Après le DATADOCK, bienvenue dans le monde QUALIOPI !
Vous vous dites :
C’est vrai mais vous n’avez pas le choix, il faut être certifié et passer le cap !
3H18 peut vous aider à réduire les coûts et vous donner toutes les chances de franchir les étapes de la certification.
Il est bien sûr nécessaire de bien s’entourer pour obtenir une certification.
Un bon consultant d’abord, capable de vous faire une proposition « ajustée » et habitué à des audits est indispensable. Nous les avons sélectionnés et savons que les facteurs clés de succès sont nombreux pour une certification nouvelle.
Mais pour baisser les coûts de cette prestation et disposer d’un système documentaire classé et ordonné, pour que le jour de l’audit les documents appuyant votre process de formation soient disponibles il est très utile de s’appuyer sur une assistante administrative spécialisée en formation qui saura vous aider et vous accompagner pendant le travail préparatoire, la certification et même au-delà.
A distance ou chez vous, il sera nécessaire de s’y prendre tôt et de commencer par un état des lieux.
Pourquoi vous faire accompagner par une assistance administrative dans votre parcours de certification QUALIOPI ?
Vous optimisez vos chances de succès
Vous êtes plus réactif
Que recherchez vous en vous entourant d’une assistance administrative externalisée ?
Des prestations d’aide administrative sur mesure
Des assistants de gestion 100 % opérationnels pour répondre à tous vos besoins
La problématique des TPE et PME françaises : le poids de l’administratif
Recruter une assistance polyvalente ou de gestion ? trop risqué
Une assistance administrative pour des besoins ponctuels comme être certifié QUALIOPI c’est possible ?
Quels bénéfices tirer de l’externalisation administrative ?
Quelles missions de gestion administrative peuvent être facilement externalisées ?
Assistant de gestion et RH
Secrétariat
Administration des ventes
La méthode 3H18 pour externaliser sans risque votre administratif
Dans un précédent article nous vous donnions nos 3 clefs pour réussir une externalisation progressive de votre gestion administrative, sans risques.
Quand on a besoin d’aide administrative pour gérer un process de formation il vaut mieux trouver un professionnel motivé, organisé et qui saura s’adapter à votre environnement rapidement mais sans rechercher un CDI car vous n’avez pas besoin de quelqu’un à plein temps !
Vous pouvez aussi en théorie confier à vos equipes en interne le choix de la personne en charge de documenter les process, effectuer des tests, …
Mais si vous décidez d’externaliser l’office management administratif couplé au travail d’un consultant spécialisé, vous optimisez vos chances de succès.
Voici deux raisons pour lesquelles il est utile de vous faire accompagner par une assistance administrative dans votre processus de certification :
Autant d’atouts déterminants pour réussir la reprise d’activité dans un contexte économique tendu.
Anticipez et engagez-vous dès maintenant dans la démarche de certification Qualipoi, prenez le temps nécessaire à la préparation administrative et “métier” de votre audit.
Comptez entre 3 et 6 mois entre le début de votre préparation et la délivrance de la nouvelle certification Qualité.
Attention de ne pas vous retrouver dans le goulot d’étranglement en ce début d’année 2021 :
Obtenir une date d’audit à moyen terme peut être compliqué selon les certificateurs.
Selon les certificateurs, entre la réception du devis, la signature du contrat, il peut s’écouler un certain laps de temps, et par expérience, nous pouvons vous dire que c’est stressant !
Quant à la date proposée pour l’audit sur site, elle est soumise au planning des certificateurs et plus vous attendrez pour vous lancer dans la démarche de certification, plus il sera difficile d’obtenir une date à moyen terme.
S’il y a des non-conformités, ce qui arrive dans la plupart des cas, il faut compter encore du temps pour y répondre.
Vous devez prévoir du temps pour interroger vos pratiques, verbaliser et cartographier vos processus de formation, concevoir et mettre en conformité les éléments de preuves.
C’est une démarche qui prend du temps et qui demande un investissement de votre part en parallèle à votre activité.
En s’appuyant sur les critères et les indicateurs, l’auditeur va chercher à comprendre comment fonctionne votre centre / société, sur quels processus vous vous appuyez, vos objectifs, votre plan de développement, comment vous vous inscrivez dans une démarche d’amélioration continue.
Avec bienveillance, Il vous questionnera, observera et vérifiera les éléments de preuves.
