L'externalisation administrative 3H18, comment ça marche ?

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3H18 est une solution d'externalisation administrative pour les TPE/PME, associations, start-up et professions libérales. Nous mettons à votre disposition des office manager qualifiés pour intervenir dans votre entreprise quelques jours par semaine, ou plus, sur vos tâches administratives et RH.

Vous ne payez que le temps passé sur les tâches de gestion pour votre société, et évitez les contraintes du CDI, de l'interim etc … Ainsi, vous gagnez en flexibiilité. Et vous attirez des talents qu'il serait difficile de recruter dans une petite entreprise.

Mais concrètement, comment cela fonctionne-t-il ? Télé secrétaire, assistant.e comptable, assistant.e administratif, responsable RH, contrôleur de gestion, assistant.e commercial.e … quels sont les professionnels adaptés à vos besoins et comment fonctionnent les services 3H18 ?

Dans cet article, nous répondons à toutes vos questions !

Sommaire

Vous êtes une entreprise, une start-up, une association, ou vous exercez en libéral ?

  • 3H18, c'est une agence d'interim ?
  • 3H18 peut-il intervenir en urgence ?
  • En tant que client, puis-je sélectionner le profil de l'assistant administratif qui intervient dans mon entreprise ?
  • Le devis 3H18 est-il engageant ?
  • Pourquoi n'avez-vous pas de formule d'abonnement ?
  • Puis-je annuler une intervention ou réorganiser le planning ? Comment faire ?
  • Que se passe-t-il si mon assistant administratif est en congé maladie ou absent ?
  • Que se passe-t-il s'il y a plus de travail que prévu ?
  • Les frais de déplacement me sont-ils facturés ?
  • L'assistant administratif intervient-il dans mes locaux ?
  • Que se passe-t-il si je rencontre un problème avec mon assistant administratif ?
  • Quel suivi de la qualité de service 3H18 propose-t-il ?
  • Comment suis-je facturé ?
  • Et si je veux arrêter ?
  • L'assistant administratif 3H18 est-il capable de travailler sur les outils informatiques de mon entreprise ?
  • Quelles sont les garanties de confidentialité de 3H18 ?
  • Vos intervenants sont-ils polyvalents ou généralistes ?
  • Les assistants administratifs 3H18 remplacent-ils l'expert-comptable ?
  • Pouvez-vous remplacer un DAF ou un DRH ?

Vous êtes un office manager indépendant

  • Comment intégrer le réseau et devenir assistant administratif 3H18 ?
  • Quels sont les documents à fournir pour intégrer le réseau 3H18 ?

  

3H18, c'est une agence d'interim ?

Non
Contrairement à une agence d'intérim, 3h18 est capable de vous proposer un assistant administratif pour 2h par jour, par semaine, par mois … voire une intervention ponctuelle chaque année si besoin.


De plus, 3h18 vous propose un intervenant sans contrat de travail, sans engagement de durée, et sans un processus de recrutement chronophage. Tout cela dans des délais très rapides et généralement inférieurs à 48H.


Enfin, 3h18 est une prestation de service imputable en charges dans le compte d'exploitation de nos clients ; et non en frais de personnels.


En outre 3h18 garantit :
– des profils qualifiés aux compétences adaptées aux besoins des clients
– le remplacement en cas d'absence
– un suivi étroit de votre satisfaction et de la prestation assurée par 3h18

Découvrez notre comparaison entre les différentes solutions d'externalisation administrative (CDD, CDI, Interim, 3H18).

3h18 peut intervenir en urgence ?

Oui
Bien sûr ! La profondeur de notre réseau et la performance de nos outils nous permettent de garantir une solution en 48H.


Nous mettrons tout en œuvre pour vous satisfaire et adapter nos possibilités à votre demande dans un temps record.

En tant que client, puis-je sélectionner le profil de l'assistant administratif qui intervient dans mon entreprise ?

