Processus certification Qualiopi : ce qu'il faut savoir sur l'audit de surveillance

Après le Datadock, bienvenue dans le monde de Qualiopi !

Vous n’avez pas encore franchi le pas pour vous certifier?

Ou alors, vous avez l’impression d’avoir tout juste finalisé votre audit initial Qualiopi qu’on vous parle déjà de l’audit de renouvellement et vous n’êtes pas prêt ?

Vous vous dites :

●     "Encore du travail administratif !”

●     "Encore des tâches administratives qui vont me prendre des heures précieuses...”

●     "La conscience de mes clients est une preuve de la qualité de mon OF, pourquoi encore ajouter des processus et de l'administratif là où il y en a déjà beaucoup ?"

●     “Comment être sûr que ma veille et la mise en place répondent aux exigences ?”

Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?

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1. A quoi sert la certification Qualiopi ?

Avant tout, la certification Qualiopi est un gage de qualité pour tous les OPAC (Organismes prestataire d'actions concourant au développement des compétences) qui souhaitent faire bénéficier leurs clients et stagiaires des fonds publics ou mutualisés.

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La certification au Référentiel National Qualité (RNQ), Qualiopi est une sorte de passeport qualité. Il permet d’attester à vos clients, vos partenaires et vos fournisseurs que votre processus formation est conforme aux exigences du Référentiel National Qualité. La marque Qualiopi vous confère légitimité et crédibilité sur le marché ultra concurrentiel des prestataires d’actions de développement des compétences. *

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D’autre part, Qualiopi est une certification obligatoire pour les organismes de formation souhaitant faire bénéficier leurs clients d’un financement public :

●     Pôle Emploi,

●     OPCO,

●     Régions,

●     Etat,

●     Caisse des Dépôts et Consignations (CDC).

2. L’amélioration de la qualité des formations professionnelles 

Qualiopi s’inscrit dans une logique de l'amélioration continue de la qualité des formations professionnelles. Quand on évoque l’amélioration en continu, on parle souvent de la roue de Deming : PDCA : Plan– Do – Check – Act.

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Cette méthode cyclique consiste à améliorer en continu la qualité de son organisation.

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C’est la méthode de qualité, sur laquelle s'appuyer pour répondre aux exigences de la certification QUALIOPI. **

- Plan : C’est la définition des problèmes, la conception des objectifs et le choix des méthodes de mesures et de leur mise en place.

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- Do : C’est l’exécution du plan, la mise en place des méthodes réfléchies en amont. Ça peut également être les petits ajustements de dernières minutes. Il ne s’agit pas non plus d’être dans la perfection dès le début. Une fois le plan d’action mis en place, il doit être mesurable.

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- Check : C’est l’étape de la vérification. On regarde si les objectifs ont été atteints. Il s’agit aussi de regarder ce qui fonctionne et ce qui dysfonctionne. Lorsqu’un problème est détecté, il faut réfléchir à des solutions palliatives.  

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- Act : Les éléments qui n’ont pas permis d’atteindre les objectifs doivent être corrigés pour améliorer la qualité. Suite à ces corrections, il faut remettre en place un nouveau plan, et de futurs objectifs.

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Sources externes de référence :

* https://vakom.fr/limportance-de-la-qualite-pour-les-organismes-de-formation/

** https://certifopac.fr/qualiopi/actualites/pourquoi-se-faire-certifier-qualiopi/

3. Qui délivre la certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi est délivrée par des organismes certificateurs sous le contrôle du COFRAC et pour un cycle renouvelable de 3ans. Le COFRAC est le “certificateur des certificateurs”. Il accrédite les organismes certificateurs pour leur permettre de délivrer la certification Qualiopi.   

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Processus de certification Qualiopi : 7 critères à respecter durant l'audit

Pendant les différents audits, vous devrez fournir aux auditeurs des preuves de conformité au RNQ (référentiel national qualité), qui est organisé autour de 7 critères :

1.    Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ;

2.    L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations ;

3.    L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre ;

4.    L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre ;

5.    La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ;

6.    L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel ;

7.    Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Ces 7 critères sont reliés à 22 indicateurs qui s’appliquent à l’ensemble des prestataires (tronc commun), auxquels s’ajoutent 10 indicateurs spécifiques à l’apprentissage ou aux formations certifiantes. Vous pouvez télécharger le référentiel.

La durée des audits initiaux et de surveillance

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La durée des audits dépend des trois paramètres suivants :  

●     Votre CA lié à la formation figurant sur votre BPF (Bilan Pédagogique et Financier),

●     La nature de vos actions de formation (actions de formation et/ou bilan de compétences et/ou VAE et/ou apprentissages).

