Étude de cas

Effectuer un remplacement urgent d’un responsable administratif

Leur raison d’être

AVEA Partners, facilite l’émergence des potentiels pour les nouveaux projets des personnes et des équipes. Depuis 10 ans, la société développe une démarche d’Accompagnement Appréciatif qui valorise la personne et l’aide à construire son socle de confiance pour réussir sa vie professionnelle.
Chacun peut alors croire en ses talents et s’engager au cœur des priorités de performance.

Les problématiques

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- Effectuer un remplacement urgent d’un responsable administratif
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- Rattraper un retard conséquent dans la chaîne de facturation
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- Mettre en place des process et outils pour fluidifier la gestion
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- Mettre en place une organisation pérenne
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Leur avis

Marie-Christine Dupont
Dirigeante
Avea Partners

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Nous avions besoin de booster fortement notre service de facturation, pour rattraper un retard qui devenait menaçant. 3h18 nous a permis de bénéficier rapidement de la mise en place de personnes compétentes qui ont su s’adapter à nos enjeux opérationnels et proposer des pistes d’amélioration pertinentes.

La solution 3h18 en détail

Le contexte

AVEA Partners est un réseau de coachs qui accompagne les individus et équipes dans leur développement professionnel. Suite au départ inattendu d’un collaborateur pour congé maladie, AVEA a fait appel à 3h18 pour rattraper le retard accumulé dans la chaîne de facturation, vérifier la comptabilité et proposer des process et outils pour corriger et éviter de futurs problèmes.

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Les enjeux étaient très elevés car le retard dans la chaîne de facturation mettait en péril les finances de la société, malgré ses nombreux clients ; de plus AVEA Partners nécessitait la mise en place de process pour être certifié sur de nouvelles normes et continuer à être pris en charge par ses financeurs.

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La société a été accompagnée par trois Freelances 3h18, qui ont chacun pu mettre leurs compétences à profit chez AVEA Partners.

Méthodologie

Déploiement de 3 intervenants spécialisés pour rapidement rattraper le retard accumulé dans la chaîne de facturation. Mise en place de la force de frappe nécessaire rattraper rapidement un retard d’un an
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Vérification de la comptabilité, en lien avec le cabinet, et mise en évidence de problèmes dans les process de facturation. Éviter par de nouvelles procédures que les mêmes erreurs ne se reproduisent et simplifier les changements d’interlocuteurs.

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Accompagnement de la mise en place d'un outil ERP et d'un intranet pour fluidifier la gestion des dossiers et le regroupement des données et documents. Suivi de la phase de test et recherche d’optimisations.

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Mise à jour de certains process pour décrocher la nouvelle certification QUALIOPI. Accompagnement dans l’organisation de la société, sa trésorerie et sa gestion

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Mise en place d'un fonctionnement durable avec un intervenant 3H18 sur les aspects comptables et administratifs. Accompagné quand nécessaire par d’autres intervenants spécialisés 3H18 en fonction des compétences requises : juridique, recouvrement…

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Résultats

La société AVEA Partners est sortie de la situation critique dans laquelle elle se trouvait, ses comptes et sa trésorerie sont assainis et stabilisés.

Cela permet aux équipes de s’organiser sereinement pour être certifié pour les normes désirées, ainsi que mettre en place un outil ERP qui fluidifiera sur le long terme le fonctionnement de l’entreprise.

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Les dirigeants peuvent suivre l’ensemble des opérations menées par 3H18 grâce à une totale transparence sur le travail effectué.

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L'ensemble des nouveaux process ont été documentés.

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