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Externaliser l'administratif d'une PME : guide pratique pour choisir le bon prestataire

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L'externalisation n'est pas réservée aux grandes entreprises. Il existe de nombreuses solutions, adaptées aux besoins des TPE/PME. Si vous souhaitez externaliser certaines tâches administratives, le choix du prestataire est primordial. Marc Le Vernoy, fondateur de 3H18, revient sur les étapes à respecter, et sur les questions que vous devez vous poser pour prendre la meilleure décision.

Ma société est-elle prête pour l'externalisation administrative ?

Vous avez décidé d'externaliser car ce n'est pas le bon moment pour ajouter des charges fixes, et un nouveau salaire en particulier.

Mais vous vous demandez si votre société est prête, et si vous serez capable de faire un choix. Est-ce qu'il ne faudrait pas commencer par rédiger un mini cahier des charges d'externalisation ?

  • Quels sont vos VERITABLES objectifs ? Il est très important de pouvoir répondre précisément à ces questions avant de débuter.
  • Absorber un pic d'activité durant l'année, et ainsi variabiliser vos dépenses en évitant de recruter un intérimaire ou un CDD ?
  • Accéder à des ressources clefs, que vous ne sauriez pas attirer ?
  • Eviter de recruter un CDI ?
  • Améliorer un processus en le confiant à un spécialiste ?

L'externalisation ne doit pas s'improviser et nécessite des PROS et une méthode précise.

Vous connaissez l'adage : on n'externalise bien que ce qu'on maitrise déjà parfaitement. Mais le fait est qu'en PME, on n'a pas les ressources support des grands groupes. Ni les « bataillons » de jeunes cadres bien formés. Donc il faut être pragmatique, et apporter rapidement des résultats !

Voici quelques questions complémentaires que vous ne pouvez pas ignorer :

  • Avez-vous décrit le processus à externaliser – la facturation et le recouvrement par exemple – afin de faciliter la construction d'un cahier des charges et la réponse du prestataire ?
  • Avez-vous des KPI (Key Performance Indicators) afin de fixer des objectifs chiffrés de performance (Nombre de factures, montant taux de BFR, …)
  • Quelles sont les tâches vous faisant perdre le plus de temps ? Pensez à chiffrer le temps que vous prend le processus à externaliser, afin de mesurer les progrès accomplis.
  • Quelles données à partager ?
  • Quels logiciels faudra-t-il laisser en accès privé ?
  • Qui va piloter le prestataire ?

3 étapes pour mettre en œuvre un projet d'externalisation administrative en PME

Démarrer avec un partenaire d'externalisation n'est pas un choix à prendre à la légère.

Il y a bien plus de choses à préparer dans la phase de sélection qu'on ne le croit.

Quelle que soit votre localisation, Paris, Lyon, Lille ou Marseille, le problème n'est pas où vous vous trouvez mais ce que vous voulez déléguer.

Quel périmètre exact ? Pour quel objectif ?

En effet, la société retenue va devoir se comporter, dans la durée, comme si elle faisait partie de vos salariés et de votre entreprise.

1/ Préparer votre cahier des charges

Pourquoi est ce si important de formaliser un cahier des charges d'externalisation ?

  • Parce que si vous prenez le temps de leur écrire, les partenaires que vous allez sélectionner pourront construire la meilleure offre, adaptée à votre contexte et vos contraintes.
  • Ensuite, cela vous permettra de les comparer de façon objective, sur des critères chiffrés.
  • Enfin, le cahier des charges sera annexé au contrat le cas échéant et cela renforcera le pilotage contractuel de la prestation. En d'autres termes, si ça chauffe, vous avez un cadre qui fixe les « livrables » attendus.

    2/ Faire le choix du prestataire d'externalisation

    Si votre cahier des charges est clair, vous saurez construire une « matrice de choix » qui indiquera la liste des points qualitatifs que vous souhaitez vérifier et qui vous facilitera la sélection.

    • Quelle est la réputation du prestataire ? Allez vérifier sur les réseaux sociaux et sur son site internet les avis des clients. Demandez à appeler des clients afin de vérifier sa crédibilité.
    • Quelle est sa taille, sa superficie financière ?

      Vous ne voulez pas vous retrouver avec un partenaire qui ne sera plus là demain !
      La solidité de votre partenaire est clef. Vous lui confiez une partie de votre entreprise et votre contrat avec lui peut durer plusieurs années.

      Eliminez les petites sociétés et particuliers indépendants (non pérennes)
      qui ne disposent pas au moins d'une petite centaine de missions avec des PME. C'est la taille critique pour disposer d'une structure crédible sur le marché de l'outsourcing administratif.
    • Quelle est sa capacité à vous accompagner sur des nouvelles demandes ?
  • Il n'est pas rare de commencer l'externalisation sur un périmètre tel que l'externalisation comptable et administrative, et d'évoluer vers des missions autour de la gestion des formalités, du support commercial et de la gestion des voyages et déplacements, l'organisation d'évènements etc…
  • Si votre partenaire n'a pas la capacité à démontrer un peu de souplesse et au moins la volonté de vous accompagner dans vos besoins propres, vous serez vite contraint de choisir un second prestataire plus agile. Alors, vous ne tirez pas parti de 100% des bénéfices liés à la sous-traitance de prestations.
  • 3/ Construire un contrat et établir des relations de partenariat

    Il est important de bien décrire les prestations (c'est pourquoi vous avez rédigé un cahier des charges), et de mettre en place avec votre prestataire d'externalisation les éléments de pilotage tels :

  • Qu'un contrat,
  • Un tableau de bord, des indicateurs clés (KPI)
  • Des comptes rendus (reporting d'exploitation)…
  • Ces éléments doivent être mesurables sans aucune ambigüité.