●     Et le nombre de vos sites.*

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* Un organisme multisite possède :

_{- Un seul et unique numéro de déclaration d’activité.}

_{- Du personnel présent de façon permanente sur les sites (pas nécessairement à temps plein !).}

_{- Un seul et unique système qualité commun à l’ensemble des sites.}

_{- Une fonction centrale qui régit les différents sites et fait fonctionner le système qualité.}

_{- Une surveillance régulière définie par la fonction centrale.}

Référez-vous au tableau ci-dessous pour connaître la durée de vos audits.

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Comment obtenir puis renouveler la certification Qualiopi ?

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Les étapes Qualiopi démarrent avec le choix de votre certificateur et chaque cycle court sur une durée de 3 ans…. Après 3 ans, vous repartez sur un nouveau cycle car nous sommes dans une approche d’amélioration en continu de la qualité des prestations de formation.

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Processus de certification Qualiopi : les 6 étapes à respecter

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- Après avoir choisi votre certificateur, vous devez décider comment vous souhaitez vous préparer à l’audit : avec quelles ressources ? Faire vous-même ? Déléguer une partie ? Vous faire accompagner ? La préparation à l’audit est une partie importante pour vous, c’est comme la préparation à un concours, à une épreuve sportive...

- Vous allez d’abord réaliser un audit initial lors duquel l’auditeur s’assure que vos actions correspondent bien au RNQ.

- Entre le 14e et le 22e mois après l’obtention de la certification Qualiopi, un audit de surveillance, obligatoire, sera réalisé par le même organisme certificateur. Durant cet audit, l’auditeur vérifiera la bonne application du RNQ ainsi que la mise en pratique d’améliorations… Car pour rappel, l’un des objectifs principaux de Qualiopi est le développement de l’amélioration continue des OPAC.  

- Enfin, un audit de renouvellement sera nécessaire avant chaque échéance du contrat de certification, soit avant la fin des 3 ans. C’est le début d’un nouveau cycle. Vous pouvez donc, si vous le souhaitez, choisir un nouveau certificateur.

- Notez qu’un audit allégé est possible, mais uniquement pour les organismes de formation disposant déjà d’une certification ou d’un label enregistré au CNEFOP.

L’audit portera alors uniquement sur les indicateurs 1, 2, 11, 12, 22, 24, 25, 26, 32 et les indicateurs spécifiques.

⚠ Important à savoir pour les nouveaux entrants, les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 reprennent cette notion et demandent globalement aux nouveaux entrants de disposer des outils formalisés permettant de répondre à l’indicateur. Leurs mises en œuvre seront vérifiées lors de l’audit de surveillance. Pour information, le préambule du Guide de lecture définit comme nouvel entrant, un prestataire dont l’activité vient de démarrer. ***

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Source externe de référence :

*** https://qualitia-certification.fr/faq-qualiopi/

Comment faire si votre certificateur perd son accréditation ou s’il ne vous convient plus (raison commerciale…) ?

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Vous avez la possibilité de changer d’organismes certificateurs. Ce transfert de certification Qualiopi est strictement réglementé et règlement au sein de l’article 7 de l’arrêté du 6 juin 2019.

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Ce délai court jusqu'au 28ème mois pour les OF certifiés en 2020 (concernés par la durée de validité dérogatoire de 4 ans).

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Le transfert d’une certification, c’est la reprise d’une certification existante et valide d’un certificateur X à un certificateur Y. C’est un peu comme quand vous changez d’opérateur mobile : aucune incidence sur votre ligne, vous gardez le bénéfice de votre certificat et nous vous assurons la continuité de votre certificat au travers d’une mise à jour immédiate sur la liste publique des organismes certifiés Qualiopi. 

Les exigences augmentent d’année en année... A ce jour, les auditeurs suivent de très près. Premier point, vérifier que les non-conformités relevées lors de l’audit initial ont été traitées. Et de manière générale, le regard est porté sur la mise en place d’améliorations concernant tous les domaines de votre organisme - comment intégrez-vous l’amélioration en continu au quotidien ?

5 non-conformités fréquemment relevées durant l'audit de surveillance

1.   L’utilisation du logo Qualiopi.

2.   Le recueil des appréciations des parties prenantes, la prise en compte des réclamations, aléas, difficultés et la démarche d’amélioration continue(critère 7)

3.    Le recueil des besoins du bénéficiaire (ind.4) et de son positionnement (ind. 8)

4.    Évaluation des compétences des intervenants et suivi de l’entretien de ces compétences (ind. 21 et 22)

5.    L’exploitation de la veille (ind. 23, 24 et 25)

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Source référente accessible ici.

Comment vérifier si votre organisme est bien référencé Qualiopi ?

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Cette liste est mise à jour régulièrement et accessible ICI.

Evolution du nombre d’organismes de formation certifiés Qualiopi au 15/09/2022

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Quelle solution d’accompagnement pour la certification Qualiopi ?