Oui, mais …
Oui, vous aurez toujours la possibilité de choisir l'assistant qui convient le mieux à vos besoins et au profil de votre entreprise.


Mais notre plus-value consiste à vous faire gagner du temps et à vous éviter les étapes chronophages d'un recrutement.


Nos chargés de clientèle, experts en matching de compétences, qualifient votre besoin de manière approfondie. Ils étudient les compétences techniques nécessaires pour intervenir dans votre secteur, votre métier, … Ils regardent également votre zone géographique et des éléments autres que les compétences techniques mais qui peuvent avoir leur importance.


Nous nous appuyons sur une base de données très complète, et sur notre expérience acquise au fil de plus d'une centaine de missions. 3H18 peut donc vous garantir que le profil présenté correspond à votre cahier des charges.


Ainsi, quand votre assistant administratif intervient pour la première fois, il se présente, vous fait part de son parcours et de son expérience éventuelle dans votre domaine d'activité. À l'issue de ce premier contact, vous êtes systématiquement recontacté par votre chargé de clientèle. Il s'assure de votre pleine satisfaction.


Enfin vous avez toujours la garantie de pouvoir changer gratuitement d'intervenant si toutefois le profil qui vous est présenté ne convenait pas.

Le devis 3h18 est-il engageant ?

Non
Nous produisons un devis après avoir qualifié votre besoin. Ce devis est toujours une estimation basée sur l'expertise de votre chargé de clientèle. Nous avons défini un tarif horaire, et avons estimé le temps moyen nécessaire à la réalisation des tâches que vous souhaitez nous déléguer.
Ce devis n'engage pas un usage prédéfini du service. Vous pourrez moduler à volonté nos interventions, à la hausse comme à la baisse. Il vous est même possible contractuellement d'arrêter le travail avec votre intervenant à la fin du mois.

Pourquoi n'avez-vous pas de formule d'abonnement ?

Plus que tout, nous souhaitons laisser à nos clients la liberté de faire appel à nous, ou non, chaque mois.


Chez 3h18 vous n'êtes tenu par aucun engagement de durée. Vous êtres libre de mettre un terme à la prestation sur un simple préavis de 48 heures. Vous serez facturé strictement sur la réalité des heures effectuées et sur la consommation effective de notre service.

Puis-je annuler une intervention ou réorganiser le planning ? Comment faire ?

Oui
Il arrive en effet que les besoins évoluent, et que vous ayez besoin de réorganiser le planning ou certaines modalités de travail avec l'intervenant 3h18.
Dans ce cas, vous avez juste à en aviser votre assistant ou votre chargé de clientèle. Ce dernier mettra alors à jour votre planning.
Une intervention peut être annulée jusqu'à 48h avant la date planifiée, sans aucun frais. Passé ce délai, sauf cas de force majeure, cette intervention peut vous être facturée.
Dans tous les cas le bon sens prévaut. 3h18 souhaite vous laisser la marge de manœuvre nécessaire pour augmenter ou diminuer le recours à votre assistant administratif. Notre but est toujours d'aligner parfaitement le recours à nos services et vos besoins.

Que se passe-t-il si mon assistant administratif est en congé en maladie ou absent ?

3h18 s'engage sur une continuité de service afin de ne pas pénaliser votre activité.
Le recours à la prestation de services vous montrera rapidement que les absences sont rarement de cours chez 3h18.


Mais en cas d'absence prévue (congés, par exemple) de votre assistant administratif, celui-ci vous préviendra. Nous pourrons ainsi anticiper son absence et une solution de remplacement temporaire vous sera proposée. Nous organiserons une passation, avec la formalisation d'un cahier de consignes. Cette passation est non facturée.


En cas d'absence ponctuelle ou inopinée (maladie, cas de force majeure, …) de votre assistant administratif, vous serez informé en temps réel par téléphone ou SMS. Votre chargé de clientèle se rapprochera de vous pour vous proposer une solution de remplacement au pied levé.

Que se passe-t-il s'il y a plus de travail que prévu ?

