables, ils sont en effet un véritable atout pour les structures qui ont besoin de flexibilité. Nous avons observé ces profondes mutations du marché du travail, puis nous avons eu l’idée de faire se rencontrer ces experts indépendants et les entrepreneurs.

Une assistance administrative pour des besoins ponctuels comme être certifié QUALIOPI c'est possible ?

Vous hésitez sur le profil à rechercher et le type de contrat adéquat ?

Votre besoin ne remplit pas un “temps plein” ?

C’est normal.

En effet, en tant qu’entrepreneur d’une petite structure, vous avez besoin d’un vrai couteau suisse de manière ponctuelle pour traiter la certification QUALIOPI, et d’autres tâches de gestion administrative :

  • le recrutement et la création de contrat de travail
  • les ventes et la gestion avec vos fournisseurs
  • la comptabilité et la gestion des notes de frais
  • la mise à niveau de vos contrats de travail
  • le CSE
  • l’affichage réglementaire
  • la collecte des éléments de paie

Toutes ces compétences sont rares à trouver chez une seule personne.

Déléguer ces tâches à des professionnels dans chaque domaine devient le levier idéal pour gagner en efficacité.

Les dirigeants de TPE et PME estiment qu’il leur manque en moyenne 3h18 par jour pour accomplir l’ensemble de leurs missions, prospection commerciale, relance, stratégie marketing …

Etude Ipsos – 2015 American Express

Si pour vous aussi, le recrutement ne convient pas, les solutions traditionnelles d’externalisation de fonctions supports ne sont pas adéquates et manquent de réactivité et de flexibilité, alors vous pouvez poursuivre cet article pour voir comment agir rapidement.

Voici maintenant la liste des différentes missions qui peuvent désormais être externalisées dans votre activité.

Quels bénéfices tirer de l’externalisation administrative ?

  1. Disposer de ressources expertes à la carte
  2. Se concentrer sur votre activité
  3. Augmenter votre rentabilité
  4. Atteindre plus vite un ROI

Quelles missions de gestion administrative peuvent être facilement externalisées ?

Sur place dans vos bureaux ou en télétravail, des prestataires de services indépendants sont disponibles pour vous permettre d’avoir plus de flexibilité que le CDD tout en étant moins chère de l’intérim. Quoi de mieux pour intégrer des compétences techniques dans votre structure !

Assistant de gestion et RH

L’assistant de gestion est le maillon indispensable d’une PME ou d’une TPE.

En tant que chef d’entreprise, il vous faut une personne de confiance afin de vous concentrer sur le développement de votre activité ainsi que sur la gestion opérationnelle.

L’assistant de gestion devient alors votre secrétaire, votre assistant comptable et commercial.

Disposant d’une parfaite vision d’ensemble et une connaissance du secteur d’activité dans lequel il évolue, il vous secondera dans les opérations courantes de la gestion d’entreprise.

L’assistant de gestion est un collaborateur administratif essentiel, occupant un poste centrale dans votre entreprise.

Grâce à sa polyvalence,l’assistant de gestion joue un rôle pivot au sein des entreprises à effectif réduit.

Voici la très large palette des missions que peut couvrir un assistant de gestion.

Sans oublier que l’assistant administratif ou la secrétaire peut aussi, dans certain cas, être l’assistant administratif QUALIOPI qui réalise la mise en forme des documents, la collecte des documents « supportant » vos process, la collecte et la mise à jour des indicateurs, l’indexation etc …

  1. Gestion administrative

La gestion administrative couvre un grand nombre de tâches. Voici les principales :

  • L’adjoint en gestion administratif est celui qui prépare et envoie les devis.
  • Il s’occupe aussi de la facturation et gère par la suite les relances des factures impayées.
  • Il prend en charge le classement des documents administratifs et assure la mise à jour des dossiers personnels, suivi des absences et des congés, législation du travail ainsi que lagestion de vos notes de frais.
  • C’est aussi celui qui fera le suivi des formalités administratives ainsi que la communication avec les services fiscaux
  1. Gestion des achats et fournisseurs

Véritable collaborateur administratif polyvalent, l’assistant de gestion traite aussi la gestion des achats.

