Assistance administrative aux entreprises : comment en faire profiter vos équipes ?

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L’assistance administrative permet aux entreprises de déléguer les tâches de gestion administrative qui requièrent beaucoup de temps - en moyenne 142 jours par an ! -.

Bien souvent, ces missions dont il est impossible de se soustraire complètement, finissent par retomber sur les épaules des dirigeants. La première des solutions qui vient alors à l’esprit pour tenter de se défaire d’une surcharge administrative est de confier ces missions à des collaborateurs en interne.

Les risques d’un manque d’assistance administrative

Internaliser la totalité de ses missions administratives est rarement une bonne idée. Les conséquences qui en découlent nuisent à la performance générale de votre entreprise.

Bien qu’au départ, vous pouvez être amené à penser que la gestion de missions administratives en interne peut vous permettre de diminuer les coûts et d’appliquer une stratégie basée sur l’efficience même,  il n’en est rien !

1. La baisse de la productivité

En réalité, augmenter la charge de travail administratif de ses équipes ne fait que ralentir le régime de votre activité et son bon développement. Vos salariés progressent moins vite sur les missions habituelles dont ils ont la charge. Fait logique dans la mesure où ils doivent gérer plus de tâches !

Une indisponibilité pouvant conduire à une insatisfaction de la part de vos clients qui s’en iront voir vos concurrents plus réactifs… Cette situation, particulièrement néfaste, survient généralement pile au moment où vous tentez de maintenir votre navire à flot par tous les moyens.

⦁ Moins de temps pour rencontrer vos meilleurs clients…

⦁ Moins de temps pour vous former

⦁ Moins de temps pour réaliser une veille concurrentielle

⦁ Moins de temps à consacrer aux partenaires et au développement de votre entreprise.

2. L’augmentation des heures… et des erreurs

Bien souvent, la gestion de tâches supplémentaires implique la réalisation d’heures complémentaires… qu'il faudra rémunérer, moyennant majoration.

Si vous décidez de ne pas payer ce temps de travail additionnel et d’octroyer à la place des temps de récupération à vos équipes, il y a fort à parier que ces dernières tentent de limiter la multiplication des heures effectuées en se hâtant dans l’exécution de leurs missions.

Or, certaines tâches ne peuvent être conduites dans la précipitation. C’est le cas notamment pour :

⦁ vos rassemblements de pièces comptables, ainsi que leur scan

⦁ les inévitables échanges avec le cabinet comptable

⦁ la gestion des litiges et des réclamations clients,

⦁ la préparation de documents en lien avec le service achat,

⦁ la facturation juste et au plus tôt dans le mois,

⦁ la relance des impayés et le recouvrement

⦁ …

Un travail bâclé augmente considérablement le risque d’erreurs. Imaginez-vous vraiment préparer votre prochain contrôle URSSAF dans ces conditions ? Souhaitez-vous faire l’impasse sur l’accueil de vos prospects, l’onboarding de vos nouvelles recrues, la mise à jour de votre CRM ? Bien sûr que non.

Pour les PME TPE, le risque d’internaliser la gestion de ses tâches administratives trop longtemps est pourtant de perdre de vue son objectif initial : à savoir le développement de son core business. Une erreur qui peut vite coûter cher et même vous faire regretter d’avoir fondé votre société.

3. L’augmentation de l’absentéisme

Force est de constater qu’une plus forte sollicitation de son personnel demande une part d’énergie plus importante. Un investissement personnel de la part de vos collaborateurs qui ne peut se faire que de façon ponctuelle, au risque de voir apparaître un syndrome d'épuisement général au sein de la population de votre entreprise.

Refuser de regarder le problème en face et maintenir ses équipes à flux tendu génère systématiquement un taux d’absentéisme plus important.

⦁ Arrêts de travail,

⦁ démissions,

⦁ remplacements tardifs ou difficiles,

⦁ formations reportées ou accélérées et de mauvaise qualité,

⦁ communication hasardeuse,

⦁ manque de temps,

⦁ échanges inexistants,

⦁ employés démotivés,

⦁ image de marque dégradée…

Les conséquences de la surcharge de travail subie par vos équipes sont vastes. Elles peuvent en outre aller jusqu’à l’intervention de l’inspection du travail, en cas d’arrêts maladies répétés et trop fréquents.

De plus, à l’heure où la fidélisation des bons profils dans les entreprises et l’une des clefs de développement, vous devez veiller à limiter l’affectation de tâches à faible valeur ajoutée au risque de générer un “bore-out”. Vos collaborateurs doivent passer la majorité de leur temps sur des missions à forte valeur ajoutée ; cela au profit de leur bien-être et donc de leur productivité.

Réaliser l’impact négatif d’une internalisation prolongée de ses process peut de plus vous poser des problèmes de recrutement…

Les mauvais avis GlassDoor et la réputation de votre entreprise l’auront sans conteste précédé. Dans ces conditions, difficile de recruter de nouveaux collaborateurs, conscients du risque d’épuisement lié à une charge de travail trop massive au sein de votre structure.