Votre devis reste indicatif au niveau des heures estimées.
Vous avez toute latitude pour moduler à la hausse ou à la baisse nos interventions. Votre assistant administratif s'adaptera automatiquement à la charge de travail que vous lui confiez, en pleine coordination avec vous.


Par ailleurs, si vous avez besoin ponctuellement d'une compétence très spécifique qui sort du champ de compétence de votre assistant, ce dernier remontera le besoin à votre chargé de clientèle. Votre chargé de clientèle se coordonnera alors avec vous pour vous proposer cette expertise additionnelle dans les plus brefs délais (expertise RH, marketing, commerciale, prestations de prise d'appels, de numérisation, de mise en place de solutions digitales, …).

Les frais de déplacement me sont-ils facturés ?

Non
Aucun frais ne vous sont facturés au-delà du temps de travail effectivement réalisé par votre assistant administratif.


0 frais de dossier, 0 frais de déplacement, 0 coûts cachés.

L'assistance administrative intervient-il dans mes locaux ?

C'est vous qui décidez.
3h18 possède un réseau de plusieurs centaines d'intervenants, répartis sur l'ensemble du territoire. Depuis mai 2020, plus de 50% de nos intervenants travaillent à distance.
Il est aussi possible de demander à ce qu'un premier rendez-vous se fasse physiquement dans vos bureaux, et que progressivement le travail se réalise à distance.
En conclusion, vous pouvez librement opter pour le travail dans vos locaux, le travail à distance, ou un mixe des deux.

Que se passe-t-il si je rencontre un problème avec mon assistant administratif ?

Votre chargé de clientèle maintient avec vous une relation tout au long de votre expérience avec le service 3h18. Il réagira immédiatement à toute sollicitation de votre part concernant une quelconque difficulté avec votre intervenant.


Nous tenterons, avec votre accord, de trouver une solution qui peut passer par un coaching rapproché de la part de 3h18, une formation, une réunion de pilotage commune, …

Quel suivi de la qualité de service 3h18 propose t-il ?

Afin de vous garantir une qualité de service optimale et un suivi constant de nos prestations, nous avons mis en place tout un arsenal de contrôle et un suivi permanent de votre satisfaction.
Ainsi :
– Vous bénéficiez tout au long de notre collaboration du suivi de votre chargé de clientèle qui agit en tiers de confiance entre vous et votre assistant administratif
– Après chaque intervention de votre assistant administratif, un compte rendu est émis par ce dernier. Ce compte rendu est disponible dans un espace dédié et confidentiel, accessible au moyen d'un login password qui vous est remis lors de sa première intervention
– Une traçabilité totale des interventions de votre assistant administratif, un reporting, la visualisation de son agenda et des engagements qu'il a envers vous, vous permettent d'obtenir la transparence nécessaire à l'établissement d'une relation de confiance.

Comment suis-je facturé ?

Vous êtes facturé chaque fin de mois, et pour le temps de travail effectivement réalisé par votre assistant administratif 3h18.
Vous serez prélevé 5 jours après la réception de votre facture. 3h18 ne facture aucun frais de dossier, de recrutement, de déplacement, de repas … Les seuls coûts additionnels qui peuvent, le cas échéant, vous êtes refacturés, sont les achats réalisés par votre assistant administratif 3h18 dans le cadre de ses missions, avec votre accord exprès et préalable.

Et si je veux arrêter ?

Vous avez toute possibilité d'arrêter la prestation quand vous le souhaitez, par simple préavis d'information de 48 heures.

L'assistant administratif 3H18 est-il capable de travailler sur les outils informatiques de mon entreprise ?

Les assistants administratifs 3h18 on en général plusieurs clients en parallèle. Ils ont ainsi l'expérience de sociétés comparables. Ils travaillent sur de multiples systèmes d'informations, et ont en général une bonne expérience des logiciels sur lesquels ils pourraient être amenés à travailler.

