L’assistance administrative externalisée est la solution la plus propice à soulager un dirigeant d’entreprise des tâches chronophages qui encombre son quotidien d’entrepreneur.
La prise en charge de missions connexes comme :
⦁ la pré-comptabilité,
⦁ la gestion de la paye et la gestion RH de vos salariés,
⦁ la facturation et le recouvrement des impayés
⦁ la tenue de votre standard téléphonique ou de votre messagerie sécurisée,
⦁ l’administration des ventes
⦁ l’organisation de vos événements commerciaux
peut vous permettre de vous recentrer sur votre quotidien dès le début de la prestation.
Pourquoi faire appel à une assistance administrative externalisée ?
Une promesse tentante, lorsque l’on sait qu’il manque en moyenne 3 heures et 18 minutes selon Ipsos par semaine à un dirigeant d’entreprise pour procéder au traitement des tâches administratives relatives à la vie de son entreprise.
L’externalisation administrative permet de :
⦁ maintenir un climat social positif au sein de votre société
⦁ améliorer la productivité
⦁ améliorer les bonnes pratiques
⦁ augmenter votre chiffres d’affaires
⦁ être davantage concentré sur son core business
⦁ diminuer sa charge mentale
⦁ gagner du temps pour des tâches fondamentales comme l’entretien de ses relations commerciales ou sa recherche de prospects.
Assistance administrative externalisée : comment trouver un bon prestataire freelance ?
Pour trouver la perle rare, il suffit de se rendre sur Google et de taper les mots-clés en lien avec vos besoins.
Rien de plus facile en somme !
Mais est-ce vraiment si simple ? Comment être sûr que le premier résultat que vous sortira Google sera le partenaire idéal pour votre entreprise ? Qu’il ne va pas vous quitter après 3 mois et quelques jours de formation ?
Avant de vous lancer dans la signature d’un contrat ou la programmation d’une mission d’assistance administrative, il est nécessaire de passer par une phase diagnostic permettant d’évaluer le périmètre de vos problématiques et l’urgence de vos priorités.
Un bon prestataire freelance, ou réseau de prestataires, doit dès le départ s’intéresser au contexte de votre entreprise. Bien que les problématiques d’une entreprise à une autre soient régulièrement les mêmes, les process internes et la culture peuvent différer : un cabinet juridique n’ayant par exemple pas la même clientèle qu’une entreprise de service numérique, et donc pas les mêmes besoins en terme :
⦁ de relation clients,
⦁ d'approvisionnement,
⦁ de gestion documentaire des données,
⦁ de systèmes de facturation
⦁ de veille logistique,
⦁ de secrétariat
⦁ …
Comment une solution d’assistance administrative externalisée vous aide à définir vos priorités
Que vous soyez :
- coach sportif,
- artisan,
- professionnels de santé,
- huissier,
- expert comptable
- avocat,
- fondateur de start-up,
- ou dirigeant de PME TPE,
Ce qui ne vous semble pas si urgent peut en réalité être une priorité absolue pour la croissance de votre activité et pour le bien être de vos salariés qui subissent parfois le poids des tâches administratives.
Un bon assistant freelance organise son travail dès son arrivée au sein de votre société. Il dispose d’une check list qui permet de gagner un temps précieux et d’être opérationnel très rapidement.
Polyvalent et rigoureux, il est capable d’identifier les éléments chronophages qui nuisent à votre productivité et empiètent sur votre agenda, vous empêchant de vous concentrer pleinement sur l’essentiel. Il saura vous recommander tel ou tel outil numérique et vous assistera dans son installation.
Par mesure de précaution :
1. il liste les actions en retard, voire très en retard…
2. et définit une priorisation des tâches pour vous éviter la perte de rendement (factures impayées) ou d’éventuelles pénalités (déclarations fiscales non réalisées dans les délais, affichage règlementaire).
Selon son analyse, il s’attaque méthodiquement à chaque tâche en attente de traitement pour “écouler” les dossiers urgents au plus vite, toujours dans le respect des process et de la législation en vigueur.
Puis, il s’intéresse à :
⦁ vos techniques de gestion,
⦁ vos méthodes et processus
⦁ et aux outils digitaux en place dans votre structure.
L’assistance administrative externalisée en renfort de votre transformation digitale !
Un bon exemple d’une priorité invisibilisée par de nombreux dirigeants ? La digitalisation de votre société.
Pourtant, la mise en place de logiciels automatisés et l’archivage de vos données constituent une avancée technologique majeure, favorable à la sécurité et à la rentabilité de votre société, au même titre que l’assistance administrative externalisée.
Digitaliser ses process de gestion vous fait gagner du temps. Mais vous rend aussi plus agile.