  • Entre la passation et le suivi des commande, il entretient le contact avec les fournisseurs et gère l’ensemble des contrats d’achat
  • C’est aussi celui en charge des négociations des conditions commerciales et capable d’analyser les risques et d’optimiser les coûts de vos achats
  • En somme, l’assistant de gestion est celui qui définit la fiabilité et la validité des stocks (entrées, sorties) et la production, il étudie l‘ensemble des flux (achat matières premières, chiffre d’affaires, …) et met en place des inventaires
  1. Pré comptabilité

La comptabilité dans une entreprise constitue une charge importante de travail pour les chefs d’entreprise de TPE et PME. C’est pourquoi l’assistant de gestion s’engage à couvrir ces missions :

  • L’assistant de gestion est responsable du pointage comptable
  • L’assistant de gestion en comptabilité effectue la préparation des pièces comptables comme les éléments constitutifs des payes, des mandatements et de la facturation
  • Il effectue la codification et la saisie des factures, des titres et des mandats, et procède au rapprochement bancaire
  • L’assistant de gestion est aussi responsable du suivi de l’activité en gérant le bilan prévisionnel ainsi que le compte de résultat. Il traite, numérise et archive les documents comptables
  • Pour finir, l’assistant de gestion est le lien avec l’expert comptable

Les domaines dans lesquels l’assistant de gestion (qui n'est pas à proprement parler un comptable) agit sont donc les suivants :

  • comptabilité clients
  • comptabilité fournisseurs
  • comptabilité générale
  • comptabilité analytique
  • comptabilité des OPCVM
  • fiscalité
  • fiscalité des actes notariaux
  • paye
  1. Suivi de trésorerie et gestion financière

Une bonne trésorerie nécessite une bonne organisation et gestion des pièces justificatives telles que :

  • les relevés bancaires
  • le suivi des factures d’achats
  • le suivi des factures de ventes et autres justificatifs

Mais les missions de l’assistant de gestion ne se résument pas aux tâches de secrétaire comptable.

Il est un véritable partenaire du chef d’entreprise capable de prendre en charge des dossiers de A à Z. Son atout, une bonne connaissance de votre secteur et de sérieuses aptitudes à l’organisation et à la gestion ce qui lui permet de s’adapter facilement à chaque entreprise.

L’assistant de gestion est là pour vous aider et pour vous concentrer enfin sur votre coeur de métier. Il traitera les missions suivantes :

  • Suivi des paiements et encaissements
  • L’élaboration des tableaux de bord de trésorerie
  • Mise en place d’outils de contrôle de gestion
  • Aide à la création du business plan

C’est en assurant les opérations courantes liées à la trésorerie de votre entreprise que l’assistant de gestion saura suivre parfaitement le suivi de trésorerie.

  1. Gestion des ressources humaines et paie

L’assistant de gestion des ressources humaines occupe un poste administratif essentiel pour couvrir la gestion du recrutement, de la paie et des formations.

Les tâches varient en fonction des entreprises mais voici ci dessous, l’étendue des capacités dont il dispose :

  • Son rôle premier est d’assurer la gestion courante en veillant au bon respect des obligations légales de la gestion du personnel
  • En terme de gestion de paie, il calcule les traitements, salaires et cotisations sociales des salariés et établit les bulletins de paie
  • C’est aussi lui qui est responsable de la gestion du temps de travail des salariés et suit les contrats de travail
  • En charge des formations, il tient le budget des formations et gère les inscriptions
  • Il gère aussi les relations avec l’Ursaaf, les caisses de retraite et la mutuelle

Pour résumer, l’assistant de gestion est un vrai couteau suisse et un vrai atout pour faire croître votre activité. Il sait faire preuve d’adaptation et a un grand sens de l’organisation. Il sera vous décharger pour des missions régulières de plusieures heures par semaine ou des missions plus ponctuelles pour des besoins spécifiques.