D’où l’importance d’avoir confié le travail administratif à une assistante qui aura classé, indexé, referencé, mis à la charte de votre entreprise etc…tous vos documents qui sont autant de “preuves” que vous maîtrisez le procesuss.
Pour obtenir (décrocher) votre certification vous devez l’anticiper, interroger vos pratiques, préparer, mettre en pratique, vous entrainer à démontrer et être au plus près de vos réalités. Le binôme 3H18 vous y aidera !
Outre la formation et être certifié QUALIOPI, le développement de votre société est votre priorité.
Vous cherchez donc à sous traiter les nombreuses tâches administratives qui alourdissent votre charge de travail quotidien et par exemple les éléments suivants :
On vous donne un exemple d’office manager dans cette courte video et vous comprendrez mieux comment ils travaillent :
On a evoqué les besoins en assistance administrative pour la formation et les RH.
Mais vos besoins peuvent être d’ordre différents, ils ont en revanche tous un point commun : vous permettre de libérer votre capacité de développement.
Inutile de recruter quelqu’un et de risquer de vous tromper sur le candidat.
L’externalisation de vos tâches administratives et de la cerification QUALIOPI vous permet :
Grâce à des services à la carte, une assistant polyvalent peut vous venir en aide plusieurs fois par semaine pour vous soulager et prendre en charge les missions annexes qui vous empêchent de vous concentrer sur l’essentiel de votre métier.
Il vous est par exemple possible de solliciter un assistant administratif avec une expertise de certification QUALIOPI, ou comptable, ou spécialisé en gestion de la formation.
En fonction de votre activité et de la configuration de votre espace de travail, il est possible de faire venir un assistant de gestion dans vos locaux.
Certains chefs d’entreprise ou libéraux préfèrent externaliser des tâches à distance, sans besoin de contact avec le prestataire recommandé. Ils se connectent à votre base documentaire QUALIOPI à distance.
C’est l’externalisation administrative de ces services qui vous permettront de vous concentrer sur l’essentiel dans votre activité ; en confiant tout ou une partie de la gestion administrative et commerciale à des professionnels opérationnels dès la première heure.
Si cela vous intéresse, regardons quelles seraient les missions externalisables ?
Mais avant cela, identifions vos contraintes.
Une des plus grande problématiques rencontrées par les TPE et PME françaises est le poids de l’administratif.
Que cherchent les chefs d’entreprise ? Se libérer de la charge psychique et financière que représentent les tâches secondaires à faible valeur ajouté sans faire face aux contraintes et aux freins de l’externalisation.
Le recrutement d’un assistant pour gérer vos tâches administratives ne vous convient pas ? Les solutions traditionnelles du CDD ou de l’intérim sont trop risqués ? Vous avez des difficultés à attirer des talents ?
En France, ils sont près de 900 000 à avoir opté pour le statut de freelance, et d’après une étude réalisée par Malt, 48% des clients des freelance sont des Start Up et des PME.
Mobiles, experts dans leur domaine et adaptables, ils sont en effet un véritable atout pour les structures qui ont besoin de flexibilité. Nous avons observé ces profondes mutations du marché du travail, puis nous avons eu l’idée de faire se rencontrer ces experts indépendants et les entrepreneurs.
Vous hésitez sur le profil à rechercher et le type de contrat adéquat ?
Votre besoin ne remplit pas un “temps plein” ?
C’est normal.
En effet, en tant qu’entrepreneur d’une petite structure, vous avez besoin d’un vrai couteau suisse de manière ponctuelle pour traiter la certification QUALIOPI, et d’autres tâches de gestion administrative :
Toutes ces compétences sont rares à trouver chez une seule personne.
Déléguer ces tâches à des professionnels dans chaque domaine devient le levier idéal pour gagner en efficacité.
“ Les dirigeants de TPE et PME estiment qu’il leur manque en moyenne 3h18 par jour pour accomplir l’ensemble de leurs missions, prospection commerciale, relance, stratégie marketing …”
Etude Ipsos – 2015 American Express
Si pour vous aussi, le recrutement ne convient pas, les solutions traditionnelles d’externalisation de fonctions supports ne sont pas adéquates et manquent de réactivité et de flexibilité, alors vous pouvez poursuivre cet article pour voir comment agir rapidement.
Voici maintenant la liste des différentes missions qui peuvent désormais être externalisées dans votre activité.
Sur place dans vos bureaux ou en télétravail, des prestataires de services indépendants sont disponibles pour vous permettre d’avoir plus de flexibilité que le CDD tout en étant moins chère de l’intérim. Quoi de mieux pour intégrer des compétences techniques dans votre structure !