De plus, il n’est pas nécessaire d’être un expert informaticien pour assurer la transformation digitale de son entreprise.
Chez 3h18, nous pouvons envoyer un assistant expert en classement, archivage, numérisation… Si la plupart des outils bureautiques vous horripilent, votre assistant administratif attitré se chargera de classer, jeter, scanner et sauvegarder vos documents à votre place.
Quels sont les compétences dont vous pouvez profiter avec 3h18 ?
Voici la liste intégrale des différents profils d’assistants qui peuvent vous aider à gagner du temps chez 3h18 :
⦁ Office Manager polyvalent : Mise en place d’outils numériques, on boarding salariés, gestion des plannings, … L’assistant parfait pour vous épauler sur tous les fronts !
⦁ Assistant administratif : rédaction de documents, impression et archivage, collecte d’éléments de paie, … Débarrassez-vous des tâches chronophages qui demeurent indispensables.
⦁ Assistant de gestion polyvalent : permanence téléphonique, rapprochements bancaires, gestion des achats, … ses missions sont variées ; il est comme son nom l’indique… polyvalent !
⦁ Assistant paie et RH : onboarding des salariés, édition des bulletins de paie, coordination avec l’expert-comptable, … Un professionnel à votre disposition pour mieux gérer tout élément en lien avec le budget accordé à votre masse salariale.
⦁ Assistant recouvrement : relances impayés, gestion des conflits, lancement de procédures exécutoires, … Il vous aide à faire le point sur vos créances.
⦁ Assistant de communication : organisation d’événements marketing, reporting direction, gestion d’un planning éditorial, … Cet assistant vous aide à développer votre image de marque et à fidéliser vos utilisateurs.
⦁ Secrétaire de direction : gestion du secrétariat, accueil, veille documentaire, … Une alliée inestimable pour la bonne marche de l’organisation de votre entreprise.
⦁ Secrétaire comptable : préparation comptable, facturation sur logiciels clients, suivi de la trésorerie, … Autant de tâches obligatoires qu’il vaut mieux réaliser en bonne et due forme.
⦁ Télésecrétaire : traitement des courriers électroniques, prise d’appels téléphoniques, report ou annulation de rendez-vous… Même à distance, comptez-sur le soutien d’un partenaire de confiance pour la gestion de votre agenda.
⦁ Assistant des réseaux sociaux : communication événementielle, création de visuels, suivi des tendances, analyse des indicateurs… Il est indispensable d’opter pour une stratégie digitale ! Si cela vous demande trop de temps, déléguez vos efforts de communication à un assistant qualifié…
⦁ Assistant commercial : prospection, élaboration des devis, suivi dossiers clients… Le porte-parole commercial de votre entreprise. C’est un des premiers acteurs rencontrés par vos clients. Son choix est d’une importance capitale.
⦁ Assistant des ventes : gestion des commandes, inventaire, réception des achats… Il fait tourner votre entreprise comme il se doit !
⦁ Responsable administratif et financier : Encadrement des équipes administratives, actions de recouvrement, conseils… Ce cadre vous aide dans le pilotage de votre stratégie administrative et financière.
⦁ Responsable recrutement : Rédaction d’offres d’emploi et de contrats de travail, étude de candidatures, sélection de candidats… La perle rare qui vous aide à en dénicher d’autres. De quoi offrir un merveilleux collier de compétences à votre entreprise !
⦁ Responsable RH : prévention des risques, relation avec les organismes externes, gestion du pôle salarié, conseils à la direction, … L’intervenant idéal si vous souhaitez optimiser votre service RH.
4 expertises proposées par 3h18 pour renforcer vos process de gestion
En plus de nombreux profils d’assistants, 3h18 propose 4 expertises complémentaires dont vous pouvez bénéficier et qui permettent d’améliorer la qualité de vos process :
⦁ Intégration de solutions digitales : optez pour la transformation digitale de votre entreprise
⦁ SOS chef d’entreprise : Un numéro unique pour toutes vos demandes ponctuelles !
⦁ Conseil en organisation : Sollicitez des conseils pour mieux vous organiser en interne
⦁ Assistance numérisation : Renforcer la sécurité de vos données en optant pour des solutions d’archivage et de sauvegarde sécurisée (cloud computing).
A retenir
L’assistance administrative externalisée vous aide, à bien des degrés, à regagner en flexibilité et à rester agile.
La digitalisation de vos process améliore considérablement la vitesse de traitement de vos données et documents, augmentant ainsi votre productivité par la même occasion.
Prenez le temps d'étudier vos besoins avec votre assistant administratif pour cibler vos priorités et vous recentrer rapidement sur votre activité. Prenez contact avec un conseiller.
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