La présence quotidienne d'un directeur financier dans une petite entreprise est rare (sauf quand un des fondateurs est déjà CFO) et n'est pas toujours indispensable. Des exceptions existent bien sûr mais le besoin est plutôt de disposer en permanence d'un profil qui évoluera selon la taille e les beoins de l'entreprise.
A moins de 20 M € de CA ou tant qu'une levée de fonds n'est pas à l'ordre du jour, et encore, il vaut mieux s'entourer dans un premier temps d'un assistant de gestion polyvalent, véritable Office Manager administratif de l'entreprise en charges des sujets administratifs, services généraux, pre comptabilité, récolte des éléments variables de paie, coordination avec l'expert comptable, facturation, recouvrement etc...
Un bon avocat social fera l'affaire pour les sujets RH complexes. Un cabinet de paie traitera le quotidien mais sa réactivité doit ^^etre au niveau des demandes des petites entreprises ce qui n'est pas toujours le cas.
Puis rapidement, les besoins évoluent et il peut être nécessaire de s'entourer d'un bon contrôleur de gestion. Il sera en charge des premiers basiques de gestion :
- mettre en place un BP (business plan à 3 ans)
- réaliser un reporting aux actionnaires
- alerter par des indicateurs de gestion et d'activité
- améliorer la marge, les coûts,
- rendre plus efficientes les informations issues de la comptabilité
Parfois, recruter en CDI un ancien responsable comptable polyvalent peut faire l'affaire et vous accompagner sur ce type de besoin. Mais attention au profil et à ses compétences techniques, un dirigeant doit impérativement piloter de très près sa trésorerie et sa rentabilité.
La pérennité de son entreprise est en jeu.
Et vous n'avez sans doute pas les moyens avant 7 Me de CA de recruter à plein temps un profil de ce type...
Dans quel cas un assistant RH ou un DRH peut il être une bonne option ? Faut il le recruter, avant un responsable RH, une fonction support de gestion ?
La réponse n'est pas simple.
Très concrètement, un dirigeant avisé devrait penser prioritairement à :
Mettre en place des outils de contrôle de gestion simples et efficaces,Se doter d'un logiciel très simple de suivi de la trésorerie hebdomadaire (Excel ou logiciel spécifique) en complément de ses indicateurs d'activité,Connaître les options fiscales possibles en fonction de la situation de l'entreprise (et en prendre connaissance à temps – et non après la clôture d'un exercice – pour pouvoir faire les choix informés avec anticipation).
..et se concentrer sur ce qui est vraiment stratégique pour son entreprise : ses clients, ses collaborateurs, ses actionnaires.
Les échanges et la coordination avec son expert-comptable sont importants et doivent être fluides et réguliers. Celui-ci peut lui produire de nombreux conseils et l'aider à mettre en place des outils numériques et des tableaux de bord.
Mais très vite, à partir de 10 salariés les options sociales et RH deviennent importantes. Le règlementaire ne peut plus être pris en charge par l'un des dirigeants ou le cabinet de paie. La taille de l'entreprise nécessite de mettre en place des processus RH voir un SIRH devient la priorité. Le besoin est de disposer d'un vrai professionnel dans l'entreprise, proche des collaborateurs et polyvalent.
Alors, faut-il pour autant recruter un DAF avant un DRH dans votre entreprise ? Combien de jours par mois ? Quels sont les risques à ne pas s'entourer des bonnes compétences RH ?
Entre un DAF ou un DRH, qui faut-il choisir, et sur quels critères ?
La question n'est pas simple, tous les deux ont une expertise et un regard stratégique indispensables. La PME ne peut pas se permettre, la plus partie du temps, de recruter simultanément deux profils expérimentés. Cependant la complexité de la réglementation sociale s'intensifie, et les risques pour le chef d'entreprise impliqué par la même occasion.
Le secteur d'activité peut aussi être un facteur influençant votre choix; une ESN dont la "matière première" est le vivier de consultants disponibles aura intérêt à se préoccuper très tôt de ses process, de la qualité de son "on boarding", des outils RH et de savoir répondre aux nombreuses questions des salariés.
Sans compter 3 caractéristiques aux sujets RH en France :
- Les risques peuvent être importants en matière RH ("je me trompe sur une formulation de contrat CDD, je risque la requalification en CDI; je me trompe sur le calcul de la période d'essai, le salarié est confirmé; je me trompe sur une déclaration , c'est le contrôle Urssaf ou l'inspection du travail"...)
- La législation change tout le temps (par exemple pour le harcèlement, ou au sujet des CDD (ouvre la porte au CDD successif…), ou encore le RGPD: on ne peut plus mettre le numéro de sécurité sociale sur le contrat de travail depuis 1 an, 5 ans, 7 ans.... qui le sait et s'en souvient ?; Et enfin, on n'a plus besoin de récupérer la carte grise du nouvel embauché, est ce vrai ?). Il est donc important de s'entourer d'une personne qui est au fait de ces évolutions, qui saura répondre dans la journée et qui saura les intégrer dans l'entreprise de façon opérationnelle. Autre exemple, se mettre en conformité avec la réglementation du CSE.