Secrétariat

Aujourd’hui, la secrétaire joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d’un service, d’une entreprise, d’une administration ou d’un cabinet d’avocats, par exemple.

Il peut être en charge de :

  • accueillir les visiteurs
  • réceptionner les appels
  • prendre des rendez-vous
  • organiser l’agenda de son responsable
  • rédiger des courriers
  • classer des dossiers
  • etc …

Ses missions sont au cœur de l’activité quotidienne de l’entreprise. Il est donc nécessaire de disposer des compétences suivantes :

  • Flexibilité pour s’adapter à tout type de de secteur et d’activité.
  • Réactivité pour faire face aux multiples sollicitations de ses interlocuteurs internes et externes.
  • Disponible par sa position d’intermédiaire entre le client et le chef d’entreprise.

La secrétaire peut endosser plusieurs type de fonctions.

  1. Secrétaire comptable

Une étude IPSOS pour American Express démontre que la gestion des formalités administratives est une tâche particulièrement chronophage.

Le poids des formalités, le temps que nécessite la gestion comptable sont des sources de stress et de fatigue pour les chef d’entreprise qui estiment s’éloigner de leur coeur de métier avec ces tâches.

C’est elle qui réalisera :

  • Les opérations de gestion administrative et pré-comptable (catégorisation des pièces, suivi de trésorerie, facturation, gestion administrative du personnel, frappe de devis, gestion des stocks, déclaration de TVA…) d’une structure selon les règles de comptabilité générale.
  • La réalisation des documents de synthèse ou de concevoir des TDB et des outils de suivi de l’activité de la structure.
  • La transformation digitale de votre entreprise pour passer à une entreprise zéro papier. C’est un enjeu majeur pour toutes TPE et PME qui souhaite pérenniser son activité en améliorant son organisation.

Voici la solution idéale pour vous : faire venir quelques heures par semaine une secrétaire comptable capable d’intervenir pour des besoins à la carte.

  1. Secrétariat à distance

Formalité administrative, les appels téléphoniques, la gestion d’agenda et la prise de rdv sont des tâches qui surchargent votre journée.

Vous ne souhaitez ni embaucher une secrétaire assistante ou une standardiste.

La secrétaire externalisée est une professionnelle polyvalente qui vous permet de vous décharger de ces tâches sans engagement et sans augmenter le montant de vos charges sociales pour gérer les missions ponctuelles nécessaires.

Les avantages du secrétariat à distance :

  • Mettre en place un télésecrétariat dans le but d’optimiser la gestion des appels.

Il existe aujourd’hui des outils très simples et très performants permettant de mettre en place des services de secrétariat à distance.

Ce service est surtout adapté pour les les petites entreprises qui cherchent à se développer en gardant une certaine flexibilité.

  • Gérer de nombreux aspects de la gestion administrative à domicile.

Votre secrétaire indépendante aura une parfaite maîtrise de la bureautique pour vous libérer du temps.

Vous pourrez donc bénéficier de :

  • Réponses rapides à vos clients en devenant plus joignable
  • Gestion intégrale de votre agenda
  • Création d’un agenda en ligne ou tenue d’un planning
  • Rédaction de compte rendu
  • Suivi des relances clients
  • Gestion des courriers
  • Prise de rendez-vous commerciaux
  • Mise à jour de dossiers médicaux
  • Saisie comptable

Alors, finies les interruptions constantes pendant votre journée. Laissez vous séduire par ce réel gain de temps qui vous permettra de vous concentrer sur votre coeur de métier.

