L’externalisation RH est une opportunité idéale pour développer la croissance des entreprises. Confier les tâches élémentaires à un prestataire externe permet en effet de passer plus de temps sur l'atteinte des objectifs principaux et d’échanger ses coûts fixes contre des coûts variables en fonction des pics d’activité.
Les grandes entreprises délèguent volontiers une partie de leur service RH, voire son intégralité.
Voyons ensemble quel est le rôle des ressources humaines au sein d'une entreprise et comment l'externalisation de cette fonction support est une solution d’optimisation qui peut très bien fonctionner dans les PME.
Le rôle des ressources humaines dans l’entreprise
La gestion des ressources humaines est un domaine complexe regroupant de nombreux champs d’intervention. Un service RH a en effet vocation à gérer tout ce qui est relation avec l’administration du personnel. Cela inclut donc une grosse partie administrative, consacrée essentiellement :
⦁ à l’onboarding des salariés,
⦁ à la gestion des congés,
⦁ au calcul et au versement des salaires,
⦁ à l’édition des bulletins de paye,
⦁ au remplacement des salariés en arrêt maladie,
⦁ à l’étude de plans de formations,
⦁ à l’installation d’un SIRH,
⦁ aux reclassements socio-professionnels,
⦁ à la prévention des risques psychosociaux,
⦁ à la gestion des départs à la retraite,
⦁ aux élections des délégués du personnel,
⦁ etc.
Un service RH travaille également en étroite collaboration avec la direction pour définir la stratégie RH. Son rôle est d’accompagner l’entreprise dans la réalisation de ses objectifs RH (augmentation des effectifs, développement des talents, réduction de la masse salariale, …) en identifiant les parties prenantes ou en estimant les délais à tenir, par exemple.
Pourquoi l’externalisation RH convient très bien aux PME
Externaliser ses fonctions RH les moins stratégiques est une solution très efficace pour gagner en productivité. De cette façon, vous assurez le suivi de votre activité sans perdre de temps dans la gestion des tâches chronophages.
Passé un certain seuil de développement, il devient judicieux de segmenter son service RH en classant d'un côté les tâches à faible valeur ajoutée, et de l'autre les missions en lien avec le pilotage de la stratégie RH qu'il convient d’internaliser. Agir ainsi vous permettra d’accélerer votre développement, autrement dit de scaler, et de permettre une croissance pérenne de votre entreprise.
Si l’externalisation des Ressources Humaines de son entreprise est si avantageuse, c’est parce qu’elle donne la possibilité de :
1. Réduire les risques
Et des risques, il y en a… :
⦁ De l’erreur de sélection de candidat lors des campagnes de recrutement,
⦁ aux manquements légaux, comme par exemple l’affichage de notes internes obligatoire ou les élections du CSE,
⦁ en passant par les différents éléments textuels des contrats de travail et des bulletins de paye à faire figurer absolument...
De quoi en perdre son latin et se retrouver confronté à des situations délicates comme des conflits avec vos salariés ou des comptes à régler avec l’administration.
2. Réduire les coûts
Outsourcer les fonctions RH qui ne sont pas liées à la stratégie RH de l'entreprise permet d'optimiser les coûts, et notamment ceux liés à la masse salariale de son entreprise.
En effet, en déléguant des tâches non essentielles à un prestataire externe, comme un réseau de freelance experts en gestion RH et administrative, vous vous épargnez la contrainte de temps et celle, financière, de recruter en interne avec tout ce que cela implique :
⦁ études de candidature,
⦁ entretiens individuels,
⦁ correction de tests de sélection,
⦁ phase d'on boarding,
⦁ etc.
Vous profitez de savoirs faires disponibles immédiatement, sans besoin de formation qui nécessite évidemment des frais annexes (hébergements, transports, rémunération d’un organisme de formation, etc.)
3. Mieux répartir la charge de travail
La délégation de son service RH dans les périodes de pics d'activité permet de soulager la charge de travail de ses collaborateurs et de conserver une qualité de productivité en toutes circonstances.
Vos équipes sont plus flexibles et peuvent rester concentrées sur la feuille de route de votre stratégie. En d’autres termes, elles gagnent un temps précieux chaque fois qu’une tâche non essentielle est confiée à un tiers, comme un assistant administratif freelance, par exemple.
4. Bénéficier de conseils et d’un accompagnement sur mesure
Il est aussi possible de profiter des conseils d'experts RH pour le pilotage de votre stratégie ! Les problématiques rencontrées par les entreprises sont souvent les mêmes, même si le marché sur lequel elles évoluent est différent et que leur secteur d’activité diffère.
La gestion de son service RH par un prestataire externe vous permet de plus d’accéder à de nouvelles techniques de gestion jusqu’ici inconnues pour les équipes internes. Profiter de savoir-faire extérieurs complémentaires, (voire parfois révolutionnaires !) aura une incidence bénéfique sur ces dernières et offrira de nouvelles perspectives en matière d’acquisition des compétences.
C’est aussi l’opportunité rêvée pour découvrir de nouveaux outils digitaux.
La plupart des prestataires d’intervenants freelances travaillent avec des logiciels très performants dont ils ont la totale maîtrise. Comme ce sont des partenaires avec lesquels il est important de communiquer régulièrement, vous aurez vent des process de gestion appliqués et des outils informatiques utilisés lors de la prestation d’externalisation.
Trouver le bon partenaire pour votre externalisation RH
L’externalisation de son service RH nécessite de trouver le bon partenaire, tant les enjeux sont vitaux pour votre entreprise.
Vous devez vous assurer que le prestataire choisi soit capable d’identifier à vos côtés dans un cahier des charges les besoins prioritaires. Côté qualité, on parle bien de ressources humaines… Votre prestataire d’outsourcing doit lui aussi être humain ! Autrement dit : à votre écoute et bienveillant tout en sachant rester lucide.
En fonction de vos besoins, il est impératif que votre prestataire mandate un assistant RH suffisamment compétent pour mener à bien sa mission. Pas question pour vous de perdre du temps à lui expliquer le fonctionnement d’un SIRH ou de lui rappeler les différentes normes législatives et réglementaires en vigueur.
Un bon assistant doit en outre être capable de s’organiser seul pour pouvoir tenir les délais des missions qui lui sont déléguées.
Rappelez-vous que la communication reste la clé de toute relation de confiance. Si les échanges avec votre partenaire s’avèrent bénéfiques, vous pourrez alors espérer une collaboration durable ! Une fois habitué à votre assistant et satisfait de ses services, il est de fait fort probable que vous ne vouliez plus en changer…
Ce qu’il faut retenir sur l’externalisation RH au sein des PME
L’externalisation RH de votre PME peut vous aider à gagner du temps en déléguant les tâches administratives du service RH à faible valeur ajoutée, mais aussi à réduire les coûts ainsi que les risques d’erreurs tout en profitant de l’accompagnement d’experts en gestion RH.
Pour mieux situer les besoins qu’il serait utile d’outsourcer, contactez un de nos conseillers 3h18 et faites le point en direct sans plus attendre.
