Nombreuses sont les entreprises aujourd’hui qui croulent sous une charge de travail administrative ne leur permettant pas de rester concentrées sur leur cœur d’activité.
Celles implantées à Lyon ne font hélas pas exception.
Pourtant, Lyon, ville des Lumières, est l’une des 20 métropoles les plus riches en Europe. Elle abrite près de 800 sièges sociaux, et 111 000 entreprises du secteur public et privé.
Parmi elles, beaucoup font le choix de s’entourer d’une secrétaire administrative.
Que risquent les entreprises de Lyon en ne déléguant pas leur administratif ?
Ces entreprises risquent plusieurs choses :
perdre en crédibilité auprès de leurs clients du fait de leur manque d'organisation
perdre en compétitivité pour cause de retard sur leurs concurrents
perdre en stabilité, notamment dans le cadre des équipes en place et de leur cohésion
perdre à terme en chiffre d’affaires, et ne jamais atteindre le seuil de rentabilité.
Les dirigeants d’entreprises lyonnais qui se retrouvent “débordés” ne sont pas en mesure de mener à bien leur stratégie économique.
De plus, lorsqu’on veut tout contrôler au sein de sa société, le risque de commettre des erreurs s’intensifie.
Or, vous ne pouvez pas vous permettre de menacer la santé de votre activité en vous trompant dans vos déclarations auprès d’organismes sociaux ou en risquant le redressement fiscal.
Pourquoi embaucher une secrétaire à Lyon ?
Avec 2 millions d’habitants, Lyon est la troisième plus grande ville de France.
Qui dit grande ville, dit grande possibilité…
Pour pouvoir se focaliser sur les opportunités qui s’offrent à vous, il est important de ne pas avoir en tête d’éventuels litiges susceptibles de polluer votre esprit d’entrepreneur.
Tôt ou tard, tous les dirigeants d’entreprise, même ceux de Lyon, connaissent pourtant quelques mauvais clients… Ceux non enclins à vous régler dans les délais contractuels.
Des procédures de recouvrement longues et déroutantes s’ensuivent alors… qui présentent une surcharge de travail dont il est pourtant possible de se passer grâce à une secrétaire administrative.
En tant que prestataire expert dans son domaine, il est capable de prendre en charge vos relances d’impayés pour vous permettre de mieux gérer vos priorités et d’être présent sur des tâches à plus forte valeur pour votre entreprise.
Ce n’est évidemment pas la seule mission à laquelle peut faire face votre secrétaire administrative !
Effectuer la liaison entre vos différents services internes
Contacter vos prestataires
Recevoir les livraisons
Suivre vos commandes
Accueillir les nouveaux profils
Surveiller votre trésorerie
…
Toutes les tâches relatives à la gestion administrative peuvent être sous-traitées par une secrétaire administrative sur Lyon.
Dites non à la procrastination grâce à votre nouveau secrétaire à Lyon !
Parmi les cent premières villes françaises championnes de la croissance, 20% d’entre elles sont Lyonnaises !
Un joli palmarès qui prouve une fois de plus que Lyon est une ville orientée performance et développement.
Pour que vous puissiez ne plus avoir à vous soucier de la gestion de votre organisation et de votre administratif, optez pour une solution d’externalisation, pour vos besoins ponctuels ou récurrents.
L’avantage de la délégation de service ?
Vous pouvez moduler la prestation :
à temps plein ou à temps partiel
à distance ou en présentiel
à court ou moyen terme
Pour vous permettre de lutter contre l’accumulation de paperasse, il existe des plateformes de professionnels capables de faire intervenir au sein de votre entreprise des prestataires freelances sans que vous ayez besoin de recruter en CDD ou en CDI.
L’intérêt d’une telle méthode de recrutement réside avant tout dans le gain de temps et l’économie.
Non seulement, vous n’avez plus besoin de :
rédiger une annonce
la diffuser
de procéder à l’étude des candidatures
recevoir des candidats
Mais vous n’aurez pas non plus à craindre l’erreur de casting puisque les profils sélectionnés par ces réseaux de délégation de services sélectionnent les meilleures compétences afin de répondre au mieux à vos attentes.
Alors, plus d'excuses et terminée la procrastination !
Vous pouvez dès maintenant voter pour l’externalisation de vos process.
Secrétaire à Lyon : ou comment s’émanciper à l’image des mères Lyonnaises !
Connaissez-vous l’histoire des Mères lyonnaises ?
Ces cuisinières hors pair travaillaient au 18è siècle pour la riche bourgeoisie et avaient pour habitude de préparer des plats à base des restes pour ne rien gâcher.
Lors de la survenue d’une crise économique sans précédent en 1929 ne permettant plus à ces familles de les rémunérer, les mères lyonnaises décidèrent de lancer leur propre activité en se mettant à leurs compte… et aux fourneaux.
Le succès fut colossal ! Et un double trois étoiles Michelin fut même délivré pour la première fois en France à des femmes restauratrices.
En pleine crise financière : ces femmes devenues légendes avaient un avantage que vous n’avez pas : elles n’avaient pas d’administratif à régler quotidiennement.
Ou en tout cas nettement moins.