Qu’il s’agisse de l’audit initial, de surveillance ou de renouvellement, le passage de l’audit ne s’improvise pas – il est impératif de s’y préparer de manière méthodique, détaillée et systémique. 

Vous disposez de plusieurs options qui dépendent de votre expertise, votre temps et le délai jusqu’à la date de certification. Les questions suivantes vous permettent de formaliser ces éléments :

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●       Quel est le délai avant la date de la certification ?

●       Quel est le nombre d’heures que vous estimez devoir investir pour être prêt ?

●       Combien de temps pouvez-vous, ou une voire plusieurs personnes de vos équipes, consacrer à la préparation des éléments à auditer ?

●       Est-ce que le délai, votre estimation du temps à prévoir et le temps disponible sont réalisables tout en maintenant votre business ?

●       Quel est votre niveau d’expertise sur le Référentiel National de la Qualité (RNQ) et les éléments de preuve à apporter ?

●       Avez-vous besoin de gagner en expertise ? Et si oui, avez-vous le temps pour appréhender le RNQ dans sa globalité ?

●       Préférez-vous vous former et faire vous-même ou souhaitez-vous vous entourer d’experts qui sauront vous accompagner ?

Fort de ces réponses, quelles sont vos possibilités ? Que vous soyez un Organisme de formation ou un CFA, que vous dispensiez des actions de formation, des bilans de compétences, de la VAE ou de l’apprentissage, vous avez différentes solutions pour vous préparer.

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‍Option 1 : Vous préparer seul en consultant le RNQ et des sources disponibles sur Internet.

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Option 2 : Suivre une formation, en présentiel, à distance, en mode hybride.

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Option 3 : Acheter un pack de documents type pour adapter vos documents (attention : avoir les bons documents est important pour Qualiopi mais est loin d’être suffisant).

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Option 4 : Suivre une Masterclass en ligne, accéder aux documents types, avoir un espace d’échange avec d’autres organismes qui préparent aussi leur certification et en option du coaching individuel et sur-mesure.

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Option 5 : Bénéficier d’un accompagnement sur mesure qui concerne uniquement votre organisme.

✅ Si vous optez pour les options 1, 2 ou 3 (autodidacte, formation, pack documentaire),votre investissement en temps peut être conséquent. A côté de votre travail de compréhension du RNQ, de montée en compétences, il y a une partie très opérationnelle et non négligeable :

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➔   La vérification de chaque dossier quant à sa complétude,

➔   La récupération des pièces justificatives tel que les conventions signées ou les feuilles d’émargement,

➔   La vérification de la traçabilité quant à l’envoi des convocations, des questionnaires d’évaluation à chaud, à froid, etc.

Vous ne voulez pas perdre de temps en administratif ?

Vous voulez un pro immédiatement opérationnel qui connaît les obligations de la formation professionnelle ?

Bémol : Vous trouvez que ça coûte cher pour beaucoup de travail administratif…

Saviez-vous que vous pouvez vous appuyer sur une assistante administrative spécialisée en formation qui saura vous accompagner pendant le travail préparatoire, la certification et même au-delà ? 😉

A distance ou chez vous, il sera nécessaire de s’y prendre tôt et de commencer par un état des lieux.

Les bénéfices pour votre organisme de formation ? 

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➔   Diminuer les coûts,

➔   Disposer d’un système documentaire classé et bien ordonné le jour de l’audit.

Contacter un conseiller 3h18 dès aujourd’hui.

✅ Si vous préférez l’option 4 (masterclass & pack documentaire), ce choix vous permet de monter en compétences dans un petit groupe, de partager vos questions, expériences avec vos pairs tout en ayant à disposition des documents prêts à l’emploi pour les adapter à votre organisme. Vous pouvez par la suite, en fonction de votre besoin, de votre avancée, réserver un coaching individuel et/ou vous faire accompagner sur la partie opérationnelle telle qu’elle est décrite pour les options 1 à 3 :

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Déléguez la vérification de vos dossiers administratifs par une gestionnaire formation en temps partagé !

✅ Votre choix se porte sur l’option 5 (sur mesure) ? Dans ce cas, il est bien sûr nécessaire de bien s’entourer pour obtenir une certification. 3H18 peut vous aider à gagner du temps en vous donnant toutes les chances de franchir les étapes de la certification facilement.

Vous souhaitez profiter d’un accompagnement sur mesure pour être sûr que l’ADN de votre organisme sera pris en compte ? Un bon consultant, expert et pédagogue est indispensable. Il sera capable de vous faire une proposition « ajustée ». En outre, il connaît les pratiques durant les audits et s’appuie sur l’expérience acquise auprès d’autres organismes.

Nous avons sélectionné soigneusement ces experts car nous savons que les facteurs clés de succès sont nombreux pour une certification, qu’il s’agisse de l’audit initial, de surveillance ou de renouvellement.

Contactez nos experts formation dès aujourd’hui.