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Étude de cas

Digitaliser les process et déléguer la gestion opérationnelle des formations

Leur raison d’être

IFM et FONCTION2 sont 2 organismes de formation spécialisés dans la formation, l’accompagnement et le coaching des managers et cadres dirigeants.
Ils forment 1200 stagiaires par an. L’équipe de 5 associées s’appuie aussi sur des formateurs externes.
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Les problématiques

- Comment déleguer la gestion du back office sans en perdre le contrôle ?
- Mettre en place un logiciel de formation, Digiforma, afin d’ancrer les pratiques administratives et maintenir la certification Qualiopi obtenue
- Se concentrer sur le cœur de métier de la formation et déléguer le suivi administratif à un expert

Digitaliser les process et déléguer la gestion opérationnelle des formations

Leur avis

Céline Michel
‍Directrice associée
Fonction 2 Ifm

Nous avons bénéficié du professionnalisme de l’équipe 3H18 qui a su s’adapter à nos spécificités et nous apporter leur expertise, tant sur les documents de formation que l’optimisation de nos process.

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La solution 3h18 en détail

Le contexte

IFM et FONCTION2, fraichement certifiés Qualiopi, souhaitent s’équiper du logiciel Digiforma afin de digitaliser leur entreprise, professionnaliser leur gestion administrative et répondre aux exigences de traçabilité (Qualiopi). Ils font appel à 3H18, partenaire certifié de Digiforma, pour paramétrer les documents, mails, l’Extranet tout en répondant à la norme Qualiopi.

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Méthodologie

L’équipe 3H18 intervient en binôme, Jean BARRAFRANCA sur la partie technique et Marie-Florence AUPLAT sur la partie pilotage et prise en main.

Auditer les pratiques, procédures et la base documentaire
Créer les documents modèles ainsi que les mails types
Paramétrer l’Extranet en respectant l’identité visuelle des 2 organismes de formation
Apporter des outils 3H18 pour fluidifier le partage des informations entre l’équipe Commerciale et les Opérations
Tester le paramétrage avec une session réelle
Animer un atelier de prise en main pour les associés afin de faciliter l’intégration de l’outil dans les pratiques opérationnelles
Accompagner l’onboarding et la montée en compétences d’un OM formation de 3H18 dans le contexte IFM/FONCTION2

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Résultats

Les équipes d’IFM et FONCTION2 bénéficient d’un outil de gestion fonctionnel intégré en à peine 2 mois. Les modèles de document répondent aux exigences Qualiopi ainsi qu’à l’ADN des organismes. L’onboarding d’un OM formation dès le lancement de l’outil, leur permet de se concentrer sur leurs formations et leurs clients. Ils ont apprécié l’accompagnement sur-mesure, les améliorations process apportées par l’expertise de l’équipe 3H18 ainsi que l’atelier prise en main orienté business.

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