Car bien qu’elles travaillaient d’arrache-pied, il est évident qu’au 18ème siècle :
Pas de déclaration URSSAF
Pas de saisie de TVA
Pas d’arrêts de travail de leurs équipes
Pas de logiciels digitaux pour le sauvegarde de leurs données
Pas de messagerie électronique
…
La gestion des plannings était sans nul doute tenue d’une main de fer ! Mais la charge mentale rencontrée par les firmes de l’époque s’avérait moindre sur le plan administratif.
L’évolution permanente des normes et l’apparition de nouvelles lois obligent à adapter ses process dans le cadre du respect de la législation.
En choisissant de vous émanciper et de vous défaire de votre charge mentale, à l’image des Mères Lyonnaises au lancement de leur business gastronomique, vous permettez à votre entreprise de mieux appréhender ses problématiques.
Et de pouvoir festoyer plus régulièrement dans les 300 bouchons lyonnais ou en bord de Rhône.
Comment choisir sa secrétaire administrative à Lyon ?
1. Définir le bon profil à recruter :
Une secrétaire administrative garantit le bon fonctionnement de l’entreprise en assurant son suivi administratif.
Elle maîtrise des tâches de secrétariat telles que la prise de notes lors de vos réunions, la commande de vos fournitures, le suivi de vos dossiers de facturation ainsi que l’accueil physique et téléphonique de vos clients.
Pour occuper le poste de secrétaire, il est préférable de posséder a minima un Brevet de Technicien Supérieur.
Certaines secrétaires ne disposent que d’un titre professionnel de niveau IV, tel que le baccalauréat ou une équivalence obtenue à l’issue d’un contrat de professionnalisation.
Mais leurs dizaines d’années d’expériences devraient suffire à vous convaincre lors de l’étude de leur dossier de candidature. Pensez à bien vérifier leur qualité d’expression dans leur lettre de motivation.
Vous pouvez également opter pour des profils issus d’études universitaires.
Ses nombreux savoirs-être lui garantissent une grande qualité d’écoute, le sens de la discrétion et le respect du secret professionnel.
Les structures où exercer sont variées : cabinets d’avocats, d’huissiers (secrétaire juridique), cabinets médicaux, hôpitaux (secrétaire médicale), PME, ETI…
Les débouchés d’un poste de secrétaire de direction peuvent la pousser à vouloir passer un concours de la Fonction Publique pour monter en grade et à se positionner sur des missions à plus forte responsabilité comme l’encadrement de stagiaires dans la gestion des ressources humaines.
Une secrétaire médicale évolue dans un contexte légèrement différent qui est celui de la santé et du paramédical. Elle sait interpréter un bilan de radiologie et utilise des terminologies médicales.
Une secrétaire juridique devra disposer quant à elle de solides connaissances en droit et économie.
2. Elargissez votre champ de recherche :
Avant de vous précipiter dans les différentes agences d’intérim lyonnaises, il convient de s’assurer de vos besoins réels pour permettre à votre futur interlocuteur de cibler vos besoins.
Que vous ayez besoin de vous absenter quelques heures pour déguster un plat dans un “bouchon” Lyonnais du coin juste après vos visios avec vos clients, ou que souhaitez plutôt les recevoir le long de la Saône avec un verre de Beaujolais, cela vous appartient…
Dans tous les cas, sachez qu’une bonne secrétaire à Lyon doit pouvoir être réactive et être opérationnelle dès son arrivée au sein de votre entreprise.
Si vous craignez des surcoûts imputables à une présence régulière au sein de vos locaux, il est tout à fait possible de missionner une personne en télétravail !
Avant d’embaucher une secrétaire freelance à Lyon, vous devez donc être vigilant sur plusieurs compétences requises :
son expérience professionnelle
sa présentation et son élocution
son parcours de formation
ses compétences en bureautique
ses avis clients
Si vous n’avez pas le temps de chercher vous-même le profil parfait, pensez à bien déléguer votre recherche et à confier le recrutement à votre prestataire de délégation administrative.
Vous n’êtes pas obligé de rester cantonné à la ville de Lyon…
Les outils digitaux à disposition aujourd’hui permettent d'extrapoler votre recherche à la France entière et ainsi de bénéficier d’un plus large choix de compétences.
L’avantage de confier sa mission à un freelance en télétravail, c’est que celui-ci peut très bien travailler pour vous depuis la capitale, à Paris !
Il est toujours préférable de voir loin... mais aussi de mieux voir.
Conclusion
Lyon est une ville réputée pour sa gastronomie, sa rosette, ses bouchons, ses mères Lyonnaises, sa région Auvergne Rhône-Alpes, son Olympique Lyonnais mais pas que ! Il s’agit d’un véritable vivier d’entreprises, notamment dans l’IT et les biotechnologies.
Afin de rester dans la course et fort comme un lion, il est indispensable de repenser le fonctionnement interne de son entreprise, par exemple en choisissant de déléguer vos tâches les plus chronophages à des secrétaires freelance disponibles partout en France.
✓ Des professionnels opérationnels chez vous en 48H00 ✓ Pas de recrutement, pas de gestion du personnel, pas de risque... ✓ Vous ne payez que le temps nécessaire et êtes enfin bien entourés !
Découvrez Aurélie, freelance depuis un peu moins de deux ans. Elle est spécialisée en gestion administrative, comptabilité et finances, RH et Juridique ! Aurélie a rejoint le réseau 3h18 en septembre 2022.
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