L’assistant de gestion est le maillon indispensable d’une PME ou d’une TPE.
En tant que chef d’entreprise, il vous faut une personne de confiance afin de vous concentrer sur le développement de votre activité ainsi que sur la gestion opérationnelle.
L’assistant de gestion devient alors votre secrétaire, votre assistant comptable et commercial.
Disposant d’une parfaite vision d’ensemble et une connaissance du secteur d’activité dans lequel il évolue, il vous secondera dans les opérations courantes de la gestion d’entreprise.
L’assistant de gestion est un collaborateur administratif essentiel, occupant un poste centrale dans votre entreprise.
Grâce à sa polyvalence,l’assistant de gestion joue un rôle pivot au sein des entreprises à effectif réduit.
Voici la très large palette des missions que peut couvrir un assistant de gestion.
Sans oublier que l’assistant administratif ou la secrétaire peut aussi, dans certain cas, être l’assistant administratif QUALIOPI qui réalise la mise en forme des documents, la collecte des documents « supportant » vos process, la collecte et la mise à jour des indicateurs, l’indexation etc …
La gestion administrative couvre un grand nombre de tâches. Voici les principales :
Véritable collaborateur administratif polyvalent, l’assistant de gestion traite aussi la gestion des achats.
La comptabilité dans une entreprise constitue une charge importante de travail pour les chefs d’entreprise de TPE et PME. C’est pourquoi l’assistant de gestion s’engage à couvrir ces missions :
Les domaines dans lesquels l’assistant de gestion (qui n'est pas à proprement parler un comptable) agit sont donc les suivants :
Une bonne trésorerie nécessite une bonne organisation et gestion des pièces justificatives telles que :
Mais les missions de l’assistant de gestion ne se résument pas aux tâches de secrétaire comptable.
Il est un véritable partenaire du chef d’entreprise capable de prendre en charge des dossiers de A à Z. Son atout, une bonne connaissance de votre secteur et de sérieuses aptitudes à l’organisation et à la gestion ce qui lui permet de s’adapter facilement à chaque entreprise.
L’assistant de gestion est là pour vous aider et pour vous concentrer enfin sur votre coeur de métier. Il traitera les missions suivantes :
C’est en assurant les opérations courantes liées à la trésorerie de votre entreprise que l’assistant de gestion saura suivre parfaitement le suivi de trésorerie.
L’assistant de gestion des ressources humaines occupe un poste administratif essentiel pour couvrir la gestion du recrutement, de la paie et des formations.
Les tâches varient en fonction des entreprises mais voici ci dessous, l’étendue des capacités dont il dispose :
Pour résumer, l’assistant de gestion est un vrai couteau suisse et un vrai atout pour faire croître votre activité. Il sait faire preuve d’adaptation et a un grand sens de l’organisation. Il sera vous décharger pour des missions régulières de plusieures heures par semaine ou des missions plus ponctuelles pour des besoins spécifiques.
Aujourd’hui, la secrétaire joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d’un service, d’une entreprise, d’une administration ou d’un cabinet d’avocats, par exemple.
Il peut être en charge de :
Ses missions sont au cœur de l’activité quotidienne de l’entreprise. Il est donc nécessaire de disposer des compétences suivantes :
La secrétaire peut endosser plusieurs type de fonctions.
Une étude IPSOS pour American Express démontre que la gestion des formalités administratives est une tâche particulièrement chronophage.
Le poids des formalités, le temps que nécessite la gestion comptable sont des sources de stress et de fatigue pour les chef d’entreprise qui estiment s’éloigner de leur coeur de métier avec ces tâches.
C’est elle qui réalisera :
Voici la solution idéale pour vous : faire venir quelques heures par semaine une secrétaire comptable capable d’intervenir pour des besoins à la carte.
Formalité administrative, les appels téléphoniques, la gestion d’agenda et la prise de rdv sont des tâches qui surchargent votre journée.
Vous ne souhaitez ni embaucher une secrétaire assistante ou une standardiste.
La secrétaire externalisée est une professionnelle polyvalente qui vous permet de vous décharger de ces tâches sans engagement et sans augmenter le montant de vos charges sociales pour gérer les missions ponctuelles nécessaires.
Les avantages du secrétariat à distance :
Il existe aujourd’hui des outils très simples et très performants permettant de mettre en place des services de secrétariat à distance.
Ce service est surtout adapté pour les les petites entreprises qui cherchent à se développer en gardant une certaine flexibilité.
