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Assistant virtuel

L’assistant virtuel est la plupart du temps indépendant. Il effectue pour le compte de ses clients un grand nombre de tâches et missions, parfois très différentes !

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Assistant virtuel
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Fiche métier

Salaire :
1 600 € net mensuel (débutant) à 3 200 € (expert)
Prestations d’un intervenant 3h18 :
52 € hors taxe de l’heure
Diplôme minimale / Etudes :
Bac Pro Secrétariat, Bac STMG, BTS Secrétariat
Lieu d’exercice / Secteur d’activité :
Secteur public ou privé, TPE, PME, ETI
Qualités / Compétences requises :
Organisation, fiabilité, adaptabilité
Evolutions de carrière :
Consultante en Organisation d’Entreprise, RAF indépendant

Rôle et missions d’un Assistant Virtuel

Son rôle

L'Assistant Virtuel a pour rôle d’alléger la charge de travail administrative d’une entreprise, et de permettre aux équipes et au dirigeant (dans le cas de TPE) de se concentrer sur des aspects plus stratégiques de leur activité. 

Sa capacité à s'adapter aux besoins changeants de ses clients, ainsi que sa flexibilité dans l'exécution de tâches diverses, fait de lui un atout précieux pour optimiser l'efficacité opérationnelle et libérer du temps.

L'Assistant Virtuel est souvent identifié comme l'Assistant administratif à distance, qui se concentre sur l'exécution d'une gamme étendue de tâches administratives depuis un emplacement distant de l’entreprise, généralement son domicile.

En tant qu'experts administratifs virtuels, ils gèrent l'agenda, coordonnent les communications, rédigent des documents professionnels, et assurent une organisation sans faille pour leurs clients !

Ses missions

Les missions confiées à un assistant virtuel varient en fonction des exigences de ses clients. Sa palette de services est déterminée par sa formation, ses compétences, et la trajectoire qu'il souhaite emprunter dans sa carrière. Voici une liste non exhaustive des fonctions fréquemment déléguées à ce professionnel :

Les missions d'un assistant virtuel sont extrêmement diversifiées et contiennent des tâches susceptibles d'être externalisées pour gagner du temps.

Pourquoi faire appel à un Assistant Virtuel indépendant ?

Gain de temps

Faire appel à un Assistant Virtuel permet de déléguer vos tâches administratives chronophages, libérant ainsi du temps pour vous concentrer sur des activités stratégiques et créatives. L'efficacité de l'AV dans la gestion quotidienne permet d'optimiser la productivité individuelle en plus de celle de l'entreprise.

Flexibilité

L'Assistant Virtuel offre une flexibilité précieuse en s'adaptant aux besoins changeants de l'entreprise. Que ce soit pour des missions ponctuelles ou des tâches récurrentes, l'AV peut ajuster son emploi du temps et ses compétences en fonction des exigences évolutives de son client.

Réduction des coûts

Engager un Assistant Virtuel représente une alternative économique par rapport à l'embauche d'un employé à temps plein ! En réduisant les coûts liés aux avantages sociaux et à l'espace de travail, votre entreprise optimise son budget tout en bénéficiant des compétences d'un professionnel virtuel.

Proximité et interlocuteur attitré

Un Assistant Virtuel indépendant vous offre une relation privilégiée qui favorise la compréhension mutuelle, ainsi que la qualité des services fournis. Le fait de n’avoir qu’un seul interlocuteur permet de centraliser les missions à externaliser et d’avoir un suivi plus précis. Cela offre également des échanges directs, non fractionnés, et donc une communication plus fluide. 

Comment choisir entre un Assistant Virtuel et... ? 

Il n’est pas toujours facile de savoir quel profil sera le plus à même de vous faire gagner du temps.

1. L’Assistant virtuel 

Cet expert polyvalent est chargé d'accomplir diverses tâches administratives, organisationnelles, souvent créatives, en utilisant principalement des outils numériques. Son rôle englobe la gestion de l'agenda, la coordination des communications, la recherche d'informations, la rédaction de contenu, et d'autres responsabilités administratives.

Comparé aux assistants spécialisés, l'AV a une portée plus large de compétences. Il peut être vu comme un collaborateur virtuel qui prend en charge divers aspects de la gestion quotidienne.

2. L’Assistant des Réseaux Sociaux 

Spécialisé dans la gestion des médias sociaux, l'Assistant des Réseaux Sociaux est responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre de stratégies visant à renforcer la présence d'une entreprise sur les réseaux comme Facebook ou Instagram. Ses missions comprennent de la création de contenu, la planification de publications, l'interaction avec la communauté, et l'analyse des performances.

Par rapport à l'AV, l'Assistant des Réseaux Sociaux se concentre spécifiquement sur la gestion et l'optimisation de la présence de l'entreprise sur les plateformes sociales, mettant ainsi l'accent sur l'engagement et la visibilité en ligne.

