Externalisation commerciale : mini-guide pour accueillir votre assistant dans les meilleures conditions

L’externalisation commerciale a pour objectif principal d'augmenter les ventes de votre entreprise et de manière plus globale, de vous aider à optimiser votre gestion commerciale tout en réduisant les coûts. Pour y parvenir, vous pouvez faire appel à une assistante externalisée. 

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Un assistant commercial doit, pour être efficace dès la prise de ses fonctions, trouver rapidement ses marques ! On pourrait bien sûr parler d’onboarding, mais un accueil réussi n’est pas la seule chose à prendre en compte pour que les performances de votre assistante soient optimales. 

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Par exemple, avez-vous pensé à dresser la liste des tâches à traiter ? Si oui, existe-t-elle sous forme de support partagé afin de pouvoir s’y référer en cas de doute ou de besoin ?

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Voyez cet article comme un pense-bête… Un rappel de ce que vous devez anticiper pour faciliter l’insertion de votre assistante commerciale externalisée… Le mini-guide d’une collaboration et d’une externalisation réussie ! 

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1. Préparez la liste des actions à déléguer à votre assistante commerciale externalisée

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Pour faciliter son intégration, préparez une liste détaillée des tâches à traiter. Vous pourrez ainsi lui transmettre plus rapidement les informations essentielles pour commencer à travailler rapidement. 

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Plus vous anticiperez, plus votre assistante sera opérationnelle ! Notez que vous n’avez toutefois pas besoin de la former. Une bonne assistante freelance, quelle que soit son expertise, est capable de s’adapter à toutes les entreprises et de répondre à leur problématique. 

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📰 Pour avoir un bon aperçu des tâches et missions que vous pouvez déléguer à votre assistante, lisez nos articles : 

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• 15 missions simples à déléguer à une assistante commerciale

• Les 10 tâches administratives que vous devez absolument à une secrétaire indépendante ! 

• Le rôle exact de l’assistant commercial dans l’entreprise

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2. Définissez les KPI que votre assistante externalisée devra suivre quotidiennement

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Identifiez en amont de son arrivée les indicateurs clés de performance (KPI) que votre assistante commerciale externalisée sera chargée de surveiller et d’analyser. Cela permettra de fixer des objectifs clairs et atteignables dès le départ ! Lesquels seront à contrôler en priorité ? 

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• Vos taux de conversions ? 

• Vos taux de relance ? 

• Votre panier moyen ?

• Les taux de rétention et d’acquisition ?

• La courbe du CA ? 

• Etc.

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3. Externalisation commerciale : préparez l’arrivée de votre assistante dans les règles de l’art ! 

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Donnez les accès de votre base de données à votre partenaire d'externalisation commerciale

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Assurez-vous que votre assistante commerciale externalisée ait les accès nécessaires à vos outils de travail, notamment à votre base de données clients. Prévoyez de partager les éventuels documents et fichiers tableurs importants enregistrés dans votre Cloud. 

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L’utilisation d’outils collaboratifs s’avère indispensable ! Pour faciliter l’assignation des tâches, n’hésitez pas à vous équiper de solutions comme Notion ou Trello. 

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Permettez-lui d’avoir accès à votre MQL / SQL

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Pour qu’elle puisse travailler efficacement, donnez-lui accès à votre système de gestion des leads qualifiés (MQL) et des leads qualifiés en vente (SQL). En ayant accès à vos systèmes de gestion des leads, votre assistante sera en mesure d’analyser les niveaux de maturité de ces derniers. 

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Elle pourra vous aider à identifier les tendances et opportunités. Vos équipes commerciales pourront aussi compter sur elle pour consigner dans la base de données toutes les nouvelles informations obtenues sur vos prospects froids et chauds aux termes de leur prospection.

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Préparez des templates types pour faciliter son intégration et le lancement des tâches

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Pour gagner du temps et faciliter le travail de votre assistante commerciale externalisée, préparez des templates types de mails, de documents ou de présentations qu’elle pourra utiliser. Si vous ne disposez pas encore de ce type de documents, demandez-lui rapidement d’en créer pour gagner du temps lors des saisies de courrier.

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Aménagez-lui un espace de travail attitré

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Même si elle travaille à distance, assurez-vous que votre assistante commerciale externalisée ait un espace de travail au calme, confortable et où elle pourra s’installer sereinement. Cela lui permettra de travailler dans de bonnes conditions et d’être plus productive. Fournissez-lui le matériel dont elle aura besoin sur site (ordinateur, bureau, casque, connexion, etc.)

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Ne laissez pas votre assistante sans nécessaire vital ! 

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Ce genre de petit détail peut rapidement se transformer en quart d’heure perdu. Si vos stocks sont au plus bas, confiez-lui le suivi des stocks de fournitures et la gestion des commandes propres aux besoins de service. 

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Checklist des points essentiels à retenir pour bien accueillir votre partenaire d’externalisation commerciale

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Pour simplifier l’exercice, nous avons pris soin de vous communiquer LA checklist de référence qui permet d’accueillir votre assistante dans les meilleures conditions.

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Anticiper les points logistiques suivants avant votre 1^er rdv ! 

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1. Fournissez les codes d’entrée des portes, d’activation/désactivation d'alarme. Indiquez les emplacements des bureaux et locaux importants (lieux pour déjeuner, centrale d’alarme incendie, locaux techniques ou de rangement, vestiaires…).

2. Donnez à votre assistant l’accès au parking s’il y en un.

3. Prévoyez un bureau confortable et présentez le matériel bureautique (scanner, imprimantes, …) si la mission se déroule en présentiel. 

4. Si vous ne pouvez pas mettre à disposition un ordinateur ou PC Portable, prévenez l’intervenant freelance afin qu’il puisse prendre le sien.