  1. Assistance administrative

Afin de vous libérer des contraintes administratives pour gagner du temps, il existe l’externalisation des tâches administrative par une secrétaire polyvalente en freelance. Le moment est venu de déléguer ces tâches à des experts dans le domaine.

L’assistante administrative vous aidera dans les missions suivantes:

  • Externalisation des travaux de secrétariat courant

Pour mieux suivre les dossiers administratifs de votre activité, déléguer les tâches suivantes.

→ Préparation de dossier pour répondre aux appels d’offres

→ Accueil des clients, fournisseurs, visiteurs. Note des messages et planification des rendez vous.

→ Actualisation des données de suivi d’activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, configuration du pack Office, …)

→ Saisie et classement pour la comptabilité

→ Rédaction et mise en forme des documents, gestion du suivi et du rangement

→ Aide à la gestion des ressources humaines

  • Digitalisation de votre entreprise

Les assistants administratifs ne sont pas simplement formés au classement et à l’archivage des documents, mais proposent de nombreux outils bureautiques pour accompagner votre entreprise vers une transition digitale “Zéro Papier” pour booster votre productivité.

  1. Assistante de direction

L’assistante de direction s’inscrit dans le même schéma que l’ensemble des autres assistantes polyvalentes décrites ci-dessus. Elles nécessitent néanmoins quelques compétences supplémentaires afin d’épauler et assurer le suivi des dossiers stratégiques.

  • Compétences linguistiques

La secrétaire réussira à interagir avec vos clients en étant bilingue voire trilingue.

Elle vous soutiendra dans l’expansion de votre activité à l’étranger ou la gestion de clients et fournisseurs étrangers.

  • Besoins ponctuels stratégiques

En tant que personne de confiance, l’assistante de direction couvre l’ensemble des missions relatives à l’activité mais qui nécessitent encore une grande charge de travail.

→ Suivi administratif, traitement du courrier

→ Officer Manager, gestion d’agenda et surveillance à distance des boîtes mails

→ Appels téléphoniques et gestion des fournisseurs courants

→ Opérations de communication interne et externe

→ Organisation de réunions et séminaires et des déplacements

→ Interventions sur des salons professionnels

→ Conceptions de présentations

→ Gestion de procédures de recrutement

→ Mise à jour de bases clients, saisie CRM

Toutes ces actions sont désormais disponibles sans besoin d’embauche et avec un service à la carte.

N’attendez plus et confiez les à une secrétaire polyvalente experte dans le métier !

Administration des ventes

Un administrateur des ventes est celui qui organise la gestion de contrats de vente. Il est :

  • Responsable de toute la procédure de vente la réception des commandes jusqu’à la livraison de la marchandise chez le client
  • L’intermédiaire entre le client et les prestataires internes et externes de l’entreprise
  1. Gestion commerciale

Choisi pour ses qualités de négociateurs ainsi que sa polyvalence l’administrateurs des ventes endosse aussi le rôle de financier et administratif des opérations :

  • Gestion du système de facturation
  • Suivi du bon déroulement des processus administratifs (avoirs, escomptes, encours des clients)
  • Suivi de la production de biens commandés par le client ainsi que la supervision du cahier des charges
  1. Externalisation administration des ventes
  • Émissions des devis et factures
  • Relances d’impayés recouvrement, mise en place de procédures et d’outils adaptés en lien avec le DAF ou l’expert comptable
  • Gestion des encaissements
  • Gestion de la relation client, des litiges
  • Tableaux de bord commerciaux
  • Prospection téléphonique
  • Saisie de données en CRM, ERP

Si une de ces missions vous a tapé dans l’oeil, vous serez surement intéressé de savoir comment cela fonctionne concrètement.

Vous pouvez aller consulter notre article sur comment choisir le bon prestataire d’externalisation.

Mais peut-être vous posez-vous encore quelques questions ?

Votre société est elle éligible ?

Faut-il un minimum d’heures et s’engager dans le temps (on peut déjà vous répondre à celle là, c’est NON ! Tous nos services sont modulables et sans engagement).