Votre secrétaire indépendante aura une parfaite maîtrise de la bureautique pour vous libérer du temps.
Vous pourrez donc bénéficier de :
Alors, finies les interruptions constantes pendant votre journée. Laissez vous séduire par ce réel gain de temps qui vous permettra de vous concentrer sur votre coeur de métier.
Afin de vous libérer des contraintes administratives pour gagner du temps, il existe l’externalisation des tâches administrative par une secrétaire polyvalente en freelance. Le moment est venu de déléguer ces tâches à des experts dans le domaine.
L’assistante administrative vous aidera dans les missions suivantes:
Pour mieux suivre les dossiers administratifs de votre activité, déléguer les tâches suivantes.
→ Préparation de dossier pour répondre aux appels d’offres
→ Accueil des clients, fournisseurs, visiteurs. Note des messages et planification des rendez vous.
→ Actualisation des données de suivi d’activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, configuration du pack Office, …)
→ Saisie et classement pour la comptabilité
→ Rédaction et mise en forme des documents, gestion du suivi et du rangement
→ Aide à la gestion des ressources humaines
Les assistants administratifs ne sont pas simplement formés au classement et à l’archivage des documents, mais proposent de nombreux outils bureautiques pour accompagner votre entreprise vers une transition digitale “Zéro Papier” pour booster votre productivité.
L’assistante de direction s’inscrit dans le même schéma que l’ensemble des autres assistantes polyvalentes décrites ci-dessus. Elles nécessitent néanmoins quelques compétences supplémentaires afin d’épauler et assurer le suivi des dossiers stratégiques.
La secrétaire réussira à interagir avec vos clients en étant bilingue voire trilingue.
Elle vous soutiendra dans l’expansion de votre activité à l’étranger ou la gestion de clients et fournisseurs étrangers.
En tant que personne de confiance, l’assistante de direction couvre l’ensemble des missions relatives à l’activité mais qui nécessitent encore une grande charge de travail.
→ Suivi administratif, traitement du courrier
→ Officer Manager, gestion d’agenda et surveillance à distance des boîtes mails
→ Appels téléphoniques et gestion des fournisseurs courants
→ Opérations de communication interne et externe
→ Organisation de réunions et séminaires et des déplacements
→ Interventions sur des salons professionnels
→ Conceptions de présentations
→ Gestion de procédures de recrutement
→ Mise à jour de bases clients, saisie CRM
Toutes ces actions sont désormais disponibles sans besoin d’embauche et avec un service à la carte.
N’attendez plus et confiez les à une secrétaire polyvalente experte dans le métier !
Un administrateur des ventes est celui qui organise la gestion de contrats de vente. Il est :
Choisi pour ses qualités de négociateurs ainsi que sa polyvalence l’administrateurs des ventes endosse aussi le rôle de financier et administratif des opérations :
Si une de ces missions vous a tapé dans l’oeil, vous serez surement intéressé de savoir comment cela fonctionne concrètement.
Vous pouvez aller consulter notre article sur comment choisir le bon prestataire d’externalisation.
Mais peut-être vous posez-vous encore quelques questions ?
Votre société est elle éligible ?
Faut-il un minimum d’heures et s’engager dans le temps (on peut déjà vous répondre à celle là, c’est NON ! Tous nos services sont modulables et sans engagement).
Comment procéder concrètement et recevoir une proposition ?
Les solutions d’assistance administrative
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Vous êtes désormais convaincu que la seule manière pour transformer votre PME pour plus d’efficacité est l’externalisation “intelligente”
Nous aussi et c’est la raison pour laquelle nous vous proposons une offre 100% personnalisée et rapide.
Cette méthode est aujourd’hui déployée auprès d’une grand nombre d’entreprises comme la votre.
Elle vous fera gagner jusqu’à 20% de productivité et vous offrira 2 jours par mois à consacrer à des missions vraiment stratégiques pour le bon développement de votre entreprise.
1 Analyse des besoins: entretien téléphonique de 30 min, rendez-vous sous 48h
2 Envoi d’un devis personnalisé à retourner signé
3 Recherche du meilleur profil pour réaliser la mission
4 Organisation du 1er Rdv client avec votre assistant
5 Démarrage sous 48h
6 Votre ressource opérationnelle dès la première heure
7 Audit ARMA de vos process administratif et RH
8 Mise en place facultative d’outils digitaux
9 Facturation sur les heures réellement effectuées en fin de mois
Le tout avec :
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