    Ensuite, vous devrez décider à quelle fréquence vous souhaitez faire un point contractuel, quelle sera la durée de votre contrat, les évolutions possibles et sous quelles conditions.

    étapes Externaliser Administratif guide

    Quels sont les acteurs de l'externalisation administrative ?

    Les cabinets d'expertise comptable

    Seuls les grands cabinets d'experts comptables (KPMG, IN extenso, Fiducial, ECS…) seraient en mesure de proposer une offre crédible d'externalisation administrative en misant sur des plateaux de collaborateurs dont on peut mutualiser les ressources comptables, leurs moyens financiers, la proximité et la confiance nouée au fil des années avec leurs clients.

    Mais les cabinets font face à des bouleversements (concurrence du low cost, recrutement et fidélisation des jeunes collaborateurs, …).

    Et les flux à externaliser sont souvent très faibles unitairement. Sans compter que ce sont des « nids à problèmes » qui peuvent facilement rejaillir sur le cabinet en charge de l'externalisation …

    Ces bouleversements les obligent eux aussi à repenser leur chaîne de valeur. Et à évoluer vers plus de conseil à valeur ajoutée, et plus de technologie dans leurs services.

    Ils sont eux aussi confrontés à la nécessite de réaliser rapidement des gains de productivité.

    Ce ne sont donc pas les acteurs les plus volontaires quant à l'externalisation des tâches administratives, l'assistanat des ventes, le secrétariat courant, etc. …

    Toutes ces taches chronophages pour votre entreprise sont autant de risques de perte de productivité pour leurs équipes si elles étaient « transférées » telle quelle.

    Enfin, les cabinets souffrent aujourd'hui d'une pénurie de main d'œuvre qualifiée, et préfèrent garder leurs collaborateurs concentrés sur d'autres missions.

    Cependant, vous trouverez certainement des cabinets qui répondront « oui » à votre demande, moyennant une rémunération basée sur le taux horaire d'un collaborateur (à savoir 70€ de l'heure).

    Les start-ups et plateformes digitales

    Il existe de plus en plus de plateformes digitales proposant de dématérialiser vos flux administratifs et de gestion.

    Elles concernent en particulier :

    • La gestion électronique de documents
    • La capture de pièces comptables et frais
    • Le rapprochement bancaire et factures fournisseurs
    • Les tableaux de bord de trésorerie
    • Les paiements électroniques

    Nous en utilisons chez 3H18 de nombreuses, et formons nos Assistants Administratifs à celles-ci. Je pense à Facnote, Isoftis, Sage 100, SAP Business One, Mooncard, Ipaidthat, Zeendoc, Spendesk, Toolee…

    Le problème est que seule, la technologie ne suffit pas toujours à réduire drastiquement le temps alloué aux taches chronophages. Il reste souvent des taches manuelles à valeur ajoutée à réaliser.

    Elle automatise peut être, en encore pas tout. Mais les PME ont parfois besoin d'externaliser un périmètre plus large, mixant expertise humaine et technologie, documents papiers et numériques.

    Sans compter que les patrons de PME se retrouvent souvent désemparés devant la nécessite de paramétrer seuls, déployer et utiliser ces plateformes.

    Une fois la formation initiale terminée, les forfaits « tombent » et la solution reste peu ou mal utilisée.

    Sans compter la collecte des données de base, la reprise d'historique ou encore la mise en forme des indicateurs et tableaux de bords que permettent ces outils, mais qui nécessitent un peu de mise en forme et de travail humain.

    De nouveaux acteurs de l'externalisation émergent : les freelances, des professionnels experts et indépendants

    Dans ce contexte, de nouveaux acteurs émergent et notamment en capitalisant sur la vague du freelancing.

    On estime le marché du freelancing à 2 millions de travailleurs indépendants. Certains prévoient que 3 millions de professionnels seront employés en mission par plusieurs employeurs, en France d'ici 2022.

    Le freelancing reste une solution méconnue de nombreux chefs d'entreprises. Et pourtant, c'est une solution qui offre une grande flexibilité et la garantie de disposer sous 48H00 des profils validés : l'Office Management délégué.

    Le nombre de professionnels compétents sur le marché est énorme. On estime à 800.000 le nombre total de de freelances en France travaillant pour un ou plusieurs employeurs.

    Ces hommes et femmes sont des indépendants. Ils sont de véritables chefs d'entreprise, possédant des expériences diverses et très riches dans de nombreuses entreprises.

    Ils sont capables d'apporter la réponse exacte aux besoins de votre entreprise et de vous faire bénéficier des expériences multiples dont ils disposent.

    Des réseaux de freelance existent, ayant validés leurs compétences et pouvant s'engager à les remplacer et vous accompagner. Ils sauront vous apporter le niveau de service attendu et piloteront la prestation.

    Ils maitrisent parfaitement la technicité des tâches administratives, de gestion et le volet social des entreprises (ressources humaines, paie, affichage règlementaire, …). Ils adorent le classement, les outils de productivité adaptés aux PME, les solutions de gestion, de numérisation, etc.

    Les PME, associations, cabinets d'avocats, médecins et professionnels de santé peuvent en profiter sans prendre de risque sur l'avenir de leur activité, quelques heures par semaine ou plus. C'est sans engagement. Et en cas de maladie ils sont immédiatement remplacés (gratuitement). Ces assistants pros se déplacent chez vous ou peuvent intervenir en télétravail.

    Mais la difficulté est de les trouver, de les sélectionner, de valider leurs compétences. Car vous ne voulez pas d'une personne qui ne fera pas l'affaire, que vous aurez formée et qui vous quittera après 3 mois pour un CDI  !

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