Comment procéder concrètement et recevoir une proposition ?

Parlons-en ensemble

Les solutions d’assistance administrative

RECEVOIR UNE PROPOSITION PERSONNALISÉE OU

ÊTRE APPELÉ À MA CONVENANCE

La méthode 3H18 pour externaliser sans risque votre administratif

Vous êtes désormais convaincu que la seule manière pour transformer votre PME pour plus d’efficacité est l’externalisation “intelligente”

Nous aussi et c’est la raison pour laquelle nous vous proposons une offre 100% personnalisée et rapide.

Cette méthode est aujourd’hui déployée auprès d’une grand nombre d’entreprises comme la votre.

Elle vous fera gagner jusqu’à 20% de productivité et vous offrira 2 jours par mois à consacrer à des missions vraiment stratégiques pour le bon développement de votre entreprise.

1 Analyse des besoins: entretien téléphonique de 30 min, rendez-vous sous 48h

2 Envoi d’un devis personnalisé à retourner signé

3 Recherche du meilleur profil pour réaliser la mission

4 Organisation du 1er Rdv client avec votre assistant

5 Démarrage sous 48h

6 Votre ressource opérationnelle dès la première heure

7 Audit ARMA de vos process administratif et RH

8 Mise en place facultative d’outils digitaux

9 Facturation sur les heures réellement effectuées en fin de mois

Le tout avec :

  1. Un premier rdv sous 48h
  2. Des missions régulières ou ponctuelles
  3. Sur site ou en télétravail
  4. Une facturation mensuelle à l’heure (2h minimum)
  5. Sans engagement
  6. Un remplacement gratuit ou en cas de congés gratuitement
  7. Un bouquet de services numériques
  8. Un accompagnement de 3H18

✓ Des professionnels opérationnels chez vous en 48H00
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Vous devez faire un choix pour le recrutement de votre secrétaire administrative. CDI, Intérim ou prestations de services ? Quelle différence de coûts ? Quelle solution est la plus flexible pour permettre à un dirigeant d'entreprise, une profession libérale, de déléguer ses tâches de gestion administratives, RH ou commerciales sans craindre l'erreur de recrutement ni passer des heures à former sa nouvelle recrue ?

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Recruter en CDI ou choisir l'assistance externalisée ? Avantages et limites des modèles.

Notre comparatif sur les solutions de délégation des tâches administratives pour vous permettre de mieux comprendre leurs avantages et leurs inconvénients. Obtenez les réponses à la question qu'on vous posera : CDI ou assistance déléguée ? Quels avantages et inconvénients ? Quel écart de prix ?

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Assistant ADV : pourquoi ne pas déléguer est un pari risqué pour votre entreprise ?

L’administration des ventes, ou ADV, est le service phare d’une entreprise. Elle est le point de coordination de nombreux services. Une bonne ADV permet de facturer vite et bien, de relancer les clients au bon moment, de gerer les fournisseurs et les reclamations clients dans les meilleures conditions. Quels sont les risques à ne pas la déléguer pour un dirigeant et son activité ?

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Pourquoi faire de son externalisation administrative une priorité ?

L’externalisation administrative vous permet de reprendre la main sur votre activité ! Mais elle vous permet d'attirer des talents immédiatement opérationnels et ultra motivés ! Quand faire appel à un assistant administratif ? Quel profil peut vous aider et comment joindre l’un d’entre eux ?

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Externalisation administrative : Top 5 des meilleures solutions !

Vous souhaitez faire le choix d’une solution d’externalisation administrative mais vous ignorez laquelle choisir ? Vous avez besoin de confier rapidement des tâches de gestion ou RH à un expert mais vous hésitez entre différents types de prestataires. Embarquez dans la lecture de cet article et découvrez ce qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise !

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15 missions simples à déléguer à une assistante commerciale.

