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Assistance administrative aux entreprises : 5 règles d'or pour recruter la perle rare !

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Sur quels critères de recherche devez vous vous baser pour le recrutement de votre assistante qualifiée ?

Plus vous serez exigeant sur certaines qualités et savoir-être, plus votre assistante administrative participera au bon développement de votre entreprise et sera en mesure de vous faire gagner du temps.

Qu'est-ce que l’assistance administrative aux entreprises ?

Avant d’embaucher, sachez que l'assistance administrative permet de déléguer certaines fonctions importantes pour l'entreprise. En effet, grâce à un développement efficace de :

⦁ l'organisation interne des tâches,

⦁ de leur planification,

⦁ de la coordination avec l’équipe permanente,

⦁ de l'enregistrement et du stockage des informations,

elle peut optimiser la gestion de la société de manière à la rendre plus performante.

Si vous souhaitez recruter une assistante qualifiée, la personne à choisir doit impérativement posséder de bonnes compétences en accueil téléphonique, en rédaction de textes et en gestion de documents. Sans ces pré requis, difficile d’imaginer une assistance administrative efficace !

Il est également indispensable que l'assistante maîtrise les outils informatiques et bureautiques puisque la technologie évolue tous les jours.  N’oubliez pas que votre entreprise doit s'intégrer totalement dans l'ère de la numérisation pour être productive.

Assistance administrative : quelles fonctions supports peuvent être déléguées ?

L’assistance administrative permet la délégation des fonctions supports de votre entreprise. Une fois le recrutement de votre assistante achevé, vous pouvez lui confier toutes les missions administratives qui vous encombrent !

Voici quelques exemples :

⦁ la réception de documents,

⦁ le scan des pièces comptables

⦁ la facturation, les relances clients

⦁ la prise d’appels téléphoniques,

⦁ l'archivage des documents,

⦁ les calculs élémentaires,

⦁ le traitement des dossiers administratifs,

⦁ etc.

Une assistante administrative doit vous permettre de gagner du temps. En la chargeant de toutes les tâches administratives de l'entreprise, vous pouvez vous consacrer pleinement à votre activité professionnelle et focusser sur le cœur même de votre business.

Assistance administrative aux entreprises : sur quels pré requis recruter ?

L'assistant administratif occupe un poste très important dans une entreprise.

Ses différentes compétences lui permettent d’être un véritable caméléon et de répondre à tous vos besoins et à toutes vos attentes.

Mais pour être certain d’intégrer à vos équipes une telle perle, veillez à respecter ces 5 critères de sélection lors de votre recrutement.

1. Une attitude positive

Généralement, la première impression que l’on se fait d’un lieu ou d’une personne est aussi la dernière… De plus, une première impression a lieu en moyenne en juste 15 secondes ! Mieux vaut donc ne pas rater son entrée en matière. Cette impression est aussi valable pour les sociétés.

Et devinez qui se porte très régulièrement garant de l’image de marque de votre société ? Le freelance ou le salarié en charge de votre assistance administrative, bien sûr.

- Répondre au téléphone,

- échanger avec les clients,

- s’exprimer oralement ou par écrit lors d’envois de mails, de courriers postaux…

Une bonne attitude se ressent. Et un sourire ne fait pas que se voir, il s’entend... Un interlocuteur platonique et démotivé ne sera pas capable d’assurer une relation commerciale de qualité. Le ton doit être dynamisant, vivifiant et donner envie aux clients de pousser la porte de votre entreprise !

Ce premier critère de sélection est rapidement identifiable lors de l’entretien de recrutement.

Attention cependant, une première impression n’est pas toujours la bonne. Vous pouvez effectivement tomber sur un candidat en apparence jovial qui ne répondra finalement pas aux besoins de votre structure, que ce soit par manque de compétences ou autre… Il est donc impératif de ne pas se baser sur ce seul critère de recherche.

2. Une grande polyvalence

Une assistante administrative devra souvent effectuer des tâches très variées qui touchent des secteurs très différents, comme :

⦁ les ressources humaines ;

⦁ la comptabilité ;

⦁ la facturation clients

⦁ le marketing ;

⦁ les RH et l'on boarding ;

⦁ les ventes ;

⦁ les recouvrements ;

⦁ etc.

Une aptitude à la polyvalence est donc de mise, au risque de ne pas pouvoir assurer l’intégralité des tâches. Repérez les profils les plus riches en expériences et questionnez votre future assistante dès le premier entretien sur sa manière de gérer plusieurs tâches à la fois. Mesurez sa résistance au stress et testez son organisation.