4. La désorganisation de vos process de gestion

Perdre vos collaborateurs un à un ne permet en outre plus d’assurer la qualité de vos techniques et process de gestion.

⦁ Secrétariat fermé,

⦁ édition de fiches de paye tardives,  

⦁ déclarations fiscales oubliées,

⦁ gestion des litiges inopérante,

⦁ manque de suivi des dossiers clients,

⦁ mails fournisseurs restés sans réponse,

gestion des stock inexistante,

⦁ erreurs dans l’envoi des factures, courriers et des mails,

⦁ retard de commande…

L’accumulation du retard peut s’étendre sur l’intégralité de vos services internes. Prendre des décisions à la hâte pour pallier le risque d’un effondrement rapide de sa productivité ne fait généralement qu’accentuer le risque d’erreur. Il est essentiel de vous recentrer sur le cœur de votre activité.

Il arrive que la première réaction d’un dirigeant de TPE, en cas de surcroit d’activité, soit de choisir un logiciel ou une plateforme digitale supposée faire économiser du temps par la digitalisation des documents et des interactions entre les collaborateurs. La réalité est qu’avant de capturer des gains de productivité, il est nécessaire de disposer d’une assistance administrative stable, maitrisant les processus de l’entreprise et capable de les faire évoluer dans un logiciel pour le compte de son équipe.

Sans un professionnel stable et disposant de bonnes pratiques, pas de ROI aux solutions digitales et donc pas de gains de productivité.

Pour cela, l’externalisation administrative peut vous permettre de ne plus avoir à jouer sur tous les rings. Plus une société grandit, plus ses besoins sont importants et nécessitent une veille régulière sur chacun de ses process ainsi que sur les outils digitaux du marché.

Si vous n’avez pas le budget pour recruter un partenaire à temps plein de façon régulière, faites appel à un réseau de prestataires freelance pour vous décharger des missions administratives chronophages.

L’assistance administrative pour soulager la charge de travail de ses collaborateurs

Le recours à une assistance administrative permet de se délester des missions récurrentes comme la prise des appels téléphoniques, la facturation ou les commandes de fournitures. Mais pas seulement : il est aussi possible de soulager les fonctions cadres de votre entreprise, par exemple par un soutien extérieur de votre service RH.

Ou encore par le biais d’une assistance en numérisation pour le classement et le scan de tous vos documents papier !

L’assistance administrative aux entreprises concerne toutes les filières économiques et rassemble un grand nombre de missions diverses et variées. Plus vous choisissez de déléguer certains postes de gestion et plus le travail restant à la charge de vos équipes internes sera qualitatif et produit dans des délais restreints.

Autrement dit, vous produisez avec un ROI plus rapide et améliorez de ce fait la satisfaction de vos clients.

De plus, vous contribuez à l’amélioration du climat social de votre entreprise en misant sur une politique qui ajoute de la valeur ajoutée aux fiches de poste de vos collaborateurs.

L’assistance administrative aux entreprises : comment ça fonctionne ?

Pour bénéficier de ses nombreux avantages, il convient de s’entourer d’un prestataire de confiance avec qui vous pourrez véritablement entrevoir une collaboration pérenne.

Il n’est pas nécessaire de recevoir votre futur assistant administratif dans vos locaux en amont de la prestation, ni même durant celle-ci ! Le travail effectué peut très bien se faire à distance, pour le même résultat in fine.

Concrètement, il vous suffit de contacter votre futur prestataire freelance pour ensuite obtenir un diagnostic précis de vos besoins. A la suite de cette analyse, vous obtenez une assistance administrative qualifiée pour intervenir sur vos dossiers.

Dès le début de l’intervention, un assistant 3h18 identifie les tâches les plus urgentes à traiter. Ce classement des priorités est nécessaire et permet le traitement des urgences de façon méthodique, évitant ainsi les risques de passer à côté.

Si le flux de votre activité régresse brusquement, il est possible de moduler la prestation en réduisant les heures de travail de votre assistant de gestion polyvalent.

Votre intervenant vous apporte sérénité et stabilité ; en effet ils sont tous ultra motivés car ils ont choisi ce métier et ne l’exercent qu’auprès d’entreprises comme vous, à 30 minutes de leur domicile.

Vous êtes enfin bien entouré et allez redécouvrir le plaisir d’être chef d’entreprise !

Bon à savoir : les problématiques que vous rencontrez dans votre domaine d’activité sont bien souvent les mêmes que celles d’autres entreprises.

⦁ BTP,

⦁ transport,

⦁ ESN,

⦁ Organismes de formation,

⦁ immobilier,

⦁ paramédical,

⦁ associatif,

⦁ tourisme…

Nos assistants du réseau 3H18 sont formés et habitués à intervenir sur tout type de secteur. Le vôtre ne fait pas exception à la règle !

Pour prendre contact avec un conseiller dès maintenant, cliquez ICI et permettez à votre entreprise de redevenir flexible. Vos collaborateurs vous en remercieront !

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