Vous avez décidé de vous concentrer sur le développement de votre entreprise. Su vos clients, vos marchés stratégiques. Mais vous avez encore des doutes. Pourquoi et comment confier votre prospection et les tâches de communication digitale à une assistante commerciale qualifiée. Quelles missions annexes est-il possible de lui déléguer ?

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La semaine de 4 jours (20% de temps en plus)

Vous avez décidé de vous concentrer sur ce qui est vraiment stratégique pour votre entreprise cette année. Comment être mieux entouré sans alourdir les coûts fixes de la société ? La solution d'assistance administrative ou RH en temps partagé 3h18; une solution rapide et modulable pour ne plus passer 52 jours par an sur la gestion de tâches chronophages administratives !

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17 conseils pour développer votre petite entreprise sans prendre de risque

Votre activité s'accelere. Ce n'est pas le moment de faire des erreurs et vous sentez qu'il faut profiter des opportunités qui se présentent. Mais grandir comporte des risques et peut faire peur à un chef d'entreprise... Nous vous donnons 17 conseils pour développer votre petite entreprise sans pour autant prendre de risque.

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Assistant ADV : pourquoi ne pas déléguer est un pari risqué pour votre entreprise ?

L’administration des ventes, ou ADV, est le service phare d’une entreprise. Elle est le point de coordination de nombreux services. Une bonne ADV permet de facturer vite et bien, de relancer les clients au bon moment, de gerer les fournisseurs et les reclamations clients dans les meilleures conditions. Quels sont les risques à ne pas la déléguer pour un dirigeant et son activité ?

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Externalisation administrative : Top 5 des meilleures solutions !

Vous souhaitez faire le choix d’une solution d’externalisation administrative mais vous ignorez laquelle choisir ? Vous avez besoin de confier rapidement des tâches de gestion ou RH à un expert mais vous hésitez entre différents types de prestataires. Embarquez dans la lecture de cet article et découvrez ce qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise !

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17 conseils pour développer votre petite entreprise sans prendre de risque

Votre activité s'accelere. Ce n'est pas le moment de faire des erreurs et vous sentez qu'il faut profiter des opportunités qui se présentent. Mais grandir comporte des risques et peut faire peur à un chef d'entreprise... Nous vous donnons 17 conseils pour développer votre petite entreprise sans pour autant prendre de risque.

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Comment scaler votre entreprise et augmenter votre rentabilité ?

"Scaler" son entreprise n'est plus un rêve. C'est une réalité ! Rendue possible grâce à la mise en place de certaines bonnes pratiques à la portée de toutes les petites entreprises. Découvrez comment atteindre la masse critique, pourquoi digitaliser vos process, comment réduire vos coûts fixes ...bref rendre votre entreprise plus agile et rentable.

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Les 10 tâches administratives que vous devez absolument déléguer à une secrétaire indépendante !

Vous savez qu'il est nécessaire de déléguer pour vous concentrer sur les missions stratégique de votre entreprise. Mais quelles missions administratives pourriez-vous bien confier à votre secrétaire indépendante ? Comment évaluer le temps nécessaire ? Des centaines de clients nous ont donné la réponse depuis nos débuts; découvrez notre liste des tâches à déléguer rapidement pour regagner en efficacité !

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Secrétaire à Lyon, LA solution freelance pour toute votre gestion administrative !

Vous êtes dirigeant d’entreprise à Lyon ? Vous avez besoin de vous entourer, de gagner du temps mais vous ne souhaitez pas prendre de risque. Comment déléguer votre administratif sans en perdre le contrôle ? Qui saura se déplacer chaque semaine dans vos bureaux ? On vous donne les clef et quelques pistes de réflexion...c'est certain, notre article sur la délégation administrative va vous plaire !

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Pourquoi faire de son externalisation administrative une priorité ?