- Le niveau d'urgence pour un sujet RH n'est pas non plus le même. Un patron de TPE nous racontait avoir un recrutement urgent à faire au mois d'août et une Déclaration Unique d'Embauche (DUE) à effectuer mais son cabinet comptable et social était fermé ! Sans DRH en interne, il a eu du mal à conserver son candidat.
Vous avez besoin de la technicité d'un avocat ou de l'expérience d'un DRH ? Plusieures solutions possibles.
La solution du DRH peut ne pas convenir, car elle ne répond pas à tous vos problèmes: c'est parfois d'un avocat dont vous avez besoin. Seul un avocat peut vous apporter un conseil et une position sur une règle de droit.
Mais beaucoup de dirigeants de TPE / PME hésitent à faire appel systématiquement à un avocat car leurs honoraires sont beaucoup plus importants, ce qui se comprend compte tenu de l'engagement et de la responsabilité qu'il prend dans le conseil qu'il donne. Aussi, quant il faut recruter à plein temps un DRH tout en ayant besoin de consulter un avocat, le porte-monnaie des TPE / PME ne le permet parfois pas.
Autre option, des sociétés offrant des services et documents à des prix packagés très attractifs, incluant un temps d'échange et de conseil avec un DRH / juriste au téléphone:
- Un contrat de travail pour moins de 200 €
- Une DUE pour moins de 20 €
- Une rupture conventionnelle simple pour moins de 250 €
- Un calcul de solde de tout compte pour moins de 150 €
- ….
Une autre option existe: faire appel au service de DRH / Juriste à temps partagé. C'est à dire un prestataire de service, capable de vous aider sur les actes, des contrats, des conseils très opérationnels. Il se coordonne avec votre avocat, le bon expert selon votre besoin.
Il peut s'agir d'un assistant RH qui se déplace de façon récurrente une demi-journée par semaine chez vous, ou d'une expertise plus forte que vous pourrez rencontrer ponctuellement. Vous lui confiez le quotidien et des grands projets RH. Exemple: rédiger votre nouveau règlement CSE dans votre PME. Souvent le besoin est d'avoir une réponse sous 24H00 et donc une presence régulière de quelque jours par mois suffit.
Nos 6 conseils s'il fallait faire un choix
Bref la réponse n'est pas simple.
Chaque cas est spécifique mais voici mes conseils en résumé :
- Entourez-vous en priorité d'un bon expert-comptable. C'est un allié précieux sur la gestion de votre entreprise et la préconisation des bons outils. Idem pour un avocat en droit social ou commercial.
- Faites vous assister d'un Office Manager administratif en «gestion déléguée» pour vous soulager des tâches chronophages. Quelques demi-journées par semaine, chez vous, et vous gagnerez un temps précieux. Ce sont souvent d'anciens DAF ou contrôleurs de gestion, chefs comptables. Simplicité, sans risque, sans recrutement, flexibilité et adaptabilité, les avantages de cette solution sont nombreux. Retrouvez-les en cliquant ici.
- Ne prenez aucun risque sur le volet social de votre PME. Il existe des Assistants RH pour se charger du quotidien de la gestion du personnel, des Responsables RH ou des DRH à temps partagé pour vos projets complexes (temps de travail, élections, SIRH,…). Pour les sujets techniques du quotidien, soit vous avez les moyens de travailler avec un avocat ou le département social d'un Expert-comptable, soit vous pouvez faire appel à un Office Manager RH couplé à un service RH / juriste à distance.
- Effectuez un diagnostic RH et choisissez à quelle vitesse réaliser le plan d'action qui vous sera proposé. Vous aurez une vision 360° de votre entreprise et vous aurez la possibilité de choisir vos priorités. Un assistant RH le cas échéant vous aidera à implémenter les recommandations et se coordonnera avec le cabinet social de votre entreprise.
- Le moment venu, choisissez un DAF qui aura des compétences que vous n'avez pas. Véritable Business Partenaire il fera franchir un nouveau cap à votre entreprise. Vous pourrez soit le recruter en CDI à plein temps soit faire appel à un DAF à temps partagé, quelques jours par semaine ou mois.
- Au-delà de 100 salariés, envisagez de recruter un DRH. Tout dépend bien sûr d'ici là de vos solutions alternatives (avocat, assistant RH, DRH à TP, expert comptable) et de leurs coûts. Et si des urgences RH sont à traiter, choisissez le temps partagé et faites intervenir un Responsable RH quelques heures par semaine.
Vous avez à présent les clés pour faire un choix adapté à votre contexte de société et à ses besoins. S'entourer des bonnes personnes au bon moment est décisif pour développer votre entreprise. Le temps partagé est une solution nouvelle mais très efficace pour les TPE et PME, dont les besoins sont variables et pour qui l'adaptabilité est un réel enjeux.
Nous pourrons discuter de vos problèmes d'organisation et de recrutement, et vous permettre de vous recentrer sur votre métier, pendant un entretien conseil ! Vous pouvez prendre rendez-vous en cliquant ici”
Marc Le Vernoy – Fondateur de 3H18 .
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