Comment recruter une assistante administrative qualifiée ?

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5 règles d'or pour recruter une bonne assistance administrative

Pour les entreprises, les compétences d'un assistant administratif ou d'une assistante administrative sont, et ont toujours été, d'une grande importance. C'est pourquoi, dans la suite de cet article, nous allons vous expliquer comment recruter une assistante qualifiée qui participera au bon développement de votre entreprise.

Qu'est-ce qu'une assistante administrative ?

L'assistante administrative est chargée de remplir diverses fonctions importantes pour l'entreprise. En effet, grâce à un développement efficace de l'organisation, de la planification, de la coordination, de l'enregistrement et du stockage des informations, elle doit optimiser la gestion de la société au maximum.

Si vous souhaitez recruter une assistante qualifiée, il faut savoir que la personne que vous allez choisir doit surtout posséder des compétences en accueil téléphonique, en rédaction de textes et en gestion de documents.

Il est également indispensable que l'assistante maîtrise les outils informatiques et bureautiques puisque la technologie avance et il est indispensable que votre entreprise s'intègre totalement dans l'ère de la numérisation pour être productive.

Qu'est-ce qui décrit une bonne assistante administrative ?

L'assistant administratif occupe un poste très important dans une entreprise, car il a diverses fonctions qui peuvent s'adapter à n'importe quel environnement ou besoin, donc il peut exécuter un ou plusieurs rôles. Pour pouvoir répondre à tous vos besoins et à toutes vos attentes, une assistante administrative doit absolument répondre aux 5 critères qui suivent.

Une attitude positive

Elle doit avoir une attitude agréable et positive puisqu'elle est souvent la première image d'une entreprise ou d'une organisation.

Une grande polyvalence

Un assistant administratif doit être totalement polyvalent et il doit s'adapter à tout. Il devra souvent effectuer des tâches très variées qui touchent des secteurs très différents, comme :

  • les ressources humaines ;
  • la comptabilité ;
  • La facturation clients
  • le marketing ;
  • les RH et l'on boarding ;
  • les ventes ;
  • les recouvrements ;
  • etc.

Une grande patience

Les compétences d'une assistante administrative doivent être encadrées par la patience, le développement social, la planification et l'organisation.

Une bonne volonté

Elle doit aussi avoir une excellente orthographe, un vocabulaire large et une très bonne volonté pour travailler en groupe et pour assumer certaines responsabilités.

Une bonne communication

Enfin, puisqu'elle sera certainement en contact avec les clients ou avec vos collaborateurs, elle doit disposer de compétences en communication.

Quelles sont les fonctions d'une assistante administrative ?

Pour recruter une assistante administrative expérimentée, il faut connaître les tâches liées à son travail, à savoir :

  • la réception de documents ;
  • la réception des appels téléphoniques ;
  • l'archivage des documents ;
  • les calculs élémentaires ;
  • le traitement des dossiers administratifs ;
  • etc.

Pour résumer, une assistante administrative doit vous permettre de gagner du temps. En effet, c'est elle qui se chargera de toutes les tâches administratives de l'entreprise pour que vous puissiez vous consacrer pleinement à votre activité professionnelle.

Quelles sont les compétences d'une bonne assistante administrative ?

Si vous avez l'intention de recruter une assistante, vous devez vous assurer qu'elle dispose de ces qualités importantes :

  • connaissance de la mission et des objectifs de l'entreprise ;
  • mise à jour professionnelle permanente ;
  • culture générale ;
  • désir de se former et de s'informer ;
  • concentration sur les activités menées, pour éviter les erreurs ;
  • gestion des conflits ;
  • capacité d'observation du langage corporel ;
  • esprit d'initiative ;
  • bon sens ;
  • organisation, ponctualité et respect des délais ;
  • capacité à transmettre et à suivre les instructions ;
  • utilisation correcte du langage ;
  • etc.

En conclusion, recruter une assistante administrative est une tâche qu'il ne faut pas prendre à la légère car vous devez trouver un profil complet et surtout une personne qualifiée, expérimentée et fiable.

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