Il peut être nécessaire de prévoir une mini formation sur des outils métiers spécifiques, mais les assistants 3H18 ont l'habitude. Ils seront capables de s'approprier les écrans et fonctionnalités logiciels rapidement.


Enfin, 3h18 dispose de partenaires éditeurs de logiciels dans chacun des domaines d'intervention de la société. Nos assistants administratifs ont été formés sur ces logiciels (dématérialisation administrative, gestion électronique de documents, rapprochement commandes factures, digitalisation de la comptabilité, digitalisation des notes de frais, simulation de trésorerie, CRM, système d'information RH, paye, …).

Quelles sont les garanties de confidentialité de 3h18 ?

Toutes les prestations sont conclues au nom de la société 3h18, qui s'engagea vis-à-vis de ses clients.


Nous disposons d'une assurance RC professionnelle et avons vérifié les compétences des intervenants 3h18. À cet effet, nous avons récolté tous les documents justificatifs nécessaires à l'établissement d'un contrat de mission pour votre société en bonne et due forme.
3h18 fait signer à ses assistants administratifs un engagement de confidentialité, ainsi qu'une charte qualité engageante.


Enfin, les relations entre 3H18 et les assistants administratifs sont basées sur la confiance. Les assistants 3h18 nous ont confié le soin de leur trouver des clients, en accord avec leurs compétences et proche de chez eux. Ils sont garantis d'être réglés chaque mois, ce qui constitue le gage d'une forte implication.

Vos intervenants sont-ils polyvalents ou généralistes ?

La plupart de nos missions nécessitent au moins 2 à 3 compétences distinctes, telles que la pré-comptabilité, la collecte des éléments de paye, et les relances clients.

Les assistants 3h18 remplacent-ils l'expert comptable ?

Non
Au contraire, nous collaborons avec les cabinets. Et nous sommes souvent recommandés par eux auprès de leurs petits clients.


En effet, nous occupons la place laissée libre par les cabinets. Nous couvrons les aspects de traitement administratif, de gestion, de facturation et de recouvrement, de gestion de la vie du salarié, …Bref, les mille et une choses que ne traite pas un cabinet d'expertise comptable. Et qui sont pourtant très chronophages.


Pour ce qui est de la comptabilité, la digitalisation des pièces comptables affecte fortement et durablement l'équilibre des cabinets d'expertise comptable. En effet, la saisie qui occupait la majeure partie des effectifs d'un cabinet d'expertise comptable n'aura bientôt plus lieu d'être. A ce jour, 80% en moyenne des pièces comptables peuvent être reconnues automatiquement par les logiciels de CR. Mais dans les mois prochains, il est fortement probable que la saisie comptable stricto sensu aura disparu.


Cela veut dire que la capacité à digitaliser les pièces comptables et les transmettre au cabinet est devenue un enjeu stratégique. C'est exactement ce que veut faire 3h18. Tout en assurant des prestations complémentaires telles que l'imputation des pièces qui permet d'obtenir un premier niveau de reporting analytique, la préparation de la TVA, la collecte des éléments de paie à transmettre à l'expert comptable, le rapprochement bancaire …


Ce travail de pré-comptabilité est devenu central dans l'articulation du développement d'une petite entreprise avec ses fournisseurs, ses clients et son expert-comptable.


Le travail de 3h18 peut évoluer rapidement vers des missions complémentaires telle que le suivi et pilotage de la trésorerie, le rapprochement de factures fournisseurs complexes, la récupération des nombreuses factures envoyées par mail ou à télécharger depuis les portails divers (Orange, Engie, Amazon, …).


L'expérience prouve que la digitalisation permet d'automatiser, et surtout de sécuriser la traçabilité des flux. Mais notre expérience nous a montré qu'il reste toujours une part non négligeable de traitement administratif que seul un humain peut réaliser.

Pouvez-vous remplacer un DAF ou une DRH, ou nous trouver un.e remplaçant.e ?

