La gestion de son administration des ventes est une étape cruciale dans le développement de son activité. Plus une entreprise tend à se développer, plus la charge des missions imputables à ce domaine de compétence s’élargit.
Il est donc important de songer à bien s’entourer lors des phases de recrutement et de confier la tâche de sa gestion des stocks et du suivi de la relation client à quelqu'un de confiance comme un assistant ADV.
En quoi la non-délégation de son ADV par un assistant peut s’avérer risquée ?
Que vous soyez dirigeant fondateur d’une PME de transport, ou à la tête d’une entreprise de services numériques (ESN), vous avez sûrement besoin d’un assistant ADV au sein de vos équipes.
Cet acteur indispensable à la surveillance et gestion de vos process de ventes peut en effet exercer dans tout secteur d’activité confondu, comme en BTP, informatique, tourisme, immobilier, retail…
Quel que soit le cœur de vos expertises, le fait de ne pas externaliser votre administration des ventes et créer un goulot d’étranglement peut rapidement poser problème lorsque votre entreprise commence à croître et à générer un plus gros chiffre d’affaires.
Un carnet client qui augmente, des ventes qui se succèdent, des devis qui s’accumulent, des retards de paiement et un cerveau qui surchauffe…
Un dirigeant d’entreprise a tendance à vouloir garder le contrôle sur la facturation et les relances de ses clients. Il y a dans ces actions un enjeu fort de satisfaction et de fidélisation clients.
Quoi de plus normal à ça ?
Néanmoins, l’internalisation sans précaution préalable de ses process de gestion peut in fine conduire à :
⦁ une désorganisation de vos équipes quand les compétences sont insuffisantes
⦁ une prise de retard conséquente sur le traitement des commandes.
⦁ un ralentissement général de l’activité économique de l’entreprise
⦁ des frustrations au sein des collaborateurs en aval de l’ADV
⦁ la multiplication de tâches à exécuter dans l’urgence (parfois avant une certaine date butoire)
L’effet “boule-de-neige” guette pourtant tout dirigeant d’entreprise frileux à l’idée de confier certaines tâches de gestion, pensant que son entreprise est unique et qu’il ne pourra confier l’administration des ventes à un professionnel extérieur à sa société.
Ainsi, ce qui s’avère être un simple retard dans l’envoi d’une commande peut vite mener un client à une réclamation voire à un refus de paiement et donc à une créance de l’entreprise.
En d’autres termes, le fait de conserver en interne l’intégralité de son ADV et ne pas disposer de la flexibilité nécessaire à une organisation en croissance peut amener une entreprise à des procédures longues comme la gestion de réclamations imprévues ou des opérations de recouvrement.
Ces impondérables pénalisent grandement son image de marque et ralentissent sa croissance.
Quelles sont les missions qu’un assistant ADV peut réaliser à votre place ?
Un assistant ADV compétent peut assurer au sein de la société qui l’emploi bon nombre de missions importantes, mais non négligeables, telles que :
⦁ le suivi des bons de commande,
⦁ la préparation des expéditions,
⦁ la création de tableaux de bord,
⦁ l’enregistrement de contrats de vente,
⦁ l’établissement des devis et de la facturation,
⦁ la prise en charge des litiges et contentieux,
⦁ les négociations commerciales,
⦁ les actions de recouvrement en lien avec le service de comptabilité,
⦁ la maîtrise des CRM en gestion de relation client (Sellsy, Salesforces ou Axonut.)
⦁ la veille des tâches administratives obligatoires, comme des formalités douanières.
⦁ …
Il est intéressant que votre assistant ADV puisse s’exprimer en anglais, en prévision d’un développement à l’échelle européen ou internationale. Chez 3h18, la plupart de nos intervenants sont bilingues, ce qui garantit une souplesse supplémentaire sur le plan de la communication.
De bonnes connaissances en droit commercial sont également requises afin de respecter la législation en vigueur dans le domaine de l’ADV.
Un bon assistant ADV doit avoir un sens aigu du relationnel, ce qui lui permet de soigner les relations de l’entreprise et de créer un climat de confiance essentiel pour la fidélisation de votre clientèle.
Enfin, un ADV doit se tenir à l'affût de toute opportunité et communiquer régulièrement avec les autres services internes de l’entreprise comme le service achat, le magasin, le service logistique…
Le risque de burnout plus élevé chez les dirigeants d’entreprise
En 2019, 560 000 dirigeants de PME-TPE étaient concernés par un risque accru de faire un burn-out, soit 17,5% ! (Étude menée par l’observatoire AMAROK)
Le sujet étant encore aujourd’hui quelque peu tabou en France, ces données sont à prendre avec des pincettes car elles sont hélas et très probablement inférieures à la réalité du terrain.
Les origines de ce fléau qui touche près d’un dirigeant d’entreprise sur cinq ?
La prise en charge à titre personnel de trop nombreuses tâches de gestion relatives au développement de leur société.
A cela, il faut évidemment ajouter un quotidien personnel bien rempli. Les effets d’un burn-out sur un dirigeant d’entreprise ne sont pas seulement dévastateurs pour lui. Ils le sont tout autant pour son entreprise ! Sans lui, c’est toute une organisation qui ne parvient plus à fonctionner.
3h18 a souhaité apporter son aide aux dirigeants d’entreprise en leur proposant des solutions sur-mesure capables de les accompagner dans la gestion de leur processus.
Des moyens d’action peuvent être entrepris dès que le régime moteur d’une entreprise commence à s’emballer. L'externalisation de son suivi des stocks et des commandes sont des missions que peut parfaitement prendre en charge un assistant ADV.
Ce qu’il faut retenir :
La santé d’un dirigeant d’entreprise est sans cesse menacée par l’accumulation de trop nombreuses tâches de gestion. Certains postes peuvent être délégués pour faciliter le développement d’une entreprise et alléger la charge mentale qui pèse sur les épaules d’un dirigeant de PME - TPE. C’est le cas notamment pour l’ADV.
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