3. L’Assistant Communication 

L'Assistant Communication est axé sur la gestion globale de la communication d'une entreprise. Cela inclut la rédaction de communiqués de presse, la coordination des campagnes de relations publiques, la gestion des contacts médias, et parfois la création de supports visuels ou écrits pour renforcer l'image de l'entreprise.

Comparé aux autres types d'assistants, l'Assistant Communication se concentre sur les aspects liés à la communication institutionnelle et publique de l'entreprise. Il travaille souvent en collaboration avec les services de marketing et de relations publiques.

En résumé : 

Au-delà des profils, intéressez-vous aux missions que vous avez besoin de déléguer. 

Pour avancer de manière concrète, prenez 30 minutes avec un consultant 3h18 pour définir le profil idéal !

Et si vous faisiez appel à un Assistant Virtuel du réseau d’externalisation 3h18 ?

Besoin d'un Assistant Virtuel ?

Pourquoi continuer à chercher ailleurs ? 😊

Au sein de notre vaste réseau d'externalisation, nous vous proposons une équipe qualifiée d’assistants virtuels indépendants, à temps plein ou à temps partiel partout en France !

Nos experts se déplacent aussi dans vos bureaux. Mais vous pouvez opter pour une formule de travail hybride (parfois sur site, parfois à distance). Nos experts peuvent travailler sur vos propres logiciels de gestion si vous le désirez !

Les bénéfices à passer par le réseau 3h18 plutôt que de contracter directement avec un Assistant Virtuel indépendant ?

 Très simple !

  1. La sécurité de signer avec une entreprise établie qui pourra vous proposer un remplacement de votre secrétaire indépendante en cas d’absence ou de maladie
  2. La garantie de disposer de profils validés par nos équipes recrutement et donc de gagner un temps considérable.
  3. La flexibilité de moduler à la hausse ou à la baisse selon vos cycles d’activité et la saisonnalité de votre business.
  4. La perspective rassurante de disposer d’un intervenant stable que vous n’aurez pas à remplacer puis reformer dans quelques mois.
  5. Et en cas d'absence ou de maladie, nous le remplaçons par un intervenant de notre réseau et gérons gratuitement le backup

Et si vous demandiez dès aujourd’hui votre diagnostic gratuit de 30 minutes ? 

Nous vous proposons un audit d’organisation permettant d’analyser tous vos outils en place, mais aussi vos process, avec à la clé, une estimation du temps perdu chaque jour et sur chaque tâche réalisée. 

Découvrez comment notre expertise peut vous aider à rationaliser vos processus ! 

Les qualités d’un bon Assistant Virtuel

5 logiciels sur lesquels travaille un Assistant Virtuel

1. Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) 

Un incontournable ! Microsoft Office offre des outils de traitement de texte, de tableur et de présentation, permettant à l'Assistant Virtuel de créer et éditer des documents professionnels, mais aussi de gérer des données, et préparer des présentations visuellement attractives.

2. Trello 

Trello est une plateforme de gestion de projet visuelle, permettant à l'Assistant Virtuel d'organiser ses tâches, collaborer avec l'équipe, et suivre les progrès réalisés grâce à son interface intuitive de tableau Kanban.

3. Google Workspace (Gmail, Google Docs, Google Calendar) 

La suite Google Workspace offre à l’AV des outils de communication, de traitement de texte, et de gestion d'agenda bien pratiques pour collaborer en temps réel et synchroniser des informations entre lui et son client.

4. Slack 

Si votre entreprise utilise Slack, envoyez une invitation à votre Assistant Virtuel pour l’inclure à vos discussions et partager rapidement des fichiers et des informations avec lui.

5. LastPass 

LastPass est un gestionnaire de mots de passe sécurisé qui permet à l'Assistant Virtuel de gérer les identifiants et mots de passe de manière centralisée. L’accès aux différentes plateformes et comptes de ses clients est ainsi plus rapide et facilité.

Prestations de l’Assistant Virtuel

En moyenne et sur le marché, les prestations d'un Assistant Virtuel lui permettent d’obtenir l’équivalent d’un salaire compris entre 2 000 € à 4 000 € brut mensuel, soit environ 1 600 € et 3 200 € net mensuel.

Mais si vous préférez la prestation de services au lieu du recrutement en CDI, ou si votre besoin n'est pas un temps plein, 3h18 est la bonne solution pour vous ! 

Pourquoi choisir de sous-traiter plutôt que de recruter ?

Pour aller vite et gagner en flexibilité.
Pour disposer de professionnels très qualifiés.
Stables et motivés !

Vous manquez de ressources

  • Difficile de recruter le bon profil

  • Besoin de compétences plus techniques
  • Un départ soudain dans vos équipes

Votre budget
est contraint

  • Vous n’avez pas besoin d’un plein temps
  • Vous ne souhaitez pas
    prendre de risque sur un CDI
  • Les coûts cachés d’un salarié vous rebutent

Vous avez besoin
de flexibilité

  • Un remplacement ou du
    renfort ponctuel
  • Une activité cyclique
    sans garantie
  • Aller vite, pas de gestion RH chronophage !
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