Oui
Le positionnement de 3h18 est de résoudre les missions très opérationnelles. Des missions qui nécessitent la prise en charge rapide des tâches chronophages qui pèsent sur les très petites entreprises.


Ainsi, la grande majorité de nos missions sont réalisées par des assistants administratifs ou RH disposant de 15 ans d'expérience. Et qui disposent parfois également d'une expérience en management d'équipe. Ce niveau de compétences est largement suffisant pour mettre en place des processus efficaces, apporter une expertise et une expérience au chef d'entreprise qui souhaite améliorer un processus ou un compartiment de son entreprise, et rapidement prendre en délégation un travail bien souvent chronophage.


Néanmoins, il nous arrive de traiter des demandes nécessitant des compétences plus expertes, ou de niveau 2. Nous faisons alors appel à un vivier de DAF et DRH en temps partagé. Les profils ont été validées par 3h18 et interviennent déjà auprès de multiples clients de la société. Ces experts peuvent intervenir sur des missions en renfort d'un assistant administratif ou RH. Ils peuvent aussi intervenir dans le cadre d'une mission ponctuelle de plusieurs jours, semaines ou mois.


À titre d'exemple, nous sommes intervenus et intervenons toujours sur les problématiques suivantes :
– audit RH et planning des recommandations à mettre en place
– interventions ponctuelles chaque mois d'une demi-journée afin de répondre à toutes les questions et sollicitations des salariés sur les sujets RH et paie
– mise en place de procédures d'on boarding et off boarding de salariés
– assistance pour un contrôle Urssaf
– mise en place d'une politique de rémunération variable destinée aux commerciaux
– assistance à l'amélioration du pilotage financier
– audit et recommandations sur l'amélioration du BFR et au pilotage du cash
– mise en place d'un business plan et accompagnement stratégique
– …

Comment intégrer le réseau et devenir assistant administratif 3H18 ?

  • Nous vous demanderons en tout premier lieu d'enregistrer votre profil sur notre site web. Il sera ainsi publié et visible par nos clients et prospects potentiels
  • Dès votre enregistrement effectué, nous procédons à l'étude de votre profil. S'il retient notre attention, nous publions votre fiche et nous vous adressons un mail pour vous inviter à prendre un rendez-vous via notre agenda en ligne.
  • Dès que nous recevons la notification du rendez-vous, nous vous adressons un lien Zoom pour l'entretien en visio conférence
  • Nous échangeons sur votre parcours, vos expériences, votre expertise et vos attentes. Nous définissons ensemble les profils de missions susceptibles de vous convenir
  • Des tests complémentaires pourront vous être demandés pour compléter votre dossier (excel, comptabilité, …)
  • A la fin de l'entretien, si nous décidons de vous intégrer au réseau, vous recevrez des documents complémentaires. Vous devrez nous retourner ces documents. Puis votre mail sera rajouté dans notre liste de diffusion. Vous êtes dès lors considéré comme membre du Réseau 3h18.


Quels sont documents obligatoires à fournir pour rejoindre le réseau 3H18 ?

Le réseau 3H18 travaille exclusivement avec prestataires en statut indépendant, quelle que soit la forme juridique. Vous devez donc être en mesure de nous fournir les documents suivants pour avoir accès aux missions :

  • Extrait KBis ou attestation d'affiliation Urssaf de moins de 3 mois (si vous êtes en cours d'immatriculation, vous pouvez nous fournir le document CFE l'attestant ou votre avis Insee)
  • Attestation de vigilance Urssaf de moins de 6 mois (si vous ne vous versez pas de salaire et que vous ne payez pas de charges, vous pouvez nous adresser vos statuts le mentionnant ; ou une attestation sur l'honneur). Cette attestation de vigilance devra nous être fournie tous les 6 mois si vous êtes en mission 3H18
  • Attestation de votre responsabilité civile et professionnelle valide
  • Relevé d'identité bancaire
  • Extrait de casier judiciaire de moins de 3 mois
  • Copie de votre carte d'identité

Parlons-en ensemble

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