L’externalisation administrative vous permet de reprendre la main sur votre activité ! Mais elle vous permet d'attirer des talents immédiatement opérationnels et ultra motivés ! Quand faire appel à un assistant administratif ? Quel profil peut vous aider et comment joindre l’un d’entre eux ?

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15 missions simples à déléguer à une assistante commerciale.

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Comment automatiser votre comptabilité et faire des économies ?

Comment améliorer la gestion de votre TPE/PME grâce à sa digitalisation ? Automatiser les tâches de comptabilité, de rapprochement et de facturation est une solution qui vous fera gagner un temps certain. D'autant qu'elle permet de contrôler plus facilement vos dépenses et sorties de cash...

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Muscler sa PME/TPE pour traverser la crise

Comment réussir à traverser la crise ? Comment rendre votre PME/TPE plus résiliante ? De la gestion de votre trésorerie aux solutions pour réduire vos coûts fixes, nous vous donnons dans cet article 10 actions clés à mettre en place dans votre entreprise. Retrouvez dans cet article également le retour d'expérience de Marc Le Vernoy, fondateur de 3H18.

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Formation : répondre aux besoins de numérisation des TPE/PME

La deuxième journée de l'Académie 3H18 s'est tenue sur le thème de la numérisation. Aujourd'hui, moins d'une TPE sur trois a entamé sa transformation numérique. Les freins invoqués par les chefs d'entreprise sont nombreux, d'où la nécessité de former les assistants 3H18 sur ces questions.

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4 clés pour propulser votre entreprise ! [Replay du webinaire]

Les 4 clés pour propulser votre entreprise : mieux vendre, mieux déléguer, et améliorer sa profitabilité. C'est le sujet du café digital animé par Marc Le Vernoy, fondateur de 3H18 et Stéphane Perriat. Ces 4 clés, quelles sont-elles ? La réponse ici !

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Assistante de direction : pourquoi passer par un réseau professionnel de prestataires freelance ?

Se lancer comme assistante de direction freelance en comptant sur un réseau de prestataires indépendants garantit bien des avantages, à commencer par la promesse d’un carnet clients bien garni ! Accéder gratuitement à des missions proches de chez vous vous tente ? Cet article est pour vous !

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CDI, Interim ou temps partagé ? Comparaison et explications des avantages respectifs de 3 solutions flexibles.

Vous devez faire un choix pour le recrutement de votre secrétaire administrative. CDI, Intérim ou prestations de services ? Quelle différence de coûts ? Quelle solution est la plus flexible pour permettre à un dirigeant d'entreprise, une profession libérale, de déléguer ses tâches de gestion administratives, RH ou commerciales sans craindre l'erreur de recrutement ni passer des heures à former sa nouvelle recrue ?

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Recruter en CDI ou choisir l'assistance externalisée ? Avantages et limites des modèles.

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3H18 ou Intérim ? Le match des 2 services ultra flexibles.

Dans le cadre de l'externalisation de leur service administratif, les dirigeants d'entreprises sont souvent tentés de solliciter les agences d'intérim. Or, ces solutions de recrutement offre des veritables atouts en terme de flexibilité mais ne présentent pas que des avantages, en comparaison avec les solutions d'assistance à la carte. Nous faisons le point sur les plus et les moins et sur ces nouveaux services d'externalisation.

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Académie 3H18, le réseau et le programme de formation des freelances

90% des freelance le sont par choix, comblés par l'indépendance procurée par ce statut. Ils sont toutefois nombreux à ressentir une certaine solitude dans leur quotidien, travailler seul et d'être son propre patron pouvant parfois générer un sentiment d'isolement...

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Une assistance administrative à la certification Qualiopi

La certification Qualiopi peut s'avérer longue et fastidieuse. Vous entourer d'un office manager pour vous accompagner pendant la procédure peut être un réel atout pour votre entreprise. Et si vous ne vous limitiez pas à un seul projet, et que vous externalisiez vos tâches administratives ?

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