5. Communiquez-lui un organigramme et tout document permettant de mieux comprendre l’environnement de travail dans lequel il s’apprête à travailler.

6. Transmettez les coordonnées de tous les interlocuteurs avec lesquels votre prestataire freelance va interagir (fournisseurs, expert-comptable, avocat, assureur, etc…).

7. S’il faut effectuer la pré comptabilité en lien avec votre expert-comptable, n’oubliez pas de transmettre les coordonnées du cabinet et effectuez un mail d’introduction auprès de ce dernier.

8. Présentez les outils de capture et d’OCR si besoin. Idem pour votre ERP et les outils de gestion que l’intervenant(e) devra utiliser.

9. Préparez les accès électroniques :  messagerie ; agenda ; serveur ; bibliothèque de Partage (Dropbox ; Google Drive ; One drive, etc…) ; outil de gestion : outil collaboratif, …

10. Envoyez un mail de bienvenue aux personnes qui seront amenées à travailler avec l’intervenant(e).

11. Invitez votre intervenant(e) aux événements société ; si elle ou il peut se rendre disponible, cela facilitera son intégration.

Bien évidemment, cette check liste doit venir en complément des points de cadrage qui seront évoqués lors du 1^er rdv avec votre assistant / RRH / RAF / … et qui permettront de bien présenter les attendus.

Pour finir, 3 conseils pour bien accueillir votre partenaire d'externalisation commerciale :

1. Prenez le temps au début de bien expliquer vos objectifs, il est important d’avoir une perspective claire de là où va l’entreprise.

2. Faites des points rapides et réguliers avec votre partenaire d’externalisation en mission, cela permet de suivre la réalisation des attendus, d’apporter des réponses et de recadrer les objectifs le cas échéant.

3. Intégrez votre intervenant(e) 3H18 sur site dans la mesure du possible, il ou elle en sera d’autant plus motivé(e) , la communication et la fluidité de vos échanges n’en seront que meilleures !

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3 alternatives à l’externalisation commerciale 

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Evidemment, l’externalisation commerciale n’est pas l’unique solution, bien qu’elle soit la plus avantageuse d’un point de vue flexibilité.

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1. Le recrutement traditionnel de votre assistante commerciale

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Au lieu d'externaliser votre force de vente, vous pouvez recruter une assistante commerciale et lui donner le statut de salarié. Cela vous permet un contrôle direct sur le recrutement, la formation et la supervision de votre assistante. 

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Veillez à entretenir la relation qui vous lie à votre nouvelle collaboratrice. Vous favoriserez ainsi une meilleure communication et renforcerez la culture d'entreprise.

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Un recrutement traditionnel présente plusieurs inconvénients, tels que : 

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• la lenteur du processus de sélection, 
• la subjectivité des décisions prises par les recruteurs, 
• la difficulté à attirer un large éventail de candidats,
• et la présence de biais inconscients dans le processus de sélection au détriment des compétences réelles du candidat.

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De plus, les coûts associés au recrutement traditionnel sont généralement élevés, en raison des frais liés à la publication d'annonces d'emploi et aux entretiens d’embauche.

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2. Le recours à une assistante commerciale en alternance

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Si vous avez besoin d'une assistance commerciale mais que vous n'avez pas assez de budget pour embaucher un employé à temps plein, vous pouvez envisager de recourir à une assistante commerciale en alternance. 

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Les étudiants ou les apprentis apportent de nouvelles compétences et des perspectives à votre entreprise. Ils aident surtout à réduire vos coûts de main-d'œuvre. L’inconvénient reste les limites de leur champ de compétences, encore peu développé à ce stade. 

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3. L’externalisation commerciale au sein de vos bureaux

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Si vous ne souhaitez pas externaliser votre force de vente, vous pouvez envisager de sous-traiter une partie de votre activité commerciale à une entreprise d’assistance administrative. L’assistante commerciale missionnée pourra travailler dans vos locaux ou à distance. 

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L’intérêt de faire appel à un assistant freelance ? 

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Ils sont souvent plus motivés que des collaborateurs internes… Le fait d’être à leur compte et de jouir d’horaires flexibles, ainsi que d’un carnet clients en provenance de tout secteur est stimulant et gratifiant. A terme, le recours à cette solution d’externalisation commerciale s’avère souvent moins coûteux pour les entreprises : 

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• Pas de 13ème mois à verser, 

• Pas de mutuelle à prendre en charge, 

• Ni tickets restos à offrir, 

• Pas de congés payés à rémunérer…

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En outre, elle permet de bénéficier de garanties de remplacement et de l’expertise de professionnels expérimentés.

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Ce qu’il faut retenir

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L'externalisation commerciale est une stratégie efficace pour augmenter les ventes d'une entreprise. Cependant, pour garantir le succès de cette nouvelle collaboration avec votre assistante, vous devez au préalable vous assurer que le périmètre des tâches et missions est parfaitement bien délimité. Si tel n’est pas le cas, il est cependant possible de faire appel à un conseiller 3h18 pour identifier vos besoins et gagner du temps.

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• En attendant l’arrivée de votre assistante commerciale, essayez de : 

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• Déterminer quels KPIs seront à surveiller. 

• Lister les tâches prépondérantes et superflues qu’elle devra traiter en priorité.

• Préparer les accès aux outils et aux locaux. 

• Aménager un espace de travail confortable. 

• Mettre des courriers types à disposition pour permettre à votre assistante commerciale de gagner rapidement en productivité. 

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Bien que cette stratégie soit efficace, il existe également des alternatives à l'externalisation commerciale, comme la formation en interne ou le recrutement d'un collaborateur. L’externalisation commerciale vous apporte néanmoins la plus grande souplesse en conservant une expertise de pointe.

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