Pour cela, préparez des exercices, tels que des QCM. Vérifiez en fonction des réponses cochées et de ses résultats qu’elle est apte à hiérarchiser les priorités et à catégoriser les urgences. Demandez-lui des références avant de rendre votre décision finale.

Une assistante polyvalente ne doit pas seulement posséder plusieurs cordes à son arc ! Elle doit être capable de compiler ses différents champs d'intervention pour être efficace et en faire profiter votre entreprise. Autrement dit, elle doit pouvoir s’organiser rapidement.

3. De la patience

Si certaines missions administratives se traitent rapidement et sont l’objet de simples formalités (relecture de courriers, numérisation de documents, impression de devis, clôture de caisse, recensement des congés salariés restants, …),

d’autres peuvent a contrario nécessiter davantage de temps, comme :

⦁ le développement de la communication de l’entreprise,

⦁ le classement et l’archivage des pièces comptables

⦁ la gestion des paies des salariés,

⦁ les commandes de produits et fournitures,

⦁ …

En fonction de la taille de votre entreprise et de l’activité, certaines missions peuvent devenir de plus en plus longues à traiter !

Pour cette même raison, il est important de participer activement à la transformation digitale de son entreprise. L’automatisation des process de gestion peut en effet vous faire gagner un temps précieux.

Défini en amont lors des temps plus calmes et avec l’accompagnement d’un assistant expert, la digitalisation vous permet là encore de gagner du temps les périodes où le flux d’activité s’intensifie.

4. Un engagement total

Certaines responsabilités demandent beaucoup d’engagement. Là où certains y voient une contrainte voire une corvée, une assistante administrative est volontaire pour apporter son expertise sur des tâches pouvant sembler répétitives et fastidieuses. Sa plus value sera de remettre en cause régulièrement le mode de traitement des ses tâches au regard des nouveaux outils, afin de gagner en productivité et qualité.

Il est important que cet état d’esprit s’inscrive dans la durée et ne soit pas juste le reflet temporaire résultant d’une embauche récente.

L’assistance administrative est en effet une solution pouvant s’avérer pérenne si l'activité de l’entreprise est au beau fixe et que son développement nécessite l’externalisation régulière de tâches chronophages.

Compter sur un prestataire de confiance plusieurs mois et années permet de ne pas avoir à se soucier d’un changement de partenaire en plein développement. Ce qui ralentirait la productivité générale de l’entreprise le temps de l’adaptation de chaque partie.

5. Des qualités d’expression

Une bonne assistante administrative doit pour finir s’exprimer correctement à l’oral, disposer d’une bonne élocution verbale et savoir écrire sans faire de fautes. Pour la confection de vos supports de communication, il est important de maîtriser la langue de Molière afin de ne pas heurter la sensibilité de vos clients les plus tatillons.

Vous pouvez là encore faire passer un test à votre future partenaire comme la correction intuitive d’un texte bourrés de fautes et vérifier ainsi que votre future secrétaire ou office manager ne ternira pas l’image de l’entreprise à chaque envoi de mail.

Assistance administrative aux entreprises : les autres compétences obligatoires

Si vous avez l'intention de recruter une assistante, vous devez vous assurer qu'elle dispose en outre de ces qualités importantes :

⦁ connaissance de la mission et des objectifs de l'entreprise,

⦁ mise à jour professionnelle permanente,

⦁ culture générale,

⦁ désir de se former et de s'informer,

⦁ capacité de concentration,

⦁ gestion des conflits,

⦁ capacité d'observation du langage corporel,

⦁ esprit de synthèse,

⦁ tact et diplomatie,

⦁ logique et bon sens,

⦁ organisation, ponctualité et respect des délais,

⦁ capacité à transmettre et à suivre les instructions,

⦁ etc.

Ce qu’il faut retenir si vous souhaitez profiter de l’assistance administrative

L’assistance administrative est utile pour vous recentrer sur votre cœur de métier principal et développer votre activité dans de meilleures conditions. Il est difficile de s’entourer, tant les profils pullulent sur le marché.

Une bonne assistante administrative freelance doit être :

- avenante,

- polyvalente,

- organisée et patiente avec vos clients.

Une implication forte est indispensable pour venir à bout de la quantité de tâches qui freinent les entreprises dans leur développement.

La cerise sur le gâteau ?

Ses qualités relationnelles lui permettent de démarcher de nouveaux clients !

Le recours à un réseau de freelance permet de ne pas se tromper dans le choix du candidat, dans la mesure où les profils sont systématiquement vérifiés dès l’inscription et qu’ils travaillent déjà chez plusieurs clients de l’entreprise. Vous gagnez un temps précieux et réduisez les risques d’erreur de recrutement !

Facilitez-vous la tâche en confiant votre recherche à un réseau de prestataires qualifiés.

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